En période de difficultés économiques, il est particulièrement important pour les entreprises d’examiner leurs opérations et de travailler à leur amélioration. L’amélioration de l’efficacité n’est pas un projet ponctuel, c’est un moyen déterminé d’assurer la compétitivité. Selon l’enquête sur la numérisation de 2025 de la Chambre de commerce et d’industrie allemande (DIHK), 65 % des entreprises allemandes utilisent la numérisation pour rendre leurs flux de travail plus efficients. Elles le font principalement pour réduire les coûts et permettre des modèles de travail plus flexibles.

Dans cet article, nous expliquons ce que signifie améliorer l’efficacité. Nous couvrons certaines raisons courantes pour lesquelles les entreprises sont moins efficientes qu’elles ne pourraient l’être et pourquoi l’amélioration de l’efficacité est particulièrement importante en période de récession. Nous fournissons également des mesures concrètes que vous pouvez prendre pour renforcer l’efficacité.

Contenu de cet article

• Que signifie améliorer l’efficacité pour les entreprises ?
  
• Pourquoi certaines entreprises manquent-elles d’efficacité ?
  
• Pourquoi l’amélioration de l’efficacité est-elle particulièrement importante en période de récession ?
  
• Mesures pour améliorer l’efficacité
  
• Exemples d’améliorations de l’efficacité
  

Que signifie améliorer l’efficacité pour les entreprises ?

Dans les pays germanophones, les termes « efficacité » et « efficacité » sont souvent utilisés comme synonymes. Cependant, ils sont différents l’un de l’autre. Par exemple, l’efficacité décrit le chemin vers un objectif. Lors de l’analyse de l’efficacité, les propriétaires d’entreprise doivent demander : « Faisons-nous les bonnes choses ? »

L’efficacité, quant à elle, consiste à maximiser la productivité sans utiliser de ressources supplémentaires. Une entreprise peut évaluer son efficacité en posant la question : « Faisons-nous les choses correctement ? »

Pour les entreprises, améliorer l’efficacité ne signifie pas atteindre de nouveaux objectifs ou conduire des améliorations. L’objectif est plutôt d’affiner les processus, structures ou procédures existants afin que l’entreprise économise du temps, de l’argent, des matériaux ou des ressources humaines (RH) sans compromettre la qualité.

Dans une étude récente, le McKinsey Global Institute (MGI) a examiné la croissance de la productivité en Allemagne, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Les auteurs ont souligné deux conclusions clés :

• Les améliorations deviennent de plus en plus importantes pour le succès de l’entreprise.
  
• L’efficacité reste importante pour le succès de l’entreprise.
  

Pour les entreprises en Allemagne, cela signifie que rester compétitif (même dans un environnement économique difficile) doit impliquer de remettre en question, d’affiner et de numériser constamment les processus internes. L’amélioration de l’efficacité peut réduire les coûts, raccourcir les délais, soulager les employés ou rendre les entreprises plus résilientes aux crises. Cela ne signifie pas toujours faire des changements radicaux. De nombreuses petites améliorations dans le cadre du « processus d’amélioration continue » (CIP) peuvent avoir des impacts majeurs lorsqu’elles sont réalisées simultanément.

Pourquoi certaines entreprises manquent-elles d’efficacité ?

L’efficacité est une clé du succès pour une entreprise, en particulier sur le marché international très concurrentiel. Cependant, de nombreuses entreprises allemandes n’utilisent pas de manière optimale leur potentiel d’efficacité pour diverses raisons. Un manque d’efficacité est souvent le résultat de structures et de processus qui se sont développés au sein de l’entreprise au fil du temps. À mesure que le temps passe, l’entreprise peut ne plus être en mesure de suivre la dynamique du marché.

Manque d’ajustements structurels

Les entreprises se développent grâce à de nouveaux produits et marchés ou au succès de domaines d’activité individuels. Cette croissance est fondamentalement positive mais comporte également des risques. Par exemple, l’entreprise peut ajouter de nouvelles tâches et responsabilités, mais les processus sous-jacents restent souvent inchangés. Les entreprises peuvent ne pas avoir le temps et les ressources pour développer ces processus de croissance. En conséquence, les processus établis ne fonctionnent plus avec l’efficacité habituelle.

Voici un exemple typique : un département passe de 5 à 20 employés en peu de temps. Cependant, les structures, les canaux de communication et l’infrastructure technique restent inchangés.

Processus peu clairs

Si les processus opérationnels ne sont pas définis clairement et sans ambiguïté, cela peut entraîner des malentendus, des retards et des duplications inutiles de tâches. Le manque de transparence peut rapidement devenir un problème, surtout à mesure que la complexité des processus métier augmente ou que de nouveaux employés doivent être formés. Des descriptions de processus peu claires peuvent rendre difficile la compréhension et la collaboration entre les membres de l’équipe.

