Lorsque les temps sont difficiles sur le plan économique, il est particulièrement important pour les entreprises d’examiner leurs opérations et de travailler à les améliorer. Accroître l’efficacité n’est pas un projet ponctuel – c’est un moyen délibéré d’assurer la compétitivité. Selon l’enquête sur la numérisation 2025 de la Chambre allemande de commerce et secteur (DIHK), 65 % des entreprises allemandes utilisent la numérisation pour rendre leurs flux de travail plus efficaces.

Dans cet article, nous expliquons ce que signifie d’accroître l'efficacité. Nous abordons certaines raisons courantes pour lesquelles les entreprises sont moins efficaces qu'elles ne pourraient l'être et pourquoi l'augmentation de l'efficacité est particulièrement importante en période de récession. Nous fournissons également quelques mesures concrètes que vous pouvez prendre pour accroître l'efficacité.

Sommaire

• Qu'est-ce que cela signifie pour les entreprises d'accroître leur efficacité?
  
• Pourquoi certaines entreprises manquent-elles d'efficacité?
  
• Pourquoi augmenter l'efficacité est-il particulièrement important en période de récession?
  
• Mesures visant à accroître l'efficacité
  
• Exemples d'améliorations de l'efficacité
  

Qu'est-ce que cela signifie pour les entreprises d'accroître leur efficacité?

Dans les pays germanophones, les conditions « efficacité » et « efficience » sont souvent utilisés comme synonymes. Cependant, ils sont différents l’un de l’autre. Par exemple, l’efficacité décrit le cheminement vers un objectif. Lorsqu’ils analysent l’efficacité, les propriétaires d’entreprises doivent se demander : « Faisons-nous vraiment ce qu’il faut? »

L’efficacité, quant à elle, consiste à maximiser la productivité sans utiliser de ressources supplémentaires. Une entreprise peut évaluer son efficacité en posant la question suivante : « Faisons-nous vraiment ce qu’il faut? »

Pour les entreprises, accroître l'efficacité ne signifie pas atteindre de nouveaux objectifs ou susciter des améliorations, mais plutôt affiner les processus, structures ou procédures existants afin que l'entreprise économise du temps, de l'argent, du matériel ou des ressources humaines (RH) sans compromettre la qualité.

Dans une étude récente, le McKinsey Global Institute (MGI) a examiné la croissance de la productivité en Allemagne, aux États-Unis et le Royaume-Uni. Les auteurs ont mis en évidence deux résultats clés :

• Les améliorations deviennent de plus en plus importantes pour le succès des entreprises.
  
• L'efficacité reste importante pour le succès des entreprises.
  

Pour les entreprises allemandes, cela signifie que rester compétitives – même dans un environnement économique difficile – doit impliquer de remettre en question, d’affiner et de numériser constamment les traités internes. Une efficacité accrue peut réduire les coûts, raccourcir les délais, alléger la charge des employés ou rendre les entreprises plus résilientes aux crises. Cela ne signifie pas toujours apporter des changements radicaux. De nombreuses petites améliorations dans le processus dit d’amélioration continue (CIP) peuvent avoir des impacts majeurs lorsqu’elles sont réalisées simultanément.

Pourquoi certaines entreprises manquent-elles d'efficacité?

L'efficacité est la clé du succès pour une entreprise, en particulier sur le marché international très concurrentiel. Cependant, de nombreuses entreprises allemandes n'utilisent pas de manière optimale leur potentiel d'efficacité pour diverses raisons. Un manque d'efficacité est souvent le résultat de structures et de processus qui se sont développés au sein de l'entreprise avec le temps. Avec le temps, l'entreprise pourrait ne plus être en mesure de suivre la dynamique du marché.

Absence d'ajustements structurels

Les entreprises se développent grâce à de nouveaux produits et marchés ou à la réussite de secteurs d'entreprise particuliers. Cette croissance est fondamentalement positive, mais comporte aussi des risques. Par exemple, l'entreprise peut ajouter de nouvelles tâches et responsabilités, mais les processus sous-jacents demeurent souvent intacts. Les entreprises peuvent ne pas avoir le temps et les ressources nécessaires pour élaborer ces processus de croissance. Par conséquent, les processus établis ne fonctionnent plus avec l'efficacité habituelle.

Voici un exemple typique : un département passe de 5 à 20 employés en peu de temps. Cependant, les structures, les canaux de communication et l’infrastructure technique restent inchangés.

