Cuando corren tiempos económicamente desafiantes, es muy importante que las empresas examinen sus operaciones y trabajen para mejorarlas. Aumentar la eficiencia no es un proyecto puntual: es una forma decidida de garantizar la competitividad. Según la encuesta sobre digitalización 2025 de la Cámara de Comercio e Industria Alemana (DIHK), el 65% de las empresas alemanas utilizan la digitalización para hacer más eficientes sus flujos de trabajo. Lo hacen principalmente para reducir costos y permitir modelos de trabajo más flexibles.

En este artículo explicamos qué significa aumentar la eficiencia. Tratamos algunas razones comunes por las que las empresas son menos eficientes de lo que podrían ser y por qué aumentar la eficiencia es especialmente importante durante una recesión. También ofrecemos algunas medidas concretas que puede adoptar para aumentar la eficiencia.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa para las empresas aumentar la eficiencia?
  
• ¿Por qué algunas empresas carecen de eficacia?
  
• ¿Por qué es especialmente importante aumentar la eficiencia durante una recesión?
  
• Medidas para aumentar la eficacia
  
• Ejemplos de mejoras de la eficiencia
  

¿Qué significa para las empresas aumentar la eficiencia?

En los países de habla alemana, los términos "eficacia" y "eficiencia" se utilizan a menudo como sinónimos. Sin embargo, son diferentes entre sí. Por ejemplo, la eficacia describe el camino hacia un objetivo. Al analizar la eficacia, los titulares de las empresas deben preguntarse: "¿Estamos haciendo las cosas bien?".

La eficiencia, en cambio, consiste en maximizar la productividad sin utilizar recursos adicionales. Una empresa puede evaluar su eficiencia haciéndose la pregunta: "¿Estamos haciendo las cosas bien?"

Para las empresas, aumentar la eficiencia no significa alcanzar nuevos objetivos o impulsar mejoras. Se trata más bien de perfeccionar los procesos, estructuras o procedimientos existentes para que la empresa ahorre tiempo, dinero, materiales o recursos humanos (RR. HH) sin comprometer la calidad.

En un estudio reciente, el Instituto Global McKinsey (MGI) examinó el crecimiento de la productividad en Alemania, EE. UU. y el Reino Unido. Los autores destacaron dos conclusiones clave:

• Las mejoras son cada vez más importantes para el éxito de las empresas.
  
• La eficiencia sigue siendo importante para el éxito de las empresas.
  

Para las empresas alemanas, esto significa que seguir siendo competitivas -incluso en un entorno económico difícil- debe implicar cuestionar, perfeccionar y digitalizar constantemente los procesos internos. Aumentar la eficiencia puede reducir los costos, acortar los plazos de entrega, aliviar la carga de los empleados o hacer que las empresas sean más resistentes a las crisis. Esto no siempre significa realizar cambios radicales. Muchas pequeñas mejoras en el llamado "proceso de mejora continua" (CIP) pueden tener impactos importantes cuando se realizan simultáneamente.

¿Por qué algunas empresas no son eficientes?

La eficiencia es la clave del éxito de una empresa, especialmente en un mercado internacional tan competitivo. Sin embargo, muchas empresas alemanas no aprovechan al máximo su potencial de eficiencia por diversas razones. La falta de eficiencia suele ser el resultado de estructuras y procesos que se han desarrollado en la empresa a lo largo del tiempo. Con el paso del tiempo, es posible que la empresa ya no pueda seguir el ritmo de la dinámica del mercado.

Falta de ajustes estructurales

Las empresas crecen gracias a nuevos productos y mercados o al éxito de áreas de negocio particulares. Este crecimiento es fundamentalmente positivo, pero también conlleva riesgos. Por ejemplo, la empresa puede añadir nuevas tareas y responsabilidades, pero los procesos subyacentes suelen permanecer intactos. Es posible que las empresas no dispongan del tiempo y los recursos necesarios para desarrollar estos procesos de crecimiento. Como resultado, los procesos establecidos dejan de funcionar con la eficacia habitual.

He aquí un ejemplo típico: Un departamento pasa de 5 a 20 empleados en poco tiempo. Sin embargo, las estructuras, los canales de comunicación y la infraestructura técnica permanecen inalterados.

Procesos poco claros

Si los procesos operativos no están definidos con claridad y sin ambigüedades, esto puede dar lugar a malentendidos, retrasos y duplicaciones innecesarias de tareas. La falta de transparencia puede convertirse rápidamente en un problema, sobre todo a medida que aumenta la complejidad de los procesos de la empresa o es necesario formar a nuevos empleados. Las descripciones poco claras de los procesos pueden dificultar la comprensión y la colaboración entre los miembros del equipo.

