Las empresas usan el formulario 8822-B para actualizar sus direcciones postales, ubicaciones y la información de la parte responsable ante el Servicio de Impuestos Internos de EE. UU. (IRS). Mantener registros precisos ante el IRS ayuda a garantizar que tu Startup reciba todas las comunicaciones oficiales del IRS de manera oportuna y que tu empresa cumpla con sus obligaciones fiscales a nivel federal.

A continuación, analizaremos para qué se usa el formulario 8822-B, cuándo deben presentarlo las empresas, a quién designar como parte responsable y las posibles consecuencias de no mantener actualizada la información de tu Startup ante el IRS.

Conclusiones principales

• Las empresas y otras entidades que tengan registrado un número de identificación del empleador (EIN) pueden usar el formulario 8822-B para actualizar su dirección postal, la ubicación de la empresa o la parte responsable ante el IRS.

• La persona designada como parte responsable de tu Startup debe tener acceso a los fondos de la empresa y debe controlar, administrar o dirigir las operaciones diarias.

• El formulario 8822-B solo le notifica al IRS acerca de los cambios de tu empresa. Debes actualizar de forma separada todos los registros correspondientes de licencias comerciales, estatales y locales.

• No actualizar tus registros ante el IRS puede afectar el cumplimiento de la normativa fiscal, lo que podría generar multas económicas, el retraso de acuerdos y la reducción de las valoraciones. Sin embargo, el IRS no impone multas por no presentar el formulario 8822-B, incluso si es obligatorio hacerlo.

¿Para qué se usa el formulario 8822-B?

Las empresas y otras entidades que tengan un EIN deben usar el formulario 8822-B para actualizar sus direcciones postales, ubicaciones físicas y la información de la parte responsable ante el IRS. Presentarlo también ayuda a garantizar que la información que tiene el IRS sobre tu empresa esté actualizada y sea precisa.

¿Cuándo debe presentar una empresa el formulario 8822-B?

Por lo general, las empresas presentan el formulario 8822-B en dos escenarios:

• Cambio de dirección: Si cambia la dirección postal de tu Startup o mudas la ubicación de tu sede central, puedes usar el formulario 8822-B para actualizar la dirección de tu empresa ante el IRS. La presentación del formulario 8822-B es voluntaria para un cambio de dirección, pero debes mantener tu dirección actualizada para evitar perderte los avisos importantes que envía el IRS por correo.

• Cambio de la parte responsable del EIN: Si tu empresa tiene un EIN, la presentación del formulario 8822-B es obligatoria cuando cambia la persona designada como parte responsable de tu EIN. Debes informarle el cambio al IRS dentro de los 60 días.

Informarle al IRS los cambios de tu dirección o de la parte responsable tan pronto como ocurren ayuda a garantizar que recibas las comunicaciones del IRS de manera oportuna. No actualizar tu registro puede retrasar la entrega de información importante a tu empresa y aumentar ciertos riesgos. Por ejemplo, si el IRS envía avisos a la dirección equivocada o a una persona que ya no es la parte responsable, se podrían exponer datos fiscales y financieros confidenciales sobre tu Startup a personas no autorizadas.

¿Quién se considera la parte responsable de tu EIN?

La parte responsable es una persona que se desempeña como el principal punto de contacto de tu empresa ante el IRS. El IRS define a una parte responsable como alguien que controla, administra o dirige las operaciones diarias de tu empresa y que tiene acceso a sus fondos y activos. También debe tener autorización para tomar decisiones en representación de tu Startup y tener un número de identificación fiscal (TIN) válido. No puede ser la parte responsable una persona que solo tenga autorización para realizar tareas limitadas de formación (como registrar la empresa a nivel estatal o presentar los estatutos de constitución), pero que no sea propietaria ni controle la empresa en última instancia.

Es necesario mantener actualizada la información de la parte responsable ante el IRS para el cumplimiento de la normativa fiscal. Además, esto puede ayudar a reducir el riesgo de robo de identidad o fraude, en especial, después de que sale un fundador o de que la empresa contrata a un nuevo CEO.

Cómo completar y enviar el formulario 8822-B

Cada sección del formulario 8822-B requiere diferente información sobre tu empresa. Según los cambios que solicites, es posible que debas completar algunas de las siguientes secciones o todas:

• Líneas 1 a 3: Elige todas las partes de tu empresa a las que afecta el cambio. La línea 1 abarca las declaraciones fiscales sobre empleo, impuestos especiales, ingresos y otras de la empresa. La línea 2 abarca las declaraciones de planes para empleados. La línea 3 abarca la ubicación de tu empresa.

• Línea 4: Ingresa el nombre y el EIN de tu empresa.

• Líneas 5 y 6: Si estás actualizando la dirección postal de tu empresa, detalla la dirección antigua y la nueva.

• Línea 7: Ingresa información sobre tu nueva ubicación física si tu empresa se va a mudar.

• Líneas 8 y 9: Detalla la información necesaria sobre la parte responsable de tu empresa si hubo cambios.

• Línea 10: Un titular, funcionario o representante autorizado debe firmar el formulario e incluir la fecha antes de enviarlo.

