I ekonomiskt svåra tider är det särskilt viktigt för företag att granska sin verksamhet och arbeta för att förbättra den. Att öka effektiviteten är inte ett engångsprojekt – det är ett målmedvetet sätt att säkerställa konkurrenskraften. Enligt den tyska handels- och branschkammarens (DIHK) digitaliseringsundersökning 2025 använder 65 % av de tyska företagen digitalisering för att effektivisera sina arbetsflöden. De gör det främst för att minska kostnaderna och möjliggöra mer flexibla arbetsmodeller.

I den här artikeln förklarar vi vad det innebär att öka effektiviteten. Vi tar upp några vanliga orsaker till att företag är mindre effektiva än de skulle kunna vara och varför det är särskilt viktigt att öka effektiviteten under en lågkonjunktur. Vi ger också några konkreta åtgärder du kan vidta för att öka effektiviteten.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär det för företag att öka effektiviteten?
  
• Varför brister vissa företag i effektivitet?
  
• Varför är det särskilt viktigt att öka effektiviteten under en lågkonjunktur?
  
• Åtgärder för att öka effektiviteten
  
• Exempel på effektivitetsförbättringar
  

Vad innebär det för företag att öka effektiviteten?

I tysktalande länder används ofta orden ”effektivitet” och ”effektfullhet” synonymt. De skiljer sig dock åt. Till exempel beskriver effektivitet vägen till ett mål. När företag analyserar effektiviteten bör de fråga: ”Gör vi rätt saker?”

Effektfullhet handlar å andra sidan om att maximera produktiviteten utan att använda extra resurser. Ett företag kan utvärdera sin effektfullhet genom att ställa frågan: ”Gör vi saker och ting rätt?”

För företag innebär ökad effektfullhet inte att man uppnår nya mål eller driver förbättringar, utan målet är att förfina befintliga processer, strukturer eller rutiner så att företaget sparar tid, pengar, material eller personal utan att kompromissa med kvaliteten.

I en nyligen genomförd studie undersökte McKinsey Global Institute produktivitetstillväxten i Tyskland, USA och Storbritannien.

• Förbättringar blir allt viktigare för företagens framgång.
  
• Effektivitet är fortfarande viktigt för företagets framgång.
  

För företag i Tyskland innebär detta att konkurrenskraft – även i en svår ekonomisk miljö – konsekvent måste ifrågasätta, förfina och digitalisera interna processer. Att öka effektfullheten kan minska kostnaderna, förkorta ledtiderna, minska bördan för de anställda eller göra företag mer motståndskraftiga mot kriser. Detta innebär inte alltid att göra radikala förändringar. Många små förbättringar i den så kallade ”ständiga förbättringsprocessen” (CIP) kan ha stor inverkan när de görs samtidigt.

Varför brister vissa företag i effektivitet?

Effektivitet är nyckeln till framgång för ett företag, särskilt på den mycket konkurrensutsatta internationella marknaden. Många tyska företag utnyttjar dock inte sin effektivitetspotential optimalt av olika skäl. Bristande effektivitet är ofta ett resultat av strukturer och processer som utvecklats inom företaget med tiden. Med tiden kanske företaget inte längre kan hålla jämna steg med dynamiken på marknaden.

Brist på strukturanpassningar

Företag växer genom nya produkter och marknader eller enskilda firmors framgångar. Denna tillväxt är i grunden positiv men medför också risker. Företaget kan till exempel lägga till nya uppgifter och ansvarsområden, men de underliggande processerna förblir ofta orörda. Företag kanske inte har tid och resurser att utveckla dessa tillväxtprocesser. Till följd av detta fungerar etablerade processer inte längre med den vanliga effektiviteten.

Här är ett typiskt exempel: En avdelning växer från 5 till 20 anställda på kort tid, men strukturerna, kommunikationskanalerna och den tekniska infrastrukturen förblir oförändrade.

Otydliga processer

Om de operativa processerna inte är tydligt och entydigt definierade kan det leda till missförstånd, förseningar och onödigt dubbelarbete. Bristen på transparens kan snabbt bli ett problem, särskilt när komplexiteten i de behandlade företagen ökar eller nya medarbetare behöver utbildas. Otydliga processbeskrivningar kan göra det svårt för teammedlemmarna att förstå och samarbeta med varandra.

