In einem angespannten wirtschaftlichen Umfeld sind Unternehmen mehr denn je gefordert, ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen und gezielt zu optimieren. Effizienzsteigerung ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern ein strategischer Hebel zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. 65 % der deutschen Unternehmen setzen laut der DIHK-Digitalisierungsumfrage 2025 auf Digitalisierung, um ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, und das vor allem mit dem Ziel, Kosten zu senken und flexiblere Arbeitsmodelle zu ermöglichen.

In diesem Artikel erklären wir, was Effizienzsteigerung bedeutet und was die Ursachen dafür sein können, dass es Unternehmen an Effizienz mangelt. Zudem erfahren Sie, weshalb eine Effizienzsteigerung besonders in einer Rezession wichtig ist und welche konkreten Maßnahmen Sie ergreifen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet Effizienzsteigerung für Unternehmen?
  
• Was können Ursachen für mangelnde Effizienz in Unternehmen sein?
  
• Warum ist Effizienzsteigerung in besonders in einer Rezession wichtig?
  
• Maßnahmen zur Effizienzsteigerung
  
• Beispiele für Effizienzsteigerungen
  

Was bedeutet Effizienzsteigerung für Unternehmen?

Im deutschsprachigen Raum werden die Begrifflichkeiten „Effektivität“ und „Effizienz“ häufig synonym gebraucht, obwohl sie sich deutlich voneinander unterscheiden. Effektivität beschreibt den Weg zum Ziel, verbunden mit der Frage: Tun wir die richtigen Dinge? Effizienz hingegen fragt mit Blick auf einen möglichst geringen Ressourceneinsatz: Tun wir die Dinge richtig?

Für Unternehmen bedeutet eine Effizienzsteigerung daher nicht automatisch, dass sie neue Ziele erreichen oder Innovationen vorantreiben müssen. Ziel ist es vielmehr, bestehende Prozesse, Strukturen oder Abläufe so zu optimieren, dass Zeit, Geld, Material oder personelle Ressourcen eingespart werden, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Effizienzsteigerung bedeutet für Unternehmen nicht, neue Ziele zu erreichen oder Verbesserungen voranzutreiben. Vielmehr geht es darum, bestehende Prozesse, Strukturen oder Verfahren so zu verfeinern, dass das Unternehmen Zeit, Geld, Material oder personelle Ressourcen spart, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

In einer aktuellen Studie des McKinsey Global Institute (MGI), die das Produktivitätswachstum in Deutschland, den USA und dem Vereinigte Königreich untersuchte, hoben die Autoren zwei Erkenntnisse hervor:

• Für den unternehmerischen Erfolg sind Innovationen zunehmend wichtig.
  
• Für den unternehmerischen Erfolg bleibt Effizienz immer wichtig.
  

Konkret bedeutet das für Unternehmen in Deutschland: Wer auch in einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld wettbewerbsfähig bleiben will, muss interne Abläufe konsequent hinterfragen, optimieren und digitalisieren. Effizienzsteigerung kann Kosten senken, Durchlaufzeiten verkürzen, die Mitarbeitenden entlasten oder Unternehmen widerstandsfähiger gegenüber Krisen machen. Dabei geht es nicht immer um radikale Umstellungen, sondern auch viele kleine Verbesserungen im Sinne des sogenannten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) können in der Summe große Wirkung entfalten.

Was können Ursachen für mangelnde Effizienz in Unternehmen sein?

Effizienz gilt als einer der zentralen Erfolgsfaktoren für Unternehmen, gerade im international hart umkämpften Wettbewerb. Doch viele deutsche Firmen nutzen ihre Effizienzpotenziale nicht optimal aus. Woran liegt das? Die Gründe sind vielfältig und häufig das Ergebnis historisch gewachsener Strukturen, die mit der Dynamik des Marktes nicht mehr mithalten können.

