Principalmente, quando os tempos são desafiadores economicamente, é importante que as empresas examinem suas operações e trabalhem para melhorá-las. Aumentar a eficiência não é um projeto único, é uma forma intencional de garantir a competitividade. De acordo com a Pesquisa sobre digitalização de 2025 da German Chamber of Commerce and Industry (DIHK), 65% das empresas alemãs usam a digitalização para tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes.

Neste artigo, explicamos o que significa aumentar a eficiência. Abordamos algumas razões em comum que determinam quais as empresas são menos eficientes do que poderiam ser e por que o aumento da eficiência é tão importante durante uma recessão.

O que há neste artigo?

• O que significa para as empresas aumentar a eficiência?
  
• Por que falta eficiência a algumas empresas?
  
• Por que aumentar a eficiência é tão importante durante uma recessão?
  
• Medidas para aumentar a eficiência
  
• Exemplos de melhoria da eficiência
  

O que significa para as empresas aumentar a eficiência?

Nos países de língua alemã, os termos “eficácia” e “eficiência” são frequentemente usados como sinônimos. No entanto, eles são diferentes uns dos outros. Por exemplo, a eficácia descreve o caminho para um objetivo. Ao analisar a eficácia, os proprietários de empresas devem se perguntar: “estamos fazendo as coisas certas?”

A eficiência, por outro lado, significa maximizar a produtividade sem usar recursos extras. Uma empresa pode avaliar sua eficiência ao perguntar: "estamos fazendo as coisas corretamente?"

Para as empresas, aumentar a eficiência não significa atingir novos objetivos ou gerar melhorias, mas sim ajustar processos, estruturas ou procedimentos existentes para que as empresas economizem tempo, dinheiro, materiais ou recursos humanos sem comprometer a qualidade.

Em um estudo recente, o McKinsey Global Institute (MGI) examinou o crescimento da produtividade na Alemanha, nos EUA e no Reino Unido. Os autores destacaram duas revelações:

• As melhorias estão se tornando cada vez mais importantes para o sucesso das empresas.
  
• A eficiência continua sendo importante para o sucesso das empresas.
  

Para as empresas da Alemanha, isso significa que manter a competitividade, mesmo em um ambiente econômico difícil, deve envolver questionamentos, ajustes e digitalização constantemente dos processos internos. O aumento da eficiência pode reduzir custos, diminuir os prazos de entrega, aliviar a carga para os funcionários ou tornar as empresas mais resistentes a crises. Isso nem sempre significa fazer mudanças radicais. Diversas pequenas melhorias no chamado “processo de melhoria contínua” (CIP) podem ter grandes impactos quando realizadas simultaneamente.

Por que falta eficiência a algumas empresas?

A eficiência é a chave para o sucesso de uma empresa, especialmente no mercado internacional, que é altamente competitivo. No entanto, muitas empresas alemãs não fazem o melhor uso de seu potencial de eficiência por várias razões. A falta de eficiência é frequentemente o resultado de estruturas e processos que se desenvolveram dentro da empresa ao longo do tempo. À medida que o tempo passa, a empresa pode não conseguir mais acompanhar a dinâmica do mercado.

Falta de ajustes estruturais

As empresas crescem graças a novos produtos e mercados ou ao sucesso de áreas de empresas de pessoas físicas. Este crescimento é fundamentalmente positivo, mas também traz riscos. Por exemplo, a empresa pode incluir novas tarefas e responsabilidades, mas os processos subjacentes muitas vezes permanecem intactos. As empresas podem não ter o tempo e os recursos para desenvolver esses processos que suportam o crescimento. Como resultado, os processos estabelecidos não funcionam mais com a eficiência habitual.

Aqui está um exemplo típico: um departamento aumenta de 5 para 20 funcionários em um curto período de tempo. No entanto, as estruturas, os canais de comunicação e a infraestrutura técnica permanecem inalterados.

Processos obscuros

Se os processos operacionais não forem definidos de forma clara e inequívoca, isso pode levar a mal-entendidos, atrasos e duplicações desnecessárias de tarefas. A falta de transparência pode rapidamente se tornar um problema, especialmente à medida que a complexidade dos processos da empresa aumenta ou os novos funcionários precisam ser treinados. Descrições de processos inexplicáveis podem dificultar a compreensão e a colaboração entre os membros da equipe.

