El seguimiento de gastos es un aspecto importante de la gestión de las finanzas de una pequeña empresa. Puede ayudar a abordar los problemas de flujo de caja, que la mayoría de las pequeñas empresas de todo el mundo informaron haber experimentado en una encuesta de 2023.

Sin embargo, las pequeñas empresas podrían tener dificultades para hacer un seguimiento de los gastos si no cuentan con un sistema sólido. Deben estar preparadas para gestionar recibos y facturas, categorizar transacciones y conciliar cuentas sin cometer errores. Cuando se hace correctamente, el seguimiento de gastos puede aclarar a dónde va el dinero de una empresa y ayudar a identificar gastos innecesarios. También puede permitir a las empresas tomar decisiones más informadas con respecto a la contratación de empleados, la inversión en nuevas herramientas y la planificación para el futuro.

A continuación, analizaremos por qué el seguimiento de gastos es importante para las pequeñas empresas, qué desafíos enfrentan al realizar un seguimiento manual de los gastos y cómo puede ayudar la automatización.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué es importante el seguimiento de gastos para las pequeñas empresas?
  
• Cómo categorizar los gastos de pequeñas empresas
  
• ¿Cuáles son los desafíos que supone realizar un seguimiento manual de los gastos?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe al automatizar el seguimiento de gastos?
  

¿Por qué es importante el seguimiento de gastos para las pequeñas empresas?

El seguimiento de los gastos te ayuda a administrar tu empresa de manera más eficiente. Administrar los gastos es importante, especialmente para las pequeñas empresas, ya que los márgenes son ajustados, y las sorpresas pueden afectar todos los planes. A continuación te explicamos lo que el seguimiento de gastos puede ayudarte a hacer.

Detectar problemas antes de que se vuelvan costosos

Las pequeñas pérdidas pueden agotar tus recursos. Tal vez un proveedor ha estado aumentando los precios de forma silenciosa, o te has olvidado de cancelar una suscripción costosa. El seguimiento regular de los gastos te permite detectar los gastos innecesarios antes de que se conviertan en un problema más grave.

Declarar impuestos con más facilidad

La gestión de impuestos puede ser mucho más fácil cuando tus gastos están ordenados. Si haces un seguimiento de todo en lo que has gastado dinero durante el año, es probable que estés preparado cuando llegue el momento de presentar la declaración. El seguimiento de gastos también puede ayudarte a aprovechar las posibles deducciones.

Ordena tus prioridades de gasto

Los gastos menores, como los cafés diarios para el equipo y el software poco utilizado, pueden pasar desapercibidos, en especial cuando el negocio comienza a despegar. El seguimiento de gastos te obliga a examinar en detalle tus hábitos de gasto y decidir por qué vale la pena pagar.

Toma decisiones con confianza

Desde la contratación de otro empleado hasta la actualización de equipos o el lanzamiento de un nuevo producto, las grandes decisiones pueden parecer arriesgadas. Pero, cuando tienes una comprensión real del estado de tus finanzas, puedes actuar con confianza. Al hacer un seguimiento de los gastos, mira hacia atrás para planificar lo que se avecina.

Prepárate para el crecimiento

Hacer que tu empresa crezca puede ser complejo y costoso si no estás preparado. Monitorear lo que gastas te ayuda a comprender tu estructura de costos, detectar tendencias para capitalizar y predecir lo que necesitarás a medida que crezcas. Tal vez necesites pedir más inventario, aumentar tu presupuesto de marketing o contratar a un especialista. Mantener registros detallados te permite crecer sin el riesgo de exigirte demasiado.

Reduce el riesgo de sorpresas

No querrás que te sorprenda una factura inesperada o que te cueste encontrar documentos cuando los necesites. Cuando realizar el seguimiento de los gastos de manera constante, es probable que puedas evitar encontrarte con esas situaciones. Con un mantenimiento de registros detallado, puedes saber con exactitud a dónde va tu dinero y estar preparado para cualquier cosa, ya sea una solicitud de préstamo, una auditoría o, simplemente, un mes difícil.

Cómo categorizar los gastos de pequeñas empresas

Saber cómo clasificar tus gastos en categorías es importante para comprender la salud financiera de tu empresa, preparar impuestos y tomar decisiones informadas. A continuación, te presentamos un análisis más detallado de las categorías comunes y cómo usarlas.

Gastos operativos

Estos son los costos diarios directamente relacionados con el funcionamiento de tu empresa. Hacer un seguimiento de ellos te ayuda a identificar los costos fijos y variables, y las formas de reducir tus gastos generales.

