O rastreamento de despesas é um aspecto importante do gerenciamento das finanças de uma pequena empresa. Pode ajudar a resolver problemas de fluxo de caixa, que a maioria das pequenas empresas em todo o mundo relatou ter enfrentado em uma pesquisa de 2023.

No entanto, as pequenas empresas podem ter dificuldades para acompanhar as despesas se não tiverem um sistema sólido. Elas devem estar preparadas para gerenciar recibos e faturas, categorizar transações e reconciliar contas sem cometer erros. Quando feito corretamente, o rastreamento de despesas pode esclarecer para onde está indo o dinheiro de uma empresa e ajudar a identificar gastos desnecessários. Também pode permitir que as empresas tomem decisões mais informadas sobre a contratação de funcionários, o investimento em novas ferramentas e o planejamento para o futuro.

Abaixo, discutiremos por que o rastreamento de despesas é importante para pequenas empresas, quais desafios elas enfrentam no rastreamento manual de despesas e como a automação pode ajudar.

Neste artigo:

• Por que o rastreamento de despesas é importante para pequenas empresas?
  
• Como categorizar as despesas de pequenas empresas
  
• Quais são os desafios de rastrear despesas manualmente?
  
• Como a Stripe pode ajudar automatizando o rastreamento de despesas?
  

Por que o rastreamento de despesas é importante para pequenas empresas?

O rastreamento de despesas ajuda você a administrar seu empresa com mais eficiência. Especialmente para pequenas empresas, é importante gerenciar os gastos, pois as margens são apertadas e as surpresas podem afetar todos os planos. Veja o que o rastreamento de despesas pode ajudar você a fazer.

Detecte problemas antes que eles se tornem caros

Pequenos vazamentos podem drenar seus recursos. Talvez um fornecedor esteja aumentando os preços silenciosamente ou você tenha esquecido de cancelar uma assinatura cara. O rastreamento regular de despesas permite que você identifique gastos desnecessários antes que se tornem um problema mais profundo.

Cuide dos impostos com mais facilidade

As obrigações com impostos podem se tornar muito mais fáceis quando suas despesas estão em ordem. Se você acompanha tudo com o que gastou dinheiro ao longo do ano, provavelmente estará preparado quando chegar a hora de declarar. O rastreamento de despesas também pode ajudar você a aproveitar de possíveis deduções.

Classifique suas prioridades de gastos

Despesas menores, como cafés diários para a equipe e software subutilizado, podem se perder, especialmente quando as empresas começam a decolar. O rastreamento de despesas força você a realmente examinar seus hábitos de consumo e decidir o que vale a pena pagar.

Tome decisões com confiança

Desde a contratação de outro funcionário até a atualização de equipamentos ou o lançamento de um novo produto, grandes decisões podem parecer apostas arriscadas. Mas quando você tem uma compreensão verdadeira de onde estão suas finanças, pode agir com confiança. Ao rastrear despesas, você olha para trás para planejar o que está por vir.

Prepare-se para o crescimento

Dimensionar seu empresa pode ser complexo e caro se você não estiver preparado. Monitorar o que você gasta ajuda a entender sua estrutura de custos, identificar tendências para capitalizar e prever o que você precisará à medida que cresce. Talvez você precise fazer um pedido de mais estoque, aumentar seu orçamento de marketing ou contratar um especialista. Manter registros detalhados permite que você cresça sem o risco de se sobrecarregar.

Reduza o risco de surpresas

Você não quer ser surpreendido por uma fatura inesperada ou se esforçar para encontrar documentos quando precisar deles. Quando você acompanha as despesas de forma consistente, provavelmente pode evitar encontrar essas situações. Com a manutenção de registros detalhados, você pode saber exatamente para onde seu dinheiro está indo e estar preparado para qualquer coisa, seja uma solicitação de empréstimo, uma auditoria ou apenas um mês difícil.

Como categorizar as despesas de pequenas empresas

Saber classificar suas despesas em categorias é importante para entender a saúde financeira da sua empresa, preparar impostos e tomar decisões informadas. Aqui está uma análise mais detalhada das categorias comuns e como usá-las.

Despesas operacionais

Estes são os custos diários diretamente relacionados à administração da sua empresa. Acompanhá-los ajuda a identificar custos fixos e variáveis e maneiras de reduzir suas despesas gerais.

