El seguimiento de gastos es un aspecto importante de la gestión de las finanzas de una pequeña empresa. Puede ayudar a abordar los problemas de flujo de caja, un problema que la mayoría de las pequeñas empresas de todo el mundo declararon haber experimentado en una encuesta de 2023.

Sin embargo, las pequeñas empresas pueden tener dificultades para realizar un seguimiento de los gastos si no cuentan con un sistema sólido. Deben estar preparadas para gestionar ingresos y facturas, categorizar transacciones y conciliar cuentas sin cometer errores. Cuando se hace correctamente, el seguimiento de gastos puede aclarar a dónde va el dinero de una empresa y ayudar a identificar gastos innecesarios. También puede permitir a las empresas tomar decisiones más informadas con respecto a la contratación de empleados, la inversión en nuevas herramientas y la planificación para el futuro.

A continuación, analizaremos por qué el seguimiento de gastos es importante para las pequeñas empresas, a qué desafíos se enfrentan en el seguimiento manual de los gastos y cómo puede ayudar la automatización.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué es importante el seguimiento de gastos para las pequeñas empresas?
  
• Cómo categorizar los gastos de las pequeñas empresas
  
• ¿Cuáles son los desafíos del seguimiento manual de los gastos?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe automatizando el seguimiento de gastos?
  

¿Por qué es importante el seguimiento de gastos para las pequeñas empresas?

El seguimiento de los gastos te ayuda a gestionar tu empresa de manera más eficiente. En el caso de las pequeñas empresas, es especialmente importante gestionar los gastos ya que los márgenes son ajustados y las sorpresas pueden afectar a todos los planes. A continuación te explicamos en qué puede ayudarte el seguimiento de los gastos.

Detecta los problemas antes de que generen gastos elevados

Cada pequeña fuga puede contribuir a agotar tus recursos. Tal vez un proveedor ha estado subiendo los precios discretamente, o te has olvidado de cancelar una suscripción costosa. El seguimiento periódico de los gastos te permite detectar el despilfarro de gastos antes de que se convierta en un problema más profundo.

Facilita los impuestos

Los impuestos pueden llegar a ser mucho más fáciles si tus gastos están ordenados. Si realizas un seguimiento de todo lo que has gastado a lo largo del año, es probable que estés preparado cuando llegue el momento de presentar impuestos. El seguimiento de gastos también puede ayudarte a aprovechar las posibles deducciones.

Ordena tus prioridades de gasto

Los gastos menores, como los cafés diarios para el equipo y el software infrautilizado, pueden ser difíciles de rastrear, especialmente cuando la empresa comienza a despegar. El seguimiento de gastos te obliga a examinar realmente tus hábitos de gasto y decidir qué vale la pena pagar.

Toma decisiones con confianza

Desde contratar a otro empleado hasta actualizar el equipo o lanzar un nuevo producto, las grandes decisiones pueden parecer apuestas arriesgadas. Pero cuando tienes una comprensión real de la situación de tus finanzas, puedes actuar con confianza. Hacer un seguimiento de los gastos pasados te permite planificar de cara al futuro.

Prepárate para el crecimiento

Hacer crecer tu empresa puede ser complejo y costoso si no estás preparado. Supervisar lo que gastas te ayuda a comprender tu estructura de costes, detectar tendencias que puedes capitalizar y predecir lo que vas a necesitar en ese contexto de crecimiento. Tal vez necesites pedidos más inventario, aumentar tu presupuesto de marketing o contratar a un especialista. Mantener registros detallados te permite crecer sin el riesgo de sobrecargarte.

Reduce el riesgo de sorpresas

A nadie le gustan las sorpresas con facturas inesperadas ni tener dificultades a la hora de encontrar documentos cuando los necesitas. Si realizas un seguimiento de los gastos de forma sistemática, es probable que puedas evitar encontrarte con esas situaciones. Con un mantenimiento de registros detallado, puedes saber exactamente a dónde va tu dinero y estar preparado para cualquier cosa, ya sea una solicitud de acceso, una auditoría o simplemente hacer frente a un mes difícil.

Cómo categorizar los gastos de las pequeñas empresas

Saber cómo ordenar tus gastos por categorías es importante para comprender la salud financiera de tu empresa, preparar impuestos y tomar decisiones informadas. A continuación, se analizan más de cerca las categorías comunes y cómo usarlas.

Gastos operativos

Estos son los costes diarios directamente relacionados con la gestión de tu empresa. Hacer un seguimiento de ellos te ayuda a identificar costes fijos y variables, y formas de reducir tus gastos generales.

