Quando i tempi presentano difficoltà economiche, è particolarmente importante che le attività esaminino le operazioni e lavorino per migliorarle. Aumentare l'efficienza non è un progetto una tantum, ma un metodo mirato per garantire la competitività. Secondo il Sondaggio del 2025 sulla digitalizzazione della Camera di Commercio e dell'Industria Tedesca (DIHK), il 65% delle attività tedesche utilizza la digitalizzazione per rendere più efficienti i propri flussi di lavoro. Lo fa principalmente per ridurre i costi e consentire modelli di lavoro più flessibili.

In questo articolo spieghiamo cosa significa aumentare l'efficienza. Illustriamo alcuni motivi comuni per cui le attività sono meno efficienti di quanto potrebbero essere e perché l'aumento dell'efficienza è particolarmente importante durante una fase di recessione. Forniamo anche alcune misure concrete che si possono adottare per aumentare l'efficienza.

Contenuto dell'articolo

• Cosa significa aumentare l'efficienza per le attività?
  
• Perché l'efficienza di alcune attività è scarsa?
  
• Perché l'aumento dell'efficienza è particolarmente importante durante una recessione?
  
• Misure per aumentare l'efficienza
  
• Esempi di miglioramenti dell'efficienza
  

Cosa significa aumentare l'efficienza per le attività?

Nei paesi di lingua tedesca, i termini "efficacia" ed "efficienza" sono spesso usati come sinonimi, anche se sono diversi fra loro. Ad esempio, l'efficacia descrive il percorso per raggiungere un obiettivo. Quando analizzano la propria efficacia, i titolari di attività dovrebbero chiedersi: "Stiamo facendo le cose giuste?"

L'efficienza, invece, consiste nel massimizzare la produttività senza utilizzare risorse aggiuntive. Un'attività può valutare la propria efficienza ponendosi la domanda: "Stiamo facendo le cose per bene?"

Per le attività, aumentare l'efficienza non significa raggiungere nuovi obiettivi o promuovere miglioramenti. Piuttosto, l'obiettivo è quello di perfezionare i processi, le strutture o le procedure esistenti in modo che l'attività risparmi tempo, denaro, materiali o risorse umane (HR) senza compromettere la qualità.

In uno studio recente, il McKinsey Global Institute (MGI) ha esaminato la crescita della produttività in Germania, negli Stati Uniti e nel Regno Unito. Gli autori hanno evidenziato due risultati chiave:

• I miglioramenti stanno diventando sempre più importanti per il successo delle attività.
  
• L'efficienza rimane importante per il successo delle attività.
  

Per le attività in Germania, questo significa che il mantenimento della competitività, anche in un contesto economico difficile, deve comportare la messa in discussione, il perfezionamento e la digitalizzazione dei processi interni. L'aumento dell'efficienza può ridurre i costi, abbreviare i tempi di consegna, alleviare il carico sui dipendenti o rendere le attività più resilienti nelle crisi. Questo non significa sempre apportare cambiamenti radicali. Molti piccoli miglioramenti nel cosiddetto "miglioramento continuo dei processi" (CIP) può avere un impatto importante se svolto contemporaneamente.

Perché l'efficienza di alcune attività è scarsa?

L'efficienza è la chiave del successo di un'attività, soprattutto in un mercato internazionale altamente competitivo. Tuttavia, molte attività tedesche non sfruttano in modo ottimale il loro potenziale di efficienza per svariati motivi. La mancanza di efficienza è spesso il risultato di strutture e processi che si sono sviluppati nel tempo all'interno dell'attività. Con il passare del tempo, l'attività potrebbe non essere più in grado di tenere il passo con le dinamiche del mercato.

Mancanza di adeguamenti strutturali

Le attività crescono attraverso nuovi prodotti e mercati o il successo di singole aree dell'attività. Questa crescita è fondamentalmente positiva, ma comporta anche dei rischi. Ad esempio, l'attività potrebbe aggiungere nuovi compiti e responsabilità, ma i processi sottostanti spesso rimangono invariati. Le attività potrebbero non avere il tempo e le risorse per sviluppare i processi di crescita. Di conseguenza, i processi consolidati non funzionano più con la consueta efficienza.

Ecco un esempio tipico: un reparto passa da 5 a 20 dipendenti in un breve periodo di tempo. Tuttavia, le strutture, i canali di comunicazione e l'infrastruttura tecnica rimangono invariati.

Processi poco chiari

Se i processi operativi non sono definiti in modo chiaro e univoco, questo può generare incomprensioni, ritardi e inutili duplicazioni di compiti. La mancanza di trasparenza può diventare rapidamente un problema, soprattutto quando aumenta la complessità dei processi aziendali o è necessario formare nuovi dipendenti. Descrizioni poco chiare dei processi possono rendere difficile per i membri del team comprendersi e collaborare.