• Exemplos: Aluguel, serviços públicos, material de escritório, internet e assinaturas de software
  

Custo dos produtos vendidos (CPV)

CPV são as despesas incorridas para produzir seus produtos. Isso afeta sua margem de lucro bruto, portanto, você não pode analisar com precisão seus preços e lucratividade geral sem calculá-los.

• Exemplos: Matérias-primas, despesas gerais de fabricação e custos diretos de mão de obra
  

Marketing e publicidade

Esta categoria engloba despesas relacionadas à promoção da sua empresa e à atração de novos clientes. Conhecer o custo de aquisição do cliente ajuda a avaliar o retorno do investimento para seus esforços de marketing. Marketing e publicidade também podem ser impulsionadores de crescimento.

• Exemplos: Anúncios de mídia social, plataformas de marketing e-mail, hospedagem de sites, serviços de otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) e materiais promocionais
  

Custos de funcionários e prestadores de serviços

Esta categoria inclui os custos associados ao pagamento dos seus funcionários, quer eles trabalhem em tempo integral ou por contrato. Esses custos podem ser substanciais, portanto, você deve acompanhá-los para avaliar se está gerenciando seus recursos com eficiência e pagando os impostos apropriados.

• Exemplos: Salários, vencimentos, bônus, faturas de freelancers, impostos sobre a folha de pagamento e benefícios
  

Despesas de viagem

Quaisquer custos relacionados a viagens de empresa devem ser rotulados como despesas de viagem. Categorizá-los permite que você solicite deduções para despesas de viagem legítimas, o que pode reduzir sua renda tributável.

• Exemplos: Voos, hotéis, aluguel de carros, refeições e taxas de conferências
  

Serviços profissionais

Essas despesas cobrem qualquer experiência ou suporte de terceiros. O planejamento dessas despesas ajuda a fazer um orçamento para situações em que você mais precisa de serviços profissionais.

• Exemplos: Honorários advocatícios, serviços de contabilidade, honorários de consultoria e suporte de tecnologia da informação (TI)
  

Impostos e licenças

Esses são os custos obrigatórios necessários para que sua empresa opere legalmente. Separá-los de outras despesas garante que você não perca prazos ou pagamentos – e que evite penalidades.

• Exemplos: Licenças comerciais, autorizações, impostos de renda e impostos sobre vendas
  

Custos de empréstimo e financiamento

Esta categoria inclui quaisquer despesas vinculadas a empréstimos ou obtenção de capital. Juros e taxas geralmente são despesas dedutíveis e devem ser categorizados como distintos dos pagamentos do principal.

• Exemplos: Juros sobre empréstimos, encargos bancários e taxas de financiamento
  

Despesas diversas

Categorize os custos que não se encaixam perfeitamente em seus outros grupos, mas use essa classificação com moderação para não ter que examinar muitas despesas diferentes. Monitore seus gastos diversos para determinar se um determinado tipo surge e considere a criação de uma nova categoria, se isso acontecer.

• Exemplos: Presentes para clientes, doações para caridade e despesas pontuais
  

Quais são os desafios de rastrear manualmente as despesas?

Rastrear manualmente todas as suas despesas é ineficiente, propenso a erros humanos e demorado. Embora esse método possa funcionar no início, ele se torna menos eficaz à medida que sua empresa se expande. Veja por que o rastreamento manual pode se tornar problemático para sua empresa.

Consome seu tempo

Se você registrar todas as transações manualmente, gastará muito tempo classificando recibos, fazendo anotações e inserindo dados em planilhas. Esse tempo poderia ser gasto encontrando novos clientes, refinando seu produto ou planejando o futuro.

Erros podem acontecer

Ninguém é perfeito e erros no rastreamento manual são quase inevitáveis. Errar na inserção de uma casa decimal, transpor números e categorizar incorretamente uma despesa são erros que podem se acumular em um problema maior, especialmente quando é hora de reconciliar seus livros ou declarar impostos.

Os sistemas manuais não crescem bem

O que pode funcionar com um punhado de transações não funcionará à medida que seu volume aumenta. Mais fornecedores, mais compras e várias formas de pagamento criam complexidade, e tentar gerenciá-los sem qualquer automação simplesmente não é viável.