Falta de eficiencia de los recursos

Para funcionar con eficacia, las empresas deben saber de qué recursos disponen y dónde los necesitan. Un estudio encargado por el Ministerio Federal de Economía y Energía (BMWE) muestra que muchas empresas alemanas intentan mejorar la eficiencia de los recursos para reducir los costos de producción, disminuir los residuos y proteger el medio ambiente. De 2017 a 2021, las empresas alemanas adoptaron medidas de eficiencia que acabaron ahorrando en torno al 6% del material necesario en un principio. Un análisis de mercado para 2023 realizado por la DIHK confirma esta tendencia. Según el análisis, las empresas consideran que el ahorro de material es el mayor incentivo para realizar ajustes en los procesos.

Tecnología obsoleta

La maquinaria, el hardware y el software obsoletos también pueden hacer que las empresas sean menos eficientes. Las que no disponen del equipamiento técnico básico ven limitada su capacidad para utilizar tecnologías modernas, como la inteligencia artificial (IA). Una encuesta de 2025 realizada a más de 550 empresas industriales alemanas por encargo de la asociación digital Bitkom reveló que casi la mitad de los encuestados ve el riesgo de que las empresas alemanas se pierdan la revolución de la IA. Sin embargo, el 42% de las empresas industriales alemanas ya utilizan la IA en la producción.

Cadenas de suministro ineficaces

La pandemia de COVID-19 y las tensiones geopolíticas de los últimos años han puesto de manifiesto la vulnerabilidad de muchas cadenas de suministro. Las empresas alemanas deben coordinar estrechamente la planificación de la producción con los proveedores. También deben utilizarse soluciones de reserva para garantizar que la producción no se detenga, incluso en caso de cuellos de botella o retrasos en las entregas.

Falta de flexibilidad

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) alemanas son conocidas por su especialización. Sin embargo, esta fortaleza también puede convertirse en una debilidad. Los procesos de producción altamente especializados suelen carecer de flexibilidad. Si la demanda fluctúa o los requisitos cambian, adaptar los procesos puede resultar costoso o un desafío.

Falta de especialistas cualificados

En Alemania se habla a menudo de una escasez de trabajadores cualificados en el país. A menudo pasan por alto que existe una escasez de personal cualificado en particular. La digitalización y la automatización han impuesto nuevas exigencias a los empleados. Las empresas alemanas deben contratar nuevo personal, lo que lleva tiempo, o volver a capacitar y seguir formando al personal existente. De lo contrario, la falta de especialistas cualificados puede afectar negativamente a la eficiencia de una empresa.

¿Por qué es especialmente importante aumentar la eficiencia durante una recesión?

Las previsiones económicas del Instituto Económico Alemán (IW) pronostican un crecimiento para todas las grandes economías en 2025, incluidas China (4%), EE. UU. (1.3%) y la zona euro (0.8%). La economía alemana fue la única que registró un pago rechazado (en mayo de 2025) y se espera que se contraiga un 0.2%. Esto significa que Alemania sigue en recesión. En años anteriores ya se había observado un descenso : La mayor economía de Europa se contrajo un 0.3% en 2023 y un 0.2% en 2024. Esta evolución es preocupante para las empresas alemanas, ya que la última vez que hubo dos años consecutivos de recesión fue en 2002 y 2003.

En tiempos de recesión, es importante que las empresas aumenten su eficiencia, ya que ello contribuye directamente a su competitividad. Cuando las ventas se estancan o disminuyen, el perfeccionamiento de los procesos y el ahorro asociado pueden marcar una gran diferencia. Aumentar la eficiencia también puede significar que las empresas maximicen el uso de las capacidades existentes y eviten el despilfarro.

Los periodos de recesión también pueden potenciar el crecimiento futuro. Las empresas que simplifican y modernizan sus procesos suelen estar en mejor posición para encaminarse rápidamente cuando termina la recesión. Por lo tanto, la eficiencia es un factor clave para la supervivencia en una crisis económica. Al mismo tiempo, encamina a las empresas hacia un éxito sostenible en el futuro.

Medidas para aumentar la eficacia

Las empresas alemanas pueden adoptar diversas medidas para aumentar su eficiencia de forma sostenible. Los cambios fundamentales pueden ayudar a construir una base para el éxito. Las soluciones digitales pueden permitir la automatización y la simplificación de tareas complejas, y la mejora continua de los procesos puede garantizar que éstos sigan siendo ágiles y flexibles.