Processus flous

Si les processus opérationnels ne sont pas clairement et sans ambiguïté définis, cela peut entraîner des malentendus, des retards et des chevauchements inutiles de tâches. Le manque de transparence peut rapidement devenir un problème, d'autant plus que la complexité des processus entreprises augmente ou que de nouveaux employés doivent être formés. Des descriptions de processus peu claires peuvent rendre difficile la compréhension et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Manque d'efficacité des ressources

Pour fonctionner efficacement, les entreprises doivent savoir quelles ressources sont disponibles et où elles sont nécessaires. Une étude commandée par le ministère fédéral de l’Économie et de l’Énergie (BMWE) montre que de nombreuses entreprises allemandes tentent d’améliorer l’efficacité des ressources pour réduire les coûts de production, réduire les déchets et protéger l’environnement. De 2017 à 2021, les entreprises allemandes ont pris des mesures d’efficacité qui ont permis d’économiser environ 6 % des matériaux initialement nécessaires. Une analyse du marché de 2023 par le DIHK confirme cette tendance. Selon l’analyse, les entreprises considèrent les économies de matériaux comme la plus grande incitation à ajuster les processus.

Technologie dépassée

Les machines, le matériel et les logiciels désuets peuvent également rendre les entreprises moins efficaces. Ceux qui n’ont pas les équipements techniques de base sont limités dans leur capacité à utiliser les technologies modernes, telles que l’intelligence artificielle (IA). Un sondage 2025 réalisé auprès de plus de 550 entreprises industrielles allemandes à la demande de l’association numérique Bitkom a révélé que près de la moitié des personnes interrogées voient un risque que les entreprises allemandes ratent la révolution de l’IA. Cependant, 42 % des entreprises industrielles allemandes utilisent déjà l’IA dans la production.

Des chaînes d'approvisionnement inefficaces

La pandémie de COVID-19 et les tensions géopolitiques de ces dernières années ont montré la vulnérabilité de nombreuses chaînes d’approvisionnement. Les entreprises allemandes devraient coordonner étroitement la planification de la production avec les fournisseurs. Des solutions de secours devraient également être utilisées pour s’assurer que la production ne s’arrête pas, même en cas de goulets d’étranglement ou de retards de livraison.

Manque de flexibilité

En Allemagne, les petites et moyennes entreprises (PME) sont reconnues pour leur spécialisation, mais cette force peut aussi devenir une faiblesse. Les processus de production hautement spécialisés manquent souvent de flexibilité. Si la demande fluctue ou les besoins changent, l'adaptation des processus peut être coûteuse ou difficile.

Manque de spécialistes qualifiés

En Allemagne, les gens parlent souvent d’une pénurie de travailleurs qualifiés dans le pays. Ils négligent souvent qu’il y a une pénurie de personnel qualifié en particulier. La numérisation et l’automatisation ont imposé de nouvelles exigences aux employés. Les entreprises allemandes doivent soit embaucher du nouveau personnel – ce qui prend du temps –, soit recycler et éduquer davantage le personnel existant. Sinon, le manque de spécialistes qualifiés peut nuire à l’efficacité d’une entreprise.

Pourquoi augmenter l'efficacité est-il particulièrement important en période de récession?

Les prévisions économiques de l’Institut économique allemand (IW) prévoient une croissance pour toutes les grandes économies en 2025, y compris la Chine (4 %), les États-Unis (1,3 %) et la zone euro (0,8 %). L’économie allemande a été la seule à enregistrer un refus de paiement (en mai 2025) et devrait reculer de 0,2 %. Cela signifie que l’Allemagne reste en récession. Une diminution a déjà été constatée les années précédentes : la première économie européenne a reculé de 0,3 % en 2023 et de 0,2 % en 2024. Cette évolution est préoccupante pour les entreprises allemandes, car la dernière fois qu’il y a eu deux années consécutives de récession remonte à 2002 et 2003.

En période de récession, il est important pour les entreprises d’accroître leur efficacité, car cela contribue directement à leur compétitivité. Lorsque les ventes stagnent ou refus de paiement, les processus de raffinage et les économies associées peuvent faire une différence majeure. L’augmentation de l’efficacité peut également signifier que les entreprises maximisent l’utilisation des capacités existantes et évitent le gaspillage.

Les périodes de récession peuvent également favoriser la croissance future. Les entreprises qui simplifient et modernisent leurs processus sont souvent mieux placées pour se remettre rapidement dans la catégorie lorsque la récession prend fin. Par conséquent, l'efficacité est un facteur clé de survie en cas de crise économique. En même temps, elle met les entreprises sur la voie de la réussite durable dans l'avenir.