É difícil manter a consistência

O controle manual das suas despesas exige disciplina. Se você pular um ou dois dias, poderá se deparar com uma pilha de recibos não rastreados e se esforçar para lembrar para que serviu aquela cobrança de US$ 72 da semana anterior.

É sempre um passo atrás

No momento em que você tiver atualizado suas entradas manuais, seus dados podem já estar desatualizados. Lacunas como essa podem dificultar a resposta rápida com decisões informadas, principalmente se o fluxo de caixa for apertado ou surgirem oportunidades inesperadas.

A reconciliação é um obstáculo

Combinar seus registros com extratos bancários ou faturas de cartão de crédito é tedioso e complexo quando você está trabalhando manualmente. Pode ser frustrante caçar discrepâncias ou perceber que você esqueceu de registrar um negócio importante.

A criação de relatórios exige um esforço extra

As despesas rastreadas manualmente não se transformam automaticamente em informações úteis. Se você deseja analisar tendências, acompanhar categorias de gastos ou preparar um relatório, isso exigirá horas extras de trabalho em planilhas. Isso pode funcionar bem na teoria, mas na prática, é muito trabalho extra.

Os registros podem desaparecer facilmente

Recibos e faturas físicos podem ser perdidos ou extraviados. Ao contrário das ferramentas digitais, os sistemas manuais não possuem backups integrados e podem ser perdidos permanentemente. Provavelmente não é um risco que você deseja correr com as finanças da sua empresa.

Podem surgir problemas de conformidade

Sem registros precisos, é fácil perder um prazo fiscal, declarar incorretamente suas deduções ou esquecer completamente uma despesa. O rastreamento manual aumenta as chances de erros de conformidade dispendiosos.

A colaboração é muito mais difícil

Se várias pessoas ou equipes gerenciam suas despesas, isso pode causar mais confusão no rastreamento manual de despesas. Compartilhar registros físicos ou tentar consolidar as anotações de todos leva tempo, e erros ou falhas de comunicação podem acontecer.

Como a Stripe pode ajudar automatizando o rastreamento de despesas?

As empresas podem trabalhar com um provedor como a Stripe para automatizar o rastreamento de despesas e ajudá-las a evitar os erros dispendiosos associados ao rastreamento manual. Veja como o rastreamento automatizado de despesas da Stripe facilita a criação de estratégias, a economia e a conformidade das empresas.

Registros detalhados de transações

A Stripe registra todos os pagamentos, reembolsos e tarifas automaticamente e os reflete no Stripe Dashboard. Esses registros oferecem às empresas uma visão profunda das suas rendas e custos sem os erros que seriam introduzidos com o rastreamento manual. Por exemplo, a Stripe detalha as tarifas de processamento para cada transação, para que você possa identificar oportunidades de economia.

Dados exportáveis

A Stripe permite que os usuários exportem dados de transações em formatos compatíveis com softwares de contabilidade, como QuickBooks, Xero e Excel. A combinação de dados de pagamento com outras despesas da empresa torna a reconciliação ainda mais fácil.

Relatórios e análises

As ferramentas de relatórios da Stripe geram relatórios personalizados para mostrar receitas, reembolsos e tarifas para qualquer período que você escolher. Você poderá ver onde acontecem flutuações sazonais ou picos inesperados em reembolsos ou estornos e criar estratégias para evitá-los. Esses relatórios também podem ajudar você a detalhar deduções fiscais e preparar declarações de impostos.

Suporte a moedas internacionais

A Stripe processa pagamentos em mais de 135 moedas e lida com conversão de moedas. Ela também rastreia taxas de câmbio e conversão, para que você possa operar sem suposições.

Integração multissistema

A Stripe pode se integrar a plataformas populares de rastreamento e gerenciamento de despesas para uma experiência unificada com as ferramentas que você já usa. Essas integrações preenchem a lacuna entre pagamentos e operações.

Alertas em tempo real

A Stripe notifica você rapidamente sobre transações incomuns, pagamentos com falha ou estornos. Esse feedback imediato pode ajudar você a responder a possíveis problemas antes que eles afetem suas finanças.

Cobertura em escala

À medida que você processa mais transações ou alcança novos mercados, o rastreamento de despesas fica muito mais complicado. A automação da Stripe pode crescer com você, esteja você processando alguns pagamentos por dia ou milhares. Ela também é capaz de manter seus sistemas financeiros funcionando sem problemas.