Bristande resurseffektivitet

För att kunna bedriva en effektiv verksamhet måste företag veta vilka resurser som finns tillgängliga och var de behövs. En studie som gjorts på uppdrag av det federala ministeriet för ekonomi och energi (BMWE) visar att många tyska företag försöker förbättra resurseffektiviteten för att sänka produktionskostnaderna, minska avfallet och skydda miljön. Från 2017 till 2021 vidtog tyska företag effektivitetsåtgärder som ledde till besparingar på cirka 6 % av det material som ursprungligen krävdes. En marknadsanalys från 2023 från DIHK bekräftar denna trend. Enligt analysen ser företag materialbesparingar som det största incitamentet för anpassning av processer.

Föråldrad teknik

Föråldrade maskiner, hårdvara och mjukvara kan också leda till att företag blir mindre effektiva. De som inte har den grundläggande tekniska utrustningen är begränsade i sin kapacitet att använda modern teknik, till exempel artificiell intelligens (AI). En undersökning från 2025 av mer än 550 tyska industriföretag på uppdrag av den digitala organisationen Bitkom visade att nästan hälften av de tillfrågade ser en risk för att tyska företag går miste om AI-revolutionen. 42 % av tyska industriföretag använder dock redan AI i produktionen.

Ineffektiva leveranskedjor

Covid-19-pandemin och de geopolitiska spänningarna under de senaste åren har visat att många leveranskedjor är sårbara. Tyska företag bör samordna produktionsplaneringen med leverantörer. Reservlösningar bör också användas för att säkerställa att produktionen inte upphör, även i händelse av flaskhalsar eller förseningar i leveransen.

Brist på flexibilitet

Små och medelstora företag i Tyskland är kända för sin specialisering. Men denna styrka kan också bli en svaghet. Högspecialiserade produktionsprocesser saknar ofta flexibilitet. Om efterfrågan fluktuerar eller kraven förändras kan det vara kostsamt eller utmanande att anpassa processerna.

Brist på kvalificerade specialister

I Tyskland diskuterar man ofta bristen på kvalificerad arbetskraft i landet. Man förbiser ofta att det särskilt råder brist på kvalificerad personal. Digitalisering och automatisering har ställt nya krav på de anställda. Tyska företag måste antingen anställa ny personal – vilket tar tid – eller omskola och vidareutbilda befintlig personal. Annars kan bristen på kvalificerade specialister påverka ett företags effektivitet negativt.

Varför är det särskilt viktigt att öka effektiviteten under en lågkonjunktur?

I Tysklands ekonomiska instituts (IW) ekonomiska prognos förutspås tillväxten för alla större ekonomier 2025, inklusive Kina (4 %), USA (1,3 %) och euroområdet (0,8 %). Den tyska ekonomin var den enda som noterade minskningar (i maj 2025) och förväntas krympa med 0,2 %. Detta innebär att Tyskland fortfarande befinner sig i en lågkonjunktur. En minskning noterades redan tidigare år: Europas största ekonomi krympte med 0,3 % 2023 och med 0,2 % 2024. Denna utveckling är oroväckande för företag i Tyskland, eftersom den senaste gången det skedde två år i rad var 2002 och 2003.

I tider av lågkonjunktur är det viktigt för företag att öka sin effektivitet, eftersom detta direkt bidrar till deras konkurrenskraft. När försäljningen stagnerar eller nekade betalningar kan finjusteringsprocesser och de besparingar som är förknippade med dem göra stor skillnad. Att öka effektiviteten kan också innebära att företag maximerar användningen av befintlig kapacitet och undviker slöseri.

Lågkonjunkturer kan också förbättra den framtida tillväxten. Företag som förenklar och moderniserar sina processer har ofta bättre förutsättningar att snabbt komma tillbaka till kategorin när lågkonjunkturen är över. Därför är effektivitet en nyckelfaktor för att överleva i en ekonomisk kris. Samtidigt sätter det företag på rätt kurs för hållbar framgång i framtiden.

Åtgärder för att öka effektiviteten

Tyska företag kan vidta en mängd olika åtgärder för att öka effektiviteten på ett hållbart sätt. Grundläggande förändringar kan bidra till att bygga en grund för framgång. Digitala lösningar kan möjliggöra automatisering och förenkling av komplexa uppgifter, och kontinuerliga förbättringar av behandlade processer kan säkerställa att processerna förblir smidiga och flexibla.

