En tiempos de retos económicos, es especialmente importante que las empresas examinen sus operaciones y trabajen para mejorarlas. Aumentar la eficiencia no es un proyecto puntual: es una forma de garantizar la competitividad con decisión. Según la encuesta sobre digitalización 2025 de la Cámara de Comercio e Industria Alemana (DIHK), el 65 % de las empresas alemanas utilizan la digitalización para hacer más eficientes sus flujos de trabajo. Lo hacen principalmente para reducir costes y permitir modelos de trabajo más flexibles.

En este artículo explicamos qué significa aumentar la eficiencia. Tratamos algunas razones por las que las empresas suelen ser menos eficientes y por qué aumentar la eficiencia es especialmente importante durante una recesión. También ofrecemos algunas medidas concretas que puedes adoptar para aumentar la eficiencia.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa para las empresas aumentar la eficiencia?
  
• ¿Por qué algunas empresas no son eficaces?
  
• ¿Por qué es especialmente importante aumentar la eficiencia durante una recesión?
  
• Medidas para aumentar la eficiencia
  
• Ejemplos de mejoras de la eficiencia
  

¿Qué significa para las empresas aumentar la eficiencia?

En los países de habla alemana, los términos «eficacia» y «eficiencia» suelen utilizarse como sinónimos. Sin embargo, son diferentes entre sí. Por ejemplo, la eficacia describe el camino hacia un objetivo. Al analizar la eficacia, los propietarios de empresas deben preguntarse: «¿Estamos haciendo las cosas bien?».

La eficiencia, en cambio, consiste en maximizar la productividad sin utilizar recursos adicionales. Una empresa puede evaluar su eficiencia haciéndose la pregunta: «¿Estamos haciendo las cosas bien?»

Para las empresas, aumentar la eficiencia no significa alcanzar nuevos objetivos o impulsar mejoras. Se trata más bien de perfeccionar los procesos, estructuras o procedimientos ya existentes para que la empresa ahorre tiempo, dinero, materiales o recursos humanos (RR. HH.) sin comprometer la calidad.

En un estudio reciente , el McKinsey Global Institute (MGI) examinó el aumento de la productividad en Alemania, EE. UU. y el Reino Unido. Los autores destacaron dos conclusiones clave:

• Las mejoras son cada vez más importantes para el éxito de las empresas.
  
• La eficiencia sigue siendo importante para el éxito de las empresas.
  

Para las empresas alemanas, esto significa que seguir siendo competitivas -incluso en un entorno económico difícil- debe implicar cuestionar, perfeccionar y digitalizar los procesos internos de forma constante. Aumentar la eficiencia puede reducir los costes, acortar los plazos de entrega, aliviar la carga de los empleados o hacer que las empresas sean más resistentes a las crisis. Esto no supone siempre realizar cambios radicales. Muchas pequeñas mejoras en el llamado «proceso de mejora continua» (CIP) pueden tener impactos importantes cuando se realizan simultáneamente.

¿Por qué algunas empresas no son eficaces?

La eficiencia es la clave del éxito de una empresa, especialmente en el mercado internacional, altamente competitivo. Sin embargo, muchas empresas alemanas no aprovechan al máximo su potencial en cuanto a eficiencia por diversas razones. La falta de eficiencia suele ser el resultado de estructuras y procesos establecidos en la empresa que se han ido desarrollando a lo largo del tiempo. Con el paso del tiempo, es posible que la empresa ya no pueda seguir el ritmo de la dinámica del mercado.

Falta de ajustes estructurales

Las empresas crecen gracias al lanzamiento de nuevos productos y mercados o al éxito de áreas de negocio concretas. Este crecimiento es fundamentalmente positivo pero también tiene sus riesgos. Por ejemplo, la empresa puede incorporar nuevas tareas y responsabilidades, pero sin modificar en absoluto procesos subyacentes. Es posible que las empresas no dispongan del tiempo y los recursos necesarios para desarrollar estos procesos de crecimiento. Como resultado, los procesos ya establecidos dejan de funcionar con la eficiencia habitual.

He aquí un ejemplo típico: un departamento pasa de 5 a 20 empleados en poco tiempo. Sin embargo, las estructuras, los canales de comunicación y la infraestructura técnica permanecen intactos.

Procesos poco claros

Si los procesos operativos no están definidos con claridad y sin ambigüedades, esto puede provocar malentendidos, retrasos y duplicaciones innecesarias de tareas. La falta de transparencia puede convertirse rápidamente en un problema, especialmente a medida que aumenta la complejidad de los procesos de la empresa o es necesario formar a nuevos empleados. Las descripciones poco claras de los procesos pueden dificultar la comprensión y la colaboración entre los miembros del equipo.

