ในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจมีความท้าทาย การที่ธุรกิจจะตรวจสอบและปรับปรุงการทำงานของตนจึงยิ่งมีความสำคัญ การเพิ่มประสิทธิภาพไม่ใช่แค่โครงการที่ทำครั้งเดียวเสร็จ แต่เป็นแนวทางที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน จากการสำรวจการเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลของหอการค้าและอุตสาหกรรมเยอรมัน (DIHK) ปี 2025 พบว่า 65% ของธุรกิจเยอรมันใช้ระบบดิจิทัลเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมายหลักเพื่อลดต้นทุนและรองรับรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นกว่าเดิม

ในบทความนี้ เราจะอธิบายความหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพ เรากล่าวถึงสาเหตุทั่วไปบางประการที่ทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพต่ำกว่าที่ควรจะเป็น และสาเหตุที่ทำให้การเพิ่มประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอย นอกจากนี้เรายังมีมาตรการที่เป็นรูปธรรมบางอย่างที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจหมายความว่าอย่างไร
  
• เหตุใดบางธุรกิจจึงขาดประสิทธิภาพ
  
• เหตุใดการเพิ่มประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญเป็นพิเศษในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอย
  
• มาตรการเพิ่มประสิทธิภาพ
  
• ตัวอย่างการปรับปรุงประสิทธิภาพ
  

การเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจหมายความว่าอย่างไร

ในประเทศที่พูดภาษาเยอรมัน ข้อกำหนดด้าน "ประสิทธิผล" และ "ประสิทธิภาพ" มักถูกใช้แทนกัน แต่แท้จริงแล้วมีความหมายต่างกัน ตัวอย่างเช่น ประสิทธิผลหมายถึงเส้นทางสู่การบรรลุเป้าหมาย เมื่อเจ้าของธุรกิจต้องการวิเคราะห์ประสิทธิผล พวกเขาควรถามตนเองว่า "เรากำลังทำสิ่งที่ถูกต้องอยู่หรือไม่"

ในทางกลับกัน ประสิทธิภาพคือการเพิ่มผลผลิตสูงสุดโดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม ธุรกิจสามารถประเมินประสิทธิภาพได้โดยการตั้งถามคำถาม "เราทำสิ่งต่างๆ อย่างถูกต้องแล้วหรือยัง"

สำหรับธุรกิจ การเพิ่มประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการบรรลุเป้าหมายใหม่หรือผลักดันการพัฒนา แต่เป้าหมายคือการปรับปรุงกระบวนการ โครงสร้างหรือขั้นตอนที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจได้ประหยัดเวลา เงิน วัสดุ หรือทรัพยากรบุคคล (HR) โดยไม่ลดทอนคุณภาพ

จากการศึกษาล่าสุด สถาบัน McKinsey Global Institute (MGI) ได้วิเคราะห์การเติบโตด้านผลิตภาพในเยอรมนี สหรัฐอเมริกา และสหราชอาณาจักร โดยผู้เขียนได้ชี้ให้เห็นข้อค้นพบสำคัญ 2 ประการอันได้แก่

• การปรับปรุงมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ต่อความสำเร็จของธุรกิจ
  
• ประสิทธิภาพยังคงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ
  

สำหรับธุรกิจในเยอรมนี นั่นหมายความว่าการรักษาความสามารถในการแข่งขัน แม้ในสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจที่ท้าทาย จำเป็นต้องมีการทบทวนคำถาม การปรับแต่ง และเปลี่ยนกระบวนการภายในให้เป็นดิจิทัลอย่างสม่ำเสมอ การเพิ่มประสิทธิภาพสามารถลดต้นทุนลด ย่นระยะเวลารอคอยสินค้า ลดภาระของพนักงาน หรือทำให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นต่อวิกฤตมากขึ้นได้ ทั้งนี้ เราไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงแบบพลิกโฉมเสมอไป การปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ หลายๆ ด้านในสิ่งที่เรียกว่า "ขั้นตอนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง" (CIP) อาจสร้างผลลัพธ์ได้อย่างมากเมื่อดำเนินการพร้อมกัน

ทำไมบางธุรกิจถึงขาดประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของธุรกิจ โดยเฉพาะในตลาดต่างประเทศที่มีการแข่งขันสูง อย่างไรก็ตาม ธุรกิจในเยอรมันหลายแห่งกลับยังใช้ศักยภาพด้านประสิทธิภาพได้ไม่เต็มที่เนื่องด้วยเหตุผลต่างๆ การขาดประสิทธิภาพมักเกิดจากโครงสร้างและกระบวนการที่ค่อยๆ พัฒนาขึ้นภายในองค์กรตามกาลเวลา และเมื่อเวลาผ่านไป ธุรกิจก็อาจไม่สามารถก้าวทันความเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อีกต่อไป

ขาดการปรับโครงสร้าง

ธุรกิจเติบโตได้จากสินค้าและตลาดใหม่ๆ หรือจากความสำเร็จของหน่วยธุรกิจแต่ละหน่วย ซึ่งการเติบโตนี้ถือเป็นเรื่องดีในภาพรวม แต่ก็มาพร้อมความเสี่ยงเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจมีงานและความรับผิดชอบเพิ่มขึ้น แต่กระบวนการพื้นฐานกลับไม่ได้รับการปรับปรุงใดๆ องค์กรอาจไม่มีเวลาและทรัพยากรเพียงพอในการพัฒนากระบวนการให้รองรับการเติบโตนี้ ส่งผลให้กระบวนการที่มีอยู่ไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นเคย

ตัวอย่างที่พบได้บ่อยคือ: แผนกหนึ่งเติบโตจากทีม 5 คนเป็น 20 คนในช่วงเวลาสั้นๆ อย่างไรก็ตาม โครงสร้าง ช่องทางการสื่อสาร และโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคยังคงเหมือนเดิม

กระบวนการที่ไม่ชัดเจน

หากกระบวนการปฏิบัติงานไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา ก็อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิด ความล่าช้า และการทำงานซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น การขาดความโปร่งใสก็อาจกลายเป็นปัญหาได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะเมื่อกระบวนการทางธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้น หรือพนักงานใหม่จำเป็นต้องเข้ารับการฝึกอบรม การมีคำอธิบายขั้นตอนที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้สมาชิกในทีมเข้าใจและทำงานร่วมกันได้ยาก

ขาดประสิทธิภาพทรัพยากร

การที่จะดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพได้นั้น ธุรกิจต้องรู้ว่ามีทรัพยากรอะไรบ้าง และควรนำไปใช้ที่ไหน การศึกษาที่ได้รับมอบหมายจาก กระทรวงเศรษฐกิจและพลังงานแห่งรัฐบาลกลาง (BMWE) แสดงให้เห็นว่าธุรกิจในเยอรมันจำนวนมากพยายามเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรเพื่อลดต้นทุนการผลิต ลดของเสีย และปกป้องสิ่งแวดล้อม ในช่วงปี 2017 ถึง 2021 ธุรกิจในเยอรมนีใช้มาตรการเพิ่มประสิทธิภาพจนสามารถประหยัดการใช้วัตถุดิบได้ราว 6% ของวัสดุปริมาณเดิมที่ต้องใช้ และการวิเคราะห์ตลาดปี 2023 โดย DIHK ก็ยืนยันแนวโน้มนี้ จากการวิเคราะห์ จะเห็นว่าธุรกิจต่างๆ มองว่าการประหยัดวัสดุเป็นแรงจูงใจสูงสุดในการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงาน

เทคโนโลยีที่ล้าสมัย

เครื่องจักร ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยอาจทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพลดลงได้เช่นกัน องค์กรที่ขาดอุปกรณ์ทางเทคนิคขั้นพื้นฐานย่อมมีข้อจำกัดในการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาใช้ได้เต็มศักยภาพ ผลการสำรวจในปี 2025 จากธุรกิจอุตสาหกรรมเยอรมันกว่า 550 แห่ง ซึ่งจัดทำโดยสมาคมดิจิทัล Bitkom พบว่าเกือบครึ่งของผู้ตอบแบบสอบถามมองว่ามีความเสี่ยงที่ธุรกิจเยอรมันจะพลาดการปฏิวัติด้าน AI อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันธุรกิจอุตสาหกรรมเยอรมัน 42% ได้นำ AI มาใช้ในกระบวนการผลิตแล้ว

ซัพพลายเชนที่ไม่มีประสิทธิภาพ

การแพร่ระบาดของโควิด-19 และความตึงเครียดทางภูมิรัฐศาสตร์ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ได้เผยให้เห็นถึงความเปราะบางของซัพพลายเชนจำนวนมาก ธุรกิจในเยอรมนีจึงควรวางแผนการผลิตร่วมกับซัพพลายเออร์อย่างใกล้ชิด พร้อมทั้งมีแผนสำรองเพื่อให้การผลิตสามารถดำเนินต่อได้ แม้จะเกิดปัญหาคอขวดหรือความล่าช้าในการส่งมอบก็ตาม

