経済的に困難な時代において、企業が業務を検証し、改善に向けて取り組むことは特に重要です。効率性の向上は単発のプロジェクトではなく、競争力を確保するための明確な方法です。ドイツ商工会議所 (DIHK) の「Digitalization Survey 2025」によると、ドイツの企業の 65% がワークフローの効率化のためにデジタル化を利用しています。主に、コスト削減とより柔軟なワークモデルの実現のためにデジタル化を行っています。

この記事では、効率を上げるとはどういうことかを説明します。企業の効率が実際よりも低下する一般的な理由と、不況時に効率を上げることが特に重要な理由について説明します。また、効率を上げるための具体的な対策についても説明します。

目次

• 企業にとって効率を上げるとはどういうことか？
  
• なぜ一部の企業は効率性に欠けるのか？
  
• 景気後退時に効率性の向上が特に重要な理由
  
• 効率化のための施策
  
• 効率化の事例
  

企業にとって効率を上げるとはどういうことか？

ドイツ語圏では、しばしば「有効性」と「効率性」の概念は同義語として使われます。しかし、これらはそれぞれ異なっています。例えば、有効性は目標への道筋を表します。企業オーナーは有効性を分析する際に「私たちは正しいことをしているだろうか？」と問うべきです。

一方、効率化とは、余分なリソースを使わずに生産性を最大化することです。企業は「私たちは物事を正しく行っているか？」という問いを投げかけることで、その効率性を評価することができます。

企業にとって、効率性を高めることは、新しい目標の達成や改善の推進を意味するものではありません。むしろ、既存のプロセス、構造、手順を改良することで、企業が品質を妥協することなく時間、コスト、資材、または人的リソース (HR) を節約することを目的としています。

マッキンゼー・グローバル・インスティテュート (MGI) が最近の調査で、ドイツ、アメリカ、イギリスの生産性の伸びを調査しました。著者らは、2 つの重要な調査結果を強調しました。

• 企業の成功のために、改善がますます重要になっています。
  
• 企業の成功には効率性が依然として重要です。
  

ドイツ国内の企業にとって、これは、たとえ厳しい経済環境下であっても、競争力を維持するためには、内部プロセスを一貫して問い直し、洗練し、デジタル化する必要があることを意味しています。効率性の向上は、コスト削減、リードタイムの短縮、従業員の負担を軽減し、企業の危機に対する耐性を高めることができます。これは、必ずしも抜本的な変更を行うことを意味しません。いわゆる「継続的改善プロセス」(CIP) における多くの小さな改善は、同時に行うと大きな影響を与える可能性があります。

なぜ一部の企業は効率性に欠けるのか？

特に競争の激しい国際市場では、効率性がビジネスの成功の鍵となります。しかし、多くのドイツ企業は、さまざまな理由で効率性の可能性を最適に活用していません。効率性の欠如は、多くの場合、時間の経過とともに企業内で発展した構造とプロセスの結果です。時間が経つにつれて、市場のダイナミクスに企業が対応できなくなる可能性があります。

構造的な調整不足

企業は、新製品や市場、または個々の事業分野の成功を通じて成長します。この成長は、基本的にプラスですが、リスクも伴います。たとえば、企業は新しいタスクや責任を追加するかもしれませんが、多くの場合、基盤となるプロセスは手付かずのままです。企業には、これらの成長プロセスを開発する時間やリソースがない可能性があります。その結果、確立されたプロセスが通常の効率性では機能しなくなります。

典型的な例ですが、1 つの部署が短期間で 5 人から 20 人に増員され、体制やコミュニケーションチャネル、技術インフラは変わらないままです。

不明瞭なプロセス

運用プロセスが明確かつ一義的に定義されていないと、誤解や遅延、無駄なタスクの重複を招く可能性があります。特に事業プロセスの複雑さが増したり、新入社員のトレーニングが必要になったりすると、透明性の欠如はすぐに問題になります。プロセスの記述が不明確だと、チームメンバー間の理解や共同作業が困難になります。