Manque d’efficacité des ressources

Pour fonctionner efficacement, les entreprises doivent savoir quelles ressources sont disponibles et où elles sont nécessaires. Une étude commandée par le ministère fédéral de l’Économie et de l’Énergie (BMWE) montre que de nombreuses entreprises allemandes tentent d’améliorer l’efficacité des ressources pour réduire les coûts de production, réduire les déchets et protéger l’environnement. De 2017 à 2021, les entreprises allemandes ont pris des mesures d’efficacité qui ont permis d’économiser environ 6 % du matériel requis à l’origine. Une analyse de marché de 2023 par la DIHK confirme cette tendance. Selon l’analyse, les entreprises voient les économies de matériel comme la plus grande incitation aux ajustements de processus.

Technologie obsolète

Les machines, le matériel et les logiciels obsolètes peuvent également rendre les entreprises moins efficientes. Ceux qui ne disposent pas de l’équipement technique de base sont limités dans leur capacité à utiliser des technologies modernes, telles que l’intelligence artificielle (IA). Une enquête de 2025 auprès de plus de 550 entreprises industrielles allemandes commandée par l’association numérique Bitkom a révélé que près de la moitié des répondants voient un risque que les entreprises allemandes ratent la révolution de l’IA. Cependant, 42 % des entreprises industrielles allemandes utilisent déjà l’IA dans la production.

Chaînes d’approvisionnement inefficientes

La pandémie de COVID-19 et les tensions géopolitiques de ces dernières années ont montré la vulnérabilité de nombreuses chaînes d’approvisionnement. Les entreprises allemandes doivent coordonner étroitement la planification de la production avec les fournisseurs. Des solutions de secours doivent également être utilisées pour garantir que la production ne s’arrête pas, même en cas de goulots d’étranglement ou de retards de livraison.

Manque de flexibilité

Les petites et moyennes entreprises (PME) en Allemagne sont connues pour leur spécialisation. Cependant, cette force peut aussi devenir une faiblesse. Les processus de production hautement spécialisés manquent souvent de flexibilité. Si la demande fluctue ou si les exigences changent, l’adaptation des processus peut être coûteuse ou difficile.

Manque de spécialistes qualifiés

On discute souvent d’une pénurie de main-d’œuvre qualifiée en Allemagne. On oublie souvent qu’il y a une pénurie de personnel qualifié en particulier. La numérisation et l’automatisation ont imposé de nouvelles exigences aux employés. Les entreprises allemandes doivent soit embaucher du nouveau personnel (ce qui prend du temps), soit recycler et former davantage le personnel existant. Sinon, un manque de spécialistes qualifiés peut affecter négativement l’efficacité d’une entreprise.

Pourquoi l’amélioration de l’efficacité est-elle particulièrement importante en période de récession ?

Les prévisions économiques de l’Institut économique allemand (IW) prédisent une croissance pour toutes les grandes économies en 2025, y compris la Chine (4 %), les États-Unis (1,3 %) et la zone euro (0,8 %). L’économie allemande est la seule à avoir enregistré un déclin (en mai 2025) et devrait se contracter de 0,2 %. Cela signifie que l’Allemagne reste en récession. Une baisse avait déjà été notée les années précédentes : la plus grande économie d’Europe s’est contractée de 0,3 % en 2023 et de 0,2 % en 2024. Cette évolution est préoccupante pour les entreprises en Allemagne, car la dernière fois qu’il y a eu deux années consécutives de récession remonte à 2002 et 2003.

En période de récession, il est important pour les entreprises d’augmenter leur efficacité, car cela contribue directement à leur compétitivité. Lorsque les ventes stagnent ou diminuent, l’affinement des processus et les économies associées peuvent faire une différence majeure. L’amélioration de l’efficacité peut également signifier que les entreprises maximisent l’utilisation des capacités existantes et évitent le gaspillage.

Les périodes de récession peuvent également favoriser la croissance future. Les entreprises qui simplifient et modernisent leurs processus sont souvent mieux placées pour se remettre sur les rails rapidement à la fin de la récession. Par conséquent, l’efficacité est un facteur clé de survie dans une crise économique. En même temps, elle met les entreprises sur la voie d’un succès durable à l’avenir.

Mesures pour améliorer l’efficacité

Les entreprises allemandes peuvent prendre diverses mesures pour augmenter durablement l’efficacité. Des changements fondamentaux peuvent aider à construire une base pour le succès. Les solutions numériques peuvent permettre l’automatisation et la simplification des tâches complexes, et les améliorations continues des processus peuvent garantir que les processus restent simples et flexibles.