ขาดความยืดหยุ่น

วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ในเยอรมนีขึ้นชื่อในด้านความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง อย่างไรก็ตาม จุดแข็งนี้อาจกลายเป็นจุดอ่อนได้เช่นกัน กระบวนการผลิตที่มีความเฉพาะทางสูงมักขาดความยืดหยุ่น หากความต้องการผันผวนหรือข้อกำหนดเปลี่ยนแปลง การปรับกระบวนการอาจมีต้นทุนสูงหรือทำได้ยาก

ขาดผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ผู้คนในเยอรมนีมักพูดถึงปัญหาการขาดแคลนแรงงานฝีมือในประเทศ ซึ่งมักจะมองข้ามการขาดแคลนพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมโดยเฉพาะ การเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลและระบบอัตโนมัติได้เป็นตัวกำหนดความต้องการทักษะรูปแบบใหม่ให้กับพนักงาน ธุรกิจเยอรมันจึงต้องเลือกว่าจะจ้างบุคลากรใหม่ ซึ่งต้องใช้เวลา หรือจะพัฒนาทักษะและความรู้ของบุคลากรที่มีอยู่ มิฉะนั้น การขาดผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพของธุรกิจ

เหตุใดการเพิ่มประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญเป็นพิเศษในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอย

การคาดการณ์ทางเศรษฐกิจ ของสถาบันเศรษฐกิจเยอรมัน (IW) คาดการณ์ว่าในปี 2025 เศรษฐกิจหลักทั่วโลกจะเติบโตขึ้น ซึ่ง รวมถึงจีน (4%), สหรัฐอเมริกา (1.3%) และเขตยูโร (0.8%) โดยเศรษฐกิจที่บันทึกว่ามีการหดตัวมีเพียงเยอรมนีเท่านั้น (ณ เดือนพฤษภาคม 2025) และคาดว่าจะหดตัวลง 0.2% ซึ่งหมายความว่าเยอรมนียังคงอยู่ในภาวะถดถอย ทั้งนี้การหดตัวได้เกิดขึ้นต่อเนื่องจากปีก่อนหน้า: โดยเศรษฐกิจในยุโรปที่ใหญ่ที่สุดนี้หดตัวลง 0.3% ในปี 2023 และ 0.2% ในปี 2024 การพัฒนานี้นับว่าน่ากังวลสำหรับธุรกิจในเยอรมนี เนื่องจากครั้งที่เกิดภาวะถดถอยต่อเนื่องเป็นสองปีครั้งสุดท้าย คือเมื่อย้อนกลับไปในปี 2002 และ 2003

ในช่วงที่เศรษฐกิจถดถอย สำคัญมากที่ธุรกิจที่จะต้องเพิ่มประสิทธิภาพ เนื่องจากส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถในการแข่งขัน เมื่อยอดขายซบเซาหรือปรับตัวลง การปรับแต่งขั้นตอน และการประหยัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก การเพิ่มประสิทธิภาพยังหมายถึงการใช้ขีดความสามารถที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและลดปริมาณของเสียให้น้อยที่สุด

นอกจากนี้ช่วงที่เศรษฐกิจถดถอยยังสามารถเพิ่มการเติบโตในอนาคตได้อีกด้วย โดยธุรกิจที่ลดความซับซ้อนและปรับปรุงกระบวนการให้ทันสมัยมักจะตั้งตัวได้ดีกว่า สามารถกลับมาดำเนินธุรกิจได้อย่างรวดเร็วเมื่อภาวะเศรษฐกิจถดถอยสิ้นสุดลง ดังนั้นประสิทธิภาพจึงเป็นปัจจัยสำคัญในการอยู่รอดในวิกฤตเศรษฐกิจได้ ในขณะเดียวกันก็ทำให้ดำเนินไปในแบบที่มุ่งสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืนในอนาคตได้อีกด้วย

มาตรการเพิ่มประสิทธิภาพ

ธุรกิจเยอรมนีสามารถใช้มาตรการหลากหลายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอย่างยั่งยืน การปรับเปลี่ยนพื้นฐานสามารถวางรากฐานสู่ความสำเร็จได้อย่างมั่นคง โซลูชันดิจิทัลสามารถช่วยให้องค์กรสามารถทำงานอัตโนมัติและลดความซับซ้อนของงานที่ยุ่งยากได้ และการพัฒนากระบวนการอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้กระบวนการทำงานกระชับและยืดหยุ่นอยู่ตลอด