リソース効率の欠如

効率的な運営のためには、企業は利用可能なリソースと必要な場所を知っておく必要があります。連邦経済エネルギー省 (BMWE) が委託した調査によると、多くのドイツ企業は、生産コストを下げ、廃棄物を削減し、環境保護するために、資源効率を改善しようとしています。2017 年から 2021 年にかけて、ドイツの企業は効率化策を講じ、その結果、本来必要な資材の約 6% を削減しました。DIHKによる 2023 年の市場分析もこの傾向を裏付けています。分析によると、企業は資材削減をプロセス調整の最大インセンティブと見なしています。

時代遅れのテクノロジー

機械、ハードウェア、ソフトウェアの旧式化は、企業の効率性を低下させる原因にもなり得ます。基本的な技術設備を持たない企業は、人工知能 (AI) などの最新のテクノロジーを使用する能力が制限されます。デジタル協会 Bitkom が依頼した 550 以上のドイツの産業企業を対象に2025 年に行った調査では、回答者のほぼ半数が、ドイツ企業が AI 革命を逃すリスクがあると考えていることがわかりました。しかし、ドイツの産業企業の 42% がすでに生産に AI を使用しています。

非効率なサプライチェーン

新型コロナウイルスのパンデミックと近年の地政学的緊張は、多くのサプライチェーンの脆弱性を示しています。ドイツの企業は、サプライヤーと生産計画を緊密に調整する必要があります。また、配送のボトルネックや遅延が発生した場合でも、生産が停止しないようにバックアップソリューションも使用する必要があります。

柔軟性の欠如

ドイツの中小企業は専門化が進んでいます。しかし、この強みは弱点にもなります。専門性の高い生産プロセスは柔軟性に欠けることが多く、需要が変動したり要件が変わったりした場合、プロセスを適合させることはコストがかかるか、困難になります。

資格のある専門家の不足

ドイツでは、国内の熟練労働者の不足がよく議論されます。特に有資格者が不足していることを見逃しがちです。デジタル化と自動化によって、従業員に新たな要求が生じています。ドイツ企業は、新しいスタッフを雇用するか (これには時間がかかります)、既存のスタッフを再トレーニングし、さらに教育する必要があります。そうしないと、有資格者の専門家が不足していると、企業の効率に悪影響を及ぼす可能性があります。

景気後退時に効率性の向上が特に重要な理由

ドイツ経済研究所 (IW) の経済予測では、中国 (4%)、アメリカ (1.3%)、ユーロ圏 (0.8%) など、2025 年の主要経済のすべてで成長が予測されています。ドイツ経済は唯一、減少を記録しており (2025 年 5 月現在)、0.2% の縮小が見込まれています。これはドイツが景気後退局面に陥っていることを意味しています。減少はすでに前年にも指摘されていました。欧州最大の経済は 2023 年に 0.3%、2024 年に 0.2% 縮小しました。前回は 2002 年、2003 年と 2 年連続で景気後退が続いていたため、この展開はドイツ国内の企業にとって懸念材料となっています。

景気後退時には、効率を高めることが企業の競争力に直接寄与するため、企業にとって重要です。売上の停滞や減少時には、プロセスの改善とそれに伴うコスト削減が大きな違いをもたらします。効率を高めることは、企業が既存の能力を最大限に活用し、無駄を省くことにもつながります。

景気後退期は、将来の成長を強化することもあります。景気後退が終われば、プロセスの簡素化と近代化を進める企業は、多くの場合、すぐに軌道に戻せるより良い立場にあります。したがって、経済危機で生き残るための重要な要素は効率性です。同時に、将来の持続的な成功に向けて、企業を軌道に乗せます。

