In economisch moeilijke tijden is het extra belangrijk voor ondernemingen om hun activiteiten onder de loep te nemen en deze te verbeteren. De efficiëntie verhogen is geen eenmalig project - het is een doelgerichte manier om het concurrentievermogen te waarborgen. Volgens het digitaliseringsonderzoek 2025 van de Duitse Kamer van Koophandel en Industrie (DIHK), gebruikt 65% van de Duitse ondernemingen digitalisering om hun workflows efficiënter te maken. Ze doen dit voornamelijk om kosten te besparen en flexibelere werkmodellen mogelijk te maken.

In dit artikel leggen we uit wat het betekent om de efficiëntie te verhogen. We behandelen enkele veel voorkomende redenen waarom ondernemingen minder efficiënt zijn dan ze zouden kunnen zijn en waarom het verhogen van de efficiëntie vooral belangrijk is tijdens een recessie. We geven ook enkele concrete maatregelen die u kunt nemen om de efficiëntie te verhogen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent het voor ondernemingen om de efficiëntie te verhogen?
  
• Waarom zijn sommige ondernemingen niet efficiënt?
  
• Waarom is het verhogen van de efficiëntie vooral belangrijk tijdens een recessie?
  
• Maatregelen om de efficiëntie te verhogen
  
• Voorbeelden van efficiëntieverbeteringen
  

Wat betekent het voor ondernemingen om de efficiëntie te verhogen?

In Duitstalige landen worden de voorwaarden "effectiviteit" en "efficiëntie" vaak synoniem gebruikt. Ze verschillen echter van elkaar. Effectiviteit beschrijft bijvoorbeeld de weg naar een doel. Bij het analyseren van effectiviteit moeten eigenaren van ondernemingen zich afvragen: "Doen we de juiste dingen?".

Efficiëntie daarentegen gaat over het maximaliseren van de productiviteit zonder extra middelen te gebruiken. Een onderneming kan haar efficiëntie evalueren door de vraag te stellen: "Doen we de dingen goed?"

Voor ondernemingen betekent het verhogen van de efficiëntie niet het bereiken van nieuwe doelen of het doorvoeren van verbeteringen. Het doel is eerder om bestaande procedures, structuren of procedures te verfijnen zodat de onderneming tijd, geld, materialen of human resources (HR) bespaart zonder de kwaliteit in gevaar te brengen.

In een recente studie onderzocht het McKinsey Global Institute (MGI) de productiviteitsgroei in Duitsland, de VS en het Verenigd Koninkrijk. De auteurs benadrukten twee belangrijke bevindingen:

• Verbeteringen worden steeds belangrijker voor het succes van ondernemingen.
  
• Efficiëntie blijft belangrijk voor het succes van ondernemingen.
  

Voor ondernemingen in Duitsland betekent dit dat om concurrerend te blijven - zelfs in een moeilijk economisch klimaat - interne procedures voortdurend in vraag moeten worden gesteld, verfijnd en gedigitaliseerd. Het verhogen van de efficiëntie kan de kosten verlagen, doorlooptijden verkorten, de last voor werknemers verlichten of ondernemingen beter bestand maken tegen crises. Dit betekent niet altijd radicale veranderingen. Veel kleine verbeteringen in de zogenaamde "continue verbeteringsprocedure" (CIP) kunnen grote gevolgen hebben als ze tegelijkertijd worden uitgevoerd.

Waarom zijn sommige ondernemingen niet efficiënt?

Efficiëntie is de sleutel tot succes voor een onderneming, vooral op de zeer concurrerende internationale markt. Veel Duitse ondernemingen maken echter om verschillende redenen niet optimaal gebruik van hun efficiëntiepotentieel. Een gebrek aan efficiëntie is vaak het resultaat van structuren en procedures die zich in de loop der tijd binnen de onderneming hebben ontwikkeld. Naarmate de tijd verstrijkt, is de onderneming misschien niet meer in staat om de dynamiek van de markt bij te houden.