การเปลี่ยนแปลงพื้นฐานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือมาตรการที่แนะนำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพที่สามารถช่วยให้ธุรกิจจัดการกับสาเหตุทั่วไปของความไร้ประสิทธิภาพ:

กระบวนการที่ชัดเจน

กระบวนการทำงานทั้งหมดควรกำหนดทีละขั้นตอน โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการปฏิบัติงานจะทำงานได้โดยปราศจากข้อผิดพลาดก็ต่อเมื่อมีการระบุไว้อย่างชัดเจน ซึ่งสามารถช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและความล่าช้าได้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบและปรับกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต

การจัดการทรัพยากรการทำงาน

การจัดการวัสดุ บุคลากร และเงินทุนที่จัดตั้งขึ้นตามเอกสารและตามความต้องการสามารถช่วยประหยัดต้นทุน ป้องกันของเสีย และหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดได้ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงควรให้ความสำคัญกับการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ

ซัพพลายเชนที่เชื่อถือได้

การประสานงานอย่างใกล้ชิดกับซัพพลายเออร์เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้มีการผลิตที่มีประสิทธิภาพ ซัพพลายเชนที่ยืดหยุ่นสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการขาดแคลนวัสดุและความล่าช้าได้ ธุรกิจควรพึ่งพาโครงสร้างซัพพลายที่หลากหลาย รวมถึงโซลูชันสำรอง

คุณสมบัติของพนักงาน

การเพิ่มประสิทธิภาพไม่ใช่แค่ด้านโครงสร้างและทางเทคนิคเท่านั้น แต่พนักงานยังมีบทบาทสำคัญอีกด้วย ธุรกิจเยอรมันจึงต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม พร้อมทั้งลงทุนในการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทีมงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เทคโนโลยีและวิธีการที่ทันสมัย

มาตรการดิจิทัลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

การเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลสามารถมอบโอกาสมากมายให้กับธุรกิจในเยอรมันในการทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ ประหยัดเวลา และลดต้นทุน นอกเหนือจากการเร่งกระบวนการทำงานที่ชัดเจนแล้ว การเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลยังช่วยให้ข้อมูลมีคุณภาพและความโปร่งใสที่ดีขึ้นอีกด้วย มาตรการที่เชื่อถือได้บางส่วนที่ควรดำเนินการมีดังต่อไปนี้

• การปรับให้กระบวนการบัญชีเป็นระบบอัตโนมัติ: เครื่องมือต่างๆ เช่น Stripe Revenue Recognition ช่วยให้การทำบัญชีธุรกรรมแบบเกณฑ์คงค้างดำเนินโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถช่วยให้ธุรกิจบันทึกรายรับตามกฎระเบียบข้อบังคับของท้องถิ่น คำนวณเงินสำรองได้ทันที และสร้างใบแจ้งยอดรายเดือนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
  
• การเปลี่ยนการประมวลผลภาษีเป็นแบบดิจิทัล:Stripe Tax จะคำนวณอัตราภาษีเฉพาะประเทศโดยอัตโนมัติ เก็บภาษีอย่างถูกต้อง และจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการคืนเงินหรือการตรวจสอบภาษี ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถทำงานด้านภาษีได้แบบอัตโนมัติเป็นส่วนใหญ่
  
• กระบวนการชำระเงินแบบดิจิทัล: ธุรกิจที่วางแผนจะขยายตลาดต้องพึ่งพาโครงสร้างพื้นฐานการชำระเงินที่ยืดหยุ่นเป็นพิเศษ เมื่อใช้ Stripe Payments ธุรกิจจะสามารถรับชำระเงินได้ทั่วโลก และเสนอวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าในท้องถิ่นนิยมใช้ การประมวลผลการชำระเงินอัตโนมัติสามารถผสานการทำงานเข้ากับระบบที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย
  
• แอปพลิเคชันบนคลาวด์: โซลูชันระบบคลาวด์ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลและแอปพลิเคชันได้อย่างยืดหยุ่น ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันข้ามสถานที่ รองรับการทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และเพิ่มความน่าเชื่อถือด้วยการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ
  
• การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): การจัดการลูกค้าผ่านทางดิจิทัลสามารถปรับปรุงกระบวนการขายและการตลาดได้ ระบบ CRM ส่วนกลางช่วยบันทึกข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระบบและนำใช้งานได้อย่างตรงเป้าหมาย เช่น การเสนอราคาเฉพาะสำหรับบุคคล หรือการติดตามการขายอัตโนมัติ นอกจากนี้ธุรกิจยังสามารถจัดการคำร้องขอฝ่ายบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะกระบวนการสื่อสารทั้งหมดสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้
  
• AI และการวิเคราะห์ข้อมูล: เครื่องมือวิเคราะห์อัจฉริยะช่วยให้ธุรกิจสามารถประเมินข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถวิเคราะห์ตัวเลขยอดขาย ระดับสินค้าคงคลัง และพฤติกรรมลูกค้าแบบเรียลไทม์ได้ ทำให้ธุรกิจสามารถระบุแนวโน้มได้ตั้งแต่เนิ่นๆ การพยากรณ์ที่สนับสนุนด้วย AI ยังช่วยให้สามารถคาดการณ์ความต้องการได้อย่างแม่นยำขึ้น และควบคุมกระบวนการผลิตได้ในเชิงรุก
  

การปรับปรุงขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

การปรับปรุงขั้นตอนแบบมุ่งเป้าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือตัวอย่างบางส่วน

การปรับให้ขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองเป็นระบบอัตโนมัติ

จากโอกาสทางดิจิทัลที่อธิบายไว้ข้างต้น ธุรกิจควรระบุงานประจำด้วยตนเอง ซึ่งสามารถแทนที่ด้วยโซลูชันอัตโนมัติได้ ซึ่งได้แก่ การป้อนข้อมูลซ้ำ ขั้นตอนการอนุมัติ หรือการแจ้งเตือนภายใน โดยเฉพาะงานด้านบริหาร เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย และการจัดการคลังสินค้า จะช่วยเปิดโอกาสให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมากโดยไม่ต้องลงทุนมาก

การกำหนดมาตรฐานของขั้นตอน

ธุรกิจสามารถติดตามตรวจสอบกระบวนการที่เป็นมาตรฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่ากระบวนการที่ไม่ได้มาตรฐาน ซึ่งช่วยให้สามารถวิเคราะห์และพัฒนางานได้ดีขึ้น การมีมาตรฐานยังช่วยลดการพึ่งพาที่ธุรกิจมีต่อบุคคลได้ เพราะการมีเอกสารมาตรฐานที่ชัดเจนจะช่วยให้สามารถมอบหมายงานและระบบอัตโนมัติได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ มาตรฐานยังส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก พร้อมทั้งช่วยให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นอีกด้วย

การทำงานร่วมกันแบบข้ามหน่วยงาน

การมีเครือข่ายที่ดีขึ้นระหว่างแผนกต่างๆ เช่น การขาย โลจิสติกส์ และการบัญชี สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ นอกจากนี้แพลตฟอร์มดิจิทัลที่ใช้ร่วมกันยังสามารถสร้างความโปร่งใสและเพิ่มการประสานงานได้อีกด้วย

การตรวจสอบขั้นตอนปกติ

การตรวจสอบและประเมินผลเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่อย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพในระยะยาว ตลาด เทคโนโลยี และความต้องการของลูกค้าต่างมีวิวัฒนาการ กระบวนการที่ได้ผลในวันนี้อาจกลายเป็นสิ่งสมัยในวันพรุ่งนี้ก็ได้ ธุรกิจสามารถใช้การตรวจสอบที่มีโครงสร้างเพื่อระบุหาขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่จำเป็น ทำการผสานการทำงานข้อกำหนดใหม่ และเพิ่มศักยภาพของการปรับปรุงธุรกิจให้สูงสุด

ตัวอย่างการปรับปรุงประสิทธิภาพ

การผลิต: กระบวนการผลิตที่ยืดหยุ่น

ธุรกิจวิศวกรรมเครื่องกลขนาดกลางเคยพึ่งพาผลิตภัณฑ์สั่งทำพิเศษเป็นอย่างมาก หมายความว่าต้องตั้งค่ากระบวนการผลิตใหม่ในแต่ละครั้ง ซึ่งต้องมีการประสานงานในระดับสูง