効率化のための施策

ドイツの企業は、効率を持続的に高めるためにさまざまな手段を講じることができます。根本的な変化は、成功のための基盤を築くのに役立ちます。デジタルソリューションによって、自動化と複雑なタスクの簡素化が可能になり、継続的なプロセス改善によって、プロセスが無駄がなく柔軟な状態を維持できます。

効率を上げるための根本的な変更

ここでは、非効率性の一般的な原因に取り組む企業に役立つ、効率性を高めるための推奨策をいくつか紹介します。

プロセスの明確化

すべての作業プロセスは、段階的に定義する必要があります。一般に、運用プロセスは、明確に概要が示されて初めてエラーなく実行できます。これにより、企業は誤解や遅延を避けることができます。特に成長中の企業では、定期的にプロセスのレビューと適応を行うことが重要です。

機能的なリソース管理

ドキュメント化とニーズに基づいた資材・人員・資本の管理は、コスト削減、無駄の防止、ボトルネックの回避に役立ちます。このため、企業は効果的なリソース管理を非常に重視する必要があります。

信頼性の高いサプライチェーン

効率的な生産のためには、サプライヤーとの緊密な連携が重要です。弾力的なサプライチェーンは、資材不足や遅れを避けるのに役立ちます。企業は、多様化した供給構造とバックアップソリューションにも依存する必要があります。

従業員の資格

効率性の向上は、構造的、技術的な側面だけではありません。労働力も重要な役割を果たします。ドイツ企業では、資格のある専門家を雇用する必要があります。継続的な教育とトレーニングへの投資は、チームが現在のテクノロジーと方法を使用して効率的に機能することを保証することもできます。

効率化のためのデジタル施策

デジタル化は、プロセスの自動化、時間の節約、コスト削減のための幅広い機会をドイツ企業に提供できます。デジタル化は、作業プロセスの明らかな高速化に加えて、データの品質と透明性の向上も実現します。以下は、信頼性の高い対策の一例です。

• 会計処理の自動化: Stripe 収益認識などのツールは、発生ベースでの取引の会計処理を自動化します。これにより、企業は地域の規制に従って収入を計上し、迅速に引当金を計算し、より迅速に月次決算書を生成できます。
  
• 税金処理のデジタル化: Stripe Taxは、自動的に国別の税率を計算し、正しく徴収し、税金還付または監査に必要なすべての文書を提供します。この意味で、企業は税金処理の大部分を自動化しています。
  
• デジタル決済プロセス: 拡張を計画している企業は、柔軟な決済インフラストラクチャに特に依存しています。Stripe Paymentsを使用すると、企業は世界中で決済を受け付け、その地域で希望する決済手段を顧客に提供できます。自動決済処理は、既存のシステムに簡単に統合できます。
  
• クラウドベースのアプリケーション: クラウドソリューションは、データやアプリケーションへの柔軟なアクセスを可能にします。サイト間のコラボレーションを促進し、モバイル作業を可能にし、自動バックアップと定期的な更新によって信頼性を向上させることができます。
  
• 顧客関係管理(CRM): デジタル顧客管理は、販売およびマーケティングプロセスを改善できます。中央 CRM システムは、構造化された方法で顧客情報を記録し、パーソナライズされた見積もりや自動販売フォローアップなど、ターゲットを絞った方法で使用します。コミュニケーションプロセス全体が追跡可能であるため、企業はサポートリクエストをより効率的に処理することもできます。
  
• AI とデータ分析: インテリジェントな分析ツールは、大量のデータを効率的に評価することを支援します。売上数値、在庫レベル、顧客行動をリアルタイムで分析できるため、企業は早期にトレンドを特定できます。AI がサポートする予測により、需要をより正確に予測し、生産プロセスをプロアクティブに制御できます。
  