Mesures visant à accroître l'efficacité

Les entreprises allemandes peuvent prendre diverses mesures pour accroître leur efficacité de manière durable. Des changements fondamentaux peuvent aider à construire une base pour le succès. Les solutions numériques peuvent permettre l'automatisation et la simplification de tâches complexes, et les améliorations continues des processus peuvent garantir que les processus restent lents et flexibles.

Changements fondamentaux pour accroître l'efficacité

Voici quelques mesures recommandées pour accroître l'efficacité qui peuvent aider les entreprises à s'attaquer aux causes courantes d'inefficacité :

Processus clairs

Tous les processus de travail doivent être définis étape par étape. En général, les processus opérationnels ne peuvent s'exécuter sans erreur que lorsqu'ils sont clairement décrits. Cela peut aider les entreprises à éviter les malentendus et les retards. Il est important de vérifier et d'adapter régulièrement les processus, en particulier pour les entreprises en croissance.

Gestion fonctionnelle des ressources

La documentation et la gestion des matériaux, du personnel et du capital établie par les besoins peuvent aider à économiser les coûts, à prévenir le gaspillage et à éviter les goulets d'étranglement.

Des chaînes d'approvisionnement fiables

Une coordination étroite avec les fournisseurs est importante pour une production efficace. Une chaîne d'approvisionnement résiliente peut aider à éviter les pénuries et les retards de matériel. Les entreprises devraient également compter sur des structures d'approvisionnement diversifiées et des solutions de secours.

Qualifications des employés

L’augmentation de l’efficacité ne se limite pas aux aspects structurels et techniques – la main-d’œuvre joue également un rôle important. Les entreprises allemandes doivent employer des spécialistes qualifiés. Les investissements dans la formation continue peuvent également garantir que l’équipe travaille efficacement en utilisant les technologies et les méthodes actuelles.

Des mesures numériques pour gagner en efficacité

La numérisation peut offrir aux entreprises allemandes un large éventail d’opportunités pour automatiser les processus, gagner du temps et réduire les coûts. Outre l’accélération évidente des processus de travail, la digitalisation permet également une meilleure qualité et transparence des données. Voici quelques mesures fiables à prendre :

• Automatisation des processus comptables : Des outils tels que Stripe Revenue Recognition des revenus automatisent la comptabilisation des transactions selon la comptabilité d’exercice. Cela peut permettre aux entreprises d’enregistrer leurs revenus selon les réglementations locales, de calculer rapidement leurs réserves, et de générer plus rapidement des états mensuels.
  
• Numérisation du traitement des : Stripe Tax calcule automatiquement les taux de taxes spécifiques à chaque pays, les collecte correctement, et fournit tous les documents nécessaires pour les remboursements de taxes ou les contrôles. En ce sens, les entreprises automatisent largement leur traitement des taxes.
  
• Processus de paiement numérique : Les entreprises qui envisagent de se développer dépendent particulièrement d'une infrastructure de paiement flexible. Avec Stripe Payments, les entreprises peuvent accepter des paiements dans le monde entier et proposer à leurs clients des modes de paiement préférés localement. Le traitement automatisé des paiements peut facilement être intégré dans les systèmes existants.
  
• Applications établies dans le cloud : Les solutions cloud peuvent permettre un accès flexible aux données et aux applications. Elles favorisent la collaboration inter-sites, permettent le travail mobile et peuvent améliorer la fiabilité grâce à des sauvegardes automatiques et des mises à jour régulières.
  
• Gestion de la relation client (CRM) : La gestion client numérique peut améliorer les processus de vente et de marketing. Un système CRM central aide à enregistrer les informations clients de manière structurée et à les utiliser de manière ciblée — comme pour les devis personnalisés ou les suivis de vente automatisés. Les entreprises peuvent également traiter plus efficacement les demandes soutenues car l'ensemble du processus de communication est traçable.
  
• IA et analyse de données : Les outils d'analyse intelligents aident les entreprises à évaluer efficacement de grandes quantités de données. Ils peuvent analyser en temps réel les chiffres de vente, les niveaux de stocks et le comportement client, permettant ainsi aux entreprises d'identifier très tôt les tendances. Les prévisions supportées par l'IA peuvent permettre de prévoir la demande avec plus de précision et de contrôler de manière proactive les processus de production.
  