Fehlende strukturelle Anpassungen

Unternehmen wachsen durch neue Produkte, neue Märkte oder den Erfolg einzelner Geschäftsbereiche. Dieses Wachstum ist grundsätzlich positiv, birgt aber auch Risiken: Denn während neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten hinzukommen, bleiben die zugrunde liegenden Prozesse häufig unangetastet. Es fehlt an Zeit und Ressourcen, um diese „mitwachsenden“ Abläufe strategisch weiterzuentwickeln. In der Folge funktionieren etablierte Prozesse nicht mehr mit der gewohnten Effizienz.

Ein typisches Beispiel: Eine Abteilung wächst in kurzer Zeit von fünf auf 20 Mitarbeiter/innen. Die Strukturen, Kommunikationswege und die technische Infrastruktur bleiben jedoch unverändert.

Unklare Prozesse

Wenn operative Abläufe nicht klar und eindeutig definiert sind, führt dies unvermeidlich zu Missverständnissen, Verzögerungen und unnötigen doppelten Arbeitsschritten. Besonders in Zeiten, in denen die Komplexität von Geschäftsprozessen zunimmt oder neue Mitarbeiter/innen eingearbeitet werden müssen, wird die mangelnde Transparenz schnell zum Problem. Unklare Prozessbeschreibungen erschweren das Verständnis und die Zusammenarbeit innerhalb der Teams.

Mangelnde Ressourceneffizienz

Effizientes Arbeiten setzt voraus, dass Unternehmen wissen, welche Ressourcen wo vorhanden sind und gebraucht werden. Eine Studie im Auftrag des Bundeswirtschaftsministeriums macht deutlich, dass Ressourceneffizienz von deutschen Unternehmen insbesondere angestrebt wird, um Produktionskosten zu senken, Abfall zu reduzieren und die Umwelt zu entlasten. Von 2017 bis 2021 konnten deutsche Unternehmen durch Effizienzmaßnahmen etwa 6 % des ursprünglich benötigten Materials einsparen. Eine Marktanalyse der Industrie- und Handelskammer aus dem Jahr 2023 bestätigt diesen Trend. Laut der Analyse sehen Unternehmen Materialeinsparungen als größten Anreiz für Prozessanpassungen.

Veraltete Technologien

Mangelnde Effizienz in deutschen Unternehmen kann auch auf veraltete Maschinen, Hardware und Software zurückzuführen sein. Wer die technische Grundausstattung nicht hat, kann beispielsweise moderne Technologien wie die Künstliche Intelligenz nicht oder nur eingeschränkt nutzen. Eine repräsentative Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter mehr als 550 deutschen Industrieunternehmen kam 2025 zu dem Ergebnis, dass fast die Hälfte der Befragten die Gefahr sieht, dass die deutsche Industrie die KI-Revolution verschläft. Immerhin nutzen jedoch bereits 42 % der deutschen Industrieunternehmen KI in der Produktion.

Ineffiziente Lieferketten

Die Corona-Pandemie und die geopolitischen Spannungen der letzten Jahre haben gezeigt, wie verwundbar viele Lieferketten sind. Die Produktionsplanung deutscher Unternehmen sollte eng mit den Lieferantinnen und Lieferanten abgestimmt sein. Zudem sollte beispielsweise durch Backup-Lösungen sichergestellt werden, dass es auch bei Lieferengpässen oder Verzögerungen nicht zu einem Produktionsstopp kommt.

Mangelnde Flexibilität

Der deutsche Mittelstand ist bekannt für seine Spezialisierung. Diese Stärke kann allerdings auch zur Schwäche werden. Denn stark spezialisierte Produktionsprozesse sind häufig wenig flexibel. Schwankt die Nachfrage oder ändern sich die Anforderungen, sind Umstellungen mit hohen Kosten verbunden oder gar nicht möglich.

Mangel an qualifizierten Fachkräften

Die Diskussion um den Fachkräftemangel ist in Deutschland allgegenwärtig, doch häufig wird übersehen, dass es nicht nur an Personal fehlt, sondern vor allem an qualifiziertem Personal. Digitalisierung und Automatisierung stellen neue Anforderungen an Mitarbeitende. Deutsche Unternehmen müssen diese entweder neu einstellen – und dafür zunächst finden – oder das bestehende Personal umschulen und weiterbilden. Andernfalls wird der Mangel an qualifizierten Fachkräften die Effizienz der Unternehmen negativ beeinträchtigen.