効率を高めるプロセス改善

ターゲットを絞ったプロセス改善は、企業の効率を高めるために効果的です。以下にいくつかの例を示します。

手作業のステップを自動化

企業は、上記のデジタル機会に基づいて、自動化ソリューションで代替できる手動のルーチンタスクを特定する必要があります。これらのタスクには、定期的なデータ入力、承認プロセス、または社内通知などが含まれます。特に人事、購買、倉庫管理などの管理領域は、わずかな労力で大幅な効率向上のチャンスを企業に提供できます。

プロセスの標準化

企業は標準化されたプロセスを非標準化プロセスよりも効果的に監視できるため、より多くの分析と改善を行うことができます。標準化は、明確に文書化された標準が委任と自動化に役立つため、企業の個人への依存を減らすこともできます。標準化は、部門間のコラボレーションを促進し、新入社員のトレーニングにも役立ちます。

部門の垣根を越えたコラボレーション

営業、物流、経理など、部門間のネットワークが充実すれば、効率が向上します。デジタルプラットフォームを共有することで、透明性も高まり、連携も向上します。

定期的なプロセスレビュー

長期的な効率を確保するためには、既存のワークフローの継続的なレビューと評価が重要です。市場、技術、および顧客要件は進化します。現在有効なプロセスは、明日には時代遅れになる可能性があります。構造化されたレビューを使用して、非効率または不要なステップを特定し、新しい要件を導入し、企業改善の可能性を最大化できます。

効率化の事例

製造業: 柔軟な生産プロセス

中規模の機械エンジニアリング企業は、かつて特注製品に大きく依存していました。これは、生産工程において毎回段替え作業が必要になるため高度な調整が必要でした。

アセンブリの標準化と柔軟な製造システムの導入により、企業は段替え時間を半分に短縮し、配送能力を大幅に向上させました。同時に、在庫レベルをリアルタイムで監視し、注文を自動的にトリガーするクラウドベースのシステムを導入したことで、ボトルネックや過剰在庫を削減しました。

小売業: デジタル POS システムと CRM

複数の支店を持つある小売企業では、割引キャンペーン、在庫管理、顧客データの一元管理ができずに苦労していました。その結果、作業手順の重複、在庫の不一致、クロスセルの機会も十分に活かせていませんでした。

同企業はCRM を統合したデジタル POS システムを導入したことで在庫管理の自動化を実現しました。さらに、顧客セグメントに合わせたマーケティングキャンペーンを展開できるようになりました。顧客の購買行動が可視化されたことで、店舗ごとの品揃えをより効率的に管理でき、無駄なマーケティング活動も削減することができました。

医療: 人事プロセスを自動化

あるリハビリテーションクリニックでは、以前は勤務表を手作業で作成しなければならず、何度も調整をやり直したり、業務の偏りや、多くの残業が発生していました。

同クリニックでは、法的要件、個々人の希望、資格情報を自動的に加味できる勤務表作成ソフトウェアを導入しました。これにより、勤務計画表作成の工数 70% 削減に成功しました。同時に資格の有効期限を自動で通知し、個人の学習プランを提案するデジタル研修管理システムも構築しました。これは、専門スキルを途切れさせないための取り組みの大きな一歩となりました。

物流: AI を活用したより効率的な経路選定

ある物流企業は、高い燃料コストと配送遅延に悩まされていました。

AI を活用した経路最適化の導入後、平均所要時間が 15% 短縮され、車両稼働率も大幅に向上しました。さらに、車両をリアルタイムで追跡できるようになったことで、顧客は正確な配達時間を把握でき、満足度の向上と計画の効率化につながりました。

建設: モバイルによるプロジェクト管理

ある建設企業では、プロジェクトの文書化と建設現場の管理の非効率に苦労していました。

そこで、施設で連携できるデジタル施工管理用のモバイルアプリを導入した結果、社員は現場で直接、図面・作業リスト・検収内容を記録でき、それらは中央システムと自動的に同期されるようになりました。これにより問い合わせや遅延が大幅に減少し、顧客に対する透明性も向上しました。