Falta de eficiencia de los recursos

Las empresas, para que sean eficaces, deben saber qué recursos están disponibles y dónde se necesitan. Un estudio encargado por el Ministerio Federal de Economía y Energía (BMWE) muestra que muchas empresas alemanas intentan mejorar la eficiencia de los recursos ya existentes para reducir con ello los costes de producción, disminuir los residuos y proteger el medio ambiente. Entre 2017 y 2021, las empresas alemanas adoptaron medidas relativas a la eficiencia que acabaron ahorrando en torno al 6 % del material necesario en un principio. Un análisis de mercado de 2023 realizado por la DIHK confirma esta tendencia. Según el análisis realizado, las empresas consideran que el ahorro de material es el mayor incentivo para realizar ajustes en los procesos.

Tecnología obsoleta

La maquinaria, el hardware y el software obsoletos también pueden hacer que las empresas sean menos eficientes. Las que no disponen del equipamiento técnico básico ven su capacidad limitada para utilizar tecnologías modernas, como la inteligencia artificial (IA). Una encuesta de 2025 realizada a más de 550 empresas industriales alemanas por encargo de la asociación digital Bitkom mostró que casi la mitad de los encuestados ve el riesgo de que las empresas alemanas se pierdan la revolución de la IA. Sin embargo, el 42 % de las empresas industriales alemanas ya utilizan la IA en la producción.

Cadenas de suministro ineficaces

La pandemia de COVID-19 y las tensiones geopolíticas de los últimos años han puesto de manifiesto la vulnerabilidad de muchas cadenas de suministro. Las empresas alemanas deberían coordinar estrechamente los con los proveedores planes de producción. También deben utilizarse soluciones de reserva para garantizar que la producción no se detenga, incluso en caso de que se produzcan cuellos de botella o retrasos en las entregas.

Falta de flexibilidad

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) alemanas son conocidas por su especialización. Sin embargo, este punto fuerte también puede convertirse en una debilidad. Los procesos de producción muy especializados suelen carecer de flexibilidad. Si la demanda fluctúa o los requisitos cambian, adaptar los procesos puede resultar costoso o ser todo un desafío.

Falta de especialistas cualificados

En Alemania se habla a menudo de una escasez de trabajadores cualificados en el país. A menudo pasan por alto que existe una escasez de personal cualificado en particular. La digitalización y la automatización han impuesto nuevas exigencias a los empleados. Las empresas alemanas deben contratar nuevo personal, lo que lleva tiempo, o seguir formando al personal existente para así reciclarlo. De lo contrario, la falta de especialistas cualificados puede afectar negativamente a la eficiencia de una empresa.

¿Por qué es especialmente importante aumentar la eficiencia durante una recesión?

Las previsiones económicas del Instituto Económico Alemán (IW) pronostican un crecimiento para todas las grandes economías en 2025, incluidas China (4 %), EE  UU. (1,3 %) y la zona euro (0,8 %). La economía alemana fue la única que registró un declive (en mayo de 2025) y se espera que se contraiga un 0,2 %. Esto significa que Alemania sigue en recesión. En años anteriores ya se había observado un descenso: la mayor economía de Europa se contrajo un 0,3 % en 2023 y un 0,2 % en 2024. Esta evolución es preocupante para las empresas alemanas, ya que la última vez que hubo dos años consecutivos de recesión fue en 2002 y 2003.

En tiempos de recesión, es importante que las empresas aumenten su eficiencia, ya que con ello contribuyen directamente a su competitividad. Cuando las ventas se estancan o disminuyen, el perfeccionamiento de los procesos y el ahorro asociado pueden marcar una gran diferencia. Aumentar la eficiencia también puede significar que las empresas maximicen el uso de las capacidades existentes y eviten el despilfarro.

Los periodos de recesión también pueden potenciar el crecimiento futuro. Las empresas que simplifican y modernizan sus procesos suelen estar en una posición mejor para volver al buen camino rápidamente una vez que termina la recesión. Por lo tanto, la eficiencia es un factor clave para la supervivencia en una crisis económica. Al mismo tiempo, encamina a las empresas hacia un éxito sostenible en el futuro.

Medidas para aumentar la eficiencia

Las empresas alemanas pueden adoptar diversas medidas para aumentar su eficiencia de forma sostenible. Los cambios fundamentales pueden ayudar a establecer una base para asegurarse el éxito. Las soluciones digitales pueden permitir la automatización y la simplificación de tareas complejas, y la mejora continua de los procesos puede garantizar que éstos sigan siendo ágiles y flexibles.