Grundläggande förändringar för ökad effektivitet

Här är några rekommenderade åtgärder för att öka effektiviteten som kan hjälpa företag att hantera vanliga orsaker till ineffektivitet:

Tydliga processer

Alla arbetsprocesser bör definieras steg för steg. Operativa processer kan i allmänhet endast köras felfritt när de är tydligt beskrivna. Detta kan hjälpa företag att undvika missförstånd och förseningar. Det är viktigt att granska och anpassa processer regelbundet, särskilt för växande företag.

Funktionell resurshantering

Dokumentation och baserad hantering av material, personal och medel kan bidra till att spara kostnader, förhindra slöseri och undvika flaskhalsar. Därför bör företag lägga stor vikt vid effektiv resurshantering.

Pålitliga leveranskedjor

Nära samordning med leverantörer är viktigt för effektiv produktion. En motståndskraftig leveranskedja kan bidra till att undvika materialbrist och förseningar. Företag bör också förlita sig på diversifierade leveransstrukturer och reservlösningar.

Anställdas kvalifikationer

Att öka effektiviteten handlar inte bara om strukturella och tekniska aspekter – arbetskraften spelar också en viktig roll. Tyska företag måste anställa kvalificerade specialister. Investeringar i fortbildning kan också säkerställa att teamet arbetar effektivt med hjälp av aktuell teknik och aktuella metoder.

Digitala åtgärder för att öka effektiviteten

Digitalisering kan erbjuda tyska företag en rad olika möjligheter att automatisera processer, spara tid och minska kostnaderna. Utöver den uppenbara accelerationen av arbetsprocesser möjliggör digitaliseringen också bättre datakvalitet och transparens. Här är några pålitliga åtgärder att vidta:

• Automatisering av redovisningsprocesser: Verktyg som Stripe Intäktsredovisning automatiserar redovisningen av transaktioner enligt periodiserad redovisning. Detta kan göra det möjligt för företag att redovisa intäkter enligt lokala bestämmelser, snabbt beräkna sina reserver och snabbare generera månatliga rapporter.
  
• Digitalisering av behandling av skatter: Stripe Tax beräknar automatiskt landsspecifika skatter, tar ut dem korrekt och tillhandahåller alla nödvändiga dokument för återbetalning eller revision av skatt. På så sätt automatiserar företag i stor utsträckning sin behandling av skatter.
  
• Digitala betalningar: Företag som planerar att expandera är särskilt beroende av flexibel betalnings infrastruktur. Med Stripe Payments kan företag ta emot betalningar över hela världen och erbjuda sina kunder lokalt föredragna betalningsmetoder. Automatiserad betalning kan enkelt integreras i befintliga system.
  
• Molnbaserade applikationer: Molnlösningar kan möjliggöra flexibel åtkomst till data och applikationer. De främjar samarbete mellan webbplatser, möjliggör mobilt arbete och kan förbättra tillförlitligheten genom automatiska säkerhetskopior och regelbundna uppdateringar.
  
• Hantering av kundrelationer (CRM): Digital hantering av kunder kan förbättra försäljnings- och marknadsföringsprocesser. Ett centralt CRM-system hjälper till att registrera kundernas information på ett strukturerat sätt och använda den på ett målinriktat sätt, till exempel för personliga offerter eller automatiserade försäljningsuppföljningar. Företag kan också behandla förfrågningar om support mer effektivt eftersom hela kommunikationsprocessen är spårbar.
  
• AI och dataanalys: Intelligenta analysverktyg hjälper företag att effektivt utvärdera stora mängder data. De kan analysera försäljningssiffror, lagernivåer och kundernas beteende i realtid, vilket gör det möjligt för företag att identifiera trender tidigt. AI-stödda prognoser kan göra det möjligt att förutsäga efterfrågan mer exakt och proaktivt kontrollera produktionsprocesser.
  

Behandla förbättringar för att öka effektiviteten

Riktade förbättringar av processer kan vara effektiva för att öka effektiviteten i ett företag. Här är några exempel:

Automatisering av manuella arbetssteg

Med utgångspunkt i de digitala möjligheter som beskrivs ovan bör företag identifiera manuella rutinuppgifter som automatiserade lösningar kan ersätta. Det kan handla om återkommande datainmatningar, godkännandeprocesser eller interna aviseringar. Särskilt administrativa områden – som HR, inköp och lagerhantering – kan ge företag möjlighet till betydande effektivitetsvinster med liten ansträngning.