Mancanza di efficienza delle risorse

Per funzionare in modo efficiente, le attività devono sapere quali risorse sono disponibili e dove sono necessarie. Uno studio commissionato dal Ministero federale dell'Economia e dell'Energia (BMWE) mostra che molte attività tedesche stanno cercando di migliorare l'efficienza delle risorse per abbassare i costi di produzione, ridurre gli sprechi e proteggere l'ambiente. Dal 2017 al 2021, le attività tedesche hanno adottato misure per l'efficienza che hanno permesso di risparmiare circa il 6% del materiale richiesto in origine. Un'analisi di mercato del 2023 a cura delDIHK conferma questa tendenza. Secondo questa analisi, le attività vedono il risparmio di materiale come il principale incentivo per adeguare i processi.

Tecnologie obsolete

Macchinari, hardware e software obsoleti possono anch'essi causare una minore efficienza delle attività. Chi non dispone delle attrezzature tecniche di base è limitato nella capacità di utilizzare le tecnologie moderne, come l'intelligenza artificiale (AI). Un sondaggio del 2025 condotto su oltre 550 attività industriali tedesche, commissionato dall'associazione digitale Bitkom, ha scoperto che quasi la metà degli intervistati vede il rischio che le attività tedesche perdano la rivoluzione dell'intelligenza artificiale. Tuttavia, il 42% delle attività industriali tedesche utilizza già l'intelligenza artificiale nella produzione.

Catene di approvvigionamento inefficienti

La pandemia di COVID-19 e le tensioni geopolitiche degli ultimi anni hanno dimostrato la vulnerabilità di molte catene di approvvigionamento. Le attività tedesche dovrebbero coordinare strettamente la pianificazione della produzione con i fornitori. Dovrebbero essere utilizzate soluzioni di backup anche per garantire che la produzione non si fermi anche nel caso di colli di bottiglia o ritardi nelle consegne.

Mancanza di flessibilità

In Germania, le piccole e medie imprese (PMI) sono note per la loro specializzazione. Tuttavia, questa forza può anche diventare una debolezza. I processi di produzione altamente specializzati spesso mancano di flessibilità. Se la domanda fluttua o le esigenze cambiano, l'adattamento dei processi può essere costoso o difficoltoso.

Mancanza di specialisti qualificati

In Germania si discute spesso della carenza di lavoratori qualificati nel Paese. Spesso trascurano che in particolare c'è carenza di personale qualificato. La digitalizzazione e l'automazione hanno comportato nuove esigenze per i dipendenti. Le attività tedesche devono assumere nuovo personale, e questo richiede tempo, o riqualificare e formare ulteriormente il personale esistente. In caso contrario, la mancanza di specialisti qualificati può influire negativamente sull'efficienza di un'attività.

Perché l'aumento dell'efficienza è particolarmente importante durante una recessione?

Le previsioni economiche dell'Istituto Economico Tedesco (IW) prevedono per il 2025 una crescita di tutte le principali economie, tra cui la Cina (4%), Stati Uniti (1,3%) e l'area Euro (0,8%). L'economia tedesca è stata l'unica a registrare un calo (a maggio del 2025) ed è prevista una contrazione dello 0,2%. Questo significa che la Germania rimane in recessione. Una diminuzione era già stata notata negli anni precedenti: la più grande economia europea è calata dello 0,3% nel 2023 e dello 0,2% nel 2024. Questo sviluppo è preoccupante per le attività in Germania, poiché l'ultima volta che ci sono stati due anni consecutivi di recessione è successo nel 2002 e nel 2003.

In tempi di recessione, è importante che le attività aumentino la loro efficienza, poiché questo contribuisce direttamente alla loro competitività. Quando le vendite ristagnano o diminuiscono, i processi di affinamento e i risparmi associati possono fare una grande differenza. L'aumento dell'efficienza può anche significare che le attività massimizzano l'uso delle capacità esistenti ed evitano gli sprechi.

I periodi di recessione possono anche migliorare la crescita futura. Le attività che semplificano e modernizzano i propri processi sono spesso in una posizione migliore per riprendere rapidamente il percorso quando termina la recessione. Pertanto, l'efficienza è un fattore chiave per la sopravvivenza durante una crisi economica. Allo stesso tempo, pone le attività sulla via di un successo sostenibile in futuro.

Misure per aumentare l'efficienza

Le attività tedesche possono adottare una serie di misure per aumentare l'efficienza in modo sostenibile. I cambiamenti di base possono aiutare a costruire le basi per il successo. Le soluzioni digitali possono consentire l'automazione e la semplificazione di attività complesse, mentre il continuo miglioramento dei processi può garantire che rimangano snelli e flessibili.