• Ejemplos: alquiler, servicios públicos, suministros de oficina, internet y suscripciones de software.
  

Costo de los bienes vendidos (COGS)

El COGS son los gastos incurridos para elaborar tus productos. Afecta tu margen de beneficio bruto, por lo que no puedes analizar con precisión tus tarifas y tu rentabilidad general sin calcularlos.

• Ejemplos: materias primas, gastos generales de fabricación y costos directos de mano de obra.
  

Marketing y publicidad

Esta categoría abarca los gastos relacionados con la promoción de tu empresa y la atracción de nuevos clientes. Conocer el costo de adquisición de clientes te ayuda a evaluar el retorno de la inversión de tus esfuerzos de marketing. El marketing y la publicidad también pueden ser motores de crecimiento.

• Ejemplos: anuncios en redes sociales, plataformas de marketing por correo electrónico, alojamiento de sitios web, servicios de optimización de motores de búsqueda (SEO) y materiales promocionales.
  

Costos de empleados y contratistas

Esta categoría incluye los costos asociados con el pago a tus empleados, ya sea que trabajen a tiempo completo o por contrato. Estos costos pueden ser sustanciales, por lo que debes realizar un seguimiento de ellos para evaluar si estás administrando tus recursos de manera eficiente y pagando los impuestos adecuados.

• Ejemplos: sueldos, salarios, bonificaciones, facturas de trabajadores autónomos, impuestos sobre la nómina y beneficios.
  

Gastos de viaje

Todos los costos relacionados con los viajes de empresa deben catalogarse como gastos de viaje. Categorizarlos te permite reclamar deducciones por gastos de viaje legítimos, lo que puede reducir tus ingresos sujetos a impuestos.

• Ejemplos: vuelos, hoteles, alquiler de automóviles, comidas y tarifas de conferencias.
  

Servicios profesionales

Estos gastos abarcan experiencia o soporte de terceros. Planificar estos gastos te ayuda a presupuestar las situaciones en las que más necesitas servicios profesionales.

• Ejemplos: honorarios legales, servicios de contabilidad, honorarios de consultoría y soporte de tecnología de la información (TI).
  

Impuestos y licencias

Estos son los costos obligatorios necesarios para que tu empresa opere legalmente. Separarlos de otros gastos garantiza que no se omitan plazos ni pagos y que evites multas.

• Ejemplos: licencias comerciales, permisos, impuestos sobre los ingresos e impuestos sobre las ventas.
  

Costos de préstamos y financiamiento

Esta categoría incluye cualquier gasto vinculado con la obtención de préstamos o la obtención de capital. Los intereses y las comisiones suelen ser gastos deducibles y deben clasificarse de manera distinta de los pagos de capital.

• Ejemplos: intereses de préstamos, cargos bancarios y comisiones de financiación.
  

Gastos varios u otros gastos

Clasifica los costos que no encajan perfectamente en tus otras categorías, pero usa esta clasificación con moderación para que no te veas obligado a clasificar demasiados gastos diferentes. Supervisa tus gastos varios para determinar si surge un tipo en particular y considera la posibilidad de crear una nueva categoría si esto sucede.

• Ejemplos: regalos de clientes, donaciones benéficas y gastos puntuales.
  

¿Cuáles son los desafíos que supone realizar un seguimiento manual de los gastos?

El seguimiento manual de todos tus gastos es ineficiente, propenso a errores humanos, y requiere mucho tiempo. Si bien este método puede funcionar al principio, se vuelve menos efectivo a medida que tu empresa se expande. A continuación te explicamos por qué el seguimiento manual puede resultar problemático para tu empresa.

Consume tu tiempo

Si registras cada transacción de forma manual, pasarás mucho tiempo clasificando recibos, tomando notas e ingresando datos en hojas de cálculo. Ese es el tiempo que podrías dedicar a encontrar nuevos clientes, perfeccionar tu producto o planificar el futuro.

Los errores están destinados a suceder

Nadie es perfecto, y los errores en el seguimiento manual son casi inevitables. Colocar mal un decimal, invertir números y categorizar un gasto de manera incorrecta son errores que pueden transformarse en un problema mayor, especialmente cuando llega el momento de conciliar tus libros o declarar impuestos.

Los sistemas manuales no escalan bien

Lo que podría funcionar para pocas transacciones no funcionará cuando aumente tu volumen. Más proveedores, más compras y múltiples métodos de pago crean complejidad, y tratar de administrarlos sin ninguna automatización simplemente no es posible.

La consistencia es difícil de mantener

El manejo manual de tus gastos requiere disciplina. Si omites uno o dos días, es posible que te encuentres revisando una pila de recibos sin seguimiento y luchando por recordar para qué fue ese cargo de $72 de la semana anterior.

