Il monitoraggio delle spese è un aspetto importante della gestione delle finanze di una piccola attività. Può aiutare ad affrontare i problemi del flusso di cassa, che la maggioranza delle piccole imprese di tutto il mondo ha riferito di aver riscontrato in un sondaggio del 2023.

Tuttavia, le piccole imprese potrebbero avere difficoltà nel monitoraggio delle spese se non dispongono di un sistema solido. Devono essere pronte a gestire ricevute e fatture, classificare le transazioni e riconciliare i conti senza commettere errori. Se eseguito correttamente, il monitoraggio delle spese può chiarire dove va a finire il denaro di un'attività e aiutare a identificare le spese inutili. Può anche consentire alle attività di prendere decisioni più informate in merito all'assunzione di dipendenti, agli investimenti in nuovi strumenti e alla pianificazione del futuro.

In questo articolo spiegheremo perché il monitoraggio delle spese è importante per le piccole imprese, quali sfide devono affrontare nel monitoraggio manuale delle spese e come l'automazione può aiutare.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché il monitoraggio delle spese è importante per le piccole attività?
  
• Come classificare le spese per le piccole attività
  
• Quali sono le sfide del monitoraggio manuale delle spese?
  
• In che modo Stripe può aiutarti automatizzando il monitoraggio delle spese?
  

Perché il monitoraggio delle spese è importante per le piccole attività?

Monitorare le spese ti aiuta a gestire l'attività in modo più efficiente. Per le piccole imprese in particolare, è importante gestire le spese poiché i margini sono ridotti e le sorprese possono stravolgere ogni previsione. Ecco cosa può aiutarti a fare il monitoraggio delle spese.

Rileva i problemi prima che diventino costosi

Piccole perdite possono prosciugare le tue risorse. Forse un fornitore ha tranquillamente aumentato i prezzi o hai dimenticato di annullare un costoso abbonamento. Il monitoraggio regolare delle spese ti consente di individuare le spese initili prima che diventino un problema più serio.

Gestisci le Imposte più facilmente

Le imposte possono diventare molto più facili quando le spese sono in ordine. Se tieni traccia di tutto ciò che hai speso durante l'anno, sarai probabilmente pronto quando sarà il momento di fare la dichiarazione dei redditi. Il monitoraggio delle spese può anche aiutarti a sfruttare potenziali detrazioni.

Ordina le priorità di spesa

Le spese minori, come il caffè quotidiano per il team e il software sottoutilizzato, possono sfuggire, soprattutto all'inizio dell'attività. Il monitoraggio delle spese ti costringe a esaminare davvero le tue abitudini di spesa e a decidere cosa vale la pena pagare.

Prendi decisioni con sicurezza

Dall'assunzione di un altro dipendente all'aggiornamento delle attrezzature o al lancio di un nuovo prodotto, le decisioni importanti possono sembrare scommesse rischiose. Ma quando si ha una reale comprensione della situazione finanziaria, si può agire con fiducia. Il monitoraggio delle spese ti permette di guardare al passato per pianificare il futuro.

Preparati per la crescita

Espandere la tua attività può essere complesso e costoso se non sei preparato. Monitorare ciò che spendi ti aiuta a comprendere la struttura dei costi, individuare le tendenze da capitalizzare e prevedere ciò di cui avrai bisogno man mano che cresci. Forse devi ordinare più scorte, potenziare il tuo budget di marketing o assumere uno specialista. Conservare registri dettagliati ti consente di espanderti senza correre il rischio di andare oltre le tue possibilità.

Riduci il rischio di sorprese

Non è piacevole essere colti di sorpresa da una spesa imprevista o dover cercare affannosamente i documenti quando servono. Monitorando le spese regolarmente, è molto probabile che tu possa prevenire tali situazioni. Mantenere una contabilità precisa ti permette di sapere esattamente come viene speso il tuo denaro ed essere pronto a qualsiasi evenienza – che sia una domanda di finanziamento, una verifica fiscale o solo un mese complicato.

Come classificare le spese per le piccole attività

Sapere come suddividere le spese in categorie è importante per comprendere lo stato finanziario della tua attività, preparare le imposte e prendere decisioni informate. Diamo un'occhiata più da vicino alle categorie comuni e a come utilizzarle.

Spese operative

Sono i costi giornalieri correlati direttamente alla gestione della tua attività. Monitorarli ti aiuta a identificare i costi fissi e variabili e i modi per ridurre le spese generali.

