Die Ausgabenverfolgung ist ein wichtiger Aspekt bei der Verwaltung der Finanzen eines kleinen Unternehmens. Sie kann dabei helfen, Cashflow-Probleme zu beheben, von denen die Mehrheit der kleinen Unternehmen weltweit in einer Umfrage aus dem Jahr 2023 berichtet hat.

Kleine Unternehmen könnten jedoch Schwierigkeiten haben, ihre Ausgaben zu verfolgen, wenn sie nicht über ein solides System verfügen. Sie müssen darauf vorbereitet sein, Belege und Rechnungen zu verwalten, Transaktionen zu kategorisieren und Konten fehlerfrei abzugleichen. Bei korrekter Durchführung kann die Ausgabenverfolgung Klarheit darüber schaffen, wohin das Geld eines Unternehmens fließt, und dabei helfen, unnötige Ausgaben zu identifizieren. Außerdem können Unternehmen so fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Einstellung von Mitarbeitern, Investitionen in neue Tools und die Planung für die Zukunft treffen.

Im Folgenden erfahren Sie, warum die Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen wichtig ist, welche Herausforderungen sie bei der manuellen Nachverfolgung von Ausgaben haben und wie Automatisierung helfen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum ist die Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen wichtig?
  
• So kategorisieren Sie die Ausgaben kleiner Unternehmen
  
• Was sind die Herausforderungen bei der manuellen Nachverfolgung von Ausgaben?
  
• Wie kann Stripe durch die Automatisierung der Ausgabenverfolgung helfen?
  

Warum ist die Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen wichtig?

Durch die Verfolgung Ihrer Ausgaben können Sie Ihr Unternehmen effizienter führen. Insbesondere für kleine Unternehmen ist es wichtig, ihre Ausgaben zu verwalten, da die Margen gering sind und Überraschungen alle Pläne durcheinanderbringen können. Hier erfahren Sie, wie Ihnen die Ausgabenverfolgung dabei helfen kann.

Probleme erkennen, bevor sie kostspielig werden

Kleine Leckagen können Ihre Ressourcen belasten. Vielleicht hat ein Lieferant still und leise die Preise erhöht, oder Sie haben vergessen, ein teures Abonnement zu kündigen. Durch regelmäßige Ausgabenüberwachung können Sie verschwenderische Ausgaben erkennen, bevor sie zu einem tieferen Problem werden.

Steuern einfacher erledigen

Steuern können deutlich einfacher werden, wenn Ihre Ausgaben akkurat erfasst sind. Wenn Sie alle Ausgaben des Jahres protokollieren, sind Sie wahrscheinlich gut vorbereitet, wenn es Zeit für die Steuererklärung ist. Die Erfassung Ihrer Ausgaben kann Ihnen auch dabei helfen, mögliche Steuerabzüge geltend zu machen.

Ausgabenprioritäten sortieren

Kleinere Ausgaben wie der tägliche Kaffee für das Team und wenig genutzte Software können leicht untergehen, insbesondere wenn das Geschäft gerade erst anläuft. Die Ausgabenverfolgung zwingt Sie dazu, Ihre Ausgabegewohnheiten genau unter die Lupe zu nehmen und zu entscheiden, wofür es sich lohnt, Geld auszugeben.

Entscheidungen mit Zuversicht treffen

Von der Einstellung eines weiteren Mitarbeiters bis hin zur Modernisierung der Ausrüstung oder der Einführung eines neuen Produkts – wichtige Entscheidungen können sich wie riskante Glücksspiele anfühlen. Wenn Sie jedoch einen genauen Überblick über Ihre Finanzen haben, können Sie mit Zuversicht handeln. Wenn Sie Ihre Ausgaben verfolgen, blicken Sie zurück, um für die Zukunft zu planen.

Richten Sie sich auf Wachstum ein

Die Skalierung Ihres Unternehmens kann komplex und kostspielig sein, wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind. Durch die Überwachung Ihrer Ausgaben können Sie Ihre Kostenstruktur besser verstehen, Trends erkennen und vorhersagen, was Sie für Ihr Wachstum benötigen. Möglicherweise müssen Sie mehr Lagerbestände bestellen, Ihr Marketingbudget aufstocken oder einen Spezialisten einstellen. Durch die Führung detaillierter Aufzeichnungen können Sie wachsen, ohne sich zu übernehmen.