Falta de eficiência de recursos

Para funcionar de forma eficiente, as empresas devem saber quais recursos estão disponíveis e onde eles são necessários. Um estudo encomendado pelo Ministério Federal de Economia e Energia (BMWE) mostra que muitas empresas alemãs estão tentando melhorar a eficiência dos recursos para reduzir os custos de produção, reduzir o desperdício e proteger o meio ambiente. De 2017 a 2021, as empresas alemãs tomaram medidas de eficiência que acabaram poupando cerca de 6% do material originalmente necessário. Uma análise de mercado de 2023 pela DIHK confirma essa tendência. De acordo com a análise, as empresas observaram a economia de material como o maior incentivo para ajustar os processos.

Tecnologia desatualizada

Máquinas, hardware e software obsoletos também podem fazer com que as empresas sejam menos eficientes. Aquelas que não têm o equipamento técnico básico ficam limitadas em sua capacidade de usar tecnologias modernas, como a inteligência artificial (IA). Uma pesquisa com mais de 550 empresas industriais alemãs em 2025, encomendada pela associação digital Bitkom, revelou que quase metade dos entrevistados reconhecem o risco das empresas alemãs perderem a revolução da IA. No entanto, 42% das empresas industriais alemãs já usam IA na produção.

Cadeias de suprimento ineficientes

A pandemia de COVID-19 e as tensões geopolíticas nos últimos anos mostraram a vulnerabilidade de muitas cadeias de suprimentos. As empresas alemãs devem coordenar de perto o planejamento de produção com os fornecedores. As soluções alternativas também devem ser usadas para garantir que a produção não pare, mesmo em caso de gargalos na entrega ou atrasos.

Falta de flexibilidade

As pequenas e médias empresas (PME) na Alemanha são conhecidas por sua especialização. No entanto, esta força também pode se tornar uma fraqueza. Os processos de produção altamente especializados muitas vezes carecem de flexibilidade. Se a demanda flutua ou os requisitos mudam, os processos para adaptação podem ser dispendiosos ou desafiadores.

Falta de especialistas qualificados

As pessoas na Alemanha frequentemente discutem a falta de trabalhadores qualificados no país. Eles muitas vezes ignoram que há, em particular, uma escassez de pessoal qualificado. A digitalização e a automação apresentaram novas demandas aos funcionários. As empresas alemãs devem contratar novos funcionários, o que leva tempo, ou treinar novamente e capacitar ainda mais os funcionários existentes. Caso contrário, a falta de especialistas qualificados pode afetar negativamente a eficiência de uma empresa.

Por que aumentar a eficiência é tão importante durante uma recessão?

A previsão econômica do German Economic Institute (IW) prevê o crescimento de todas as principais economias em 2025, incluindo a China (4%), os EUA (1,3%) e a área do euro (0,8%). A economia alemã foi a única que registrou um declínio (em maio de 2025) e espera-se que encolha 0,2%. Isto significa que a Alemanha permanece em recessão. Uma diminuição já foi observada nos últimos anos: a maior economia da Europa encolheu em 0,3% em 2023 e 0,2% em 2024. Esta evolução preocupa as empresas na Alemanha, já que a última vez que houve dois anos consecutivos de recessão foi em 2002 e 2003.

Em tempos de recessão, é importante que as empresas aumentem sua eficiência, pois isso contribui diretamente para sua competitividade. Quando as vendas estão estagnadas ou em declínio, ajustar os processos e as economias associadas pode fazer uma grande diferença. O aumento da eficiência também pode significar que as empresas devem maximizar o uso das capacidades existentes e evitar o desperdício.

Os períodos de recessão também podem impulsionar o crescimento futuro. As empresas que simplificam e modernizam os seus processos estão muitas vezes em melhores condições de voltar rapidamente ao normal após o fim da recessão. Por isso, a eficiência é um fator fundamental para a sobrevivência durante uma crise econômica. Ao mesmo tempo, ela coloca as empresas no caminho para um sucesso sustentável no futuro.

Medidas para aumentar a eficiência

As empresas alemãs podem realizar diversas ações para aumentar a eficiência de forma sustentável. As mudanças fundamentais podem ajudar a construir uma base para o sucesso. As soluções digitais podem permitir a automação e a simplificação de tarefas complexas, e a melhoria contínua dos processos podem garantir que esses permaneçam enxutos e flexíveis.

