การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นแง่มุมที่สำคัญของการจัดการการเงินของธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งสามารถช่วยแก้ไข ปัญหากระแสเงินสดได้ ซึ่งตามการสำรวจปี 2023 ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ทั่วโลกรายงานว่าประสบปัญหาดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจขนาดเล็กอาจประสบปัญหาในการติดตามค่าใช้จ่ายหากไม่มีระบบที่มั่นคง พวกเขาต้องเตรียมพร้อมที่จะจัดการใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ จัดประเภทธุรกรรม และปรับปรุงบัญชีโดยไม่เกิดข้อผิดพลาด หากดำเนินการอย่างถูกต้อง การติดตามค่าใช้จ่ายจะช่วยชี้แจงให้ชัดเจนว่าเงินของธุรกิจไปอยู่ที่ใด และช่วยระบุรายจ่ายที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจ้างพนักงาน การลงทุนในเครื่องมือใหม่ๆ และการวางแผนสำหรับอนาคตได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าเหตุใดการติดตามค่าใช้จ่ายจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ความท้าทายใดบ้างที่พวกเขาเผชิญในการติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง และการทำงานอัตโนมัติจะช่วยได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ทำไมการติดตามค่าใช้จึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
  
• วิธีจัดประเภทค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็ก
  
• ความท้าทายของการติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเองมีอะไรบ้าง
  
• วิธีที่ Stripe สามารถช่วยได้โดยการทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นอัตโนมัติ
  

ทำไมการติดตามค่าใช้จ่ายจึงสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การติดตามค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งสำคัญคือต้องจัดการค่าใช้จ่าย เนื่องจากอัตรากำไรขั้นต้นค่อนข้างต่ำ และสิ่งที่ไม่คาดคิดอาจส่งผลต่อแผนทั้งหมดได้ นี่คือสิ่งที่การติดตามค่าใช้จ่ายสามารถช่วยคุณได้

จับปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นค่าใช้จ่ายสูง

การรั่วไหลเล็กน้อยสามารถทำให้ทรัพยากรของคุณหมดไป บางทีซัพพลายเออร์อาจเพิ่มราคาอย่างเงียบๆ หรือคุณอาจลืมยกเลิกการสมัครใช้บริการที่มีราคาแพง การติดตามค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอช่วยให้คุณสามารถมองเห็นการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาที่ยากยิ่งขึ้น

ทำภาษีได้ง่ายขึ้น

ภาษีสามารถทำได้ง่ายขึ้นมากเมื่อค่าใช้จ่ายของคุณเป็นระเบียบ หากคุณติดตามทุกสิ่งที่คุณใช้จ่ายตลอดทั้งปี คุณก็จะพร้อมเมื่อถึงเวลาต้องยื่นภาษี การติดตามค่าใช้จ่ายยังช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากการหักลดหย่อนที่อาจเกิดขึ้นได้อีกด้วย

จัดลำดับความสำคัญในการใช้จ่ายของคุณ

ค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ เช่น ค่ากาแฟประจำวันสำหรับทีมงานและซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้ใช้งานบ่อยครั้งอาจถูกลืมไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจเริ่มเฟื่องฟู การติดตามค่าใช้จ่ายจะบังคับให้คุณตรวจสอบนิสัยการใช้จ่ายของคุณอย่างจริงจังและตัดสินใจว่าสิ่งใดคุ้มค่าที่จะจ่ายเงิน

ตัดสินใจด้วยความมั่นใจ

ไม่ว่าจะเป็นการจ้างพนักงานเพิ่ม การอัปเกรดอุปกรณ์ หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ การตัดสินใจครั้งใหญ่ๆ อาจดูเหมือนเป็นการเสี่ยงโชค แต่เมื่อคุณเข้าใจสถานะการเงินของตนเองอย่างแท้จริงแล้ว คุณก็สามารถดำเนินการได้อย่างมั่นใจ เมื่อติดตามค่าใช้จ่าย คุณจะมองย้อนกลับไปเพื่อวางแผนสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

เตรียมตัวสำหรับการเติบโต

การขยายธุรกิจของคุณอาจซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายหากคุณไม่เตรียมตัว การติดตามสิ่งที่คุณใช้จ่ายช่วยให้คุณเข้าใจโครงสร้างต้นทุนของตนเอง มองเห็นแนวโน้มที่ควรใช้ประโยชน์ และคาดการณ์สิ่งที่คุณจะต้องการเมื่อคุณเติบโต บางทีคุณอาจต้องสั่งซื้อสินค้าคงคลังเพิ่มเติม เพิ่มงบประมาณการตลาดของคุณ หรือจ้างผู้เชี่ยวชาญ การจัดทำบันทึกอย่างละเอียดช่วยให้คุณเติบโตโดยไม่เสี่ยงต่อการขยายตัวมากเกินไป