• Esempi: affitto, utenze, forniture per ufficio, Internet e abbonamenti software
  

Costo delle merci vendute

Il costo delle merci vendute sono le spese sostenute per produrre i tuoi prodotti. Influiscono sul tuo margine di profitto lordo, quindi non puoi analizzare accuratamente i prezzi e la redditività complessiva senza calcolarli.

• Esempi: materie prime, spese generali di produzione e costi diretti della manodopera
  

Marketing e pubblicità

Questa categoria comprende le spese relative alla promozione della tua attività per attirare nuovi clienti. Conoscere il costo di acquisizione dei clienti ti aiuta a valutare il ritorno sull'investimento delle tue iniziative di marketing. Anche il marketing e la pubblicità possono essere fattori di crescita.

• Esempi: annunci social media, piattaforme di email marketing, hosting di siti web, servizi di ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO) e materiali promozionali
  

Costi di dipendenti e appaltatori

Questa categoria include i costi associati al pagamento dei dipendenti, sia che lavorino a tempo pieno che a contratto. Questi costi possono essere considerevoli, quindi devi monitorarli per valutare se gestisci le tue risorse in modo efficiente e paghi le imposte appropriate.

• Esempi: stipendi, salari, bonus, fatture freelance, imposte sulle buste paga e benefit
  

Spese di viaggio

Tutti i costi relativi ai viaggi di lavoro devono essere etichettati come spese di viaggio. La loro classificazione ti consente di richiedere detrazioni per spese di viaggio legittime, il che può ridurre il tuo reddito imponibile.

• Esempi: voli, hotel, noleggio auto, pasti e spese per conferenze
  

Servizi professionali

Queste spese coprono qualsiasi consulenza o assistenza di terze parti. Pianificando queste spese puoi pianificare le situazioni in cui hai più bisogno di servizi professionali.

• Esempi: spese legali, servizi contabili, spese di consulenza e assistenza informatica
  

Imposte e licenze

Sono i costi obbligatori necessari affinché la tua attività operi legalmente. Se li separi dalle altre spese, non perderai scadenze o pagamenti ed eviterai sanzioni.

• Esempi: licenze di attività, permessi, imposte sul reddito e imposte sulle vendite
  

Costi di prestiti e finanziamenti

In questa categoria rientrano tutte le spese connesse al prestito o all'acquisizione di capitale. Interessi e oneri sono spesso costi deducibili e vanno distinti dai rimborsi del capitale.

• Esempi: interessi su prestiti, spese bancarie e commissioni di finanziamento
  

Spese varie o di altro tipo

Classifica i costi che non si adattano perfettamente agli altri tipi di spesa, ma adotta questa categoria con moderazione, per non trovarti a esaminare troppi costi eterogenei. Monitora le spese varie per determinare se emerge un particolare tipo e, in caso affermativo, valuta la possibilità di creare una nuova categoria.

• Esempi: regali client, donazioni di beneficenza e spese una tantum
  

Quali sono le sfide del monitoraggio manuale delle spese?

Monitorare manualmente tutte le spese è inefficiente, soggetto a errori umani e richiede molto tempo. Sebbene questo metodo possa funzionare all'inizio, diventa meno efficace man mano che la tua attività si espande. Ecco perché il monitoraggio manuale può diventare problematico per la tua attività.

Ti porta via tempo

Se registri ogni transazione manualmente, passerai molto tempo a ordinare le ricevute, prendere appunti e inserire dati nei fogli di calcolo. Questo è il tempo che potresti dedicare alla ricerca di nuovi clienti, al perfezionamento del prodotto o alla pianificazione del futuro.

Gli errori sono inevitabili

e le imprecisioni nella registrazione manuale sono quasi inevitabili. Mettere una virgola nel posto sbagliato, invertire l'ordine dei numeri e classificare in modo errato una spesa sono tutti errori che possono degenerare in un problema maggiore, in particolare al momento di chiudere i bilanci o di effettuare la dichiarazione fiscale.

I sistemi manuali non si adattano bene alla crescita

Quello che potrebbe funzionare con una manciata di transazioni non funzionerà con l'aumento del volume. Più fornitori, più acquisti e più metodi di pagamento creano complessità e cercare di gestirle tutte senza alcuna automazione non è fattibile.

La coerenza è difficile da mantenere

La gestione manuale delle spese richiede disciplina. Se salti un giorno o due, potresti trovarti a cercare tra una pila di ricevute non tracciate e a dover ricordare a cosa serviva quell'addebito di 72 dollari della settimana precedente.

