En période de difficultés économiques, il est particulièrement important pour les entreprises d’examiner leurs opérations et de s’efforcer de les améliorer. Accroître l’efficacité n’est pas un projet ponctuel, c’est un moyen délibéré d’assurer la compétitivité. Selon l’enquête de la Chambre allemande de commerce et secteur (DIHK) sur la numérisation 2025, 65 % des entreprises allemandes utilisent la numérisation pour rendre leurs flux de travail plus efficaces. Elles le font principalement pour réduire les coûts et permettre des modèles de travail plus flexibles.

Dans cet article, nous expliquons ce que signifie augmenter l'efficacité. Nous expliquons certaines raisons courantes pour lesquelles les entreprises sont moins efficaces qu'elles ne pourraient l'être et pourquoi l'amélioration de l'efficacité est particulièrement importante en période de récession. Nous fournissons également quelques mesures concrètes que vous pouvez prendre pour améliorer l'efficacité.

Qu'y a-t-il dans cet article ?

• Qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises d’augmenter leur efficacité ?
  
• Pourquoi certaines entreprises manquent-elles d’efficacité ?
  
• Pourquoi l’augmentation de l’efficacité est-elle particulièrement importante en période de récession ?
  
• Mesures visant à accroître l’efficacité
  
• Exemples d’améliorations de l’efficacité
  

Qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises d’augmenter leur efficacité ?

Dans les pays germanophones, les conditions « efficacité » et « efficience » sont souvent utilisés comme synonymes. Cependant, ils sont différents l’un de l’autre. Par exemple, l’efficacité décrit le chemin vers un objectif. Lorsqu’ils analysent l’efficacité, les propriétaires d’entreprise doivent se demander : « Faisons-nous les bonnes choses ? »

L'efficacité, quant à elle, consiste à maximiser la productivité sans utiliser de ressources supplémentaires. Une entreprise peut évaluer son efficacité en se posant la question : « Faisons-nous les choses correctement ? »

Pour les entreprises, accroître l’efficacité ne signifie pas atteindre de nouveaux objectifs ou conduire à des améliorations. L’objectif est plutôt d’affiner les processus, structures ou procédures existants afin que l’entreprise économise du temps, de l’argent, des matériaux ou des ressources humaines (RH) sans compromettre la qualité.

Dans une étude récente, le McKinsey Global Institute (MGI) a examiné la croissance de la productivité en Allemagne, aux États-Unis et au Le Royaume-Uni.

• Les améliorations deviennent de plus en plus importantes pour la réussite des entreprises.
  
• L’efficacité reste importante pour la réussite des entreprises.
  

Pour les entreprises allemandes, cela signifie que pour rester compétitives, même dans un environnement économique difficile, il faut constamment remettre en question, affiner et numériser les processus internes. Une efficacité accrue peut réduire les coûts, raccourcir les délais, alléger la charge de travail des employés ou rendre les entreprises plus résilientes aux crises. Cela ne signifie pas toujours apporter des changements radicaux. De nombreuses petites améliorations dans ce que l’on appelle le « processus d’amélioration continue » (CIP) peuvent avoir des impacts majeurs lorsqu’elles sont effectuées simultanément.

Pourquoi certaines entreprises manquent-elles d’efficacité ?

L'efficacité est la clé du succès d'une entreprise, en particulier sur le marché international hautement concurrentiel. Cependant, de nombreuses entreprises allemandes n'utilisent pas au mieux leur potentiel d'efficacité pour diverses raisons. Un manque d'efficacité est souvent le résultat de structures et de processus qui se sont développés au sein de l'entreprise au fil du temps. Avec le temps, l'entreprise peut ne plus être en mesure de suivre la dynamique du marché.

Absence d’réajustement structurels

Les entreprises se développent grâce à de nouveaux produits et marchés ou au succès de entrepreneur individuel secteurs d'entreprises. Cette croissance est fondamentalement positive, mais comporte également des risques. Par exemple, l'entreprise peut ajouter de nouvelles tâches et responsabilités, mais les processus sous-jacents restent souvent inchangés. Les entreprises peuvent ne pas avoir le temps et les ressources nécessaires pour développer ces processus de croissance. Par conséquent, les processus établis ne fonctionnent plus avec l'efficacité habituelle.

Voici un exemple typique : un service passe de 5 à 20 employés en peu de temps. Cependant, les structures, les canaux de communication et l’infrastructure technique restent inchangés.

