経費追跡は、中小企業の財務管理における重要な業務です。2023 年の調査によると、世界中の中小企業の大多数がキャッシュフローの問題を経験していますが、経費追跡はその対処に役立ちます。

ただし、中小企業は、しっかりとしたシステムがなければ、経費追跡に苦労するかもしれません。領収書と請求書の管理、取引の分類、勘定の消し込みをミスなく行えるように準備しておく必要があります。経費追跡を正しく行うと、ビジネスの資金の流れが明確になり、不要な支出を特定しやすくなります。また、従業員の雇用、新しいツールへの投資、将来に向けた計画について、十分に情報に基づいた意思決定を行うことができます。

以下では、中小企業にとって経費追跡が重要である理由、経費を手動で追跡する際に直面する課題、自動化がどのように役立つかについて説明します。

この記事の内容

• 中小企業にとって経費追跡が重要な理由
  
• 中小企業の経費の分類法
  
• 経費を手動で追跡する際の課題
  
• 経費追跡の自動化に役立つ Stripe の機能
  

中小企業にとって経費追跡が重要な理由

経費追跡は、ビジネスをより効率的に運営するために役立ちます。特に中小企業の場合、利益率は厳しく、不測の事態がすべてのプランに影響する可能性があるため、支出を管理することが重要です。ここでは、経費追跡のメリットをご紹介します。

コストがかかる前に問題を発見

わずかな情報漏洩によってリソースが枯渇する可能性があります。サプライヤーが黙って価格を引き上げていたり、高額なサブスクリプションをキャンセルし忘れていたり、などです。定期的な経費追跡により、問題が深刻化する前に無駄な支出を特定できます。

税務がシンプルに

経費をきちんと管理していると、税務処理がはるかに簡単になります。年間を通じて支出の額をすべて追跡していれば、申告時期に慌てることはまずないでしょう。経費追跡は、潜在的な控除を活用するためにも役立ちます。

支出の優先順位を整理

特にビジネスが軌道に乗り始めると、チームの毎日のコーヒー代や使用率の低いソフトウェアといった、ささいな経費が損失につながる可能性があります。 費用追跡では、支出の習慣を実際に調べ、支払う価値があるものは何であるかを判断する必要があります。

自信を持って意思決定を

社員を 1 人増やす、設備を新調する、新製品を発売するなど、大きな決断はリスクを伴う賭けのように感じるかもしれません。しかし、財務の現状を実際に理解していれば、自信を持って行動できます。 経費追跡では、将来に向けた計画を立てるため、過去を振り返ります。

成長のための準備

事業の拡大は、準備ができていなければ複雑でコストがかかる可能性があります。支出額を監視することで、コスト構造を理解し、活用すべきトレンドを特定し、成長に伴い何が必要かを予測できます。在庫を注文したり、マーケティング予算を増やしたり、専門家を雇ったりする必要があるかもしれません。詳細な記録を保持することで、無理なくビジネスを成長させることが可能です。

不測の事態のリスクを軽減

予期しない請求書に驚いたり、必要なときに書類を探すのに苦労したりする必要はありません。経費を一貫して追跡していれば、このような状況に陥ることを避けられます。詳細な記録管理により、資金の流れを正確に把握でき、ローン申請、監査、不振月間など、あらゆる事態に備えることができます。

中小企業の経費の分類法

経費をカテゴリーに分ける方法を理解することは、ビジネスの財務状況を把握し、税金を準備し、情報に基づく意思決定を行うために重要です。 ここでは、一般的なカテゴリーとその使用方法を詳しく見ていきます。

営業費用

ビジネスの運営に直接関連する、日々のコストです。これらのコストを追跡することで、固定費と変動費、およびオーバーヘッドを削減する方法を特定できます。

• 例: 家賃、光熱費、事務備品、インターネット、ソフトウェアサブスクリプション
  

売上原価 (COGS)