Gebrek aan structurele aanpassingen

Bedrijven groeien door nieuwe producten en markten of door het succes van particuliere ondernemingen. Deze groei is fundamenteel positief, maar brengt ook risico's met zich mee. De onderneming kan bijvoorbeeld nieuwe taken en verantwoordelijkheden toevoegen, maar de onderliggende procedures blijven vaak onaangeroerd. Ondernemingen hebben misschien niet de tijd en de middelen om deze groeiprocessen te ontwikkelen. Als gevolg daarvan functioneren gevestigde procedures niet meer met de gebruikelijke efficiëntie.

Dit is een typisch voorbeeld: Een afdeling groeit in korte tijd van 5 naar 20 medewerkers. De structuren, communicatiekanalen en technische infrastructuur blijven echter onveranderd.

Onduidelijke procedures

Als operationele procedures niet duidelijk en ondubbelzinnig gedefinieerd zijn, kan dit leiden tot misverstanden, vertragingen en onnodig dubbel werk. Het gebrek aan transparantie kan snel een probleem worden, vooral naarmate de complexiteit van de business-to-business processen toeneemt of nieuwe werknemers moeten worden opgeleid. Onduidelijke beschrijvingen van procedures kunnen het voor teamleden moeilijk maken om elkaar te begrijpen en met elkaar samen te werken.

Gebrek aan efficiënt gebruik van hulpbronnen

Om efficiënt te kunnen werken, moeten ondernemingen weten welke hulpbronnen beschikbaar zijn en waar ze nodig zijn. Uit een onderzoek in opdracht van het Federale Ministerie voor Economische Zaken en Energie (BMWE) blijkt dat veel Duitse ondernemingen proberen om efficiënter met hulpbronnen om te gaan om productiekosten te verlagen, afval te verminderen en het milieu te beschermen. Van 2017 tot 2021 namen Duitse ondernemingen efficiëntiemaatregelen die uiteindelijk ongeveer 6% van het oorspronkelijk benodigde materiaal bespaarden. Een marktanalyse voor 2023 door de DIHK bevestigt deze trend. Volgens de analyse zien ondernemingen materiaalbesparingen als de grootste stimulans voor aanpassingen van procedures.

Verouderde technologie

Verouderde machines, hardware en software kunnen er ook voor zorgen dat ondernemingen minder efficiënt zijn. Wie niet over de technische basisuitrusting beschikt, wordt beperkt in zijn mogelijkheden om moderne technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI), te gebruiken. Uit een onderzoek 2025 onder meer dan 550 Duitse industriële ondernemingen in opdracht van de digitale vereniging Bitkom bleek dat bijna de helft van de respondenten het risico ziet dat Duitse ondernemingen de AI-revolutie zullen missen. 42% van de Duitse industriële ondernemingen maakt echter al gebruik van AI in de productie.

Inefficiënte toeleveringsketens

De COVID-19 pandemie en de geopolitieke spanningen van de afgelopen jaren hebben de kwetsbaarheid van veel toeleveringsketens aangetoond. Duitse ondernemingen moeten hun productieplanning nauw afstemmen met hun leveranciers. Er moeten ook back-upoplossingen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de productie niet stopt, zelfs niet in het geval van knelpunten of vertragingen bij de levering.

Gebrek aan flexibiliteit

Het MKB (midden- en kleinbedrijf) in Duitsland staat bekend om hun specialisatie. Deze kracht kan echter ook een zwakte worden. Zeer gespecialiseerde productieprocedures zijn vaak niet flexibel. Als de vraag fluctueert of de vereisten veranderen, kan het aanpassen van procedures duur of lastig zijn.

Gebrek aan gekwalificeerde specialisten

Mensen in Duitsland hebben het vaak over een tekort aan geschoold personeel ( ) in het land. Ze zien vaak over het hoofd dat er vooral een tekort is aan gekwalificeerd personeel. Digitalisering en automatisering hebben nieuwe eisen aan werknemers gesteld. Duitse ondernemingen moeten ofwel nieuw personeel aannemen - wat tijd kost - ofwel bestaand personeel omscholen en bijscholen. Anders kan een gebrek aan gekwalificeerde specialisten de efficiëntie van een onderneming negatief beïnvloeden.