Processus peu clairs

Si les processus opérationnels ne sont pas clairement et sans ambiguïté définis, cela peut entraîner des malentendus, des retards et des chevauchements inutiles de tâches. Le manque de transparence peut rapidement devenir un problème, d'autant plus que la complexité des processus entreprise augmente ou que de nouveaux employés doivent être formés. Des descriptions de processus peu claires peuvent compliquer la compréhension et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Manque d’efficacité des ressources

Pour fonctionner efficacement, les entreprises doivent savoir quelles ressources sont disponibles et où elles sont nécessaires. Une étude commandée par le ministère fédéral de l’Économie et de l’Énergie (BMWE) montre que de nombreuses entreprises allemandes tentent d’améliorer l’efficacité des ressources afin de réduire les coûts de production, de réduire les déchets et de protéger l’environnement. De 2017 à 2021, les entreprises allemandes ont pris des mesures d’efficacité qui ont permis d’économiser environ 6 % des matériaux nécessaires à l’origine. Une analyse de marché réalisée par le DIHK en 2023 confirme cette tendance. Selon l’analyse, les entreprises considèrent les économies de matériaux comme la plus grande incitation à l’réajustement des processus.

Technologie obsolète

Les machines, le matériel et les logiciels obsolètes peuvent également rendre les entreprises moins efficaces. Ceux qui ne disposent pas des équipements techniques de base sont limités dans leur capacité à utiliser les technologies modernes, telles que l’intelligence artificielle (IA). Une enquête réalisée en 2025 auprès de plus de 550 entreprises industrielles allemandes à la demande de l’association numérique Bitkom a révélé que près de la moitié des répondants voient un risque que les entreprises allemandes passent à côté de la révolution de l’IA. Cependant, 42 % des entreprises industrielles allemandes utilisent déjà l’IA dans la production.

Chaînes d’approvisionnement inefficaces

La pandémie de COVID-19 et les tensions géopolitiques de ces dernières années ont montré la vulnérabilité de nombreuses chaînes d'approvisionnement. Les entreprises allemandes doivent coordonner étroitement la planification de la production avec les fournisseurs. Des solutions de secours doivent également être utilisées pour s'assurer que la production ne s'arrête pas, même en événement de goulots d'étranglement ou de retards de livraison.

Manque de flexibilité

En Allemagne, les petites et moyennes entreprises (PME) sont reconnues pour leur spécialisation. Cependant, cette force peut également devenir une faiblesse. Les processus de production hautement spécialisés manquent souvent de flexibilité. Si la demande fluctue ou les besoins évoluent, l’adaptation des processus peut être coûteuse ou difficile.

Manque de spécialistes qualifiés

Les Allemands parlent souvent de pénurie de main-d’œuvre qualifiée dans le pays. Ils ignorent souvent qu’il y a pénurie de personnel qualifié en particulier. La numérisation et l’automatisation ont imposé de nouvelles exigences aux employés. Les entreprises allemandes doivent soit embaucher du nouveau personnel, ce qui prend du temps, soit recycler et former davantage le personnel existant. Sinon, le manque de spécialistes qualifiés peut nuire à l’efficacité d’une entreprise.

Pourquoi l’augmentation de l’efficacité est-elle particulièrement importante en période de récession ?

Les prévisions économiques de l’Institut économique allemand (IW) prévoient une croissance pour toutes les grandes économies en 2025, y compris la Chine (4 %), les États-Unis (1 3 %) et la zone euro (0 8 %). Seule l’économie allemande a enregistré un refus de paiement (en mai 2025) et devrait reculer de 0 2 %. Cela signifie que l’Allemagne reste en récession. Une diminution a déjà été notée les années précédentes : la première économie européenne a reculé de 0 3 % en 2023 et de 0 2 % en 2024. Cette évolution est préoccupante pour les entreprises allemandes, car la dernière fois qu’il y a eu deux années consécutives de récession remonte à 2002 et 2003.

En période de récession, il est important pour les entreprises d’accroître leur efficacité, car cela contribue directement à leur compétitivité. Lorsque les ventes stagnent ou refus de paiement, les processus d’affinage et les économies associées peuvent faire une différence majeure. Une efficacité accrue peut également signifier que les entreprises maximisent l’utilisation des capacités existantes et évitent le gaspillage.

Les périodes de récession peuvent également stimuler la croissance future. Les entreprises qui simplifient et modernisent leurs processus sont souvent mieux placées pour se remettre rapidement sur les filière à la fin de la récession. Par conséquent, l'efficacité est un facteur clé de survie en cas de crise économique. En même temps, elle met les entreprises sur la voie du succès durable à l'avenir.