Cambios fundamentales para aumentar la eficiencia

A continuación te explicamos algunas de las medidas recomendadas para aumentar la eficiencia que pueden ayudar a las empresas a hacer frente a las causas habituales que provocan la ineficiencia:

Procesos claros

Todos los procesos de trabajo deben definirse paso a paso. En general, los procesos operativos solo pueden funcionar sin errores cuando se perfilan de forma muy clara. Esto puede ayudar a las empresas a evitar malentendidos y retrasos. Es importante revisar y adaptar los procesos con regularidad, sobre todo para las empresas en crecimiento.

Gestión de recursos funcionales

La documentación y la gestión basada en las necesidades de materiales, personal y capital pueden ayudar a mantener los costes, prevenir el despilfarro y evitar los cuellos de botella. Por este motivo, las empresas deben dar una gran importancia a la gestión eficaz de los recursos.

Cadenas de suministro fiables

Coordinarese estrechamente con los proveedores es importante para que la producción sea eficiente. Una cadena de suministro resistente puede ayudar a evitar la escasez de materiales y los retrasos. Las empresas también deben contar con estructuras de suministro diversificadas y soluciones de reserva.

Cualificación de los empleados

Aumentar la eficiencia tiene que ver no solo con aspectos estructurales y técnicos: la mano de obra también desempeña una función importante. Las empresas alemanas deben contratar a especialistas cualificados. Las inversiones en educación y formación continuas también pueden garantizar que el equipo trabaje de forma eficiente utilizando las tecnologías y los métodos actuales.

Medidas digitales para aumentar la eficiencia

La digitalización puede ofrecer a las empresas alemanas una gama de oportunidades de lo más amplia para automatizar procesos, ahorrar tiempo y reducir costes. Además de la evidente aceleración de los procesos de trabajo, la digitalización también permite mejorar la calidad de los datos y la transparencia. A continuación enumeramos una serie de medidas fiables que puedes adoptar:

• Automatización de los procesos contables: herramientas como Stripe Revenue Recognition automatizan la contabilidad de las transacciones según el principio de devengo. Esto puede permitir a las empresas registrar los ingresos de acuerdo con las normativas locales, calcular puntualmente sus reservas y generar más rápidamente los extractos mensuales.
  
• Digitalización de la tramitación de impuestos: Stripe Tax calcula automáticamente los tipos impositivos específicos de cada país, los cobra de forma correcta y proporciona todos los documentos necesarios para los reembolsos de impuestos o las auditorías. En este sentido, las empresas automatizan en gran medida su proceso tributario.
  
• Procesos de pago digitales: las empresas que planean expandirse dependen especialmente de una infraestructura de pagos flexible. Con Stripe Payments, las empresas pueden aceptar pagos en todo el mundo y ofrecer a sus clientes los métodos de pago que se prefieren a nivel local. El proceso automatizado de pagos puede integrarse fácilmente en los sistemas existentes.
  
• Aplicaciones basadas en la nube: las soluciones en la nube pueden permitir un acceso flexible a los datos y las solicitudes de acceso. Promueven la colaboración entre distintos centros, permiten el trabajo móvil y pueden mejorar la fiabilidad mediante copias de seguridad automáticas y actualizaciones periódicas.
  
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): la gestión digital de los clientes puede mejorar los procesos de ventas y marketing. Un sistema central de CRM ayuda a registrar la información de los clientes de forma estructurada y a utilizarla de forma selectiva, por ejemplo, para presupuestos personalizados o el seguimiento de ventas automatizados. Las empresas también pueden procesar las peticiones de compatibilidad de forma más eficaz porque todo el proceso de comunicación es rastreable.
  
• AI y análisis de datos: las herramientas de análisis inteligente ayudan a las empresas a evaluar eficazmente grandes cantidades de datos. Pueden analizar las cifras de ventas, los niveles de inventario y el comportamiento de los clientes en tiempo real, lo que permite a las empresas identificar tendencias en una fase temprana. Las previsiones que se apoyan en la IA pueden predecir la demanda con más precisión y controlar de forma proactiva los procesos de producción.
  

Mejoras en los procesos para aumentar la eficiencia

La mejora selectiva de los procesos puede ser eficaz para aumentar la eficiencia de una empresa. A continuación te damos algunos ejemplos:

Automatización de los pasos del trabajo manual

Basándose en las oportunidades digitales que antes describimos, las empresas deben identificar las tareas rutinarias manuales que las soluciones automatizadas pueden sustituir. Estas pueden ser, entre otras, entradas de datos recurrentes, procesos de aprobación o notificaciones internas. Las áreas administrativas en particular -como RR. HH., compras y gestión de almacenes- pueden ofrecer a las empresas la oportunidad de obtener importantes ganancias en cuanto a eficiencia con poco esfuerzo.