È sempre un passo indietro

Nel momento in cui hai completato le tue registrazioni manuali, i dati potrebbero risultare già superati. Tali lacune possono complicare una risposta tempestiva con decisioni basate su informazioni accurate, in particolare se la liquidità è scarsa o emergono opportunità impreviste.

La riconciliazione è una sfida

Associare i dati agli estratti conto bancari o alle bollette delle carte di credito è noioso e complesso quando si lavora manualmente. Può essere frustrante individuare eventuali discrepanze o rendersi conto di aver dimenticato di registrare un affare importante.

La reportistica richiede uno sforzo aggiuntivo

Le spese tracciate manualmente non si trasformano automaticamente in informazioni utili. Se vuoi analizzare le tendenze, monitorare le categorie di spesa o preparare un report, ciò richiederà ore extra di lavoro sul foglio di calcolo. A livello teorico può andare bene, ma nella realtà, richiede un grande sforzo aggiuntivo.

I documenti possono andare persi facilmente

Ricevute e fatture fisiche possono andare perse o smarrite. A differenza degli strumenti digitali, i sistemi manuali non dispongono di backup integrati e rischiano di essere irrimediabilmente perduti. Questo probabilmente non è un rischio che vuoi correre con le finanze della tua azienda.

Può portare a problemi di conformità

Senza registrazioni precise, è facile non rispettare una scadenza tassa, dichiarare erroneamente le detrazioni o dimenticare completamente una spesa. Il monitoraggio manuale aumenta le probabilità di costosi errori di conformità.

La collaborazione è molto più difficile

Se più persone o team gestiscono le spese, può causare maggiore confusione nel monitoraggio manuale delle spese. La condivisione di documenti cartacei o il tentativo di unire le note di tutti porta via tempo, e gli sbagli o i fraintendimenti sono inevitabili.

In che modo Stripe può aiutarti automatizzando il monitoraggio delle spese?

Le attività possono collaborare con un fornitore come Stripe per automatizzare il monitoraggio delle spese ed evitare gli errori costosi associati al monitoraggio manuale. Ecco come il monitoraggio automatico delle spese di Stripe semplifica le strategie, il risparmio e la conformità.

Registri dettagliati delle transazioni

Stripe registra automaticamente ogni pagamento, rimborso e commissione e li riporta nella Dashboard Stripe. Questi registri offrono alle attività informazioni approfondite su redditi e costi senza gli errori che potresti introdurre con il monitoraggio manuale. Ad esempio, Stripe suddivide le commissioni di elaborazione per ogni transazione, in modo da poter identificare le opportunità di risparmio.

Dati esportabili

Stripe consente agli utenti di esportare i dati delle transazioni in formati compatibili con software di contabilità come QuickBooks, Xero ed Excel. La combinazione dei dati di pagamento con le altre spese della tua attività semplifica ulteriormente la riconciliazione.

Reportistica e analisi

Gli strumenti di reportistica di Stripe generano report personalizzati per mostrare ricavi, rimborsi e commissioni per qualsiasi periodo scelto. Potrai vedere dove si verificano fluttuazioni stagionali o picchi imprevisti di rimborsi o storni e definire una strategia per prevenirli. Questi report possono anche aiutarti a dettagliare le detrazioni fiscali e a preparare le dichiarazioni.

Assistenza per valute internazionali

Stripe elabora pagamenti in oltre 135 valute e gestisce la conversione di valuta. Tiene traccia anche dei tassi di cambio e delle commissioni di conversione, in modo da poter operare senza indovinare i costi.

Integrazione multisistema

Stripe può integrarsi con le piattaforme di monitoraggio e gestione delle spese più diffuse per un'esperienza unificata con gli strumenti che già utilizzi. Queste integrazioni colmano il divario tra pagamenti e operazioni.

Avvisi in tempo reale

Stripe ti notifica rapidamente transazioni insolite, pagamenti non riusciti o storni. Questo feedback tempestivo può aiutarti a rispondere a potenziali problemi prima che incidano sulle tue finanze.

Copertura su larga scala

Man mano che elabori più transazioni o raggiungi nuovi mercati, il monitoraggio delle spese diventa molto più complicato. L'automazione di Stripe può espandersi con te, sia che tu elabori pochi pagamenti al giorno o migliaia, e può garantire il corretto funzionamento dei tuoi sistemi finanziari.