Utgiftsspårning är en viktig aspekt av att hantera ett litet företags ekonomi. Det kan hjälpa till att hantera kassaflödesproblem, vilket en majoritet av småföretagen runt om i världen rapporterade att de hade i en undersökning från 2023.

Småföretag kan dock ha svårt att hålla koll på utgifterna om de inte har ett bra system på plats. De måste vara beredda att hantera kvitton och fakturor, kategorisera transaktioner och stämma av konton utan att göra fel. När det görs på rätt sätt kan utgiftsspårning klargöra vart ett företags pengar går och hjälpa till att identifiera onödiga utgifter. Det kan också göra det möjligt för företag att fatta mer välgrundade beslut om att anställa medarbetare, investera i nya verktyg och planera för framtiden.

Nedan tar vi upp varför utgiftsspårning är viktigt för småföretag, vilka utmaningar de står inför när det gäller att spåra utgifter manuellt och hur automatisering kan hjälpa dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är utgiftsspårning viktigt för småföretag?
  
• Så här kategoriserar du kostnaderna i ett småföretag
  
• Vilka är utmaningarna med att manuellt spåra utgifter?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till att automatisera utgiftsspårning?
  

Varför är utgiftsspårning viktigt för småföretag?

Att hålla koll på utgifterna hjälper dig att driva ditt företag mer effektivt. Särskilt för småföretag är det viktigt att ha koll på utgifterna eftersom marginalerna är små och överraskningar kan påverka alla planer. Det här kan utgiftsspårning hjälpa dig med.

Upptäcka problem innan de blir kostsamma

Små läckor kan dränera dina resurser. Kanske har en leverantör i tysthet höjt priserna, eller så har du glömt att säga upp ett dyrt abonnemang. Regelbunden utgiftsspårning gör att du kan upptäcka onödiga utgifter innan de blir ett större problem.

Göra skatt enklare

Skatter kan bli mycket enklare när dina utgifter är i ordning. Om du spårar allt du har spenderat pengar på under hela året kommer du sannolikt att vara förberedd när det är dags att lämna in dina deklarationer. Utgiftsspårning kan också hjälpa dig att dra nytta av potentiella avdrag.

Komma underfund med dina utgiftsprioriteringar

Mindre utgifter som dagligt kaffe till teamet och underutnyttjad programvara kan tappas bort, särskilt när verksamheten börjar ta fart. Utgiftsspårning tvingar dig att verkligen undersöka dina utgiftsvanor och bestämma vad som är värt att betala för.

Fatta beslut med tillförsikt

Stora beslut, från att anställa en ny medarbetare till att uppgradera utrustning eller lansera en ny produkt, kan kännas som riskfyllda satsningar. Men när du har en verklig förståelse för hur din ekonomi ser ut kan du agera med tillförsikt. När du spårar utgifter tittar du bakåt för att kunna planera för vad som komma skall.

Skapa förutsättningar för tillväxt

Att skala upp ditt företag kan vara komplicerat och kostsamt om du inte är förberedd. Att övervaka vad du spenderar hjälper dig att förstå din kostnadsstruktur, upptäcka trender att dra nytta av och förutse vad du kommer att behöva när du växer. Du kanske behöver beställa mer varor, öka din marknadsföringsbudget eller anställa en specialist. Genom att föra detaljerade register kan du växa utan att riskera att överanstränga dig.

Minska risken för överraskningar

Du vill inte bli överraskad av en oväntad faktura eller ha svårt att hitta dokument när du behöver dem. När du följer upp dina utgifter på ett konsekvent sätt är det sannolikt att du kan undvika att hamna i de situationerna. Med detaljerad bokföring kan du veta exakt vart dina pengar går och vara beredd på vad som helst - oavsett om det är en låneansökan, en revision eller bara en tuff månad.

Så här kategoriserar du kostnaderna i ett småföretag

Att veta hur man sorterar sina utgifter i kategorier är viktigt för att förstå företagets ekonomiska hälsa, förbereda skatter och fatta välgrundade beslut. Här är en närmare titt på vanliga kategorier och hur man använder dem.

Driftskostnader

Det här är de dagliga kostnader som är direkt relaterade till att driva ditt företag. Genom att spåra dem kan du identifiera fasta och rörliga kostnader och hitta sätt att sänka dina omkostnader.

