在经济形势严峻的情况下，商家审视自身的运营并努力改进尤为重要。提高效率不是一次性工作，而是确保竞争力的一种有目的的举措。根据德国工商总会 (DIHK)《2025 年数字化调查》，65% 的德国商家利用数字化手段优化其工作流程。他们这样做主要是为了降低成本，实现更灵活的工作模式。

在本文中，我们将解释提高效率的意义。我们介绍了商家效率低下的一些常见原因，以及为什么提高效率在经济衰退期间尤为重要。我们还提供了一些提高效率的具体措施。

本文内容

• 商家提高效率意味着什么？
  
• 为什么有些商家效率低下？
  
• 为什么提高效率在经济衰退期间尤为重要？
  
• 提高效率的措施
  
• 效率提升的实例
  

商家提高效率意味着什么？

在德语国家，“有效性”和“效率”这两个术语经常被当作同义词使用。然而，这两个词是不同的。例如，有效性描述的是实现目标的途径。在分析有效性时，经营者都应自问：“我们是否做了正确的事情？”

另一方面，效率是指在不使用额外资源的情况下最大限度地提高生产力。商家可以通过提出问题来评估其效率：“我们做得对吗？”

对商家而言，提高效率并不意味着要设定新的目标或推动改进措施。相反，其目的是优化现有流程、结构或程序，使商家在不影响质量的前提下节约时间、资金、材料或人力资源。

在最近的一项研究中，麦肯锡全球研究院 (MGI) 对德国、美国和英国的生产力增长情况进行了分析。研究作者强调了两项重要发现：

• 改进工作对商家的成功越来越重要。
  
• 效率对于商家的成功依然重要。
  

对于德国的商家来说，这意味着即使在经济形势严峻的情况下，要想保持竞争力，就必须不断进行质疑、优化和数字化内部流程。提高效率可以降低成本，缩短交货时间，减轻员工负担，或使商家更能抵御危机。这并不总是意味着要进行大刀阔斧的改革。在所谓的“持续改进流程”(CIP) 中，如果许多微小的改进措施同时进行，也能产生重大影响。

为什么有些商家效率低下？

效率是商家取得成功的关键，尤其是在竞争激烈的国际市场上。然而，由于种种原因，许多德国商家未能充分发挥其效率潜力。效率低下往往是由商家内部长期以来形成的结构和流程造成的。随着时间的推移，商家可能无法跟上市场的动态发展。

缺乏结构调整

商家通过新产品和新市场或个人业务领域的成功实现增长。这种增长从根本上说是积极的，但往往伴随着风险。例如，商家可能会增加新的任务和职责，但常常沿用既有的基本流程。商家可能没有时间和资源来开发这些增长流程。因此，既有流程不再像以往那样高效地运作。

下面是一个典型的例子：一个部门的员工在很短的时间内从 5 名增加到 20 名。然而，部门结构、沟通渠道和技术基础设施却保持不变。

流程不清

如果操作流程没有清晰明确的定义，就会导致误解、延误和不必要的任务重复。缺乏透明度很快就会成为问题，尤其是在业务流程变得复杂或者需要对新员工进行培训的情况下。不清晰的流程描述会让团队成员难以理解并相互协作。

资源效率低下

要想高效运行，商家必须知道哪些资源可用，哪些地方需要。联邦经济事务和能源部 (BMWE) 委托开展的一项研究显示，许多德国商家都在努力提高资源效率，以降低生产成本、减少浪费和保护环境。从 2017 年到 2021 年，德国商家采取的增效措施最终节省了约 6% 的原需材料。德国工商总会 (DIHK) 在 2023 年进行的一项市场分析也证实了这一趋势。根据分析，商家认为节省材料是进行流程调整的最大动力。

过时的技术

过时的机器、硬件和软件也会导致商家效率降低。那些没有基本技术设备的商家在使用人工智能 (AI) 等现代技术方面的能力有限。由数字协会 Bitkom 委托进行的一项针对超过 550 家德国工业企业的 2025 年调查发现，近一半的受访者认为德国商家有可能错失人工智能革命的机遇。不过，42% 的德国工业企业已经在生产中使用了人工智能技术。