Cambios fundamentales para aumentar la eficiencia

He aquí algunas medidas recomendadas para aumentar la eficacia que pueden ayudar a las empresas a hacer frente a los motivos habituales de ineficacia:

Procesos claros

Todos los procesos de trabajo deben definirse paso a paso. En general, los procesos operativos sólo pueden funcionar sin errores cuando están claramente perfilados. Esto puede ayudar a las empresas a evitar malentendidos y retrasos. Es importante revisar y adaptar los procesos con regularidad, especialmente para las empresas en crecimiento.

Gestión de recursos funcionales

La documentación y la gestión basada en las necesidades de materiales, personal y capital pueden ayudar a conservar los costes, prevenir el despilfarro y evitar los cuellos de botella. Por este motivo, las empresas deben conceder gran importancia a una gestión eficaz de los recursos.

Cadenas de suministro fiables

Una estrecha coordinación con los proveedores es importante para una producción eficiente. Una cadena de suministro resistente puede ayudar a evitar la escasez de materiales y los retrasos. Las empresas también deben contar con estructuras de suministro diversificadas y soluciones de reserva.

Cualificaciones de los empleados

Aumentar la eficacia no sólo tiene que ver con aspectos estructurales y técnicos: la mano de obra también desempeña una función importante. Las empresas alemanas deben emplear a especialistas cualificados. Las inversiones en educación y formación continuas también pueden garantizar que el equipo trabaje con eficacia utilizando las tecnologías y los métodos actuales.

Medidas digitales para aumentar la eficacia

La digitalización puede ofrecer a las empresas alemanas una amplia gama de oportunidades para automatizar procesos, ahorrar tiempo y reducir costes. Además de la evidente aceleración de los procesos de trabajo, la digitalización también permite mejorar la calidad de los datos y la transparencia. He aquí algunas medidas fiables que puedes adoptar:

• Automatización de los procesos contables: Herramientas como Stripe Revenue Recognition automatizan la contabilidad de ingresos por transacciones según el principio de devengo. Esto puede permitir a las empresas registrar los ingresos de acuerdo con las normativas locales, calcular rápidamente sus reservas y generar más rápidamente los extractos mensuales.
  
• Digitalización de la tramitación de impuestos: Stripe Tax calcula automáticamente las tasas impositivas específicas de cada país, las cobra correctamente y proporciona todos los documentos necesarios para los reembolsos de impuestos o las auditorías. En este sentido, las empresas automatizan en gran medida su proceso tributario.
  
• Procesos de pago digitales: Las empresas que planean expandirse dependen especialmente de una infraestructura de pagos flexible. Con Stripe Payments, las empresas pueden aceptar pagos en todo el mundo y ofrecer a sus clientes los métodos de pago preferidos a nivel local. El proceso automatizado de pagos puede integrarse fácilmente en los sistemas existentes.
  
• Aplicaciones basadas en la nube: Las soluciones en la nube pueden permitir un acceso flexible a los datos y las solicitudes. Promueven la colaboración entre sitios, permiten el trabajo móvil y pueden mejorar la fiabilidad mediante copias de seguridad automáticas y actualizaciones periódicas.
  
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): La gestión digital de los clientes puede mejorar los procesos de ventas y marketing. Un sistema central de CRM ayuda a registrar la información de los clientes de forma estructurada y a utilizarla de forma selectiva, por ejemplo, para presupuestos personalizados o seguimientos de ventas automatizados. Las empresas también pueden admitir solicitudes de compatibilidad de forma más eficaz porque todo el proceso de comunicación es rastreable.
  
• IA y análisis de datos: Las herramientas de análisis inteligente ayudan a las empresas a evaluar eficazmente grandes cantidades de datos. Pueden analizar las cifras de ventas, los niveles de inventario y el comportamiento de los clientes en tiempo real, lo que permite a las empresas identificar tendencias en una fase temprana. Las previsiones admitidas por la IA pueden permitir predecir la demanda con mayor precisión y controlar de forma proactiva los procesos de producción.
  

Mejoras en los procesos para aumentar la eficacia

La mejora selectiva de los procesos puede ser eficaz para aumentar la eficiencia de una empresa. He aquí algunos ejemplos:

Automatización de los pasos del trabajo manual

Basándose en las oportunidades digitales descritas anteriormente, las empresas deben identificar las tareas rutinarias manuales que las soluciones automatizadas pueden sustituir. Estas pueden incluir entradas de datos recurrentes, procesos de aprobación o notificaciones internas. Las áreas administrativas en particular -como RR. HH., compras y gestión de almacenes- pueden ofrecer a las empresas la oportunidad de obtener importantes ganancias de eficiencia con poco esfuerzo.