Mudanças fundamentais para aumentar a eficiência

Aqui estão algumas ações recomendadas para aumentar a eficiência que podem ajudar as empresas a lidar com as causas comuns da ineficiência:

Processos claros

Todos os processos de trabalho devem ser definidos passo a passo. Em geral, os processos operacionais só podem funcionar sem erros quando estão claramente demonstrados. Isso pode ajudar as empresas a evitar mal-entendidos e atrasos. É importante revisar e adaptar os processos regularmente, especialmente em relação a empresas em crescimento.

Gestão de recursos funcionais

A documentação e a gestão de materiais com base na necessidade, pessoal e capital podem ajudar a economizar em relação aos custos, evitar desperdícios e evitar gargalos. Por isso, as empresas devem dar grande importância à gestão eficaz dos recursos.

Cadeias de suprimento confiáveis

A estreita coordenação com os fornecedores é importante para uma produção eficiente. Uma cadeia de suprimentos resiliente pode ajudar a evitar escassez de material e atrasos. As empresas também devem confiar em estruturas de suprimentos diversificadas e soluções alternativas.

Qualificações dos funcionários

Aumentar a eficiência não reside apenas em relação aos aspectos estruturais e técnicos, já que a força de trabalho também desempenha uma função importante. As empresas alemãs devem empregar especialistas qualificados. Os investimentos em educação e formação contínua também podem garantir que a equipe trabalhe de forma eficiente usando as tecnologias e métodos atuais.

Medidas digitais para aumentar a eficiência

A digitalização pode oferecer às empresas alemãs uma grande variedade de oportunidades para automatizar processos, economizar tempo e reduzir custos. Além da óbvia aceleração dos processos de trabalho, a digitalização também permite uma melhor qualidade e transparência de dados. Aqui estão algumas medidas confiáveis a serem tomadas:

• Automação de processos de contabilidade: ferramentas como o Revenue Recognition, da Stripe, automatizam a contabilização de transações com base no cálculo de receitas, permitindo que as empresas registem receitas de acordo com as regulamentações locais, calculem rapidamente suas reservas e gerem relatórios mensais mais rapidamente.
  
• Digitalização do processamento de impostos: o Stripe Tax calcula automaticamente as alíquotas específicas de cada país, as recolhe corretamente e fornece todos os documentos necessários para restituição do imposto ou para auditorias. Deste modo, as empresas automatizam grande parte do processamento de impostos.
  
• Processos de pagamento digital: as empresas que planejam expandir dependem particularmente de uma infraestrutura de pagamento flexível. Com o Stripe Payments, as empresas podem aceitar pagamentos em todo o mundo e oferecer aos seus clientes formas de pagamento preferidas localmente. O processamento de pagamento automatizado pode facilmente ser integrado aos sistemas existentes.
  
• Aplicativos baseados em nuvem: as soluções em nuvem permitem um acesso flexível a dados e aplicativos, promovem a colaboração entre locais, permitem o trabalho em dispositivos móveis e podem melhorar a confiabilidade através de backups automáticos e atualizações regulares.
  
• Gestão do relacionamento com clientes (CRM): a gestão digital de clientes pode melhorar os processos de vendas e marketing. Um sistema de CRM central ajuda a registrar informações de clientes de forma estruturada e usá-las de forma direcionada, como para cotações personalizadas ou acompanhamento automatizado de vendas. As empresas também podem processar pedidos de suporte de forma mais eficiente porque todo o processo de comunicação é rastreável.
  
• AI e análise de dados: as ferramentas inteligentes de análise ajudam as empresas a avaliar eficientemente grandes quantidades de dados. Elas podem analisar números de vendas, níveis de estoque e comportamento dos clientes em tempo real, permitindo que as empresas identifiquem as tendências com antecedência. As previsões centradas em AI podem permitir prever a demanda com mais precisão e controlar proativamente os processos de produção.
  