Cambiamenti di base per aumentare l'efficienza

Ecco alcune misure consigliate per aumentare l'efficienza, che possono aiutare le attività ad affrontare le cause comuni delle inefficienze:

Processi chiari

Tutti i processi di lavoro devono essere definiti in dettaglio. In generale, i processi operativi possono essere eseguiti senza errori solo quando sono chiaramente delineati. Questo può aiutare le attività a evitare incomprensioni e ritardi. È importante rivedere e adeguare regolarmente i processi, soprattutto per le attività in crescita.

Gestione funzionale delle risorse

La documentazione e la gestione di materiali, personale e capitale basata sulle esigenze possono aiutare a risparmiare sui costi, prevenire gli sprechi ed evitare colli di bottiglia. Per questo motivo, le attività dovrebbero attribuire grande importanza a una gestione efficace delle risorse.

Catene di approvvigionamento affidabili

Uno stretto coordinamento con i fornitori è importante per una produzione efficiente. Una catena di approvvigionamento resiliente può aiutare a evitare carenze di materiali e ritardi. Le attività dovrebbero anche fare affidamento su strutture di fornitura diversificate e soluzioni di riserva.

Qualifiche dei dipendenti

L'aumento dell'efficienza non riguarda solo gli aspetti strutturali e tecnici. Anche la forza lavoro svolge un ruolo importante. Le attività tedesche devono assumere specialisti qualificati. Gli investimenti nella formazione continua possono garantire anch'essi che il team lavori in modo efficiente utilizzando le tecnologie e i metodi attuali.

Misure digitali per aumentare l'efficienza

La digitalizzazione può offrire alle attività tedesche un'ampia gamma di opportunità per automatizzare i processi, risparmiare tempo e ridurre i costi. Oltre all'ovvia accelerazione dei processi di lavoro, la digitalizzazione consente anche una migliore qualità e trasparenza dei dati. Ecco alcune misure affidabili da adottare:

• Automazione dei processi contabili: gli strumenti come Stripe Revenue Recognition automatizzano la contabilizzazione delle transazioni in base alla competenza. Ciò può consentire alle attività di registrare i ricavi in base alle normative locali, calcolare tempestivamente le proprie riserve e generare estratti conto mensili più rapidi.
  
• Digitalizzazione delle elaborazioni fiscali:Stripe Tax calcola automaticamente le aliquote fiscali specifiche per ogni Paese, le raccoglie correttamente e fornisce tutti i documenti necessari per i rimborsi fiscali o i controlli. In questo modo, le attività automatizzano gran parte delle elaborazioni fiscali.
  
• Processi di pagamento digitali: le aziende che prevedono di espandersi dipendono particolarmente dalla flessibilità delle infrastrutture di pagamento. ConStripe Payments, le attività possono accettare pagamenti in tutto il mondo e offrire ai loro clienti i metodi di pagamento preferiti a livello locale. L'elaborazione automatizzata dei pagamenti può essere facilmente integrata nei sistemi esistenti.
  
• Applicazioni basate su cloud: le soluzioni cloud possono consentire un accesso flessibile ai dati e alle applicazioni. Promuovono la collaborazione tra i siti, consentono il lavoro da postazioni mobili e possono migliorare l'affidabilità attraverso backup automatici e aggiornamenti regolari.
  
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): la gestione digitale della clientela può migliorare i processi di vendita e marketing. Un sistema CRM centralizzato aiuta a registrare le informazioni sui clienti in modo strutturato e a utilizzarle in modo mirato, ad esempio per preventivi personalizzati o follow-up automatizzati delle vendite. Le attività possono anche elaborare le richieste di assistenza in modo più efficiente perché l'intero processo di comunicazione è tracciabile.
  
• Intelligenza artificiale e analisi dei dati: Gli strumenti di analisi intelligenti aiutano le attività a valutare in modo efficiente grandi quantità di dati. Possono analizzare in tempo reale i dati di vendita, i livelli di inventario e il comportamento dei clienti, consentendo alle attività di identificare in anticipo le tendenze. Le previsioni supportate dall'intelligenza artificiale possono consentire di prevedere la domanda in modo più accurato e di controllare in modo proattivo i processi di produzione.
  

Miglioramenti dei processi per aumentare l'efficienza

I miglioramenti mirati dei processi possono essere efficaci per aumentare l'efficienza dell'attività. Ecco alcuni esempi:

Automazione delle fasi di lavoro manuali

Basandosi sulle opportunità digitali descritte in precedenza, le attività dovrebbero identificare le attività manuali di routine che possono essere sostituite con soluzioni automatizzate. Queste possono includere inserimenti di dati ricorrenti, processi di approvazione o notifiche interne. In particolare, le aree amministrative, come le risorse umane, gli acquisti e la gestione del magazzino possono offrire alle aziende l'opportunità di aumentare l'efficienza in modo significativo con un minimo sforzo.

