Le suivi des dépenses est un aspect important de la gestion financière d’une petite entreprise. Cela peut aider à résoudre les problèmes de trésorerie, auxquels la majorité des petites entreprises à travers le monde ont déclaré être confrontées dans une enquête réalisée en 2023.

Cependant, les petites entreprises peuvent rencontrer des difficultés à suivre leurs dépenses si elles ne disposent pas d’un système solide. Elles doivent être prêtes à gérer les reçus et les factures, à classer les transactions et à rapprocher les comptes sans commettre d’erreurs. Lorsqu’il est effectué correctement, le suivi des dépenses permet de clarifier où va l’argent d’une entreprise et d’identifier les dépenses inutiles. Il permet également aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées en matière d’embauche, d’investissement dans de nouveaux outils et de planification pour l’avenir.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi le suivi des dépenses est important pour les petites entreprises, quels sont les défis auxquels elles sont confrontées dans le suivi manuel des dépenses et comment l’automatisation peut aider.

Que contient cet article?

• Pourquoi le suivi des dépenses est-il important pour les petites entreprises?
  
• Comment catégoriser les dépenses des petites entreprises
  
• Quels sont les défis liés au suivi manuel des dépenses?
  
• Comment Stripe peut-elle vous aider à automatiser le suivi des dépenses?
  

Pourquoi le suivi des dépenses est-il important pour les petites entreprises?

Le suivi des dépenses vous aide à gérer votre entreprise plus efficacement. Pour les petites entreprises en particulier, il est important de gérer les dépenses, car les marges sont serrées et les surprises peuvent avoir une incidence sur tous les régimes. Voici ce que le suivi des dépenses peut vous aider à faire.

Identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent coûteux

De petites pertes peuvent épuiser vos ressources. Peut-être qu’un fournisseur a discrètement augmenté ses prix, ou que vous avez oublié d’annuler un abonnement coûteux. Le suivi régulier des dépenses vous permet de repérer les dépenses inutiles avant qu’elles ne deviennent un problème plus grave.

Simplifier les impôts

Les impôts peuvent devenir beaucoup plus faciles lorsque vos dépenses sont en règle. Si vous faites le suivi de tout ce pour quoi vous avez dépensé de l’argent tout au long de l’année, vous serez probablement prêt au moment de déposer votre demande. Le suivi des dépenses peut également vous aider à tirer parti des déductions potentielles.

Trier les priorités de dépenses

Les dépenses mineures telles que les cafés quotidiens pour l’équipe et les logiciels sous-utilisés peuvent être négligées, en particulier lorsque l’activité commence à décoller. Le suivi des dépenses vous oblige à examiner attentivement vos habitudes de dépenses et à déterminer ce qui mérite d’être payé.

Prendre des décisions en toute confiance

De l’embauche d’un autre employé à la mise à niveau de l’équipement ou au lancement d’un nouveau produit, les grandes décisions peuvent être des paris risqués. Mais lorsque vous avez une compréhension réelle de la situation de vos finances, vous pouvez agir en toute confiance. Lorsque vous effectuez le suivi de vos dépenses, vous examinez le passé afin de planifier l’avenir.

Se préparer à la croissance

Faire évoluer votre entreprise peut être complexe et coûteux si vous n’êtes pas préparé. Le suivi de vos dépenses vous aide à comprendre votre structure de coûts, à identifier les tendances à exploiter et à prévoir vos besoins à mesure que vous vous développez. Vous devrez peut-être commander plus de stocks, augmenter votre budget marketing ou embaucher un spécialiste. La tenue de registres détaillés vous permet de vous développer sans risque de vous surendetter.

Réduire le risque de surprises

Vous ne voulez pas être surpris par une facture imprévue ou avoir de la difficulté à trouver des documents lorsque vous en avez besoin. Lorsque vous effectuez un suivi cohérent des dépenses, vous pouvez probablement éviter de rencontrer ces situations. Grâce à la tenue de registres détaillés, vous pouvez savoir exactement où va votre argent et être prêt à tout, qu’il s’agisse d’une demande de prêt, d’un audit ou tout simplement d’un mois difficile.

Comment catégoriser les dépenses des petites entreprises

Savoir comment classer vos dépenses en catégories est important pour comprendre la santé financière de votre entreprise, préparer les impôts et prendre des décisions éclairées. Voici un aperçu des catégories courantes et de la façon de les utiliser.

Dépenses d’exploitation

Il s’agit des coûts quotidiens directement liés à l’exploitation de votre entreprise. Leur suivi vous aide à identifier les coûts fixes et variables et les moyens de réduire vos frais généraux.