El IRS requiere que el formulario 8822-B se envíe a direcciones postales específicas del IRS según tu ubicación, y enumera estas direcciones en el mismo formulario. Debes enviar por correo el formulario a la dirección que corresponda según la dirección anterior de tu empresa (si cambió) o a la dirección actual si solo estás actualizando la parte responsable de tu empresa.

Debido a que el formulario no se puede enviar de forma electrónica, deberás tener en cuenta el tiempo que tarda en llegar al IRS si se acerca una fecha límite. No se cobra ninguna comisión por presentar el formulario 8822-B.

¿Cuáles son algunas consideraciones de la presentación del formulario 8822-B para las Startups?

Los cambios pueden ocurrir rápido durante los primeros días de una Startup. Es posible que contrates a un nuevo CEO o director principal, que cambies tu dirección postal o que mudes tu sede central. Usar el formulario 8822-B para actualizar los registros de tu empresa ante el IRS ayuda a garantizar que no te pierdas los avisos importantes que se envían por correo.

Es posible que algunos cambios también exijan que modifiques ciertos registros locales y estatales, así como las licencias comerciales, además de tu registro ante el IRS. Los cambios que hagas ante el IRS no se transfieren de forma automática a las agencias locales ni estatales; y la actualización de tus declaraciones estatales o de tu agente registrado no altera los registros a nivel federal. Debes notificar a cada agencia correspondiente por separado.

¿Qué sucede si no se actualizan tus registros ante el IRS?

Si no actualizas los registros de tu empresa ante el IRS, las comunicaciones oficiales enviadas por correo —como los avisos, los rembolsos de impuestos y la correspondencia de auditorías— podrían enviarse a una dirección antigua y es posible que no las recibas.

Por ejemplo, podrías perderte un aviso de deficiencia del IRS, el cual te informa sobre un cambio propuesto en el monto de los impuestos que debes. También podrías perderte un aviso de reclamo de impuestos, que por lo general requiere que se le pague de inmediato al IRS.

Omitir las fechas límite y los pagos al IRS interfiere en la capacidad de tu Startup para cumplir con todas sus obligaciones fiscales a nivel federal. Esto puede generar multas económicas y podría afectar la financiación de los inversores, ya que se retrasarían los acuerdos y se reducirían las valoraciones. El envío reiterado de correos que no se pueden entregar también podría alertar al IRS para que revise tu empresa.

Además, si tu empresa tiene un EIN, debes presentar el formulario 8822-B dentro de los 60 días de haber hecho cambios en la parte responsable. Sin embargo, no hay multas del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) si no lo presentas.

¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?

Stripe Atlas se encarga de todo lo necesario para lanzar legalmente tu empresa —el EIN, la configuración del capital y las declaraciones fiscales— para que puedas recaudar fondos, abrir una cuenta bancaria y comenzar a aceptar pagos en tan solo dos días hábiles y desde cualquier lugar del mundo.

Únete a más de 100,000 startups constituidas mediante Atlas, incluidas startups respaldadas por importantes inversores como Y Combinator, a16z y General Catalyst.

Empieza a usarlo con Atlas en cuestión de minutos

Completar la solicitud demora menos de 10 minutos. Podrás elegir la estructura de tu empresa, confirmar que el nombre esté disponible, agregar hasta cuatro cofundadores, establecer la división del capital y firmar de forma electrónica. Luego, Atlas se encargará de todo lo demás, incluso de notificarles a los cofundadores que firmen sus documentos de forma electrónica.

Servicios bancarios y pagos antes de recibir tu EIN

Atlas presenta tu solicitud del EIN de forma automática después de la constitución. No tienes que esperar. Atlas habilita los pagos y los servicios bancarios antes de tener el EIN para que puedas comenzar a aceptar pagos y realizar transacciones de inmediato. Los fundadores de EE. UU. que tengan un número de Seguro Social (SSN) suelen ser elegibles para un procesamiento acelerado por parte del IRS.

Presentación automática de la elección de impuestos 83(b)

Atlas presenta la elección 83(b) por ti —tanto para los fundadores de EE. UU. como para los extranjeros— mediante el correo certificado del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) y con seguimiento para reducir los impuestos sobre los ingresos personales. Obtendrás una elección 83(b) firmada y un comprobante de la presentación de forma directa en el Dashboard de Stripe, junto con la confirmación por correo certificado.

Documentos legales de empresas de primer nivel

Atlas proporciona todos los documentos legales que necesitas para empezar a gestionar tu empresa, redactados por Cooley, uno de los estudios jurídicos de capital de riesgo más importantes del mundo, y los almacena directamente en el Dashboard de Stripe. Estos documentos están diseñados a fin de ayudarte a recaudar fondos de inmediato y garantizar la protección legal de tu empresa, ya que cubren aspectos tales como la estructura de titularidad, la distribución del capital y el cumplimiento de la normativa fiscal.

USD 2500 en créditos de Stripe y más de USD 50,000 en descuentos de socios

Las startups de Atlas obtienen USD 2500 en créditos de productos de Stripe para su primer año y más de USD 50,000 en descuentos en herramientas esenciales, como Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity y más. El servicio de agente registrado de Delaware también se incluye gratis durante el primer año.

Obtén más información sobre cómo Atlas puede ayudarte a preparar tu nueva empresa de forma rápida y sencilla, o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre cómo actualizar la información de tu empresa ante el IRS mediante el formulario 8822-B