ลดความเสี่ยงในการเกิดเรื่องประหลาดใจ

คุณคงไม่อยากต้องประหลาดใจกับบิลที่ไม่คาดคิดหรือต้องดิ้นรนหาเอกสารเมื่อคุณต้องการใช้ หากคุณติดตามค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ คุณก็จะหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านั้นได้ ด้วยการบันทึกรายการอย่างละเอียด คุณจะทราบได้อย่างชัดเจนว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ไหน และเตรียมพร้อมรับมือกับทุกสิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขอสินเชื่อ การตรวจสอบบัญชี หรือเพียงแค่เดือนหนึ่งที่ยากลำบาก

วิธีการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็ก

การรู้จักจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจสุขภาพทางการเงินของธุรกิจ การเตรียมภาษี และการตัดสินใจอย่างรอบรู้ ต่อไปนี้คือรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหมวดหมู่ทั่วไปและวิธีใช้

ค่าใช้จ่ายในการดําเนินงาน

ค่าใช้จ่ายรายวันเหล่านี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจของคุณ การติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะช่วยคุณระบุค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายผันแปร รวมถึงวิธีลดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

• ตัวอย่าง: ค่าเช่า สาธารณูปโภค อุปกรณ์สำนักงาน อินเทอร์เน็ต และ การสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
  

ต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS)

COGS คือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการผลิตผลิตภัณฑ์ของคุณ ซึ่งมีผลต่ออัตรากำไรขั้นต้นของคุณ ดังนั้นคุณไม่สามารถวิเคราะห์ราคาและความสามารถในการทำกำไรโดยรวมได้อย่างถูกต้องหากไม่คำนวณค่าใช้จ่ายนี้

• ตัวอย่าง: วัตถุดิบ ค่าใช้จ่ายในการผลิต และค่าแรงงานโดยตรง
  

การตลาดและโฆษณา

หมวดหมู่นี้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมธุรกิจของคุณและดึงดูดลูกค้าใหม่ๆ การทราบต้นทุนในการดึงดูดลูกค้าจะช่วยให้คุณประเมินผลตอบแทนจากการลงทุนสำหรับความพยายามทางการตลาดของคุณได้ การตลาดและการโฆษณาสามารถเป็นแรงผลักดันการเติบโตได้เช่นกัน

• ตัวอย่าง: โฆษณาในโซเชียลมีเดีย แพลตฟอร์มการตลาดทางอีเมล การโฮสต์เว็บไซต์ บริการเพิ่มประสิทธิภาพเครื่องมือค้นหา (SEO) และวัสดุส่งเสริมการขาย
  

ค่าใช้จ่ายของพนักงานและผู้ทำสัญญา

หมวดหมู่นี้รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินให้กับพนักงานของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานแบบเต็มเวลาหรือแบบสัญญา ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมีมาก ดังนั้นคุณควรติดตามเพื่อประเมินว่าคุณกำลังจัดการทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและจ่ายภาษีที่เหมาะสมหรือไม่

• ตัวอย่าง: เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส ใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์ ภาษีเงินเดือน และสวัสดิการ
  

ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

ค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจควรได้รับการจัดประเภทเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทาง การแบ่งหมวดหมู่ทำให้คุณสามารถหักลดหย่อนค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งสามารถลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีของคุณได้

• ตัวอย่าง: เที่ยวบิน โรงแรม การเช่ารถ อาหาร และค่าธรรมเนียมการประชุม
  

บริการเฉพาะทาง

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ครอบคลุมถึงความเชี่ยวชาญหรือการสนับสนุนจากบุคคลภายนอก การวางแผนค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดสรรงบประมาณสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการบริการจากมืออาชีพมากที่สุด

• ตัวอย่าง: ค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย บริการบัญชี ค่าธรรมเนียมการให้คำปรึกษา และการสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)
  

ภาษีและใบอนุญาต

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายบังคับที่ต้องชำระเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินการได้อย่างถูกกฎหมาย การแยกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ออกจากค่าใช้จ่ายอื่นๆ จะช่วยให้คุณไม่พลาดวันครบกำหนดหรือชำระเงิน และยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงค่าปรับอีกด้วย

• ตัวอย่าง: ใบอนุญาตธุรกิจ ใบอนุญาต ภาษีรายได้ และภาษีขาย
  

ค่าใช้จ่ายในการกู้ยืมและการการจัดหาเงินทุน

หมวดหมู่นี้รวมถึงค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการกู้ยืมหรือการจัดหาเงินทุน ดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมมักจะเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถหักลดหย่อนได้ และควรจัดประเภทแยกต่างหากจากการชำระเงินต้น