Risiko von Überraschungen reduzieren

Sie möchten nicht von einer unerwarteten Rechnung überrascht werden oder mühsam nach Dokumenten suchen müssen, wenn Sie sie brauchen. Wenn Sie Ihre Ausgaben konsequent nachverfolgen, können Sie solche Situationen wahrscheinlich vermeiden. Mit einer detaillierten Buchführung wissen Sie genau, wohin Ihr Geld fließt, und sind auf alles vorbereitet – egal, ob es sich um einen Kreditantrag, eine Steuerprüfung oder einfach nur einen schwierigen Monat handelt.

So kategorisieren Sie Ausgaben für kleine Unternehmen

Um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens zu verstehen, Steuern vorzubereiten und fundierte Entscheidungen zu treffen, ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Ausgaben in Kategorien einteilen können. Im Folgenden finden Sie einen genaueren Blick auf gängige Kategorien und deren Verwendung.

Betriebsausgaben

Dies sind die täglichen Kosten, die direkt mit der Führung Ihres Unternehmens verbunden sind. Wenn Sie sie verfolgen, können Sie feste und variable Kosten identifizieren und Möglichkeiten finden, Ihren Gemeinkostenaufwand zu senken.

• Beispiele: Miete, Versorgungsleistungen, Bürobedarf, und Software-Abonnements
  

Kosten der verkauften Waren (COGS):

COGS sind die Ausgaben, die für die Herstellung Ihrer Produkte anfallen. Sie wirken sich auf Ihre Bruttogewinnspanne aus, sodass Sie Ihre Preise und Ihre Gesamtrentabilität nicht genau analysieren können, ohne sie zu berechnen.

• Beispiele: Rohstoffe, Herstellungskosten und direkte Lohnkosten
  

Marketing und Werbung

Diese Kategorie umfasst Ausgaben im Zusammenhang mit der Werbung für Ihr Unternehmen und der Gewinnung neuer Kundschaft. Wenn Sie Ihre Kundenakquisekosten kennen, können Sie den Return on Investment für Ihre Marketingbemühungen bewerten. Marketing und Werbung können ebenfalls Wachstumstreiber sein.

• Beispiele: Social-Media-Anzeigen, E-Mail-Marketing-Plattformen, Website-Hosting, Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Werbematerialien
  

Kosten für Mitarbeiter/innen und Auftragnehmer/innen

Diese Kategorie umfasst die Kosten für die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter, unabhängig davon, ob diese in Vollzeit oder auf Vertragsbasis arbeiten. Diese Kosten können erheblich sein, daher sollten Sie sie nachverfolgen, um zu beurteilen, ob Sie Ihre Ressourcen effizient verwalten und die entsprechenden Steuern zahlen.

• Beispiele: Gehälter, Löhne, Boni, Freiberufler-Rechnungen, Lohnsteuern und Sozialleistungen
  

Reisekosten

Alle Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen sollten als Reisekosten ausgewiesen werden. Durch die Kategorisierung können Sie legitime Reisekosten steuerlich geltend machen, wodurch sich Ihr zu versteuerndes Einkommen verringert.

• Beispiele: Flüge, Hotels, Mietwagen, Verpflegung und Konferenzgebühren
  

Fachdienstleistungen

Diese Ausgaben decken jegliches Fachwissen oder Support von Drittanbietern ab. Die Planung dieser Ausgaben hilft Ihnen bei der Planung von Situationen, in denen Sie Fachdienstleistungen am dringendsten benötigen.

• Beispiele: Anwaltskosten, Buchhaltungsdienstleistungen, Beratungshonorare und IT-Support
  

Steuern und Lizenzen

Dies sind die obligatorischen Kosten, die Ihr Unternehmen für den legalen Betrieb benötigt. Wenn Sie sie von anderen Ausgaben trennen, stellen Sie sicher, dass Sie keine Fristen oder Payments verpassen – und dass Sie Strafen vermeiden.

