Ondernemingen gebruiken formulier 8822-B om hun postadressen, locaties en gegevens van de verantwoordelijke partij bij te werken bij de Internal Revenue Service (IRS) van de VS. Door accurate gegevens bij de IRS bij te houden, zorg je ervoor dat je start-up alle officiële IRS-communicatie tijdig ontvangt en dat je onderneming aan haar federale belastingverplichtingen voldoet.
Hieronder bespreken we waarvoor formulier 8822-B wordt gebruikt, wanneer ondernemingen dit moeten indienen, wie je als verantwoordelijke partij kunt aanwijzen en wat de mogelijke gevolgen zijn als je de gegevens van je start-up niet up-to-date houdt bij de IRS.
Kernpunten
Ondernemingen en andere entiteiten met een geregistreerd Employer Identification Number (EIN) kunnen formulier 8822-B gebruiken om hun postadres, bedrijfslocatie of verantwoordelijke partij bij te werken bij de IRS.
De persoon die is aangewezen als de verantwoordelijke partij voor je start-up moet toegang hebben tot het geld van de onderneming en de dagelijkse activiteiten controleren, beheren of leiden.
Formulier 8822-B informeert de IRS alleen over wijzigingen in je onderneming. Je moet alle van toepassing zijnde dossiers op staats- en lokaal niveau en met betrekking tot zakelijke licenties afzonderlijk bijwerken.
Als je je gegevens bij de IRS niet bijwerkt, kan dit van invloed zijn op je fiscale compliance, met financiële boetes, vertraagde deals en verlaagde waarderingen als gevolg. Er zijn echter geen IRS-boetes voor het niet indienen van formulier 8822-B, zelfs niet wanneer dit vereist is.
Waarvoor wordt formulier 8822-B gebruikt?
Ondernemingen en andere entiteiten met een EIN moeten formulier 8822-B gebruiken om hun postadressen, fysieke locaties en gegevens van de verantwoordelijke partij bij te werken bij de IRS. Door dit in te dienen, zorg je er ook voor dat de gegevens die de IRS over je bedrijf heeft actueel en accuraat zijn.
Wanneer dient een onderneming formulier 8822-B in?
Ondernemingen dienen formulier 8822-B doorgaans in twee scenario's in:
Adreswijziging: als het postadres van je start-up wijzigt of je de locatie van je hoofdkantoor verplaatst, kun je formulier 8822-B gebruiken om het adres van je onderneming bij de IRS bij te werken. Het indienen van formulier 8822-B is vrijwillig bij een adreswijziging, maar je moet je adres actueel houden om te voorkomen dat je belangrijke post van de IRS mist.
Wijziging in verantwoordelijke partij voor het EIN: als je bedrijf een EIN heeft, is het indienen van formulier 8822-B verplicht wanneer de persoon wijzigt die is aangewezen als de verantwoordelijke partij voor je EIN. Je moet de wijziging binnen 60 dagen aan de IRS doorgeven.
Door de IRS onmiddellijk op de hoogte te stellen van wijzigingen in je adres of verantwoordelijke partij, zorg je ervoor dat je communicatie van de IRS tijdig ontvangt. Als je je gegevens niet bijwerkt, kan de bezorging van belangrijke informatie aan je onderneming vertraging oplopen en kunnen bepaalde risico's toenemen. Als de IRS bijvoorbeeld berichten stuurt naar het verkeerde adres of naar een persoon die niet langer de verantwoordelijke partij is, kunnen gevoelige financiële en belastinggegevens over je start-up in de handen van onbevoegden vallen.
Wie geldt als de verantwoordelijke partij voor je EIN?
Een verantwoordelijke partij is een persoon die fungeert als het belangrijkste aanspreekpunt van je onderneming met de IRS. De IRS definieert een verantwoordelijke partij als iemand die de dagelijkse activiteiten van je onderneming controleert, beheert of leidt en toegang heeft tot het geld en de activa ervan. Deze persoon moet ook bevoegd zijn om beslissingen te nemen voor je start-up en een geldig Tax Identification Number (TIN) hebben. Iemand die alleen bevoegd is om beperkte oprichtingstaken uit te voeren, zoals het registreren van de onderneming bij de staat of het indienen van de statuten, maar de onderneming niet daadwerkelijk in eigendom of beheer heeft, kan niet als verantwoordelijke partij fungeren.
Het up-to-date houden van de gegevens van de verantwoordelijke partij bij de IRS is noodzakelijk voor de fiscale compliance. Het kan ook helpen om het risico op identiteitsdiefstal of fraude te verkleinen, met name na het vertrek van een oprichter of wanneer de onderneming een nieuwe CEO in dienst neemt.
Formulier 8822-B invullen en indienen
Elk gedeelte van formulier 8822-B vereist andere gegevens over je onderneming. Afhankelijk van de wijzigingen die je aanvraagt, moet je mogelijk enkele of alle van de volgende gedeelten invullen:
Regels 1-3: kies alle onderdelen van je onderneming waarop de wijziging betrekking heeft. Regel 1 heeft betrekking op aangiften voor werkgelegenheid, accijnzen, inkomsten en andere zakelijke aangiften. Regel 2 heeft betrekking op aangiften voor werknemersplannen. Regel 3 heeft betrekking op je bedrijfslocatie.
Regel 4: vul de naam en het EIN van je onderneming in.
Regels 5-6: als je het postadres van je onderneming bijwerkt, vermeld je de oude en nieuwe adressen.