Changements fondamentaux pour améliorer l’efficacité

Voici quelques mesures recommandées pour améliorer l’efficacité qui peuvent aider les entreprises à s’attaquer aux causes courantes d’inefficacité :

Processus clairs

Tous les processus de travail doivent être définis étape par étape. En général, les processus opérationnels ne peuvent se dérouler sans erreur que s’ils sont clairement définis. Cela peut aider les entreprises à éviter les malentendus et les retards. Il est important de revoir et d’adapter régulièrement les processus, en particulier pour les entreprises en croissance.

Gestion fonctionnelle des ressources

La documentation et la gestion des matériaux, du personnel et du capital en fonction des besoins peuvent aider à réduire les coûts, à prévenir le gaspillage et à éviter les goulots d’étranglement. Pour cette raison, les entreprises doivent accorder une grande importance à une gestion efficace des ressources.

Chaînes d’approvisionnement fiables

Une coordination étroite avec les fournisseurs est importante pour une production efficiente. Une chaîne d’approvisionnement résiliente peut aider à éviter les pénuries de matériaux et les retards. Les entreprises doivent également s’appuyer sur des structures d’approvisionnement diversifiées et des solutions de secours.

Qualifications des employés

L’amélioration de l’efficacité ne concerne pas seulement les aspects structurels et techniques ; les effectifs jouent également un rôle important. Les entreprises allemandes doivent employer des spécialistes qualifiés. Les investissements dans la formation continue peuvent également garantir que l’équipe travaille efficacement en utilisant les technologies et méthodes actuelles.

Mesures numériques pour améliorer l’efficacité

La numérisation peut offrir aux entreprises allemandes un large éventail d’opportunités pour automatiser les processus, gagner du temps et réduire les coûts. En plus de l’accélération évidente des processus de travail, la numérisation permet également une meilleure qualité des données et une plus grande transparence. Voici quelques mesures fiables à prendre :

• Automatisation des processus comptables : Des outils tels que Stripe Revenue Recognition automatisent la comptabilité des transactions selon la comptabilité d’exercice. Cela peut permettre aux entreprises d’enregistrer les revenus conformément aux réglementations locales, de calculer rapidement leurs réserves et de générer plus rapidement des relevés mensuels.
  
• Numérisation du traitement fiscal : Stripe Tax calcule automatiquement les taux de taxe spécifiques à chaque pays, les collecte correctement et fournit tous les documents nécessaires pour les remboursements de taxes ou les audits. En ce sens, les entreprises automatisent en grande partie leur traitement fiscal.
  
• Processus de paiement numériques : Les entreprises qui prévoient de se développer sont particulièrement dépendantes d’une infrastructure de paiement flexible. Avec Stripe Payments, les entreprises peuvent accepter des paiements dans le monde entier et offrir à leurs clients les moyens de paiement préférés localement. Le traitement automatisé des paiements peut être facilement intégré aux systèmes existants.
  
• Applications basées sur le cloud : Les solutions cloud peuvent permettre un accès flexible aux données et aux applications. Elles favorisent la collaboration entre sites, permettent le travail mobile et peuvent améliorer la fiabilité grâce à des sauvegardes automatiques et des mises à jour régulières.
  
• Gestion de la relation client (CRM) : La gestion numérique des clients peut améliorer les processus de vente et de marketing. Un système CRM central permet d’enregistrer les informations client de manière structurée et de les utiliser de manière ciblée (par exemple pour des devis personnalisés ou des suivis de vente automatisés). Les entreprises peuvent également traiter les demandes adressées au service de support plus efficacement car l’ensemble du processus de communication est traçable.
  
• IA et analyse de données : Des outils d’analyse intelligents aident les entreprises à évaluer efficacement de grandes quantités de données. Ils peuvent analyser les chiffres de vente, les niveaux de stock et le comportement des clients en temps réel, permettant aux entreprises d’identifier les tendances tôt. Les prévisions soutenues par l’IA peuvent permettre de prédire la demande avec plus de précision et de contrôler de manière proactive les processus de production.
  

Améliorations des processus pour augmenter l’efficacité

Des améliorations ciblées des processus peuvent être efficaces pour augmenter l’efficacité d’une entreprise. Voici quelques exemples :

Automatisation des étapes de travail manuelles

S’appuyant sur les opportunités numériques décrites ci-dessus, les entreprises devraient identifier les tâches manuelles de routine que les solutions automatisées peuvent remplacer. Celles-ci peuvent inclure des saisies de données récurrentes, des processus d’approbation ou des notifications internes. Les domaines administratifs en particulier (tels que les RH, les achats et la gestion des entrepôts) peuvent offrir aux entreprises la possibilité de gains d’efficacité significatifs avec peu d’effort.