• Beispiele: Unternehmenslizenzen, Genehmigungen, Einkommenssteuer und Verkaufssteuer
  

Kredit- und Finanzierungskosten

Diese Kategorie umfasst alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Aufnahme oder Sicherung von Kapital. Zinsen und Gebühren sind oft abzugsfähige Ausgaben und sollten getrennt von Kapitalzahlungen erfasst werden.

• Beispiele: Zinsen auf Kredite, Bankgebühren und Finanzierungsgebühren
  

Sonstige Ausgaben

Kategorisieren Sie Kosten, die nicht eindeutig in eine Ihrer anderen Kategorien passen, aber verwenden Sie diese Klassifizierung sparsam, damit Sie nicht zu viele unterschiedliche Ausgaben durchsehen müssen. Überwachen Sie Ihre sonstigen Ausgaben, um festzustellen, ob sich ein bestimmter Typ herausbildet, und erwägen Sie gegebenenfalls, eine neue Kategorie zu erstellen.

• Beispiele: Kundengeschenke, Spenden für wohltätige Zwecke und einmalige Ausgaben
  

Was sind die Herausforderungen bei der manuellen Nachverfolgung von Ausgaben?

Die manuelle Nachverfolgung all Ihrer Ausgaben ist ineffizient, anfällig für menschliche Fehler und zeitaufwändig. Diese Methode mag zwar ganz am Anfang funktionieren, wird aber mit der Expansion Ihres Unternehmens weniger effektiv. Aus diesem Grund kann die manuelle Nachverfolgung für Ihr Unternehmen problematisch werden.

Es kostet viel Zeit

Wenn Sie jede Transaktion manuell erfassen, verbringen Sie viel Zeit damit, Belege zu sortieren, Notizen zu machen und Daten in Tabellen einzugeben. Diese Zeit könnten Sie stattdessen nutzen, um neue Kunden zu gewinnen, Ihr Produkt zu verbessern oder für die Zukunft zu planen.

Fehler sind unvermeidlich

Niemand ist perfekt, und Fehler bei der manuellen Nachverfolgung sind fast unvermeidlich. Eine falsch gesetzte Dezimalstelle, vertauschte Zahlen und die falsche Kategorisierung einer Ausgabe sind allesamt Fehler, die sich zu einem größeren Problem summieren können – insbesondere, wenn es darum geht, Ihre Bücher abzustimmen oder Steuern zu zahlen.

Manuelle Systeme lassen sich nicht gut skalieren

Was bei einer Handvoll Transaktionen noch funktioniert, ist bei steigendem Volumen nicht mehr praktikabel. Mehr Anbieter, mehr Einkäufe und mehrere Zahlungsmethoden erstellen Komplexität, und der Versuch, all dies ohne Automatisierung zu verwalten, wird wahrscheinlich scheitern.

Konsistenz ist schwer beizubehalten

Der manuelle Umgang mit Ihren Ausgaben erfordert Disziplin. Wenn Sie einen oder zwei Tage auslassen, müssen Sie möglicherweise einen Stapel nicht erfasster Belege durchsehen und sich mühsam daran erinnern, wofür die 72 Dollar aus der vergangenen Woche ausgegeben wurden.

Ständig verzögert

Bis Sie Ihre manuellen Eingaben nachgeholt haben, sind Ihre Daten möglicherweise schon veraltet. Solche Lücken können es schwieriger machen, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen, insbesondere wenn der Cashflow knapp ist oder sich unerwartete Chancen ergeben.

Abgleich ist eine Hürde

Der Abgleich Ihrer Buchungen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen ist mühsam und komplex, wenn Sie manuell arbeiten. Es kann frustrierend sein, Unstimmigkeiten aufzuspüren oder festzustellen, dass Sie ein wichtiges Geschäft vergessen haben.

Berichterstattung erfordert zusätzlichen Aufwand.

Manuell erfasste Ausgaben werden nicht automatisch zu nützlichen Erkenntnissen. Wenn Sie Trends analysieren, Ausgabenkategorien verfolgen oder einen Bericht erstellen möchten, erfordert dies zusätzliche Stunden Arbeit mit Tabellenkalkulationen. Das mag theoretisch gut funktionieren, in der Praxis ist es jedoch mit viel zusätzlicher Arbeit verbunden.