• Exemples : loyer, services publics, fournitures de bureau, internet et abonnements logiciels
  

Coût des marchandises vendues (CMV)

Le CMV représente les dépenses engagées pour fabriquer vos produits. Cela a une incidence sur votre marge bénéficiaire brute, de sorte que vous ne pouvez pas analyser avec précision vos prix et votre rentabilité globale sans le calculer.

• Exemples : matières premières, frais généraux de fabrication et coûts directs de main-d’œuvre
  

Marketing et publicité

Cette catégorie englobe les dépenses liées à la promotion de votre entreprise et à l’attraction de nouveaux clients. Connaître le coût d’acquisition de vos clients vous aide à évaluer le rendement du capital investi de vos efforts de marketing. Le marketing et la publicité peuvent également être des moteurs de croissance.

• Exemples : publicités sur les médias sociaux, plateformes de marketing par courriel, hébergement de sites Web, services d’optimisation des moteurs de recherche et matériel promotionnel
  

Coûts liés aux employés et aux sous-traitants

Cette catégorie comprend les coûts associés au paiement de vos employés, qu’ils travaillent à temps plein ou sur contrat. Ces coûts peuvent être importants, vous devriez donc les suivre pour déterminer si vous gérez vos ressources efficacement et si vous payez les impôts appropriés.

• Exemples : salaires, rémunérations, primes, factures de travailleurs indépendants, charges sociales et avantages sociaux
  

Frais de déplacement

Tous les coûts liés aux voyages d’affaires doivent être étiquetés comme des frais de voyage. Les catégoriser vous permet de demander des déductions pour des frais de déplacement légitimes, ce qui peut réduire votre revenu imposable.

• Exemples : vols, hôtels, location de voitures, repas et frais d’inscription aux conférences
  

Services professionnels

Ces dépenses couvrent l’expertise ou le soutien d’une tierce partie. La planification de ces dépenses vous aide à établir un budget pour les situations où vous avez le plus besoin de services professionnels.

• _Exemples : _ frais juridiques, services comptables, honoraires de consultation et soutien en technologie de l’information (TI)
  

Taxes et licences

Ce sont les coûts obligatoires exigés pour que votre entreprise fonctionne légalement. En les séparant des autres dépenses, vous vous assurez de ne pas manquer les échéances ou les paiements et d’éviter les pénalités.

• Exemples : licences commerciales, permis, impôts sur le revenu et taxes de vente
  

Coûts de prêt et de financement

Cette catégorie comprend toutes les dépenses liées à l’emprunt ou à l’obtention de capitaux. Les intérêts et les frais sont souvent des dépenses déductibles et doivent être classés séparément des remboursements du capital.

• Exemples : intérêts sur les prêts, frais bancaires et frais de financement
  

Dépenses diverses ou autres

Classez les dépenses qui ne correspondent pas clairement à vos autres catégories, mais utilisez cette classification avec parcimonie afin de ne pas vous retrouver à trier un trop grand nombre de dépenses disparates. Surveillez vos dépenses diverses afin de déterminer si un type particulier se dégage et envisagez de créer une nouvelle catégorie si tel est le cas.

• Exemples : cadeaux aux clients, dons de bienfaisance et dépenses ponctuelles
  

Quels sont les défis liés au suivi manuel des dépenses?

Le suivi manuel de toutes vos dépenses est inefficace, sujet aux erreurs humaines et prend beaucoup de temps. Bien que cette méthode puisse fonctionner au tout début, elle devient moins efficace à mesure que votre entreprise prend de l’expansion. Voici pourquoi le suivi manuel peut devenir problématique pour votre entreprise.

Cela vous prend beaucoup de temps.

Si vous consignez chaque transaction manuellement, vous passerez beaucoup de temps à trier les reçus, à prendre des notes et à saisir des données dans des feuilles de calcul. C’est du temps que vous pourriez passer à trouver de nouveaux clients, à peaufiner votre produit ou à planifier pour l’avenir.

Des erreurs sont inévitables

Personne n’est parfait, et les erreurs dans le suivi manuel sont presque inévitables. Une décimale mal placée, des chiffres intervertis ou une dépense mal classée sont autant d’erreurs qui peuvent s’accumuler et devenir un problème plus important, en particulier au moment de rapprocher vos comptes ou de produire vos déclarations fiscales.

Les systèmes manuels ne sont pas facilement adaptables

Ce qui peut fonctionner pour quelques transactions ne fonctionnera pas lorsque votre volume augmentera. Plus il y a de fournisseurs, d’achats et de méthodes de paiement, plus la situation se complexifie, et il est tout simplement impossible de tout gérer sans automatisation.

La cohérence est difficile à maintenir

La gestion manuelle de vos dépenses exige de la discipline. Si vous manquez un jour ou deux, vous risquez de vous retrouver avec une pile de reçus non enregistrés et d’avoir du mal à vous souvenir à quoi correspondait cette dépense de 72 $ de la semaine précédente.