Standardisation des processus

Les entreprises peuvent surveiller les processus standardisés plus efficacement que ceux qui ne le sont pas, ce qui peut permettre plus d’analyse et d’amélioration. La standardisation peut également réduire la dépendance d’une entreprise vis-à-vis des individus, car des normes clairement documentées peuvent aider à la délégation et à l’automatisation. La standardisation peut également faciliter la collaboration entre les départements et aider à la formation des nouveaux employés.

Collaboration interfonctionnelle

Un meilleur réseautage entre les départements (tels que les ventes, la logistique et la comptabilité) peut augmenter l’efficacité. Les plateformes numériques partagées peuvent également créer de la transparence et améliorer la coordination.

Revues régulières des processus

L’examen et l’évaluation continus des flux de travail existants sont importants pour garantir l’efficacité à long terme. Les marchés, les technologies et les exigences des clients évoluent. Les processus qui fonctionnent aujourd’hui pourraient être obsolètes demain. Les entreprises peuvent utiliser des revues structurées pour identifier les étapes inefficientes ou inutiles, intégrer de nouvelles exigences et maximiser le potentiel d’amélioration de l’entreprise.

Exemples d’améliorations de l’efficacité

Fabrication : des processus de production flexibles

Une entreprise de construction mécanique de taille moyenne s'appuyait autrefois fortement sur des produits sur mesure, ce qui impliquait de réorganiser les processus de production à chaque fois, nécessitant un niveau élevé de coordination.

En standardisant les assemblages et en introduisant un système de fabrication flexible, l’entreprise a pu réduire de moitié les temps de configuration, augmentant considérablement sa fonctionnalité de livraison. Parallèlement, l’entreprise a introduit un système établi sur le cloud qui surveille les niveaux de stock en temps réel et déclenche automatiquement les commandes, réduisant ainsi les goulots d’étranglement et les surstocks.

Commerce en ligne : systèmes numériques de point de vente (PDV) et CRM

Une entreprise commerce en ligne ayant plusieurs agence a dû faire face à un manque de campagnes de remises coordonnées au niveau central, de gestion des stocks et de données clients. Cela a entraîné des étapes de travail en double, des stocks incorrects et un potentiel de vente croisée sous-utilisé.

Suite à l'introduction d'un système de PDV numérique avec CRM intégrer, l'entreprise a automatisé la gestion des stocks. Supplémentaire, l'entreprise a pu personnaliser ses campagnes marketing pour des segments de clientèle. La transparence sur le comportement d'achat des clients a aidé l'entreprise à gérer plus efficacement les gammes de produits des magasins et à réduire le gaspillage d'efforts marketing.

Santé : processus RH automatisés

Dans une clinique de réadaptation, les listes de service devaient auparavant être créées manuellement, ce qui entraînait des boucles de coordination récurrentes, des charges de travail inégales et de nombreuses heures supplémentaires.

La clinique a mis en place un logiciel de formation numérique, qui prend automatiquement en compte les exigences juridique, les requête entrepreneur individuel et les qualifications. Cela a réduit la planification de 70 %. Parallèlement, la clinique a mis en place un système numérique de gestion de la formation qui rappelle automatiquement aux employés les certificats expirés et suggère des parcours d’apprentissage entrepreneur individuel. Il s’agissait d’une étape importante vers l’obtention durable des compétences professionnelles.

Logistique : une planification d’acheminer plus efficace grâce à l’IA

Une entreprise de logistique était confrontée à des coûts élevés de carburant et à des retards de livraison.

Après l’introduction de l’optimisation de l’acheminement des itinéraires assistée par IA, les temps de trajet ont été réduits en moyenne de 15 %, et l’utilisation des véhicules a également augmenté de manière significative. Le suivi en temps réel des véhicules permet aux clients d’accéder à des horaires de livraison précis, ce qui améliore la satisfaction et facilite la planification.

Construction : gestion de projet mobile

Une entreprise de construction avait du mal à documenter efficacement ses projets et à suivre les chantiers parallèles.

L'entreprise a commencé à utiliser une application mobile pour la coordination numérique des chantiers. Les employés peuvent désormais enregistrer les offres, les listes de tâches et les acceptations directement sur place, et ils sont synchronisés avec le système central. Cela a considérablement réduit le nombre de requêtes et de retards, tout en améliorant la transparence pour les clients.