• Ejemplos: Alquiler, servicios públicos, suministros de oficina, Internet y suscripciones de software
  

Coste de los bienes vendidos (CPV)

El CPV son los gastos incurridos para producir tus productos. Afecta a tu margen de beneficio bruto, por lo que no puedes analizar con precisión tus precios y tu rentabilidad general sin calcularlos.

• Ejemplos: Materias primas, gastos generales de fabricación y costes directos de mano de obra
  

Marketing y publicidad

Esta categoría abarca los gastos relacionados con la promoción de tu empresa y la captación de nuevos clientes. Conocer el coste de adquisición de clientes te ayuda a evaluar el retorno de la inversión para tus esfuerzos de marketing. El marketing y la publicidad también pueden ser impulsores del crecimiento.

• Ejemplos: anuncios en redes sociales, plataformas de marketing por correo electrónico, alojamiento de sitios web, servicios de optimización de motores de búsqueda (SEO) y materiales promocionales
  

Costes de empleados y contratistas

Esta categoría incluye los costes asociados al pago a tus empleados, ya sea que trabajen a tiempo completo o por contrato. Estos costes pueden ser sustanciales, por lo que debes hacer un vía para evaluar si estás gestionando tus recursos de manera eficiente y pagando los impuestos adecuados.

• Ejemplos: sueldos, salarios, bonificaciones, facturas independientes, impuestos sobre la nómina y prestaciones
  

Gastos de viaje

Cualquier coste relacionado con los viajes de empresa debe etiquetarse como gastos de viaje. Categorizarlos te permite reclamaciones de deducciones por gastos legítimos de viaje, lo que puede reducir tus beneficios gravables.

• Ejemplos: vuelos, hoteles, alquiler de coches, comidas y comisiones de conferencias
  

Servicios profesionales

Estos gastos cubren cualquier experiencia o soporte de terceros. La planificación de estos gastos te ayuda a presupuestar situaciones en las que necesites servicios para profesionales.

• Ejemplos: honorarios legales, servicios contables, honorarios de consultoría y soporte informático
  

Impuestos y licencias

Estos son los costes obligatorios que requiere tu empresa para operar legalmente. Separarlos de otros gastos garantiza que no incumplas los plazos ni pagos y que, por lo tanto, evites sanciones.

• Ejemplos: licencias, permisos, impuestos sobre los beneficios e impuestos sobre las ventas de la empresa
  

Costes de préstamos y financiación

Esta categoría incluye cualquier gasto vinculado a la solicitud de préstamos o de financiación. Los intereses y las comisiones suelen ser gastos deducibles, y deben categorizarse de forma distinta a los pagos principales.

• Ejemplos: intereses sobre préstamos, comisiones bancarias y comisiones de financiación
  

Gastos varios u otros gastos

Categoriza los costes que no encajan perfectamente en otros paquetes de tu empresa, pero utiliza esta clasificación con moderación para no quedarte con una lista de demasiados gastos diferentes. Controla tus gastos para determinar si surge alguno en especial y plantéate crear una nueva categoría si es así.

• Ejemplos: regalos de clientes, donaciones benéficas y gastos puntuales
  

¿Cuáles son los desafíos del seguimiento manual de los gastos?

El seguimiento manual de todos tus gastos es ineficiente, propenso a errores humanos y lleva mucho tiempo. Si bien este método puede funcionar al principio, se vuelve menos eficaz a medida que tu empresa se expande. A continuación, te explicamos por qué el seguimiento manual puede convertirse en un problema para tu empresa.

Se come gran parte de tu tiempo

Si registras cada transacción manualmente, pasarás mucho tiempo clasificando ingresos, tomando notas e introduciendo datos en hojas de cálculo. Ese es el tiempo que podrías dedicar a encontrar nuevos clientes, perfeccionar tu producto o planificar el futuro.

Lo normal es que se produzcan errores

Nadie es perfecto, y los errores en el seguimiento manual son casi inevitables. Colocar incorrectamente un decimal, transponer números y categorizar incorrectamente un gasto son pasos en falso que pueden derivar en un problema más grande, especialmente cuando es hora de conciliar tu contabilidad o declarar impuestos.

Los sistemas manuales no escalan bien

Lo que podría funcionar con un puñado de transacciones resueltas a tu favor no funcionará a medida que aumente tu volumen. Más proveedores, más compras y múltiples métodos de pago crean complejidad, y tratar de gestionarlas todas sin ninguna automatización simplemente no es factible.