Melhorias dos processos para aumentar a eficiência

Melhorias direcionadas em processos podem ser eficazes para aumentar a eficiência de um negócio. Aqui estão alguns exemplos:

Automatização das etapas manuais do trabalho

Com base nas oportunidades digitais descritas acima, as empresas devem identificar tarefas manuais rotineiras que soluções automatizadas podem substituir. Podem estar inclusos entradas de dados recorrentes, processos de aprovação ou notificações internas. Especialmente, as áreas administrativas, como o RH, aquisição e gestão de armazém, podem oferecer às empresas a oportunidade de ganhos significativos de eficiência com pouco esforço.

Padronização de processos

As empresas podem monitorar processos padronizados de forma mais eficaz do que os processos que não são padronizados e isso pode permitir mais análise e melhorias. A padronização também pode reduzir a dependência de uma empresa em relação aos indivíduos, porque padrões claramente documentados podem ajudar na delegação e automação.

Colaboração multifuncional

Um networking melhor entre departamentos, como vendas, logística e contabilidade, pode aumentar a eficiência. Plataformas digitais compartilhadas também podem criar transparência e melhorar a coordenação.

Revisões regulares do processo

A revisão contínua e a avaliação dos fluxos de trabalho existentes são importantes para garantir a eficiência a longo prazo. Os mercados, as tecnologias e os requisitos dos clientes evoluem. Os processos que funcionam hoje podem ficar obsoletos amanhã. As empresas podem usar revisões estruturadas para identificar passos ineficientes ou desnecessários, integrar novos requisitos e maximizar o potencial de melhoria da empresa.

Exemplos de melhoria da eficiência

Fabricação: processos de produção flexíveis

Uma empresa de engenharia mecânica dependia de projetos sob medida, o que exigia reiniciar processos a cada pedido. Isso tornava a produção lenta.

Com a padronização de módulos e a adoção de um sistema flexível, conseguiu reduzir pela metade os tempos de configuração, aumentando a capacidade de entrega. Também implementou um sistema em nuvem que monitora inventário em tempo real e gera pedidos automáticos, reduzindo falhas e excesso de estoque.

Varejo: POS digital e CRM integrado

Uma rede varejista com diversas unidades enfrentava a ausência de coordenação centralizada em promoções, controle de estoques e informações dos clientes, o que ocasionava retrabalho, dados incorretos de inventário e aproveitamento limitado do potencial de cross-selling.

Com a adoção de um sistema POS digital aliado a um CRM integrado, a empresa passou a automatizar o controle de estoque. Além disso, conseguiu segmentar e personalizar campanhas de marketing. A visibilidade sobre os hábitos de consumo dos clientes possibilitou gerenciar as linhas de produtos da loja com mais eficiência e reduzir desperdícios em ações de marketing.

Saúde: processos de RH automatizados

Em uma clínica de reabilitação, as listas de atividades eram elaboradas manualmente. Isso acarretava ciclos repetitivos de coordenação, sobrecarga de trabalho desigual e excesso de horas extras.

A clínica passou a utilizar um software de escalonamento digital, que leva em conta automaticamente exigências legais, solicitações específicas e qualificações. Isso diminuiu o tempo de planejamento em 70%. Simultaneamente, a clínica implantou um sistema digital de gestão de treinamentos que notifica os colaboradores sobre certificados prestes a vencer e recomenda trilhas de capacitação personalizadas. Essa medida foi essencial para assegurar a qualificação profissional de forma contínua.

Logística: otimização de rotas com auxílio da IA

Uma transportadora enfrentava problemas com altos gastos de combustível e atrasos frequentes nas entregas.

Com a adoção de um sistema de otimização de rotas apoiado por IA, o tempo médio de viagem foi reduzido em 15%, e a utilização da frota aumentou de forma significativa. O monitoramento em tempo real dos veículos passou a oferecer aos clientes previsões precisas de entrega, resultando em maior satisfação e planejamento mais eficiente.

Construção: gerenciamento de projetos por meio de dispositivos móveis

Uma construtora tinha dificuldades em registrar adequadamente os projetos e manter o controle de diferentes canteiros de obras.

A empresa adotou um aplicativo para dispositivos móveis que centraliza a coordenação digital dos locais de construção. Agora, os colaboradores podem registrar plantas, listas de tarefas e aprovações diretamente no canteiro, com sincronização automática ao sistema central. Essa mudança reduziu substancialmente consultas e atrasos, além de aumentar a transparência para os clientes.