• Exempel: Hyra, el, kontorsmaterial, internet och programvaruabonnemang
  

Kostnad för sålda varor

Kostnad för sålda varor är de kostnader du har för att producera dina produkter. Det påverkar din bruttovinstmarginal, så du kan inte analysera din prisstruktur och övergripande lönsamhet på rätt sätt utan att beräkna den.

• Exempel: Råmaterial, tillverkningsomkostnader och direkta arbetskostnader
  

Marknadsföring och reklam

Denna kategori omfattar utgifter relaterade till att marknadsföra ditt företag och attrahera nya kunder. Att känna till din kundanskaffningskostnad hjälper dig att utvärdera avkastningen på investeringen för dina marknadsföringsinsatser. Marknadsföring och reklam kan också vara drivkrafter för tillväxt.

• Exempel: Annonser i sociala medier, plattformar för e-postmarknadsföring, webbhotell, tjänster för sökmotoroptimering (SEO) och reklammaterial
  

Kostnader för anställda och uppdragstagare

I denna kategori ingår kostnader för att betala dina anställda, oavsett om de arbetar heltid eller på kontraktsbasis. Dessa kostnader kan vara betydande, så du bör spåra dem för att bedöma om du hanterar dina resurser effektivt och betalar rätt skatt.

• Exempel: Löner, arvoden, bonusar, frilansfakturor, arbetsgivaravgifter och förmåner
  

Resekostnader

Alla kostnader som är relaterade till affärsresor bör märkas som resekostnader. Genom att kategorisera dem kan du göra avdrag för legitima resekostnader, vilket kan minska din beskattningsbara inkomst.

• Exempel: Flyg, hotell, hyrbil, måltider och konferensavgifter
  

Professionella tjänster

Dessa utgifter täcker all expertis eller support från tredje part. Att planera för dessa utgifter hjälper dig att budgetera för situationer när du behöver professionella tjänster som mest.

• _Exempel: _ Juridiska arvoden, redovisningstjänster, konsultarvoden och IT-support
  

Skatter och licenser

Det här är de kostnader som är ofrånkomliga för att ditt företag ska drivas lagligt. Genom att skilja dem från andra utgifter försäkrar du dig om att du inte missar tidsfrister eller betalningar - och att du undviker påföljder.

• Exempel: Företagslicenser, tillstånd, inkomstskatter och omsättningsskatter
  

Låne- och finansieringskostnader

Denna kategori omfattar alla kostnader som är knutna till att låna upp eller säkra kapital. Räntor och avgifter är ofta avdragsgilla kostnader och de bör kategoriseras skilda från amorteringar.

• Exempel: Ränta på lån, bankavgifter och finansieringsavgifter
  

Övriga kostnader

Kategorisera kostnader som inte passar in i dina andra grupper, men använd denna klassificering sparsamt så att du inte blir kvar med för många utgifter av olika karaktär. Övervaka dina övriga utgifter för att avgöra om det dyker upp en ny typ och överväg att skapa en ny kategori om så är fallet.

• Exempel: Kundgåvor, donationer till välgörande ändamål och engångskostnader
  

Vilka är utmaningarna med att manuellt spåra utgifter?

Att manuellt spåra alla dina utgifter är ineffektivt, känsligt för mänskliga fel och tidskrävande. Även om den här metoden kan fungera i början blir den mindre effektiv i takt med att ditt företag expanderar. Här är varför manuell spårning kan bli problematisk för ditt företag.

Det äter upp din tid

Om du registrerar varje transaktion manuellt kommer du att lägga mycket tid på att sortera kvitton, göra anteckningar och mata in data i kalkylblad. Det är tid som du kan lägga på att hitta nya kunder, förbättra din produkt eller planera för framtiden.

Misstag är oundvikliga

Ingen är perfekt, och misstag i manuell spårning är nästan oundvikliga. Felplacerade decimaler, förskjutna siffror och felaktig kategorisering av en utgift är alla felsteg som kan ackumuleras till ett större problem - särskilt när det är dags att stämma av din bokföring eller deklarera.

Manuella system går inte att skala upp på ett bra sätt

Det som kanske fungerar med en handfull transaktioner kommer inte att fungera när din volym ökar. Fler leverantörer, fler inköp och flera betalningsmetoder skapar komplexitet, och att försöka hantera dem alla utan någon automatisering är helt enkelt inte genomförbart.

Det är svårt att upprätthålla enhetlighet

Att hantera dina utgifter manuellt kräver disciplin. Om du hoppar över en dag eller två kan det hända att du får en hel hög med ospårade kvitton framför dig och behöver kämpa för att komma ihåg vad den där debiteringen på 72 USD från föregående vecka gällde.