Regel 7: voer gegevens in over je nieuwe fysieke locatie als je onderneming verhuist.
Regels 8-9: vermeld de benodigde gegevens over de verantwoordelijke partij van je onderneming als de gegevens zijn gewijzigd.
Regel 10: een eigenaar, functionaris of bevoegde vertegenwoordiger moet het formulier vóór indiening ondertekenen en dateren.
De IRS vereist dat formulier 8822-B naar specifieke postadressen van de IRS wordt gestuurd op basis van je locatie, en deze postadressen staan vermeld op het formulier zelf. Je moet het formulier naar het juiste adres sturen op basis van het vorige adres van je onderneming (als dit is gewijzigd) of het huidige adres als je alleen de verantwoordelijke partij van je onderneming bijwerkt.
Omdat het formulier niet elektronisch kan worden ingediend, moet je rekening houden met de tijd die nodig is om de IRS te bereiken wanneer een deadline nadert. Aan het indienen van formulier 8822-B zijn geen kosten verbonden.
Wat zijn enkele overwegingen bij het indienen van formulier 8822-B voor start-ups?
Wijzigingen kunnen elkaar in de beginfase van een start-up snel opvolgen. Je kunt een nieuwe CEO of hoofdfunctionaris in dienst nemen, je postadres wijzigen of je hoofdkantoor verplaatsen. Door formulier 8822-B te gebruiken om de gegevens van je onderneming bij de IRS bij te werken, zorg je ervoor dat je belangrijke post niet mist.
Bepaalde wijzigingen vereisen mogelijk ook dat je bepaalde staats- en lokale dossiers en zakelijke licenties wijzigt, in aanvulling op je IRS-dossier. Wijzigingen die je bij de IRS doorgeeft, worden niet automatisch doorgegeven aan staats- en lokale instanties, en het bijwerken van je staatsaangiften of geregistreerde vertegenwoordiger verandert de federale gegevens niet. Je moet elke relevante instantie afzonderlijk op de hoogte stellen.
Wat gebeurt er als je IRS-gegevens niet worden bijgewerkt?
Als je nalaat om de IRS-gegevens van je onderneming bij te werken, kan officiële communicatie die per post wordt verzonden, zoals mededelingen, belastingteruggaven en correspondentie over audits, naar een oud adres worden gestuurd en loop je de kans deze niet te ontvangen.
Je zou bijvoorbeeld een mededeling van tekortkoming (notice of deficiency) van de IRS kunnen missen, waarin je wordt geïnformeerd over een voorgestelde wijziging van het bedrag aan belastingen dat je verschuldigd bent. Je zou ook een aanslag voor belasting (notice of demand for tax) kunnen missen, die doorgaans onmiddellijke betaling aan de IRS vereist.
Gemiste IRS-betalingen en -deadlines verhinderen het vermogen van je start-up om aan al haar federale belastingverplichtingen te voldoen. Dit kan leiden tot financiële boetes en kan van invloed zijn op de financiering door investeerders doordat deals worden vertraagd en waarderingen dalen. Herhaaldelijk onbestelbare post kan je onderneming ook markeren voor controle door de IRS.
En als je onderneming een EIN heeft, moet je formulier 8822-B indienen binnen 60 dagen na het aanbrengen van wijzigingen in je geregistreerde partij. Er gelden echter geen IRS-boetes als je nalaat in te dienen.
Hoe Stripe Atlas je kan helpen
Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch op te richten (EIN, inrichting van eigen vermogen en belastingaangiften), zodat je in slechts twee werkdagen vanaf elke locatie ter wereld kapitaal kunt ophalen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.
Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die met behulp van Atlas zijn opgericht, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders als Y Combinator, a16z en General Catalyst.
In enkele minuten aan de slag met Atlas
Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, bevestigt dat je naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, bepaalt de verdeling van het eigen vermogen en ondertekent elektronisch. Atlas regelt de rest en stelt medeoprichters op de hoogte om hun documenten elektronisch te ondertekenen.
Bankieren en betalingen vóór ontvangst van je EIN
Atlas dient je EIN-aanvraag automatisch in na oprichting. Je hoeft niet te wachten. Atlas maakt betalingen en bankieren vóór ontvangst van het EIN mogelijk, zodat je onmiddellijk betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Amerikaanse oprichters met een Social Security Number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.
Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)
Atlas dient je 83(b)-verkiezing voor je in (voor zowel Amerikaanse als niet-Amerikaanse oprichters) via aangetekende post en tracering van de US Postal Service (USPS) om persoonlijke inkomstenbelastingen te verlagen. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-verkiezing en bewijs van indiening rechtstreeks in het Stripe-dashboard, met een bevestiging van de aangetekende post.
Juridische documenten van wereldklasse
Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen (opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal) en slaat ze rechtstreeks op in het Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen onmiddellijk kapitaal op te halen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch is beschermd, en omvatten aspecten zoals de eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.
$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus $ 50K+ aan partnerkortingen
Atlas-start-ups krijgen $ 2500 aan Stripe-producttegoed voor hun eerste jaar, plus meer dan $ 50.000 aan kortingen op essentiële tools, zoals Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity en meer. De service voor een geregistreerde vertegenwoordiger in Delaware is ook gratis inbegrepen voor het eerste jaar.
Lees meer over hoe Atlas je kan helpen je nieuwe onderneming snel en eenvoudig op te zetten, of ga vandaag nog aan de slag.
Veelgestelde vragen over het bijwerken van je bedrijfsgegevens bij de IRS via formulier 8822-B
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.