• ตัวอย่าง: ดอกเบี้ยจากเงินกู้ ค่าธรรมเนียมธนาคาร และค่าธรรมเนียมการจัดหาเงินทุน
  

ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ

จัดประเภทค่าใช้จ่ายที่ไม่เข้ากับหมวดหมู่อื่น ๆ ของคุณ แต่ใช้การจำแนกประเภทนี้อย่างระมัดระวังเพื่อไม่ให้คุณต้องคัดกรองค่าใช้จ่ายที่ไม่เหมือนกันมากเกินไป ติดตามการใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดของคุณเพื่อตรวจสอบว่ามีประเภทใดประเภทหนึ่งเกิดขึ้นหรือไม่ และพิจารณาสร้างหมวดหมู่ใหม่หากมี

• ตัวอย่าง: ของขวัญให้ลูกค้า การบริจาคเพื่อการกุศล และค่าใช้จ่ายครั้งเดียว
  

ความท้าทายของการติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเองมีอะไรบ้าง

การติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมดด้วยตนเองนั้นไม่มีประสิทธิภาพ มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และใช้เวลานาน แม้ว่าวิธีนี้อาจใช้ได้ในช่วงเริ่มต้น แต่จะมีประสิทธิภาพน้อยลงเมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว นี่คือเหตุผลที่การติดตามด้วยตนเองอาจกลายเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจของคุณ

ใช้เวลาของคุณไปอย่างมาก

หากคุณบันทึกทุกธุรกรรมด้วยตนเอง คุณจะใช้เวลานานมากในการจัดเรียงใบเสร็จ ทำบันทึก และป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต นั่นคือเวลาที่คุณสามารถใช้ในการหาลูกค้าใหม่ ปรับปรุงผลิตภัณฑ์ของคุณ หรือวางแผนสำหรับอนาคตได้

ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้เสมอ

ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ และความผิดพลาดในการติดตามด้วยตนเองนั้นแทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ การวางตำแหน่งทศนิยมผิด การสลับตัวเลข และการจัดประเภทค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้องล้วนเป็นความผิดพลาดที่อาจสะสมเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้น โดยเฉพาะเมื่อถึงเวลาที่จะกระทบยอดบัญชีของคุณหรือยื่นภาษี

ระบบที่ทำด้วยตนเองไม่สามารถขยายได้ดีนัก

สิ่งที่อาจใช้ได้กับการทำธุรกรรมเพียงไม่กี่รายการจะไม่สามารถใช้ได้เมื่อปริมาณของคุณเพิ่มขึ้น ผู้ขายมากขึ้น การซื้อมากขึ้น และวิธีการชำระเงินหลายวิธีก็สร้างความซับซ้อน และการพยายามจัดการทั้งหมดโดยไม่มีการทำงานอัตโนมัติก็ไม่สามารถทำได้จริง

ยากที่จะรักษาไว้ซึ่งความสม่ำเสมอ

การจัดการค่าใช้จ่ายด้วยตนเองต้องมีวินัย หากคุณละเลยไปสักวันหรือสองวัน คุณอาจพบว่าต้องดูใบเสร็จจำนวนมากที่ยังไม่ได้ติดตาม และพยายามนึกไม่ออกว่าค่าใช้จ่าย 72 ดอลลาร์ในสัปดาห์ก่อนคือค่าใช้จ่ายอะไร

มักจะตามหลังอยู่หนึ่งก้าวเสมอ

เมื่อตอนที่คุณป้อนข้อมูลด้วยตนเองเสร็จ ข้อมูลของคุณอาจล้าสมัยไปแล้ว ช่องว่างเช่นนี้อาจทำให้การตอบสนองอย่างรวดเร็วด้วยการตัดสินใจอย่างรอบรู้ทำได้ยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกระแสเงินสดไม่เพียงพอหรือมีโอกาสที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น

การกระทบยอดเป็นอุปสรรค

การจับคู่บันทึกของคุณกับใบแจ้งยอดธนาคารหรือบิลบัตรเครดิตเป็นเรื่องน่าเบื่อและซับซ้อนเมื่อคุณต้องทำงานด้วยตนเอง อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดเมื่อต้องค้นหาความคลาดเคลื่อนหรือตระหนักว่าคุณลืมบันทึกข้อตกลงที่สำคัญ

การรายงานต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม

ค่าใช้จ่ายที่ติดตามด้วยตนเองจะไม่เปลี่ยนเป็นข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์โดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการวิเคราะห์แนวโน้ม ติดตามหมวดหมู่การใช้จ่าย หรือเตรียมรายงาน จะต้องใช้เวลาทำงานในสเปรดชีตเพิ่มเติม นั่นอาจฟังดูดีในทางทฤษฎี แต่ในทางปฏิบัติ มันคือการทำงานที่มากขึ้น