商品の製造に要する経費です。売上総利益率に影響を与えるため、価格設定と全体的な収益性を計算しなければ、正確に分析することはできません。

• 例: 原材料、製造間接費、直接人件費
  

マーケティングおよび広告

このカテゴリーには、ビジネスのプロモーションと、新規顧客獲得に関連する支出が含まれます。顧客獲得コストを把握すると、マーケティング活動の投資収益率を評価するのに役立ちます。また、マーケティングと広告は成長の推進要因になる可能性があります。

• 例: ソーシャルメディア広告、メールマーケティングプラットフォーム、ウェブサイトのホスティング、SEO (検索エンジン最適化) サービス、販促資料
  

従業員および請負業者のコスト

従業員がフルタイムで働いているか、契約ベースで働いているかにかかわらず、従業員への支払いに関連するコストが含まれます。これらのコストは莫大な額になる場合があるため、リソースを効率的に管理し、適切な税金を支払っているかどうかを追跡して、評価する必要があります。

• 例: 給与、賃金、ボーナス、フリーランスワーカーからの請求書、給与税、福利厚生
  

出張費

ビジネス出張に関連する経費は、出張費として分類する必要があります。分類することで、正当な出張費を控除できるため、課税対象の収入が減額される可能性があります。

• 例: 航空券、ホテル、レンタカー、食事、会議料金
  

プロフェッショナルサービス

サードパーティー専門家やサポートサービスのための経費です。これらの費用を織り込んでおくことで、プロフェッショナルサービスが必須な状況に備えることができます。

• 例: 弁護士費用、会計サービス、コンサルティング手数料、IT (情報技術) サポート
  

地方税および許可証

ビジネスの合法的な運営のために求められる、必須のコストです。これらの経費を他のコストから切り離すことで、期日や支払いを忘れることなく、罰則を回避できます。

• 例: ビジネスライセンス、許可、所得税、売上税
  

融資および資金調達のコスト

資本の借入や確保に関連する経費が含まれます。利息と手数料は多くの場合、控除対象経費であり、元本の支払いとは異なるものとして分類する必要があります。

• 例: ローンの利息、銀行手数料、融資手数料
  

雑費またはその他経費

他に当てはまらないコストをここに分類しますが、類似点のない経費が多数集まり過ぎないよう慎重に使用してください。雑費を監視して、特定のタイプが出現しているかどうかを判断し、出現している場合は新しいカテゴリーの作成を検討しましょう。

• 例: 顧客への贈答品、慈善寄付、1 回限りの経費
  

経費を手動で追跡する際の課題

すべての経費を手動で追跡することは、非効率的で、人為的ミスが発生しやすく、時間がかかります。この方法は、最初は機能するかもしれませんが、ビジネスが拡大するにつれて効果が薄れていきます。ここでは、手動追跡がビジネスにとって問題になる理由について説明します。

時間を浪費する

すべての取引を手動で記録すると、領収書の整理、メモの作成、スプレッドシートへのデータ入力に多くの時間を費やします。これは、新規クライアントの開拓、製品の改良、将来の計画などに、充てることができるはずの時間です。

間違いが必ず起こる

完璧な人間はおらず、手動による追跡の誤りはほぼ避けられません。 小数点の誤入力、数字の入れ間違い、経費分類の誤りはすべて、特に帳簿を照合したり税金を申告したりする段階で、大きな問題に発展する可能性があります。

手動システムは拡張性に欠ける

取引が少なめのときには機能していたことも、取引量が増えるにつれて機能しなくなります。ベンダー、購入件数、決済手段が複数あると複雑さが増し、自動化なしでそれらをすべて管理することはまず不可能です。

一貫性の維持が困難

経費を手動で処理するには、規律が必要です。1 ～ 2 日間が空くと、追跡されていない領収書の山に目を通し、前の週に支払った 72 ドルが何のためだったか思い出せないことがあります。