Mesures visant à accroître l’efficacité

Les entreprises allemandes peuvent prendre diverses mesures pour accroître leur efficacité de manière durable. Des changements fondamentaux peuvent contribuer à jeter les bases de la réussite. Les solutions numériques peuvent permettre l’automatisation et la simplification de tâches complexes, et les améliorations continues des processus peuvent garantir que les processus restent lents et flexibles.

Changements fondamentaux pour gagner en efficacité

Voici quelques mesures recommandées pour accroître l’efficacité qui peuvent aider les entreprises à s’attaquer aux raisons courantes de l’inefficacité :

Processus clairs

Tous les processus de travail doivent être définis étape par étape. En général, les processus opérationnels ne peuvent se dérouler sans erreur que s'ils sont clairement décrits. Cela peut aider les entreprises à éviter les malentendus et les retards. Il est important de vérifier et d'adapter régulièrement les processus, en particulier pour les entreprises en croissance.

Gestion fonctionnelle des ressources

La documentation et la gestion établi sur les besoins des matériaux, du personnel et du capital peuvent aider à économiser les coûts, à prévenir le gaspillage et à éviter les goulots d'étranglement. Pour cette raison, les entreprises doivent accorder une grande importance à une gestion efficace des ressources.

Des chaînes d’approvisionnement fiables

Une coordination étroite avec les fournisseurs est importante pour une production efficace. Une chaîne logistique résiliente peut aider à éviter les pénuries et les retards de matériaux. Les entreprises doivent également s’appuyer sur des structures d’approvisionnement diversifiées et des solutions de secours.

Qualifications des employés

L’augmentation de l’efficacité ne concerne pas seulement les aspects structurels et techniques, la main-d’œuvre joue également un rôle important. Les entreprises allemandes doivent employer des spécialistes qualifiés. Les investissements dans la formation continue peuvent également garantir que l’équipe travaille efficacement en utilisant les technologies et les méthodes actuelles.

Mesures numériques pour accroître l’efficacité

La numérisation peut offrir aux entreprises allemandes un large éventail d’opportunités d’automatiser les processus, de gagner du temps et de réduire les coûts. Outre l’accélération évidente des processus de travail, la numérisation permet également d’améliorer la qualité et la transparence des données. Voici quelques mesures fiables à prendre :

• Automatisation des processus compte : des outils tels que Stripe Revenue Recognition automatisent la compte des transactions selon la comptabilité d’exercice. Cela peut permettre aux entreprises d’enregistrer leurs revenus conformément aux réglementations locales, de calculer rapidement leurs réserves et de générer plus rapidement des relevés mensuels.
  
• Numérisation du traiter taxer : Stripe Tax calcule automatiquement les taux de taxe spécifiques à chaque pays, les collecter correctement et fournit tous les documents nécessaires pour les remboursements ou les contrôles taxer. En ce sens, les entreprises automatisent largement leur traiter taxer.
  
• Processus de paiement numérique : les entreprises qui envisagent de se développer dépendent particulièrement d’une infrastructure de paiement flexible. Avec Stripe Payments, les entreprises peuvent accepter des paiements dans le monde entier et proposer à leurs clients des moyens de paiement préférés localement. Le traitement automatisé des paiements peut facilement être intégrer aux systèmes existants.
  
• Formulaire d'inscription établi sur le cloud : les solutions cloud peuvent permettre un accès flexible aux données et aux formulaire d'inscription. Elles favorisent la collaboration entre les sites, permettent le travail mobile et peuvent améliorer la fiabilité grâce à des sauvegardes automatiques et des mises à jour régulières.
  
• Gestion de la relation client (CRM) : la gestion numérique de la clientèle peut améliorer les processus de vente et de marketing. Un système CRM central permet d’enregistrer les informations des clients de manière structurée et de les utiliser de manière ciblée, par exemple pour des devis personnalisés ou des suivis de vente automatisés. Les entreprises peuvent également traiter les requête service d'assistance plus efficacement car l’ensemble du processus de communication est traçable.
  
• IA et analyse de données : des outils d’analyse intelligents aident les entreprises à évaluer efficacement de grandes quantités de données. Ils peuvent analyser les chiffres de vente, les niveaux de stock et le comportement des clients en temps réel, ce qui permet aux entreprises d’identifier rapidement les tendances. Les prévisions prendre en charge par l’IA peuvent permettre de prévoir la demande avec plus de précision et de contrôler de manière proactive les processus de production.
  