Améliorations traitées pour gagner en efficacité

Les améliorations ciblées de processus peuvent être efficaces pour accroître l’efficacité d’une entreprise. En voici quelques exemples :

Automatisation des étapes manuelles de travail

En s’appuyant sur les possibilités numériques décrites ci-dessus, les entreprises devraient identifier les tâches de routine manuelles que les solutions automatisées peuvent remplacer. Il peut s’agir de saisies de données récurrentes, de processus d’approbation ou de notifications internes. Les domaines administratifs en particulier – tels que les RH, les achats et la gestion d’entrepôt – peuvent offrir aux entreprises la possibilité de réaliser des gains d’efficacité significatifs sans trop d’efforts.

Normalisation des processus

Les entreprises peuvent surveiller les processus normalisés plus efficacement que les processus non normalisés, ce qui peut permettre plus d’analyses et d’améliorations. La normalisation peut également réduire la dépendance d’une entreprise à l’égard des individus, car des normes clairement documentées peuvent aider à la délégation et à l’automatisation. La normalisation peut également faciliter la collaboration entre les départements et aider à la formation des nouveaux employés.

Collaboration transversale

Un meilleur réseautage entre les départements – tels que les ventes, la logistique et la comptabilité – peut accroître l’efficacité. Les plateformes numériques partagées peuvent également créer de la transparence et améliorer la coordination.

Examens réguliers des processus

Il est important de vérifier et d'évaluer continuellement les flux de travail existants pour assurer l'efficacité à long terme. Les marchés, les technologies et les exigences clients évoluent. Les processus qui fonctionnent aujourd'hui pourraient être dépassés demain. Les entreprises peuvent utiliser des examens structurés pour identifier les étapes inefficaces ou inutiles, intégrer de nouvelles exigences et maximiser le potentiel d'améliorations entreprises.

Exemples d'améliorations de l'efficacité

Fabrication : des processus de production flexibles

Autrefois, une entreprise moyenne de construction mécanique dépendait fortement de produits sur mesure, ce qui impliquait de remettre en place des processus de production exigeant un haut niveau de coordination.

En normalisant les assemblages et en introduisant un système de fabrication flexible, l’entreprise a pu réduire de moitié les temps de configuration, augmentant ainsi considérablement sa capacité de livraison. Parallèlement, l’entreprise a introduit un système établi dans le cloud qui surveille les niveaux de stocks en temps réel et déclenche automatiquement les commandes, réduisant ainsi les goulets d’étranglement et les surstocks.

Commerce de détail : systèmes points de vente numériques (PDV) et CRM

Une entreprise de commerce de détail comptant plusieurs succursales a dû composer avec un manque de campagnes d'escompte, de gestion des stocks et de données clients centralisées, ce qui a entraîné des étapes de travail en double, un inventaire incorrect et un potentiel de vente croisée sous-utilisé.

Suite à l’introduction d’un système de PDV numérique avec CRM intégré, l’entreprise a automatisé la gestion des stocks. De plus, l’entreprise a pu personnaliser les campagnes marketing pour les segments clients. La transparence sur le comportement d’achat des clients a aidé l’entreprise à gérer plus efficacement les gammes de produits des magasins et à réduire les efforts marketing gaspillés.

Santé : processus RH automatisés

Dans une clinique de réadaptation, les listes de tâches devaient auparavant être créées manuellement, ce qui entraînait des boucles de coordination récurrentes, des charges de travail inégales et de nombreuses heures supplémentaires.

La clinique a introduit un logiciel de formation numérique qui tient compte automatiquement des exigences juridiques, des demandes particulières et des qualifications. Cela a réduit la planification de 70 %. Parallèlement, la clinique a établi un système de gestion de la formation numérique qui rappelle automatiquement aux employés les certificats qui expirent et leur suggère des parcours d'apprentissage particuliers. Il s'agissait d'une étape importante vers l'obtention durable de compétences professionnelles.

Approvisionnement : une planification redirigée plus efficace grâce à l’IA

Une entreprise logistique était aux prises avec des coûts élevés de carburant et des retards de livraison.

Après la mise en place de l’optimisation redirigée supportée par l’IA, les temps de trajet ont diminué en moyenne de 15 %, et l’utilisation des véhicules a également considérablement augmenté. Le suivi en temps réel des véhicules permet aux clients d’accéder à des délais de livraison précis, conduisant à une plus grande satisfaction et à une meilleure planification.

Construction : gestion de projet mobile

Une entreprise peinait à documenter efficacement les projets et à garder catégorie des chantiers parallèles.

L'entreprise a commencé à utiliser une application mobile pour la coordination numérique des chantiers. Les employés peuvent désormais enregistrer des plans, des listes de tâches et des acceptations directement sur place, et ils sont synchronisés avec le système central. Cela a considérablement réduit le nombre de requêtes et de retards, tout en améliorant la transparence pour les clients.