บันทึกอาจตกหล่นได้ง่าย

ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ฉบับจริงอาจหายหรือวางผิดที่ซึ่งแตกต่างจากเครื่องมือดิจิทัล ระบบแบบทำด้วยตนเองไม่มีการสำรองข้อมูลในตัวและอาจสูญหายอย่างถาวร นั่นอาจไม่ใช่ความเสี่ยงที่คุณต้องการในการเงินของธุรกิจของคุณ

อาจนำไปสู่ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

หากไม่มีบันทึกที่ชัดเจน อาจทำให้พลาดกำหนดเวลาเสียภาษี รายงานการหักเงินไม่ถูกต้อง หรือลืมค่าใช้จ่ายไปเลย การติดตามด้วยตนเองจะเพิ่มโอกาสให้เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติตามกฎหมายที่มีค่าใช้จ่ายสูง

การทำงานร่วมกันยากมากขึ้น

หากมีหลายคนหรือหลายทีมจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ อาจทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเองเกิดความสับสนมากขึ้น การแบ่งปันบันทึกฉบับกระดาษหรือการพยายามรวมบันทึกของทุกคนต้องใช้เวลา และข้อผิดพลาดหรือการสื่อสารที่ผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้

วิธีที่ Stripe สามารถช่วยได้โดยการทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นอัตโนมัติ

ธุรกิจสามารถทำงานร่วมกับผู้ให้บริการเช่น Stripe เพื่อทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นอัตโนมัติและช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่เกี่ยวข้องกับการติดตามด้วยตนเอง นี่คือวิธีที่การติดตามค่าใช้จ่ายอัตโนมัติของ Stripe ทำให้ธุรกิจสามารถวางกลยุทธ์ ประหยัดเงิน และรักษาความสอดคล้องได้ง่ายขึ้น

บันทึกธุรกรรมที่ละเอียด

Stripe บันทึกการชำระเงิน การคืนเงิน และค่าธรรมเนียมทุกรายการโดยอัตโนมัติและแสดงในแดชบอร์ดของ Stripe บันทึกเหล่านี้มอบข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งให้กับธุรกิจเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายโดยไม่มีข้อผิดพลาดที่คุณอาจทำผิดได้หากทำด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น Stripe จะแยกค่าธรรมเนียมการประมวลผลสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการ ดังนั้นคุณจึงสามารถระบุโอกาสในการประหยัดได้

ข้อมูลที่สามารถส่งออกได้

Stripe อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งออกข้อมูลธุรกรรมในรูปแบบที่เข้ากันได้กับซอฟต์แวร์บัญชี เช่น QuickBooks, Xero และ Excel การรวมข้อมูลการชำระเงินกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอื่นๆ ทำให้การกระทบยอดง่ายขึ้นอีกด้วย

การรายงานและการวิเคราะห์

เครื่องมือการรายงานของ Stripe สร้างรายงานที่กำหนดเองเพื่อแสดงรายได้ การคืนเงิน และค่าธรรมเนียมสำหรับช่วงเวลาที่คุณเลือก คุณจะสามารถดูได้ว่าความผันผวนตามฤดูกาลหรือยอดการคืนเงินหรือการเรียกเก็บเงินคืนเพิ่มขึ้นอย่างไม่คาดคิดเกิดขึ้นที่ใด และวางแผนกลยุทธ์เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น รายงานเหล่านี้ยังช่วยให้คุณระบุรายการหักลดหย่อนภาษีและเตรียมการยื่นภาษีได้อีกด้วย

การรองรับสกุลเงินระหว่างประเทศ

Stripe ประมวลผลการชำระเงินในมากกว่า 135 สกุลเงินและจัดการการแปลงสกุลเงิน นอกจากนี้ยังติดตามอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมการแปลง ดังนั้นคุณจึงสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องคาดเดา

การผสานการทำงานหลายระบบ

Stripe สามารถผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มการติดตามและจัดการค่าใช้จ่ายที่ได้รับความนิยมเพื่อประสบการณ์แบบรวมศูนย์ด้วยเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว การผสานการทำงานเหล่านี้จะช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างการชำระเงินและการดำเนินการ

การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

Stripe แจ้งให้คุณทราบอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับธุรกรรมที่ผิดปกติ การชำระเงินที่ไม่สำเร็จ หรือดึงเรียกคืน ข้อมูลย้อนกลับที่รวดเร็วนี้สามารถช่วยให้คุณตอบสนองต่อปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อการเงินของคุณ

การครอบคลุมในการขยายธุรกิจ

เมื่อคุณประมวลผลธุรกรรมมากขึ้นหรือเข้าถึงตลาดใหม่ การติดตามค่าใช้จ่ายจะซับซ้อนมากขึ้น การทำงานอัตโนมัติของ Stripe สามารถขยายขนาดไปกับคุณ ไม่ว่าคุณจะประมวลผลการชำระเงินเพียงไม่กี่รายการต่อวันหรือหลายพันรายการ และสามารถทำให้ระบบการเงินของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น