供应链效率低下

近年来的 COVID-19 大流行病和地缘政治紧张局势显示出许多供应链的脆弱性。德国商家应与供应商密切协作，共同制定生产计划。此外，还应采用备用解决方案，以确保即使在出现交货瓶颈或延误的情况下也不会停止生产。

缺乏灵活性

德国的中小型企业 (SME) 以其专业化著称。然而，这一优势也可能成为劣势。高度专业化的生产流程往往缺乏灵活性。如果需求出现波动或要求发生变化，调整流程可能会成本高昂或颇具挑战性。

缺少合格的专业人员

在德国，人们经常讨论熟练工人短缺的问题。但他们往往忽略了一个问题，即德国尤其缺少合格的员工。数字化和自动化对员工提出了新的要求。德国商家必须招聘新员工——这需要时间，或者对现有员工进行再培训和继续教育。否则，缺少合格的专业人员会对商家的效率产生负面影响。

为什么提高效率在经济衰退期间尤为重要？

德国经济研究所 (IW) 的经济预测显示，2025 年所有主要经济体都将实现增长，包括中国 (4%)、美国 (1.3%) 和欧元区 (0.8%)。德国经济是唯一一个在 2025 年 5 月前出现下滑的经济体，预计将萎缩 0.2%。这意味着德国仍处于经济衰退之中。前几年已经出现下滑趋势：欧洲最大的经济体在 2023 年和 2024 年分别萎缩了 0.3% 和 0.2%。这一发展态势令德国商家担忧，因为上一次连续两年出现衰退还是在 2002 年和 2003 年。

在经济衰退时期，商家必须提高自身效率，因为这直接关系到其竞争力。当销售停滞或下滑时，优化流程并实现相关成本节约将产生重大影响。提高效率还意味着商家能充分利用现有产能，避免资源浪费。

经济衰退期也能促进未来的增长。完成流程精简与现代化改造的商家，往往更有可能在衰退期结束后迅速回到正轨。因此，效率提升不仅是商家度过危机的生存关键，更是为未来可持续发展奠定基础的战略选择。

提高效率的措施

德国商家可以采取多种措施持续提高效率。根本性变革有助于为成功奠定基础。数字化解决方案可以实现自动化，简化复杂的任务，而持续的流程改进可以确保流程保持精简和灵活。

提高效率的根本性变革

以下是一些提高效率的推荐措施，可以帮助商家解决导致效率低下的常见问题：

清晰的流程

所有工作流程都应逐步确定。一般来说，只有在明确流程的情况下，操作流程才能毫无差错地运行。这可以帮助商家避免误解和延误。定期审查并调整流程非常重要，尤其是对正在发展的商家而言。

功能性资源管理

对材料、人员和资金进行文档化和基于需求的管理，有助于节约成本、避免浪费并消除瓶颈。为此，商家应高度重视有效的资源管理。

可靠的供应链

与供应商保持密切协作对高效生产非常重要。有弹性的供应链有助于避免材料短缺和延误。商家还应依靠多元化的供应结构和备用方案。

员工资质

提高效率不仅取决于结构和技术方面，员工也扮演着重要角色。德国商家必须聘用合格的专业人员。对继续教育和培训的投资也能确保团队能够利用现有技术和方法高效地开展工作。

提高效率的数字化措施

数字化可以为德国商家提供实现流程自动化、节省时间和降低成本的广泛机会。除了明显加快工作流程外，数字化还能提高数据质量和透明度。以下是一些值得采取的可行措施：

• 会计流程自动化： Stripe 收入确认等工具可自动按权责发生制对交易进行会计处理。这使商家能够根据当地法规记录收入，及时计算储备金，更快地生成月度报表。
  
• 税务处理流程数字化： Stripe Tax可以自动计算特定国家的税率，正确收取税款，并为退税或审计提供所有必要文件。从这个意义上说，商家在很大程度上实现了税务流程的自动化。
  
• 数字化支付流程：计划扩大规模的商家尤其依赖灵活的支付基础设施。通过Stripe Payments，商家可以在全球范围内接受付款，并为客户提供本地化的首选支付方式。自动支付流程能够轻松地与现有系统集成。
  