Waarom is het verhogen van de efficiëntie vooral belangrijk tijdens een recessie?

De economische prognose van het Duits Economisch Instituut (IW) voorspelt groei voor alle grote economieën in 2025, waaronder China (4%), de VS (1,3%) en de eurozone (0,8%). De Duitse economie was de enige die een geweigerde betaling liet optekenen (vanaf mei 2025) en zal naar verwachting met 0,2% krimpen. Dit betekent dat Duitsland in een recessie blijft. In voorgaande jaren werd al een daling van genoteerd: De grootste economie van Europa kromp in 2023 met 0,3% en in 2024 met 0,2%. Deze ontwikkeling is zorgwekkend voor ondernemingen in Duitsland, want de laatste keer dat er twee opeenvolgende jaren van recessie waren, was in 2002 en 2003.

In tijden van recessie is het belangrijk voor ondernemingen om hun efficiëntie te verhogen, omdat dit direct bijdraagt aan hun concurrentievermogen. Wanneer de verkoop stagneert of geweigerd wordt, kan het verfijnen van procedures en de bijbehorende besparingen een groot verschil maken. Het verhogen van de efficiëntie kan ook betekenen dat ondernemingen de bestaande capaciteit maximaal benutten en verspilling voorkomen.

Recessieperiodes kunnen ook toekomstige groei bevorderen. Ondernemingen die hun procedures vereenvoudigen en moderniseren, bevinden zich vaak in een betere positie om snel weer op traject te komen wanneer de recessie voorbij is. Daarom is efficiëntie een sleutelfactor om te overleven in een economische crisis. Tegelijkertijd zet het ondernemingen op een koers voor duurzaam succes in de toekomst.

Maatregelen om de efficiëntie te verhogen

Duitse ondernemingen kunnen verschillende maatregelen treffen om hun efficiëntie duurzaam te verhogen. Fundamentele veranderingen kunnen helpen om een basis voor succes te leggen. Digitale oplossingen kunnen automatisering en vereenvoudiging van complexe taken mogelijk maken, en voortdurende verbeteringen van procedures kunnen ervoor zorgen dat processen efficiënt en flexibel blijven.

Fundamentele veranderingen om de efficiëntie te verhogen

Hier volgen enkele aanbevolen maatregelen om de efficiëntie te verhogen die ondernemingen kunnen helpen om veelvoorkomende redenen voor inefficiëntie aan te pakken:

Duidelijke procedures

Alle werkprocedures moeten stap voor stap worden gedefinieerd. Over het algemeen kunnen operationele procedures alleen foutloos verlopen als ze duidelijk beschreven zijn. Dit kan ondernemingen helpen om misverstanden en vertragingen te voorkomen. Het is belangrijk om procedures regelmatig te controleren en aan te passen, vooral voor groeiende ondernemingen.

Functioneel middelenbeheer

Documentatie en een op de behoeften afgestemd beheer van materialen, personeel en kapitaal kunnen helpen om kosten te besparen, verspilling te voorkomen en knelpunten te vermijden. Daarom moeten ondernemingen veel belang hechten aan een effectief beheer van hulpbronnen.

Betrouwbare toeleveringsketens

Nauwe coördinatie met leveranciers is belangrijk voor een efficiënte productie. Een veerkrachtige toeleveringsketen kan materiaaltekorten en vertragingen helpen voorkomen. Ondernemingen moeten ook vertrouwen op gediversifieerde leveringsstructuren en back-upoplossingen.

Kwalificaties van werknemers

Het verhogen van de efficiëntie heeft niet alleen te maken met structurele en technische aspecten - het personeel speelt ook een belangrijke rol. Duitse ondernemingen moeten gekwalificeerde specialisten in dienst hebben. Investeringen in permanente opleiding en training kunnen er ook voor zorgen dat het team efficiënt werkt met de huidige technologieën en methoden.