เมื่อกำหนดมาตรฐานการประกอบและแนะนำระบบการผลิตที่ยืดหยุ่น จะทำให้ธุรกิจสามารถลดเวลาในการตั้งค่าลงได้ถึงครึ่งหนึ่ง ซึ่งเพิ่มฟังก์ชันการส่งมอบขึ้นได้อย่างมาก ในขณะเดียวกันธุรกิจก็ได้เปิดตัวระบบบนคลาวด์ที่ตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ และทริกเกอร์คำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติลดปัญหาคอขวดและสต๊อกเกินจำนวน

ค้าปลีก: ระบบบันทึกการขายดิจิทัล (POS) และ CRM

ธุรกิจค้าปลีกรายหนึ่งที่มีสาขาหลายแห่งประสบปัญหาการขาดแคมเปญส่วนลด การจัดการสินค้าคงคลัง และข้อมูลลูกค้าที่ประสานงานจากส่วนกลาง ส่งผลให้ขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน สินค้าคงคลังไม่ถูกต้อง และมีศักยภาพในการขายต่อเนื่องที่น้อยเกินไป

หลังจากการเปิดตัวระบบ POS ดิจิทัลพร้อม CRM แบบบูรณาการเรียบร้อยแล้ว ธุรกิจได้ใช้ระบบจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติ นอกจากนี้ ธุรกิจยังสามารถปรับแต่งแคมเปญการตลาดสำหรับกลุ่มลูกค้าได้ ความโปร่งใสเกี่ยวกับพฤติกรรมการซื้อของลูกค้าช่วยให้บริษัทจัดการกลุ่มผลิตภัณฑ์ของร้านค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดภาระงานด้านการตลาดที่จะสูญเปล่า

การดูแลสุขภาพ: ขั้นตอน HR แบบอัตโนมัติ

ในคลินิกฟื้นฟูสมรรถภาพ ก่อนหน้านี้ต้องสร้างบัญชีรายชื่อหน้าที่ด้วยตนเอง ซึ่งส่งผลให้มีการประสานงานที่ซ้ำซาก มีภาระงานที่ไม่เท่าเทียมกัน และการทำงานล่วงเวลาจำนวนมาก

คลินิกจึงได้เริ่มใช้ซอฟต์แวร์บัญชีรายชื่อดิจิทัล ซึ่งจะคำนึงถึงข้อกำหนดกฎหมาย คำขอบุคคลทั่วไป และคุณสมบัติโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถลดการวางแผนลดลงไปได้ 70% ในขณะเดียวกัน คลินิกก็ได้สร้างระบบการจัดการการฝึกอบรมแบบดิจิทัลที่จะเตือนพนักงานโดยอัตโนมัติให้ทราบเกี่ยวกับใบรับรองที่หมดอายุ และแนะนำเส้นทางการเรียนรู้ของบุคคลทั่วไป ซึ่งก็เป็นก้าวสำคัญสู่การรักษาความปลอดภัยความสามารถทางวิชาชีพอย่างยั่งยืน

โลจิสติกส์: การวางแผนเส้นทางที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่าน AI

ธุรกิจโลจิสติกส์แห่งหนึ่งกำลังประสบปัญหาต้นทุนน้ำมันสูงและการส่งมอบล่าช้า

หลังจากการเริ่มใช้การเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางที่สนับสนุนโดย AI เวลาในการเดินทางลดลงโดยเฉลี่ย 15% และการใช้ยานพาหนะก็เพิ่มขึ้นอย่างมากเช่นกัน การติดตามยานพาหนะแบบเรียลไทม์ช่วยให้ลูกค้าทราบเวลาจัดส่งที่แม่นยำมากขึ้น ส่งผลให้มีความพึงพอใจและการวางแผนงานที่ดีขึ้น

การก่อสร้าง: การจัดการโครงการอุปกรณ์เคลื่อนที่

ธุรกิจก่อสร้างแห่งหนึ่งประสบปัญหาในการบันทึกข้อมูลโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ และติดตามความคืบหน้าของไซต์ก่อสร้างหลายแห่งที่ดำเนินงานไปพร้อมกัน

ธุรกิจเริ่มใช้แอปอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับการประสานงานไซต์ก่อสร้างผ่านทางดิจิทัล และตอนนี้พนักงานสามารถบันทึกแผน รายการงาน และการยอมรับได้โดยตรงไซต์ได้เลย และซิงโครไนซ์กับระบบส่วนกลางอีกด้วย ซึ่งช่วยลดจำนวนคำถามและความล่าช้าได้อย่างมาก พร้อมทั้งเพิ่มความโปร่งใสให้กับลูกค้า