Estandarización de los procesos

Las empresas pueden supervisar los procesos estandarizados con mayor eficiencia que los no estandarizados, lo que puede permitir un mayor análisis y mejora. La estandarización también puede reducir la dependencia de una empresa de los particulares, ya que unas normas claramente documentadas pueden ayudar a delegar y automatizar. La estandarización también puede facilitar la colaboración entre departamentos y ayudar en la formación de nuevos empleados.

Colaboración multifuncional:

Una mejor interconexión entre departamentos -como ventas, logística y contabilidad- puede aumentar la eficiencia. Las plataformas digitales compartidas también pueden ayudar en términos de transparencia y mejora de la coordinación.

Revisiones periódicas de los procesos

Revisar y evaluar continuamente los flujos de trabajo ya existentes es importante para garantizar la eficiencia a largo plazo. Los mercados, las tecnologías y los requisitos de los clientes evolucionan. Los procesos que funcionan hoy pueden estar obsoletos mañana. Las empresas pueden utilizar revisiones estructuradas para identificar pasos ineficaces o innecesarios, integrar nuevos requisitos y maximizar el potencial de las mejoras empresariales.

Ejemplos de mejoras de la eficiencia

Fabricación: procesos de producción flexibles

Una empresa mediana de ingeniería mecánica solía depender en gran medida de los productos personalizados. Esto significaba que los procesos de producción tenían que empezar de nuevo cada vez, lo que requería un nivel de coordinación elevado.

Al estandarizar los ensamblajes e introducir un sistema de fabricación flexible, la empresa pudo reducir los tiempos de preparación a la mitad, aumentando significativamente su funcionalidad de entrega. Al mismo tiempo, la empresa introdujo un sistema basado en la nube que supervisa el inventario en tiempo real y activa automáticamente los pedidos, reduciendo los cuellos de botella y los excesos de existencias.

Comercio minorista: sistemas digitales de punto de venta (POS) y CRM

Una empresa minorista con varias sucursales se enfrentaba a la falta de coordinación centralizada en las campañas de descuento, la gestión del inventario y los datos de los clientes. Esto daba lugar a trabajo duplicado, un inventario incorrecto y un potencial infrautilizado para la venta cruzada.

Tras la introducción de un sistema POS digital con CRM integrado, la empresa automatizó la gestión del inventario. Además, la empresa pudo personalizar las campañas de marketing en función de los segmentos de clientes. La transparencia en cuanto a al comportamiento de compra de los clientes ayudó a la empresa a gestionar las gamas de productos de forma más eficaz y a reducir el desperdicio en esfuerzos de marketing.

Atención sanitaria: procesos automatizados de RR. HH.

En una clínica de rehabilitación, antes era necesario establecer los turnos de guardia a mano. Esto provocaba bucles recurrentes en la coordinación, cargas de trabajo desiguales y muchas horas extra.

La clínica introdujo un software digital para la planificación de turnos, que tiene en cuenta automáticamente los requisitos legales, las peticiones particulares y las cualificaciones. Esto redujo el tiempo de planificación en un 70 %. Al mismo tiempo, la clínica estableció un sistema digital de gestión para la formación que recuerda automáticamente a los empleados la caducidad de los certificados y sugiere itinerarios de aprendizaje particulares. Este fue un paso importante para garantizar de forma sostenible la competencia profesional.

Logística: planificar las rutas de forma más eficiente gracias a la IA

Una empresa de logística tenía problemas con los elevados costes del combustible y los retrasos en las entregas.

Tras la introducción de la optimización de las rutas con ayuda de la IA, los tiempos de viaje se redujeron una media del 15 %, y el uso de los vehículos también aumentó significativamente. El seguimiento de los vehículos en tiempo real permite a los clientes conocer cuáles son los tiempos de entrega con precisión, lo que redunda en una mayor satisfacción y una mejor planificación.

Construcción: gestión móvil de proyectos

Una empresa del sector de la construcción tenía dificultades para documentar los proyectos con eficacia y hacer un seguimiento de las obras en paralelo.

La empresa empezó a utilizar una aplicación móvil para coordinar digitalmente las obras. Ahora los empleados pueden registrar planos, listas de tareas y aceptaciones directamente en la obra, y se sincronizan con el sistema central. Esto ha reducido significativamente el número de consultas y retrasos, al tiempo que ha mejorado la transparencia para los clientes.