Digitale maatregelen om de efficiëntie te verhogen

Digitalisering biedt Duitse ondernemingen tal van mogelijkheden om procedures te automatiseren, tijd te besparen en kosten te verlagen. Naast de voor de hand liggende versnelling van werkprocedures, maakt digitalisering ook een betere gegevenskwaliteit en transparantie mogelijk. Hier volgen enkele betrouwbare maatregelen die u kunt nemen:

• Automatisering van boekhoudprocedures: Hulpmiddelen zoals Stripe Revenue Recognition automatiseren de boekhouding van transacties op transactiebasis. Dit kan ondernemingen in staat stellen om inkomsten volgens de lokale regelgeving te boeken, hun reserves onmiddellijk te berekenen en sneller maandelijkse overzichten te genereren.
  
• Digitalisering van belastingverwerking: Stripe Tax berekent automatisch landspecifieke belastingtarieven, berekent deze correct en levert alle benodigde documenten voor terugbetalingen of controles. In die zin automatiseren ondernemingen hun belastingverwerking grotendeels.
  
• Digitale betaalprocedures: Ondernemingen die willen uitbreiden, zijn vooral aangewezen op een flexibele betaalinfrastructuur. Met Stripe Payments kunnen bedrijven wereldwijd betalingen ontvangen en hun klanten lokaal geprefereerde betaalmethoden aanbieden. De geautomatiseerde verwerking van betalingen kan gemakkelijk in bestaande systemen worden geïntegreerd.
  
• Op cloud gebaseerde toepassingen:__ Cloud-oplossingen kunnen flexibele toegang tot gegevens en aanmeldformulieren mogelijk maken. Ze bevorderen de samenwerking tussen verschillende locaties, maken mobiel werken mogelijk en kunnen de betrouwbaarheid verbeteren door middel van automatische back-ups en regelmatige updates.
  
• Klantenrelatiebeheer (CRM):_ Digitaal klantenbeheer kan verkoop- en marketingprocedures verbeteren. Een centraal CRM-systeem helpt om klantinformatie op een gestructureerde manier vast te leggen en gericht te gebruiken, bijvoorbeeld voor gepersonaliseerde offertes of geautomatiseerde verkoopopvolging. Ondernemingen kunnen ook efficiënter ondersteuningsaanvragen verwerken omdat de hele communicatieprocedure traceerbaar is.
  
• Intelligente analysetools helpen ondernemingen om grote hoeveelheden gegevens efficiënt te evalueren. Ze kunnen verkoopcijfers, voorraadniveaus en klantgedrag in realtime analyseren, waardoor ondernemingen trends al in een vroeg stadium kunnen herkennen. AI-ondersteunde prognoses kunnen het mogelijk maken om de vraag nauwkeuriger te voorspellen en productieprocedures proactief te sturen.
  

Procesverbeteringen om de efficiëntie te verhogen

Gerichte verbeteringen van procedures kunnen effectief zijn om de efficiëntie van een onderneming te verhogen. Hier volgen enkele voorbeelden:

Automatisering van handmatige werkstappen

Voortbouwend op de digitale mogelijkheden die hierboven beschreven zijn, moeten ondernemingen handmatige routinetaken identificeren die door geautomatiseerde oplossingen vervangen kunnen worden. Dit kunnen terugkerende gegevensinvoer, goedkeuringsprocedures of interne meldingen zijn. Met name administratieve gebieden zoals HR, inkoop en magazijnbeheer kunnen ondernemingen de mogelijkheid bieden om met weinig moeite een aanzienlijke efficiëntieslag te maken.

Standaardisatie van procedures

Ondernemingen kunnen gestandaardiseerde procedures effectiever bewaken dan niet-gestandaardiseerde, waardoor meer analyse en verbetering mogelijk is. Standaardisatie kan ook de afhankelijkheid van een onderneming van particulieren verminderen, omdat duidelijk gedocumenteerde standaarden kunnen helpen bij delegatie en automatisering. Standaardisatie kan ook de samenwerking tussen afdelingen vergemakkelijken en helpen bij het opleiden van nieuwe werknemers.