Det är alltid ett steg efter

När du väl har kommit ikapp med dina manuella inmatningar kan dina data redan vara föråldrade. Sådana här luckor kan göra det svårare att fatta välgrundade beslut snabbt, särskilt om kassaflödet är ansträngt eller om oväntade möjligheter dyker upp.

Avstämning kan vara svårt

Att matcha dina register med kontoutdrag eller kreditkortsfakturor är tråkigt och komplicerat när du arbetar manuellt. Det kan vara frustrerande att leta efter avvikelser eller inse att du har glömt att bokföra en viktig affär.

Rapportering kräver extra ansträngning

Manuellt spårade utgifter förvandlas inte automatiskt till användbara insikter. Om du vill analysera trender, spåra utgiftskategorier eller förbereda en rapport krävs det extra timmar av kalkylbladsarbete. Det kan fungera bra i teorin, men i praktiken är det mycket extra arbete.

Underlag kan lätt försvinna

Fysiska kvitton och fakturor kan försvinna eller tappas bort. Till skillnad från digitala verktyg har manuella system inte inbyggda säkerhetskopior och kan gå förlorade permanent. Det är sannolikt inte en risk du vill ta med ditt företags ekonomi.

Det kan leda till problem med regelefterlevnad

Utan exakta uppgifter är det lätt att missa deklarationsdatum, felrapportera dina avdrag eller helt glömma bort en utgift. Manuell spårning ökar risken för kostsamma misstag när det gäller efterlevnad.

Samarbete är mycket svårare

Om flera personer eller team hanterar dina utgifter kan det orsaka mer förvirring i den manuella utgiftsspårningen. Att dela fysiska register eller försöka konsolidera allas anteckningar tar tid, och misstag eller bristande kommunikation är oundvikliga.

Hur kan Stripe hjälpa till att automatisera utgiftsspårning?

Företag kan arbeta med en leverantör som Stripe för att automatisera sin utgiftsspårning och hjälpa dem att undvika de kostsamma fel som är förknippade med manuell spårning. Nedan förklaras hur Stripes automatiserade utgiftsspårning gör det enklare för företag att lägga upp strategier, spara pengar och följa reglerna.

Detaljerade transaktionsuppgifter

Stripe registrerar varje betalning, återbetalning och avgift automatiskt och återspeglar dem i Stripe Dashboard. Dessa register ger företag djupgående insikter i sina intäkter och kostnader utan de fel som manuell spårning kan orsaka. Stripe specificerar till exempel behandlingsavgifterna för varje transaktion, så att du kan identifiera besparingsmöjligheter.

Exporterbara data

Stripe tillåter användare att exportera transaktionsdata i format som är kompatibla med redovisningsprogram som QuickBooks, Xero och Excel. Att kombinera betalningsdata med dina andra företagskostnader gör avstämningen ännu enklare.

Rapportering och analys

Stripes rapporteringsverktyg genererar anpassade rapporter som visar intäkter, återbetalningar och avgifter för den tidsperiod du väljer. Du kommer att kunna se var säsongsvariationer eller oväntade toppar i återbetalningar eller återkrediteringar inträffar och lägga upp strategier för hur du kan förhindra dem. Dessa rapporter kan också hjälpa dig att specificera skatteavdrag och förbereda skattedeklarationer.

Stöd för internationella valutor

Stripe behandlar betalningar i mer än 135 valutor och hanterar valutaväxling. Stripe spårar också växelkurser och växlingsavgifter, så att du slipper basera ditt arbete på spekulationer.

Integration av flera system

Stripe kan integreras med populära plattformar för spårning och hantering av utgifter för en enhetlig upplevelse med de verktyg du redan använder. Dessa integrationer överbryggar klyftan mellan betalningar och operativ verksamhet.

Varningar i realtid

Stripe meddelar dig snabbt om ovanliga transaktioner, misslyckade betalningar eller återkrediteringar. Denna snabba återkoppling kan hjälpa dig att reagera på potentiella problem innan de påverkar din ekonomi.

Täckning i stor skala

När du hanterar fler transaktioner eller når nya marknader blir utgiftsspårningen mycket mer komplicerad. Stripes automatisering kan skala upp med dig - oavsett om du behandlar några betalningar om dagen eller tusentals - och de kan på ett smidigt sätt hålla igång dina finansiella system.