Standardizzazione dei processi

Le attività possono monitorare i processi standardizzati in modo più efficace rispetto a quelli non standardizzati, e questo può consentire più analisi e miglioramenti. La standardizzazione può anche ridurre la dipendenza di un'attività dalle persone poiché gli standard chiaramente documentati possono aiutare nelle deleghe e nell'automazione. La standardizzazione può anche facilitare la collaborazione tra i reparti e aiutare nella formazione dei nuovi dipendenti.

Collaborazione interfunzionale

Una migliore rete di contatti tra i reparti, come vendite, logistica e contabilità, può aumentare l'efficienza. Le piattaforme digitali condivise possono anche creare trasparenza e migliorare il coordinamento.

Revisioni regolari dei processi

La revisione e la valutazione continuative dei flussi di lavoro esistenti sono importanti per garantire l'efficienza a lungo termine. I mercati, le tecnologie e le esigenze dei clienti si evolvono. I processi che funzionano oggi, un domani potrebbero essere obsoleti. Le attività possono utilizzare le revisioni strutturate per identificare passaggi inefficienti o superflui, integrare nuovi requisiti e massimizzare il potenziale dei miglioramenti dell'attività.

Esempi di miglioramenti dell'efficienza

Produzione: processi di produzione flessibili

Tempo fa, un'attività di ingegneria meccanica di medie dimensioni faceva molto affidamento su prodotti realizzati su misura. questo significava che i processi di produzione dovevano essere reimpostati ogni volta, e questo richiedeva un alto livello di coordinamento.

Standardizzando gli assemblaggi e introducendo un sistema di produzione flessibile, l'attività è stata in grado di dimezzare i tempi di configurazione, aumentando significativamente le funzionalità di consegna. Allo stesso tempo, l'attività ha introdotto un sistema basato su cloud che controlla i livelli di inventario in tempo reale e attiva automaticamente gli ordini, riducendo i colli di bottiglia e l'eccesso di scorte.

Vendita al dettaglio: sistemi digitali per i punti vendita (POS) e CRM

Un'attività al dettaglio con diverse filiali aveva difficoltà con la mancanza di coordinamento centrale delle campagne di sconti , della gestione dell'inventario e dei dati della clientela. Questo comportava fasi di lavoro duplicate, errori nell'inventario e potenzialità di vendite incrociate sottoutilizzate.

A seguito dell'introduzione di un sistema POS digitale con CRM integrato, l'attività ha automatizzato la gestione dell'inventario. Inoltre, l'attività è stata in grado di personalizzare le campagne di marketing per segmenti di clientela. La trasparenza del comportamento di acquisto dei clienti ha aiutato l'azienda a gestire le gamme di prodotti dei negozi in modo più efficiente e a ridurre gli sprechi negli sforzi di marketing.

Processi HR automatizzati nella sanità

In un centro di riabilitazione, in precedenza i turni di servizio dovevano essere creati manualmente. Questo produceva cicli di coordinamento ricorrenti, carichi di lavoro diseguali e molti straordinari.

Il centro ha introdotto un software digitale di distribuzione dei turni che tiene conto automaticamente dei requisiti di legge, delle richieste dei singoli e delle qualifiche. In tal modo, la pianificazione è stata ridotta del 70%. Allo stesso tempo, il contro ha istituito un sistema digitale di gestione della formazione che ricorda automaticamente ai dipendenti le certificazioni in scadenza e suggerisce i percorsi di apprendimento alle persone. Si è trattato di un passo importante garantire le competenze professionali in modo sostenibile.

Logistica: pianificazione dei percorsi più efficiente grazie all'intelligenza artificiale

Un'attività di logistica era alle prese con costi elevati del carburante e ritardi nelle consegne.

Dopo avere introdotto l'ottimizzazione dei percorsi supportata dall'intelligenza artificiale, i tempi di percorrenza si sono ridotti in media del 15% e anche l'utilizzo dei veicoli è aumentato in modo significativo. Il monitoraggio dei veicoli in tempo reale consente ai clienti di accedere a tempi di consegna precisi, con una maggiore soddisfazione e una migliore pianificazione.

Edilizia: gestione mobile dei progetti

Un'attività edile faceva fatica a documentare i progetti in modo efficiente e a tenere traccia di cantieri paralleli.

L'attività ha iniziato a utilizzare un'app per dispositivi mobili allo scopo di coordinare i cantieri in modo digitale. I dipendenti possono ora registrare piani, elenchi di attività e accettazioni direttamente in loco, sincronizzandoli con il sistema centrale. Questo ha ridotto significativamente il numero di interrogazioni e ritardi, migliorando al contempo la trasparenza per i clienti.