Amélioration des processus pour gagner en efficacité

Des améliorations ciblées des processus peuvent être efficaces pour accroître l’efficacité d’une entreprise. En voici quelques exemples :

Automatisation des étapes manuelles de travail

En s’appuyant sur les opportunités numériques décrites ci-dessus, les entreprises doivent identifier les tâches de routine manuelles que les solutions automatisées peuvent remplacer. Il peut s’agir de saisies de données récurrentes, de processus d’approbation ou de notifications internes. Les domaines administratifs en particulier, tels que les RH, les achats et la gestion d’entrepôt, peuvent offrir aux entreprises la possibilité de réaliser des gains d’efficacité significatifs avec peu d’efforts.

Normalisation des processus

Les entreprises peuvent surveiller les processus standardisés plus efficacement que les processus non standardisés, ce qui peut permettre plus d’analyses et d’améliorations. La normalisation peut également réduire la dépendance d’une entreprise à l’égard des entrepreneur individuel, car des normes clairement documentées peuvent faciliter la délégation et l’automatisation. La normalisation peut également faciliter la collaboration entre les services et aider à former de nouveaux employés.

Collaboration transverse :

Un meilleur réseautage entre les services, tels que les ventes, la logistique et la compte, peut accroître l’efficacité. Les plateformes numériques partagées peuvent également créer de la transparence et améliorer la coordination.

Vérifier réguliers des processus

L'vérifier et l'évaluation continus des flux de travail existants sont importants pour garantir l'efficacité à long terme. Les marchés, les technologies et les exigences des clients évoluent. Les processus qui fonctionnent aujourd'hui pourraient être obsolètes demain. Les entreprises peuvent utiliser des vérifier structurés pour identifier les étapes inefficaces ou inutiles, intégrer de nouvelles exigences et maximiser le potentiel d'améliorations commerciales.

Exemples d’améliorations de l’efficacité

Fabrication : des processus de production flexibles

Une entreprise de construction mécanique de taille moyenne s'appuyait autrefois fortement sur des produits sur mesure, ce qui impliquait de réorganiser les processus de production à chaque fois, nécessitant un niveau élevé de coordination.

En standardisant les assemblages et en introduisant un système de fabrication flexible, l’entreprise a pu réduire de moitié les temps de configuration, augmentant considérablement sa fonctionnalité de livraison. Parallèlement, l’entreprise a introduit un système établi sur le cloud qui surveille les niveaux de stock en temps réel et déclenche automatiquement les commandes, réduisant ainsi les goulots d’étranglement et les surstocks.

Commerce en ligne : systèmes numériques de point de vente (PDV) et CRM

Une entreprise commerce en ligne ayant plusieurs agence a dû faire face à un manque de campagnes de remises coordonnées au niveau central, de gestion des stocks et de données clients. Cela a entraîné des étapes de travail en double, des stocks incorrects et un potentiel de vente croisée sous-utilisé.

Suite à l'introduction d'un système de PDV numérique avec CRM intégrer, l'entreprise a automatisé la gestion des stocks. Supplémentaire, l'entreprise a pu personnaliser ses campagnes marketing pour des segments de clientèle. La transparence sur le comportement d'achat des clients a aidé l'entreprise à gérer plus efficacement les gammes de produits des magasins et à réduire le gaspillage d'efforts marketing.

Santé : processus RH automatisés

Dans une clinique de réadaptation, les listes de service devaient auparavant être créées manuellement, ce qui entraînait des boucles de coordination récurrentes, des charges de travail inégales et de nombreuses heures supplémentaires.

La clinique a mis en place un logiciel de formation numérique, qui prend automatiquement en compte les exigences juridique, les requête entrepreneur individuel et les qualifications. Cela a réduit la planification de 70 %. Parallèlement, la clinique a mis en place un système numérique de gestion de la formation qui rappelle automatiquement aux employés les certificats expirés et suggère des parcours d’apprentissage entrepreneur individuel. Il s’agissait d’une étape importante vers l’obtention durable des compétences professionnelles.

Logistique : une planification d’acheminer plus efficace grâce à l’IA

Une entreprise de logistique était confrontée à des coûts élevés de carburant et à des retards de livraison.

Après l'introduction de service de support l'optimisation des acheminer basée sur l'IA, les temps de trajet ont diminué en moyenne de 15 % et l'utilisation du véhicule a également augmenté de manière significative. Le filière des véhicules en temps réel permet aux clients d'accéder à des délais de livraison précis, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction et une meilleure planification.

Construction : gestion de projet mobile

Une entreprise de construction a eu du mal à documenter efficacement les projets et à filière les chantiers parallèles.

L'entreprise a commencé à utiliser une application mobile pour la coordination numérique des chantiers. Les employés peuvent désormais enregistrer les offres, les listes de tâches et les acceptations directement sur place, et ils sont synchronisés avec le système central. Cela a considérablement réduit le nombre de requêtes et de retards, tout en améliorant la transparence pour les clients.