常に一歩遅れる

手動入力をやっと完了したというときに、そのデータはすでに古くなっている可能性があります。このようなズレが生じると、特にキャッシュフローが逼迫している場合や、予期せぬ機会が発生した場合に、情報に基づく意思決定で迅速に対応することが困難になる可能性があります。

消し込みが障壁に

手動で作業する場合、記録を銀行明細書やクレジットカード請求書と照合するのは、面倒で複雑です。不一致を探したり、重要な取引の記録し忘れに気付いたりと、ストレスがたまることがあります。

レポート作成という余分な労力

経費を手動で追跡しても、自動的に有益なインサイトが得られるわけではありません。傾向の分析、支出カテゴリーの追跡、レポートの作成などを行う場合は、スプレッドシート作成にさらに時間をかける必要があります。理論的には問題ありませんが、実際には、多くの余分な作業が必要になります。

記録が簡単に消失する

物理的な領収書と請求書は、紛失したり、置き忘れたりする可能性があります。デジタルツールとは異なり、手動システムにはバックアップが組み込まれておらず、完全に失われる可能性があります。これは、ビジネスの財務において、負うべきリスクではありません。

法令遵守の問題につながる

正確な記録がないと、納税期日を過ぎたり、控除の申告を誤ったり、経費を完全に忘れたりすることがよくあります。 手動で追跡すると法令遵守ミスが起こり、それに対処する費用が発生する可能性が高くなります。

コラボレーションがはるかに困難

複数の人またはチームが経費を管理している場合、手動の経費追跡では、さらに混乱を極める可能性があります。物理的な記録を共有したり、全員のメモの統合を試みたりするには時間がかかり、エラーやコミュニケーションミスが必ず発生します。

経費追跡の自動化に役立つ Stripe の機能

Stripe などのプロバイダーと提携すると、経費追跡を自動化し、手動追跡に伴うコストのかかるエラーを回避できます。 ここでは、Stripe の自動経費追跡機能により、戦略を立てやすくし、コストを削減し、法令遵守を維持する方法をご紹介します。

詳細な取引記録

Stripe はすべての支払い、返金)、手数料を自動的にログに記録し、Stripe ダッシュボードに反映させます。これらの記録により、手動の追跡では発生し得るエラーがなくなり、利益とコストに関する詳細なインサイトが得られます。たとえば、Stripe は各取引の処理手数料を分類するため、どこで節約が可能であるかを特定できます。

データをエクスポート可能

Stripe では、QuickBooks、Xero、Excel などの会計ソフトウェアと互換性のある形式で取引データをエクスポートできます。支払いデータを他のビジネス経費と併記することで、消し込みがさらに簡単になります。

レポートと分析

Stripe のレポートツールを使うと、選択した期間の収入、返金、手数料を表示するカスタムレポートを作成できます。季節的な変動や、返金やチャージバックの予期せぬピークが発生した場所を確認し、それを防ぐ方法を策定できます。これらのレポートは、税金控除を項目別に分類し、税金申告書を作成するのにも役立ちます。

国際通貨に対応

Stripe Payments は 135 を超える通貨で支払いを処理し、通貨換算も処理します。為替レートと換算手数料も追跡されるため、当て推量なしで業務にあたれます。

複数システムと連携

Stripe は、一般的な経費追跡および管理プラットフォームと連携できるため、すでに使用しているツールを統合して利用できるようになります。この連携により、決済と運営のギャップを埋めることができます。

リアルタイムのアラート

Stripe は、異常な取引、決済の失敗、チャージバックについて迅速に通知します。フィードバックが即時であるため、潜在的な問題が財務に影響をおよぼす前に、対応できるようになります。

成長に応じて拡張

処理する取引が増え、新しい市場に参入するにつれて、経費追跡ははるかに複雑になります。Stripe の自動機能は、1 日に数回の決済でも、数千件もの決済でも、成長に合わせて拡張でき、財務システムをスムーズに稼働させられます。