Warum ist Effizienzsteigerung besonders in einer Rezession wichtig?

Der Konjunkturprognose des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) sagt für alle großen Volkswirtschaften im Jahr 2025 ein Wachstum voraus. Lediglich die deutsche Wirtschaft verzeichnet einen Rückgang (Stand: Mai 2025). Während für China ein Plus von 4 %, für die USA 1,3 % und den Euroraum 0,8 % prognostiziert wird, soll die deutsche Wirtschaft um 0,2 % schrumpfen. Damit bleibt Deutschland in der Rezession. Bereits in den Vorjahren wurde ein Minus verzeichnet: 2023 schrumpfte Europas größte Volkswirtschaft um 0,3 %, 2024 um 0,2 %. Für Unternehmen in Deutschland ist diese Entwicklung besorgniserregend, denn zwei Rezessionsjahre in Folge gab es zuletzt 2002/2003.

In Rezessionsphasen steigt die Bedeutung der Effizienzsteigerung für Unternehmen, da sie unmittelbar zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt. Wenn Umsätze stagnieren oder sogar sinken, können optimierte Prozesse und damit verbundene Kosteneinsparungen einen entscheidenden Unterschied machen. Effizienzsteigerung kann zudem bedeuten, dass vorhandene Kapazitäten bestmöglich ausgeschöpft werden und damit Verschwendung vermieden wird.

Darüber hinaus ist Effizienzsteigerung in Rezessionsphasen auch eine wichtige Grundlage für zukünftiges Wachstum. Unternehmen, die ihre Abläufe straffen und modernisieren, schaffen eine bessere Ausgangslage, um nach der Rezession schnell wieder durchzustarten. Effizienz wird damit zum wichtigen Treiber, um die aktuelle Krisenphase zu überstehen und zugleich die Weichen für nachhaltigen Erfolg zu stellen.

Maßnahmen zur Effizienzsteigerung

Für deutsche Unternehmen bietet sich eine Vielzahl von Maßnahmen an, um die Effizienz nachhaltig zu erhöhen. Dabei bilden allgemeine Maßnahmen die Grundlage, digitale Lösungen ermöglichen die Automatisierung und Vereinfachung komplexer Aufgabenfelder, und eine kontinuierliche Prozessoptimierung sorgt dafür, dass Abläufe schlank und flexibel bleiben.

Allgemeine Maßnahmen zur Effizienzsteigerung

Mit Blick auf die oben aufgeführten Ursachen für mangelnde Effizienz sind die folgenden Maßnahmen zu empfehlen:

Klare Prozesse

Sämtliche Arbeitsabläufe sollten Schritt für Schritt festgelegt sein. Nur wenn die operativen Prozesse eindeutig sind, können sie fehlerfrei, ohne Missverständnisse und Verzögerungen ablaufen. Besonders in wachsenden Unternehmen ist es entscheidend, Prozesse regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

Funktionierendes Ressourcenmanagement

Die Erfassung und bedarfsgerechte Steuerung von Material, Personal und Kapital hilft, Kosten zu sparen und Verschwendung sowie Engpässe zu verhindern. Daher sollten Unternehmen hohen Wert auf ein funktionierendes Ressourcenmanagement legen.

Verlässliche Lieferketten

Eine enge Abstimmung mit Lieferantinnen und Lieferanten ist essenziell für eine effiziente Produktion. Eine widerstandsfähige Lieferkette hilft, Materialengpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Unternehmen sollten zudem auf diversifizierte Lieferantenstrukturen und Backup-Lösungen setzen.

Qualifikationen der Mitarbeiter/innen

Eine Effizienzsteigerung im Unternehmen ist nicht nur abhängig von strukturellen und technischen Aspekten, sondern auch die Belegschaft spielt eine wichtige Rolle. Deutsche Unternehmen müssen daran interessiert sein, qualifizierte Fachkräfte zu beschäftigen. Investitionen in Weiterbildung und Schulungen stellen darüber hinaus sicher, dass das Team mit aktuellen Technologien und Methoden effizient arbeiten kann.