Standardisering av processer

Företag kan övervaka standardiserade processer mer effektivt än icke-standardiserade processer, vilket kan möjliggöra mer analys och förbättring. Standardisering kan också minska ett företags beroende av individer eftersom tydligt dokumenterade standarder kan underlätta delegering och automatisering. Standardisering kan också underlätta samarbetet mellan avdelningar och hjälpa till att utbilda nyanställda.

Tvärfunktionellt samarbete:

Bättre nätverkande mellan avdelningar – som försäljning, logistik och redovisning – kan öka effektiviteten. Gemensamma digitala plattformar kan också skapa transparens och förbättra samordningen.

Regelbundna granskningar av processer

Att kontinuerligt granska och utvärdera befintliga arbetsflöden är viktigt för att säkerställa långsiktig effektivitet. Marknader, teknik och kundernas krav utvecklas. Processer som fungerar idag kan vara föråldrade imorgon. Företag kan använda strukturerade granskningar för att identifiera ineffektiva eller onödiga steg, integrera nya krav och maximera potentialen för förbättringar av företaget.

Exempel på effektivitetsförbättringar

Tillverkning: Flexibla produktionsprocesser

Ett medelstort företag inom verkstadsindustrin förlitade sig en gång i tiden mycket på unikt anpassade produkter, vilket innebar att man var tvungen att konfigurera produktionsprocesser på nytt varje gång, vilket krävde en hög grad av samordning.

Genom att standardisera sammansättningar och införa ett flexibelt tillverkningssystem kunde företaget halvera konfigurationstiderna, vilket avsevärt förbättrade dess funktion. Samtidigt introducerade företaget ett molnbaserat system som övervakar lagernivåer i realtid och automatiskt utlöser beställningar, vilket minskar flaskhalsar och överlager.

Detaljhandel: Digitala POS-system (POS-system) och CRM

Ett företag inom detaljhandeln med flera filialer brottades med brist på centralt samordnade rabattkampanjer, lagerhantering och kunddata, vilket ledde till dubbla arbetssteg, felaktigt lager och underutnyttjad potential för korsförsäljning.

Efter införandet av ett digitalt POS-system med integrerat CRM automatiserade företaget lagerhanteringen. Dessutom kunde företaget anpassa marknadsföringskampanjer för kundernas segment. Transparens om kundernas köpbeteende hjälpte företaget att hantera butiksprodukter mer effektivt och minska bortkastade marknadsföringsinsatser.

Hälso- och sjukvård: Automatiserade HR-processer

På en rehabiliteringsklinik var man tidigare tvungen att skapa tjänstgöringslistor manuellt, vilket ledde till återkommande samordningsslingor, ojämn arbetsbelastning och mycket övertidsarbete.

Kliniken introducerade digital schemaläggningsprogramvara som automatiskt tar hänsyn till juridiska krav, enskilda firmors önskemål och kvalifikationer. Detta minskade planeringen med 70 %. Samtidigt införde kliniken ett digitalt utbildningshanteringssystem som automatiskt påminner anställda om intyg som löper ut och föreslår enskilda firmors utbildningsvägar. Detta var ett viktigt steg mot att på ett hållbart sätt säkra yrkeskompetensen.

Logistik: Dirigera effektivare genom AI

Ett logistikföretag kämpade med höga bränslekostnader och leveransförseningar.

Efter införandet av AI-stödd dirigering minskade restiderna med i genomsnitt 15 % och fordonsanvändningen ökade också avsevärt. Fordonsspårning i realtid gör det möjligt för kunderna att få tillgång till exakta leveranstider, vilket leder till större tillfredsställelse och bättre planering.

Byggverksamhet: Mobil projektledning

Ett företag inom byggbranschen hade svårt att dokumentera projekt effektivt och spåra parallella byggarbetsplatser.

Företaget började använda en mobil app för samordning av digitala byggarbetsplatser. Medarbetarna kan nu registrera planer, uppgiftslistor och godkännanden direkt på plats, och de synkroniseras med det centrala systemet. Detta har avsevärt minskat antalet frågor och förseningar samtidigt som transparensen för kunderna har förbättrats.