En permanence à la traîne

Une fois que vous aurez rattrapé votre retard dans la saisie manuelle, vos données seront peut-être déjà obsolètes. De telles lacunes peuvent compliquer la prise de décisions éclairées et rapides, en particulier si votre trésorerie est tendue ou si des opportunités inattendues se présentent.

La réconciliation représente un défi

La comparaison de vos enregistrements avec vos relevés bancaires ou vos factures de carte de crédit est une tâche fastidieuse et complexe lorsque vous travaillez manuellement. Il peut être frustrant de rechercher des divergences ou de se rendre compte que vous avez oublié d’enregistrer une transaction importante.

La production de rapports demande un effort supplémentaire

Les dépenses enregistrées manuellement ne se transforment pas automatiquement en informations utiles. Si vous souhaitez analyser des tendances, suivre des catégories de dépenses ou préparer un rapport, cela nécessitera des heures supplémentaires de travail sur des feuilles de calcul. Cela peut fonctionner en théorie, mais dans la pratique, cela représente une charge de travail supplémentaire considérable.

Les documents peuvent facilement être égarés

Les reçus physiques et les factures peuvent être perdus ou égarés. Contrairement aux outils numériques, les systèmes manuels ne disposent pas de sauvegardes intégrées et peuvent être définitivement perdus. Il s’agit d’un risque qu’il est préférable d’éviter pour les finances de votre entreprise.

Cela peut entraîner des problèmes de conformité

Sans registres précis, il est facile de manquer une échéance fiscale, de déclarer incorrectement vos déductions ou d’oublier complètement une dépense. Le suivi manuel augmente les risques d’erreurs coûteuses en matière de conformité.

La collaboration est beaucoup plus difficile

Si plusieurs personnes ou équipes gèrent vos dépenses, cela peut entraîner davantage de confusion dans le suivi manuel des dépenses. Le partage de documents physiques ou la consolidation des notes de chacun prend du temps, et des erreurs ou des malentendus sont inévitables.

Comment Stripe peut-elle vous aider à automatiser le suivi des dépenses?

Les entreprises peuvent travailler avec un fournisseur tel que Stripe pour automatiser le suivi de leurs dépenses et les aider à éviter les erreurs coûteuses associées au suivi manuel. Voici comment le suivi automatisé des dépenses de Stripe permet aux entreprises d’élaborer plus facilement des stratégies, d’économiser de l’argent et de rester conformes.

Enregistrements détaillés des transactions

Stripe enregistre automatiquement tous les paiements, les remboursements et les frais et les répertorie dans Stripe Dashboard. Ces registres offrent aux entreprises un aperçu approfondi de leurs revenus et de leurs coûts sans les erreurs que vous pourriez introduire avec le suivi manuel. Par exemple, Stripe ventile les frais de traitement pour chaque transaction afin que vous puissiez identifier les possibilités d’économies.

Données exportables

Stripe permet aux utilisateurs d’exporter des données de transaction dans des formats compatibles avec les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, Xero et Excel. La combinaison des données de paiement avec vos autres dépenses professionnelles facilite encore plus le rapprochement.

Rapports et analyses

Les outils de création de rapports de Stripe génèrent des rapports personnalisés pour afficher les revenus, les remboursements et les frais pour la période de votre choix. Vous serez en mesure de voir où se produisent les fluctuations saisonnières ou les pics imprévus de remboursements ou de contestations de paiement et d’élaborer des stratégies pour les prévenir. Ces rapports peuvent également vous aider à répertorier les déductions fiscales et à préparer vos déclarations de revenus.

Prise en charge des devises internationales

Stripe traite les paiements dans plus de 135 devises et gère la conversion des devises. Il fait également le suivi des taux de change et des frais de conversion, de sorte que vous pouvez opérer sans conjectures.

Intégration multisystème

Stripe peut s’intégrer aux plateformes populaires de suivi et de gestion des dépenses pour une expérience unifiée avec les outils que vous utilisez déjà. Ces intégrations comblent l’écart entre les paiements et les opérations.

Alertes en temps réel

Stripe vous informe rapidement des transactions inhabituelles, des échecs de paiement ou des contestations de paiement. Cette rétroaction rapide peut vous aider à réagir aux problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent vos finances.

Couverture adaptée à vos besoins

À mesure que vous traitez plus de transactions ou que vous atteignez de nouveaux marchés, le suivi des dépenses devient beaucoup plus compliqué. L’automatisation de Stripe peut évoluer avec vous, que vous traitiez quelques paiements par jour ou des milliers, et elle peut assurer le bon fonctionnement de vos systèmes financiers.