Digitale Maßnahmen zur Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung bietet deutschen Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um Abläufe zu automatisieren und so Zeit und Kosten zu sparen. Neben der offensichtlichen Beschleunigung von Arbeitsprozessen ermöglicht Digitalisierung auch eine bessere Datenqualität und -transparenz. Einige bewährte Maßnahmen sind:

• Automatisierung von Buchhaltungsprozessen: Tools wie Stripe Revenue Recognition automatisieren die periodengerechte Verbuchung von Transaktionen. Auf diese Weise lassen sich Einnahmen regelkonform abbilden, Rückstellungen korrekt berechnen und Monatsabschlüsse deutlich beschleunigen.
  
• Digitalisierung der Steuerabwicklung: Stripe Tax berechnet automatisch länderspezifische Steuersätze, erhebt diese korrekt und stellt sämtliche notwendigen Dokumente für Steuererstattungen oder Prüfungen zur Verfügung. Unternehmen können demnach ihre Steuerabwicklung weitgehend automatisieren.
  
• Digitale Bezahlprozesse: Insbesondere expansionswillige Unternehmen sind auf eine flexible Zahlungsinfrastruktur angewiesen. Mit Stripe Payments können sie weltweit Zahlungen akzeptieren und ihren Kundinnen und Kunden lokal bevorzugte Zahlungsmethoden anbieten. Die automatisierte Zahlungsabwicklung kann nahtlos in bestehende Systeme integriert werden.
  
• Cloud-basierte Anwendungen: : Cloud-Lösungen ermöglichen flexiblen Zugriff auf Daten und Anwendungen. Sie fördern die standortübergreifende Zusammenarbeit, ermöglichen mobiles Arbeiten, verbessern die Ausfallsicherheit durch automatische Backups und regelmäßige Updates.
  
• Customer Relationship Management (CRM): Digitales Kundenmanagement optimiert Vertriebs- und Marketingprozesse. Ein zentrales CRM-System hilft dabei, Kundeninformationen strukturiert zu erfassen und gezielt zu nutzen, so zum Beispiel für personalisierte Angebote oder automatisierte Follow-ups im Vertrieb. Auch Supportanfragen lassen sich effizienter bearbeiten, da der gesamte Kommunikationsverlauf nachvollziehbar ist.
  
• Künstliche Intelligenz und Data Analytics: Intelligente Analyse-Tools unterstützen Unternehmen dabei, große Datenmengen effizient auszuwerten. So können beispielsweise Verkaufszahlen, Lagerbestände oder Kundenverhalten in Echtzeit analysiert und Trends frühzeitig identifiziert werden. KI-gestützte Prognosen ermöglichen es, Nachfrageentwicklungen genauer vorherzusagen oder Produktionsprozesse vorausschauend zu steuern.
  

Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung

Die gezielte Prozessoptimierung ist ein weiterer wirkungsvoller Hebel zur Effizienzsteigerung im Unternehmen. Die folgenden Maßnahmen sind denkbar:

Automatisierung manueller Arbeitsschritte

Aufbauend auf den zuvor beschriebenen digitalen Möglichkeiten sollten Unternehmen manuelle Routinetätigkeiten identifizieren, die sich durch Automatisierungslösungen ersetzen lassen. Hierzu zählen zum Beispiel wiederkehrende Dateneingaben, Freigabeprozesse oder interne Benachrichtigungen. Besonders in administrativen Bereichen wie Personalwesen, Einkauf oder Lagerverwaltung lassen sich mit geringem Aufwand große Effizienzgewinne erzielen.

Standardisierung von Prozessen

Standardisierte Abläufe lassen sich besser kontrollieren, analysieren und gezielt verbessern. Zudem sinkt die Abhängigkeit von einzelnen Personen, da klar dokumentierte Standards die Grundlage für Vertretungsregelungen und Automatisierung schaffen. Darüber hinaus erleichtert eine Vereinheitlichung die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen.

Cross-funktionale Zusammenarbeit

Oft liegen Effizienzpotenziale in der besseren Vernetzung von Abteilungen wie Vertrieb, Logistik und Buchhaltung. Gemeinsame digitale Plattformen schaffen Transparenz und verbessern die Koordination.

