As empresas usam o Form 8822-B para atualizar seus endereços postais, localizações e informações da parte responsável junto ao Internal Revenue Service (IRS) dos EUA. Manter registros precisos no IRS ajuda a garantir que sua startup receba todas as comunicações oficiais do IRS em tempo hábil e que a sua empresa cumpra as obrigações fiscais federais.

Abaixo, discutiremos para que serve o Form 8822-B, quando as empresas precisam enviá-lo, quem designar como parte responsável e as possíveis consequências de não manter as informações da sua startup atualizadas no IRS.

Principais conclusões

• Empresas e outras entidades com um Employer Identification Number (EIN) registrado podem usar o Form 8822-B para atualizar seu endereço postal, localização da empresa ou parte responsável junto ao IRS.

• A pessoa designada como parte responsável pela sua startup deve ter acesso aos fundos da empresa e controlar, gerenciar ou direcionar suas operações diárias.

• O Form 8822-B notifica o IRS apenas sobre alterações na sua empresa. Você deve atualizar todos os registros de licenças estaduais, locais e comerciais aplicáveis separadamente.

• Não atualizar seus registros no IRS pode afetar a conformidade fiscal, resultando em penalidades financeiras, atraso em acordos e reduções de valuation. No entanto, não há penalidades do IRS por não enviar o Form 8822-B, mesmo quando exigido.

Para que serve o Form 8822-B?

Empresas e outras entidades com um EIN devem usar o Form 8822-B para atualizar seus endereços postais, localizações físicas e informações da parte responsável junto ao IRS. O envio também ajuda a garantir que as informações do IRS sobre a sua empresa estejam atuais e precisas.

Quando uma empresa deve enviar o Form 8822-B?

Normalmente, as empresas enviam o Form 8822-B em dois cenários:

• Alteração de endereço: se o endereço postal da sua startup mudar ou você alterar a localização da sede, é possível usar o Form 8822-B para atualizar o endereço da empresa junto ao IRS. O envio do Form 8822-B é voluntário para alterações de endereço, mas você deve mantê-lo atualizado para evitar a perda de avisos importantes enviados pelo correio pelo IRS.

• Alteração da parte responsável pelo EIN: se a sua empresa tiver um EIN, o envio do Form 8822-B será obrigatório quando a pessoa designada como parte responsável pelo seu EIN mudar. Você deve relatar a alteração ao IRS em até 60 dias.

Informar o IRS sobre alterações no seu endereço ou parte responsável assim que ocorrerem ajuda a garantir o recebimento das comunicações do IRS em tempo hábil. Não atualizar seu registro pode atrasar a entrega de informações importantes para a sua empresa e aumentar certos riscos. Por exemplo, se o IRS enviar avisos para o endereço errado ou para uma pessoa que não é mais a parte responsável, dados financeiros e fiscais confidenciais sobre a sua startup podem ser expostos a indivíduos não autorizados.

Quem conta como parte responsável pelo seu EIN?

Uma parte responsável é a pessoa que atua como o principal ponto de contato da sua empresa com o IRS. O IRS define uma parte responsável como alguém que controla, gerencia ou direciona as operações diárias da sua empresa e tem acesso aos seus fundos e ativos. Essa pessoa também deve ter autorização para tomar decisões pela sua startup e ter um número de identificação fiscal (TIN) válido. Uma pessoa autorizada apenas a realizar tarefas de formação limitadas, como registrar a empresa no estado ou arquivar o contrato social, mas que não detém nem controla a empresa de fato, não pode atuar como parte responsável.

Manter as informações da parte responsável atuais no IRS é necessário para a conformidade fiscal. Isso também pode ajudar a reduzir o risco de roubo de identidade ou fraude, especialmente após a saída de um fundador ou se a empresa contratar um novo CEO.

Como preencher e enviar o Form 8822-B

Cada seção do Form 8822-B exige informações diferentes sobre a sua empresa. Dependendo das alterações solicitadas, talvez seja necessário preencher algumas ou todas as seções a seguir:

• Linhas 1 a 3: escolha todas as partes da sua empresa que são afetadas pela alteração. A linha 1 abrange declarações de emprego, impostos sobre consumo, renda e outras declarações comerciais. A linha 2 abrange as declarações de planos de funcionários. A linha 3 abrange a localização da empresa.

• Linha 4: insira o nome e o EIN da sua empresa.

• Linhas 5 e 6: se estiver atualizando o endereço postal da sua empresa, liste os endereços antigo e novo.

• Linha 7: insira informações sobre sua nova localização física se a empresa estiver mudando de endereço.

• Linhas 8 e 9: liste os detalhes necessários sobre a parte responsável da sua empresa se as informações tiverem mudado.

• Linha 10: um proprietário, diretor ou representante autorizado deve assinar e datar o formulário antes do envio.

O IRS exige que o Form 8822-B seja enviado para endereços postais específicos do IRS com base na sua localização e lista esses endereços no próprio formulário. Você deve enviar o formulário para o endereço apropriado com base no endereço anterior da sua empresa (se tiver mudado) ou no endereço atual se estiver atualizando apenas a parte responsável pela empresa.

Como o formulário não pode ser enviado eletronicamente, você deve levar em conta o tempo necessário para que chegue ao IRS quando um prazo estiver se aproximando. Não há tarifa para enviar o Form 8822-B.

Quais são as considerações de envio do Form 8822-B para startups?

As mudanças podem acontecer rapidamente nos primeiros dias de uma startup. Você pode contratar um novo CEO ou diretor principal, alterar seu endereço postal ou mudar sua sede. Usar o Form 8822-B para atualizar os registros da sua empresa junto ao IRS ajuda a garantir que você não perca avisos importantes enviados pelo correio.

Algumas alterações também podem exigir que você modifique certos registros estaduais e locais, além de licenças comerciais, em conjunto com seu registro no IRS. As alterações feitas no IRS não são transferidas automaticamente para agências estaduais e locais, e a atualização dos seus registros estaduais ou agente registrado não altera os registros federais. Você deve notificar cada agência apropriada separadamente.

O que acontece se seus registros no IRS não estiverem atualizados?

Se não atualizar os registros da sua empresa no IRS, as comunicações oficiais enviadas pelo correio (incluindo avisos, reembolsos de impostos e correspondência de auditoria) poderão ser enviadas para um endereço antigo e você talvez não as receba.

Por exemplo, você pode perder um aviso de deficiência do IRS, que informa sobre uma alteração proposta no valor dos impostos devidos. Você também pode perder um aviso de cobrança de imposto, que normalmente exige pagamento imediato ao IRS.

O não cumprimento de pagamentos e prazos do IRS interfere na capacidade da sua startup de cumprir todas as obrigações fiscais federais. Isso pode resultar em penalidades financeiras e impactar o financiamento de investidores ao atrasar acordos e reduzir valuations. Correspondências devolvidas repetidas vezes também podem sinalizar sua empresa para revisão com o IRS.

E se a sua empresa tiver um EIN, você deverá enviar o Form 8822-B em até 60 dias após fazer alterações na sua parte registrada. No entanto, não há penalidades do IRS se você não o fizer.

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Perguntas frequentes sobre como atualizar suas informações comerciais no IRS usando o Form 8822-B