Siempre estás un paso por detrás

Para cuando te hayas puesto al día con tus entradas manuales, es posible que tus datos ya estén desactualizados. Brechas como esta pueden hacer que sea más difícil responder rápidamente con decisiones informadas, en especial si el flujo de caja es escaso o surgen oportunidades inesperadas.

La conciliación es un problema

Hacer coincidir tus registros con los extractos bancarios o las facturas de las tarjetas de crédito es tedioso y complejo cuando se trabaja de forma manual. Puede ser frustrante buscar discrepancias o darse cuenta de que olvidaste registrar un acuerdo importante.

La elaboración de informes requiere un esfuerzo adicional

Los gastos cuyo seguimiento se realiza de forma manual no se convierten en información útil automáticamente. Si deseas analizar tendencias, realizar un seguimiento de las categorías de gastos o preparar un informe, eso requerirá horas adicionales de trabajo en hojas de cálculo. Eso puede funcionar bien en teoría, pero, en la práctica, supone gran cantidad de trabajo adicional.

Los registros pueden perderse fácilmente

Las facturas y los recibos físicos pueden perderse o extraviarse. A diferencia de las herramientas digitales, los sistemas manuales no tienen copias de seguridad integradas y pueden perderse de forma permanente. Es probable que ese no sea un riesgo que quieras correr con las finanzas de tu empresa.

Puede dar lugar a problemas de cumplimiento de la normativa

Sin registros precisos, es fácil omitir una fecha límite de declaración de impuestos, informar erróneamente tus deducciones u olvidar un gasto por completo. El seguimiento manual aumenta las posibilidades de costosos errores de cumplimiento de la normativa.

La colaboración es mucho más difícil

Si varias personas o equipos administran tus gastos, eso puede causar más confusión en el seguimiento manual de gastos. Compartir registros físicos o tratar de consolidar las notas de todos lleva tiempo, y es probable que ocurran errores o falta de comunicación.

¿Cómo puede ayudar Stripe al automatizar el seguimiento de gastos?

Las empresas pueden trabajar con un proveedor como Stripe para automatizar su seguimiento de gastos y ayudarles a evitar los costosos errores asociados con el seguimiento manual. Así es como el seguimiento automatizado de gastos de Stripe facilita a las empresas la elaboración de estrategias, el ahorro de dinero y el cumplimiento de la normativa.

Registros detallados de transacciones

Stripe registra cada pago, reembolso y comisión de forma automática, y los refleja en el Dashboard de Stripe. Estos registros ofrecen a las empresas una visión profunda de sus ingresos y costos sin los errores que podrías introducir con el seguimiento manual. Por ejemplo, Stripe desglosa las comisiones de procesamiento de cada transacción para que puedas identificar oportunidades de ahorro.

Datos exportables

Stripe permite a los usuarios exportar datos de transacciones en formatos compatibles con software de contabilidad como QuickBooks, Xero y Excel. La combinación de los datos de pago con los demás gastos de la empresa facilita aún más la conciliación.

Elaboración de informes y análisis

Las herramientas de elaboración de informes de Stripe generan informes personalizados para mostrar los ingresos, los reembolsos y las comisiones durante cualquier período que elijas. Podrás ver dónde se producen las fluctuaciones según la temporada o los picos inesperados de reembolsos o contracargos y elaborar estrategias para prevenirlos. Estos informes también pueden ayudarte a detallar las deducciones fiscales y preparar declaraciones de impuestos.

Aceptación de monedas internacionales

Stripe procesa pagos en más de 135 monedas y gestiona la conversión de monedas. También realiza un seguimiento de las tasas de cambio y las comisiones por conversión para que puedas operar sin conjeturas.

Integración de múltiples sistemas

Stripe puede integrarse con plataformas populares de seguimiento y gestión de gastos para ofrecer una experiencia unificada con las herramientas que ya utilizas. Estas integraciones cierran la brecha entre los pagos y las operaciones.

Alertas en tiempo real

Stripe te notifica rápidamente sobre transacciones inusuales, pagos fallidos o contracargos. Esta retroalimentación rápida puede ayudarte a responder a posibles problemas antes de que afecten tus finanzas.

Cobertura a gran escala

A medida que procesas más transacciones o llegas a nuevos mercados, el seguimiento de los gastos se vuelve mucho más complicado. La automatización de Stripe puede crecer contigo, ya sea que estés procesando unos pocos pagos al día o miles, y puede mantener tus sistemas financieros funcionando sin problemas.