Regelmäßige Prozessreviews

Eine kontinuierliche Überprüfung und Bewertung bestehender Arbeitsabläufe ist essenziell, um die Effizienz langfristig zu sichern. Märkte, Technologien und Kundenanforderungen verändern sich: Prozesse, die heute noch funktionieren, können morgen schon überholt sein. Durch strukturierte Reviews lassen sich ineffiziente oder überflüssige Schritte identifizieren, neue Anforderungen integrieren und Optimierungspotenziale gezielt heben.

Beispiele für Effizienzsteigerungen

Industrie: Flexible Produktionsverfahren

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen war einst stark auf Sonderanfertigungen angewiesen. Die Produktionsabläufe mussten daher jedes Mal mit hohem Koordinationsaufwand neu eingerichtet werden.

Durch die Standardisierung von Baugruppen und die Einführung eines flexiblen Fertigungssystems konnte das Unternehmen die Rüstzeiten halbieren und damit seine Lieferfähigkeit deutlich steigern. Gleichzeitig führte das Unternehmen ein cloudbasiertes System ein, das die Lagerbestände in Echtzeit überwacht und automatisch Bestellungen auslöst, wodurch Engpässe und Überbestände reduziert werden.

Einzelhandel: Digitale Point-of-Sale-Systeme (POS) und CRM

Ein Einzelhandelsunternehmen mit mehreren Filialen hatte Probleme mit zentral koordinierten Rabattaktionen, der Bestandsverwaltung und Kundendaten. Dies führte zu doppelten Arbeitsschritten, falschen Beständen und ungenutztem Potenzial für Cross-Selling.

Nach der Einführung eines digitalen POS-Systems mit integriertem CRM automatisierte das Unternehmen die Bestandsverwaltung. Darüber hinaus konnte das Unternehmen Marketingkampagnen für Kundensegmente individuell anpassen. Die Transparenz über das Kaufverhalten der Kundinnen und Kunden half dem Unternehmen, das Produktangebot in den Filialen effizienter zu verwalten und Marketingmaßnahmen zu optimieren.

Gesundheitswesen: Automatisierte HR-Verfahren

In einer Reha-Klinik mussten Dienstpläne bisher manuell erstellt werden. Dies führte zu wiederkehrenden Koordinationsschleifen, ungleicher Arbeitsbelastung und vielen Überstunden.

Die Klinik führte eine digitale Dienstplanungssoftware ein, die gesetzliche Vorgaben, individuelle Wünsche und Qualifikationen automatisch berücksichtigt. Dadurch konnte der Planungsaufwand um 70 % reduziert werden. Gleichzeitig richtete die Klinik ein digitales Schulungsmanagementsystem ein, das die Mitarbeitenden automatisch an ablaufende Zertifikate erinnert und individuelle Lernpfade vorschlägt. Dies war ein wichtiger Schritt zur nachhaltigen Sicherung der Fachkompetenz.

Logistik: Effizientere Routenplanung durch KI

Ein Logistikunternehmen hatte mit hohen Kraftstoffkosten und Lieferverzögerungen zu kämpfen.

Nach der Einführung der KI-gestützten Routenoptimierung konnten die Fahrzeiten um durchschnittlich 15 % reduziert und die Fahrzeugauslastung deutlich erhöht werden. Dank der Echtzeit-Fahrzeugverfolgung erhalten Kundinnen und Kunden genaue Lieferzeiten, was zu einer höheren Zufriedenheit und einer besseren Planung führt.

Bauwesen: Mobiles Projektmanagement

Ein Bauunternehmen hatte Schwierigkeiten, Projekte effizient zu dokumentieren und parallele Baustellen im Blick zu behalten.

Durch den Einsatz einer mobilen App für die digitale Baustellenkoordination konnten die Pläne, Aufgabenlisten und Abnahmen direkt vor Ort erfasst und mit dem zentralen System synchronisiert werden. Dadurch konnten Rückfragen und Verzögerungen deutlich reduziert und die Transparenz für die Bauherren erhöht werden.