Samenwerken met collega's uit andere afdelingen

Betere netwerken tussen afdelingen, zoals verkoop, logistiek en boekhouding, kunnen de efficiëntie verhogen. Gedeelde digitale platforms kunnen ook transparantie creëren en de coördinatie verbeteren.

Regelmatige controles van procedures

Voortdurend controleren en evalueren van bestaande workflows is belangrijk om efficiëntie op de lange termijn te garanderen. Markten, technologieën en eisen van klanten evolueren. Procedures die vandaag werken, kunnen morgen verouderd zijn. Bedrijven kunnen gestructureerde controles gebruiken om inefficiënte of onnodige stappen te identificeren, nieuwe vereisten te integreren en het potentieel van business-to-business verbeteringen te maximaliseren.

Voorbeelden van efficiëntieverbeteringen

Productie: Flexibele productie procedures

Een middelgrote onderneming in machinebouw was ooit sterk afhankelijk van op maat gemaakte producten. Dit betekende dat productieprocedures telkens opnieuw moesten worden opgezet, wat een hoge mate van coördinatie vereiste.

Door assemblages te standaardiseren en een flexibel productiesysteem te introduceren, kon de onderneming de insteltijden halveren en zo haar leveringsopties aanzienlijk verbeteren. Tegelijkertijd introduceerde de onderneming een cloudsysteem dat de voorraadniveaus in realtime controleert en automatisch bestellingen activeert, waardoor knelpunten en te grote voorraden worden verminderd.

Detailhandel: Digitale POS-systemen (POS) en CRM

Een winkelier met verschillende filialen kampte met een gebrek aan centraal gecoördineerde kortingscampagnes, voorraadbeheer en klantgegevens. Dit resulteerde in dubbele werkstappen, onjuiste inventaris en onderbenut potentieel voor cross-selling.

Na de invoering van een digitaal POS-systeem met geïntegreerde CRM, automatiseerde de onderneming het voorraadbeheer. Bovendien was de onderneming in staat om marketingcampagnes aan te passen aan klantsegmenten. Transparantie over het koopgedrag van klanten hielp het bedrijf om productassortimenten in de winkel efficiënter te beheren en verspilde marketinginspanningen te verminderen.

Gezondheidszorg: Geautomatiseerde HR-procedures

In een revalidatiekliniek moesten dienstroosters voorheen handmatig worden gemaakt. Dit leidde tot terugkerende coördinatie, ongelijke werkdruk en veel overwerk.

De kliniek introduceerde digitale roostersoftware, die automatisch rekening houdt met juridische vereisten, aanvragen van particulieren en kwalificaties. Dit verminderde de planning met 70%. Tegelijkertijd zette de kliniek een digitaal systeem voor trainingsbeheer op dat werknemers automatisch herinnert aan vervaldata van certificaten en voorstellen doet voor een particulier leertraject. Dit was een belangrijke stap in de richting van het duurzaam veiligstellen van vakbekwaamheid.

Logistiek: Efficiëntere routing door AI

Een logistieke onderneming worstelde met hoge brandstofkosten en vertragingen bij leveringen.

Na de invoering van AI-ondersteunde routingoptimalisatie daalden de reistijden met gemiddeld 15% en nam ook het voertuiggebruik aanzienlijk toe. Real-time voertuigtracering geeft klanten toegang tot precieze levertijden, wat leidt tot grotere tevredenheid en betere planning.

Bouw: Mobiel projectbeheer

Een bouwonderneming had moeite met het efficiënt documenteren van projecten en het bijhouden van parallelle bouwplaatsen.

De onderneming begon een mobiele app te gebruiken voor digitale coördinatie op de bouwplaats. Werknemers kunnen nu tariefplannen, takenlijsten en acceptaties direct op de bouwplaats vastleggen, en deze worden gesynchroniseerd met het centrale systeem. Dit heeft het aantal query's en vertragingen aanzienlijk verminderd, terwijl de transparantie voor klanten is verbeterd.