Es difícil mantener la coherencia

El manejo manual de tus gastos requiere disciplina. Si te saltas uno o dos días, es posible que te encuentres revisando una pila de ingresos no rastreados y luchando por recordar de dónde venía ese cargo de 72 dólares de la semana anterior.

Siempre están un paso por detrás

Para cuando te hayas puesto al día con tus entradas manuales, es posible que tus datos ya estén desactualizados. Lagunas como esta pueden dificultar la respuesta rápida con decisiones informadas, especialmente si el flujo de caja es ajustado o surgen oportunidades inesperadas.

La conciliación se convierte en un obstáculo

Comparar tus registros con extractos bancarios o tarjetas de crédito es tedioso y complejo cuando trabajas manualmente. Puede ser frustrante buscar discrepancias o darte cuenta de que olvidaste registrar un acuerdo importante.

La elaboración de informes requiere un esfuerzo adicional

El seguimiento manual de los gastos vía no se convierte automáticamente en información útil. Si quieres analizar tendencias, hacer un seguimiento de las categorías de gastos o preparar un informe, eso requerirá horas extra de trabajo en la hoja de cálculo. Eso puede funcionar bien en teoría, aunque en la práctica es mucho trabajo extra.

Los registros pueden desaparecer fácilmente

Los ingresos físicos y las facturas se pueden perder o extraviar. A diferencia de las herramientas digitales, los sistemas manuales no tienen copias de seguridad integradas y se pueden perder de forma permanente. No es aconsejable correr ese riesgo con las finanzas de tu empresa.

Puede dar lugar a problemas de cumplimiento de la normativa

Sin registros precisos, es fácil incumplir una fecha límite de impuestos, declarar erróneamente tus deducciones u olvidar por completo un gasto. El seguimiento manual aumenta las posibilidades de costosos errores de cumplimiento de la normativa.

La colaboración es mucho más difícil

Si varias personas o equipos gestionan tus gastos, eso puede causar más confusión en el seguimiento manual de dichos gastos. Compartir registros físicos o tratar de consolidar las notas de todos lleva tiempo, y es probable que ocurran errores o faltas de comunicación.

¿Cómo puede ayudarte Stripe automatizando el seguimiento de gastos?

Las empresas pueden trabajar con un proveedor como Stripe para automatizar su seguimiento de gastos y ayudarles a evitar los costosos errores asociados con el seguimiento manual. Te explicamos cómo el seguimiento automatizado de gastos de Stripe facilita a las empresas la elaboración de estrategias, el ahorro de dinero y el cumplimiento de la normativa.

Registros detallados de transacciones

Stripe registra cada pago, reembolsa y comisiones automáticamente y las refleja en el Dashboard de Stripe. Estos registros ofrecen a las empresas una visión detallada de sus beneficios y costes sin los errores que podrías introducir con el seguimiento manual. Por ejemplo, Stripe desglosa las comisiones de procesamiento de cada transacción, para que puedas identificar oportunidades de ahorro.

Datos exportables

Stripe permite a los usuarios la exportación de datos de transacciones en formatos compatibles con software de contabilidad como QuickBooks, Xero y Excel. Combinar datos de pago con tus otros gastos de la empresa facilita aún más la conciliación.

Elaboración de informes y análisis

Las herramientas de elaboración de informes de Stripe generan informes personalizados para mostrar los ingresos, reembolsos y comisiones del período que elijas. Podrás ver dónde se producen fluctuaciones estacionales o picos inesperados de reembolsos o contracargos y elaborar estrategias para prevenirlos. Estos informes también pueden ayudarte a detallar las desgravaciones fiscales y preparar las declaraciones de impuestos.

Soporte de divisas internacionales

Stripe procesa pagos en más de 135 divisas y gestiona la conversión de divisas. También hace un seguimiento de los tipos de cambio y las comisiones de conversión, por lo que puedes operar sin tener que hacer conjeturas.

Integración multisistémica

Stripe puede integrarse con plataformas populares de seguimiento y gestión de gastos para obtener una experiencia unificada con las herramientas que ya usas. Estas integraciones cierran la brecha entre los pagos y las operaciones.

Alertas en tiempo real

Stripe te informa rápidamente sobre transacciones inusuales, pagos fallidos o contracargos. Esta respuesta rápida puede ayudarte a responder a posibles problemas antes de que afecten a tus finanzas.

Cobertura a escala

A medida que procesas más transacciones o llegas a nuevos mercados, el seguimiento de los gastos se vuelve mucho más complicado. La automatización de Stripe puede escalar contigo, tanto si procesas unos pocos pagos al día como si procesas miles, y puede mantener tus sistemas financieros funcionando sin problemas.