Estandarización de los procesos

Las empresas pueden supervisar los procesos estandarizados con mayor eficacia que los no estandarizados, lo que puede permitir un mayor análisis y mejora. La normalización también puede reducir la dependencia de una empresa de los particulares, ya que unas normas claramente documentadas pueden ayudar a delegar y automatizar. La estandarización también puede facilitar la colaboración entre departamentos y ayudar en la formación de nuevos empleados.

Colaboración multifuncional

Una mejor interconexión entre departamentos -como ventas, logística y contabilidad- puede aumentar la eficacia. Las plataformas digitales compartidas también pueden crear transparencia y mejorar la coordinación.

Revisiones periódicas de los procesos

Revisar y evaluar continuamente los flujos de trabajo existentes es importante para garantizar la eficacia a largo plazo. Los mercados, las tecnologías y los requisitos de los clientes evolucionan. Los procesos que funcionan hoy pueden quedar obsoletos mañana. Las empresas pueden utilizar revisiones estructuradas para identificar pasos ineficaces o innecesarios, integrar nuevos requisitos y maximizar el potencial de las mejoras empresariales.

Ejemplos de mejoras de la eficiencia

Fabricación: Procesos de producción flexibles

Una empresa mediana de ingeniería mecánica dependía en gran medida de los productos hechos a medida. Esto significaba que los procesos de producción tenían que establecerse de nuevo cada vez, lo que requería un alto nivel de coordinación.

Al estandarizar los ensamblajes e introducir un sistema de fabricación flexible, la empresa pudo reducir los tiempos de preparación a la mitad, aumentando de forma significativa su funcionalidad de entrega. Al mismo tiempo, la empresa introdujo un sistema basado en la nube que supervisa los niveles de inventario en tiempo real y activa automáticamente los pedidos, reduciendo los cuellos de botella y los excesos de existencias.

Comerciante minorista: Sistemas digitales de puntos de venta (POS) y CRM

Una empresa minorista con varias sucursales se enfrentaba a la falta de coordinación centralizada de las campañas de descuento, la gestión del inventario y los datos de los clientes. Esto daba lugar a pasos de trabajo duplicados, un inventario incorrecto y un potencial infrautilizado para la venta cruzada.

Tras la introducción de un sistema POS digital con CRM integrado, la empresa automatizó la gestión del inventario. Además, la empresa pudo personalizar las campañas de marketing para los segmentos de clientes. La transparencia sobre el comportamiento de compra de los clientes ayudó a la empresa a gestionar las gamas de productos de la tienda de forma más eficaz y a reducir el desperdicio de esfuerzos de marketing.

Sanidad: Procesos automatizados de RR. HH.

En una clínica de rehabilitación, antes había que crear manualmente los turnos de guardia. Esto provocaba bucles de coordinación recurrentes, cargas de trabajo desiguales y muchas horas extras.

La clínica introdujo un software digital de planificación de turnos, que tiene en cuenta de manera automática los requisitos legales, las solicitudes particulares y las cualificaciones. Esto redujo la planificación en un 70%. Al mismo tiempo, la clínica estableció un sistema digital de gestión de la formación que recuerda de forma automática a los empleados el vencimiento de los certificados y sugiere itinerarios de aprendizaje particulares. Este fue un paso importante para garantizar de forma sostenible la competencia profesional.

Logística: Planes de enrutamiento más eficientes gracias a la IA

Una empresa de logística tenía problemas con los costos elevados de combustible y los retrasos en las entregas.

Tras la introducción de la optimización de enrutamientos admitida por la IA, los tiempos de viaje se redujeron una media del 15%, y el uso de vehículos también aumentó de manera significativa. El seguimiento de los vehículos en tiempo real permite a los clientes acceder a tiempos de entrega precisos, lo que redunda en una mayor satisfacción y una mejor planificación.

Construcción: Gestión móvil de proyectos

Una empresa de construcción tenía dificultades para documentar los proyectos de forma eficaz y llevar un registro de las obras paralelas.

La empresa empezó a utilizar una aplicación móvil para la coordinación digital de las obras. Ahora los empleados pueden registrar planes, listas de tareas y aceptaciones directamente en la obra, y se sincronizan con el sistema central. Esto ha reducido de manera significativa el número de consultas y retrasos, mientras ha mejorado la transparencia para los clientes.