Aufzeichnungen können leicht verloren gehen

Physische Belege und Rechnungen können verloren gehen oder verlegt werden. Im Gegensatz zu digitalen Tools verfügen manuelle Systeme nicht über integrierte Backups und können dauerhaft verloren gehen. Dieses Risiko möchten Sie für die Finanzen Ihres Unternehmens wahrscheinlich nicht eingehen.

Es kann zu Compliance-Problemen kommen

Ohne präzise Aufzeichnungen kann es leicht passieren, dass Sie eine Steuer versäumen, Ihre Abzüge falsch melden oder Ausgaben ganz vergessen. Die manuelle Nachverfolgung erhöht die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Compliance-Fehler.

Zusammenarbeit ist viel schwieriger

Wenn mehrere Personen oder Teams Ihre Ausgaben verwalten, kann dies zu mehr Verwirrung bei der manuellen Erfassung der Ausgaben führen. Das Teilen von physischen Belegen oder der Versuch, die Notizen aller zu konsolidieren, kostet Zeit, und Fehler oder Missverständnisse sind vorprogrammiert.

Wie kann Stripe durch die Automatisierung der Ausgabenverfolgung helfen?

Unternehmen können mit einem Anbieter wie Stripe zusammenarbeiten, um ihre Ausgabenverfolgung zu automatisieren und kostspielige Fehler zu vermeiden, die bei der manuellen Erfassung auftreten können. So erleichtert die automatisierte Ausgabenverfolgung von Stripe Unternehmen die Strategieentwicklung, spart Geld und sorgt für Compliance.

Detaillierte Transaktionsaufzeichnungen

Stripe protokolliert jede Zahlung, Rückerstattung und Gebühr automatisch und zeigt sie im Stripe-Dashboard an. Diese Aufzeichnungen bieten Unternehmen einen detaillierten Einblick in ihre Einnahmen und Kosten, ohne dass Fehler auftreten, die bei einer manuellen Nachverfolgung entstehen können. Stripe schlüsselt beispielsweise die Abwicklungsgebühren für jede Transaktion auf, sodass Sie Einsparmöglichkeiten erkennen können.

Exportierbare Daten

Stripe ermöglicht den Export von Transaktionen in Formaten, die mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero und Excel kompatibel sind. Die Kombination von Zahlungen mit Ihren anderen Unternehmen erleichtert den Abgleich.

Berichte und Analysen

Die Reporting-Tools von Stripe erstellen benutzerdefinierte Berichte, in denen Umsatz, Rückerstattungen und Gebühren für einen beliebigen Zeitraum angezeigt werden. Sie können saisonale Schwankungen oder unerwartete Spitzen bei Rückerstattungen oder Rückbuchungen erkennen und Strategien zu deren Vermeidung entwickeln. Diese Berichte können Ihnen auch dabei helfen, Steuerabzüge aufzuschlüsseln und Steuererklärungen vorzubereiten.

Support für internationale Währungen

Stripe wickelt Zahlungen in mehr als 135 Währungen ab und übernimmt die Währungsumrechnung. Außerdem werden Wechselkurse und Konversionsraten erfasst, sodass Sie ohne Spekulationen arbeiten können.

Integration mehrerer Systeme

Stripe lässt sich in beliebte Plattformen zur Ausgabenverfolgung und -verwaltung integrieren und bietet Ihnen so eine einheitliche Erfahrung mit den Tools, die Sie bereits verwenden. Diese Integrationen schließen die Lücke zwischen Zahlungen und Betriebsabläufen.

Warnungen in Echtzeit

Stripe benachrichtigt Sie umgehend über ungewöhnliche Transaktionen, fehlgeschlagene Zahlungen oder Rückbuchungen. Dank dieser schnellen Rückmeldung können Sie potenzielle Probleme beheben, bevor sie sich auf Ihre Finanzen auswirken.

Abdeckung, die skaliert

Wenn Sie mehr Transaktionen abwickeln oder neue Märkte erschließen, wird die Nachverfolgung von Ausgaben immer komplizierter. Die Automatisierung von Stripe kann mit Ihnen skalieren – egal, ob Sie täglich nur wenige oder Tausende von Zahlungen abwickeln – und sorgt für einen reibungslosen Betrieb Ihrer Finanzsysteme.