• 基于云的应用程序： 云解决方案可实现对数据和应用程序的灵活访问。它们能促进跨站点协作，实现移动办公，并能通过自动备份和定期更新提高可靠性。
  
• 客户关系管理 (CRM)： 数字化客户管理可以优化销售和营销流程。中央客户关系管理系统有助于以结构化的方式记录客户信息，并有针对性地使用这些信息--例如用于个性化报价或自动化销售跟进。此外，由于整个沟通过程都有迹可循，商家还能更高效地处理支持请求。
  
• 人工智能和数据分析： 智能分析工具能够帮助商家高效评估大量数据。它们可以实时分析销售数据、库存水平和客户行为，让商家及早发现趋势。人工智能支持的预测可以使商家更准确地预测需求，并主动控制生产流程。
  

提高效率的流程改进措施

有针对性的流程改进可以有效提高商家的运营效率。下面是一些例子：

人工工作步骤自动化

基于前文所述的数字化机遇，商家应当系统梳理可被自动化替代的手工重复性工作。这些任务可能包括重复性数据输入、审批流程或内部通知。特别是行政管理领域，如人力资源、采购和仓库管理，商家能够借此以较小的投入实现显著的效率提升。

流程标准化

与非标准化流程相比，商家可以更有效地监控标准化流程，从而进行深入分析和改进。标准化还可以减少商家对个人的依赖，因为清晰记录的标准有助于进行授权和自动化操作。标准化还能促进部门之间的合作，并有助于培训新员工。

跨职能协作

在销售、物流和会计等部门之间达成更紧密的协作能够提高效率。共享数字平台还能提高透明度并改善协调工作。

定期审查流程

不断审查和评估现有工作流程对于确保长期效率非常重要。市场、技术和客户需求都在不断变化。今天行之有效的流程明天可能就会过时。商家可以利用结构化审查来识别低效或不必要的步骤，整合新的需求，最大限度地发挥业务改进的潜力。

效率提升的实例

制造业：灵活的生产流程

一家中型机械制造商家曾经非常依赖定制产品。这意味着每次生产都必须重新设置生产流程，这需要高度的协调配合。

通过标准化组件并引入灵活的制造系统，商家将设置时间缩短了一半，大大提高了交付能力。与此同时，该商家还引入了基于云计算的系统，实时监控库存水平并自动触发订单，减少了瓶颈和库存过剩的情况。

零售业：数字销售点 (POS) 系统和 CRM

一家拥有多个分店的零售商在缺乏统一协调的折扣活动、库存管理和客户数据的情况下举步维艰。这导致了重复的工作步骤、不准确的库存以及交叉销售潜力未得到充分利用等问题。

在引入集成 CRM 的数字销售点系统后，商家实现了库存管理自动化。此外，商家还能针对不同客户群定制营销活动。客户购买行为的透明化使公司能更高效地管理门店商品结构，同时减少无效营销投入。

医疗保健：人力资源流程自动化

在一家康复诊所，值班表过去必须手动排班，这导致反复的协调、工作量分配不均以及大量加班情况。

诊所引进了数字化排班软件，可自动将法律要求、个人需求和资质条件等因素考虑在内。这样一来，排班工作减少了 70%。同时，诊所还建立了数字化培训管理系统，可自动提醒员工即将过期的资质证书，并为其推荐个性化学习路径。这一举措为持续保障专业能力迈出了重要一步。

物流：通过人工智能实现更高效的路线规划

一家物流商家正面临着高昂的燃料费用和送货延误的问题。

引入人工智能路径优化系统后，运输时长平均缩短了 15%，车辆使用率也显著提高。通过实时车辆跟踪，客户可以获得精确的送货时间，既提高了满意度，也优化了行程规划。

建筑：移动项目管理

一家建筑商家在有效记录项目和管理多个并行施工工地方面举步维艰。

商家开始使用移动应用程序进行数字化施工现场的协调工作。现在，员工可以直接在现场记录方案、任务清单和验收情况，并与中央系统同步。这大大减少了查询次数和延误，同时提升了客户的透明度。