El software de facturación ayuda a las empresas a crear y enviar facturas, hacer un seguimiento de los pagos y mantenerse al día con los registros financieros. Puede facilitar una de las partes más importantes y a veces frustrantes de dirigir un negocio: cobrar. Piensa en la cantidad de tiempo que normalmente toma a una empresa perseguir facturas, verificar cálculos o enviar recordatorios de pago. El software de facturación puede automatizar la mayor parte de ese trabajo, lo que puede marcar una diferencia significativa, especialmente para las pequeñas empresas.

Se espera que el mercado global de software de facturación y gestión de cobros crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta de alrededor del 7 % entre 2025 y 2034, a medida que más empresas avanzan hacia la automatización. A continuación, analizaremos cuál es el coste típico del software de facturación para una pequeña empresa, cuál es la perspectiva de retorno de la inversión (ROI) y cómo elegir la solución que mejor funcione para tu negocio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué hace el software de facturación?
  
• ¿Por qué necesitan las pequeñas empresas un software de facturación?
  
• ¿Qué factores afectan al coste del software de facturación?
  
• ¿Cómo elegir un software de facturación asequible?
  
• ¿Cuál es el ROI del software de facturación para pequeñas empresas?
  
• ¿Cuánto cuesta el software de facturación básico y avanzado?
  

¿Qué hace el software de facturación?

El software de facturación automatiza muchos aspectos del proceso de pago, desde la generación de facturas hasta la presentación de impuestos. Aquí hay un vistazo más de cerca.

Creación de facturas

El software de facturación automatiza la creación de facturas profesionales, que incluyen detalles como el nombre del cliente, productos o servicios proporcionados, términos de pago y cálculos de impuestos. A menudo incluye plantillas que puedes personalizar con tu imagen de marca, como un logotipo y colores de la empresa.

Seguimiento de pagos

El software de facturación registra si las facturas han sido pagadas, están pendientes o están vencidas. También envía recordatorios a los clientes por facturas impagadas.

Pagos recurrentes

El software de facturación gestiona suscripciones o facturación recurrente para empresas con servicios o productos continuos. También procesa pagos regulares automáticamente.

Integración con otros sistemas

Muchas plataformas de facturación se integran con software de contabilidad, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y procesadores de pagos, para que puedas gestionar tus finanzas y las relaciones con los clientes desde un solo lugar.

Gestión fiscal

El software de facturación calcula automáticamente impuestos como el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o el impuesto sobre las ventas según las leyes locales y los aplica a las facturas. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales y ahorra tiempo durante la temporada de impuestos.

Elaboración de informes y análisis

El software de facturación proporciona información sobre la salud financiera de tu negocio, como tendencias de ingresos, pagos atrasados y pronósticos de flujo de efectivo. Estos datos pueden ayudarte a tomar decisiones informadas e identificar áreas de mejora.

Varias opciones de pago

Es común que el software de facturación admita una variedad de métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y monederos digitales.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un software de facturación?

El software de facturación te ahorra tiempo al automatizar tareas como crear facturas, hacer seguimiento de pagos y recordar a los clientes que paguen. Mantiene tu sistema de facturación organizado y controla el estado de pago de las facturas, para que siempre sepas quién ha pagado, quién no y cuáles están vencidas. El software también te brinda mejor visibilidad de tu flujo de caja, con paneles e informes que muestran cuánto dinero está entrando. Los cálculos automáticos aseguran la precisión en precios y tasas impositivas, y contar con un único sistema con todos tus datos de facturación facilita generar informes para la presentación de impuestos. Estos beneficios pueden tener un gran impacto en los resultados de tu negocio.

¿Qué factores afectan el coste del software de facturación?

El coste del software de facturación puede variar ampliamente según varios factores. El software básico para facturación simple suele ser económico o incluso gratuito. El precio aumenta si necesitas funciones avanzadas, como facturación recurrente, múltiples pasarelas de pago, cálculo de impuestos o integraciones con software de contabilidad. Muchas plataformas de facturación operan bajo un modelo de suscripción, con clientes que pagan según el plan que eligen, generalmente mensual o anualmente. Los planes prémium con más funciones cuestan más que los planes básicos.

Aquí tienes otros factores que influyen en el coste del software de facturación.

Número de usuarios

Algunas plataformas cobran según el número de usuarios que acceden al software. Un plan para un solo usuario será más barato que uno diseñado para un equipo.

Escalabilidad

El software diseñado para empresas más grandes o con altos volúmenes de transacciones a menudo tiene un precio más alto debido a su capacidad y fiabilidad mejoradas.

Opciones de personalización

Espera pagar más por un software que ofrezca opciones de facturas personalizadas, portales con marca o funciones adaptadas.

Basado en la nube vs. local

Las soluciones de facturación basadas en la nube suelen incluir tarifas de suscripción continuas, mientras que el software local puede tener un coste inicial más alto pero con menos cargos recurrentes.

Funcionalidades de integración

El software que se integra con otras tecnologías que usas, como sistemas de contabilidad, CRM o gestión de inventarios, puede tener un coste inicial mayor, pero a largo plazo puede ahorrar dinero al reducir la necesidad de sistemas separados.

Soporte y mantenimiento

El soporte al cliente prémium, las actualizaciones regulares y las características de seguridad adicionales (como la detección de fraudes o el cifrado) a menudo tienen un precio más alto.

Comisiones de las pasarelas de pagos

Si el software viene con procesamiento de pagos integrado, pueden aplicarse tarifas de transacción. Estas tarifas variarán dependiendo del método de pago utilizado (por ejemplo, tarjeta de crédito, transferencia ACH).

Características específicas del sector

El software personalizado para ciertos sectores, como los negocios de software como servicio (SaaS) con facturación por suscripción, puede costar más que las opciones genéricas.

¿Cómo elegir un software de facturación asequible?

Para encontrar el software de facturación adecuado al precio correcto, comienza enfocándote en lo que más importa para tu negocio. ¿Manejas pagos recurrentes, suscripciones o facturación basada en el consumo? Entender tus prioridades te ayudará a reducir las opciones. Más allá de tus necesidades comerciales específicas, esto es lo que debes considerar al tomar esta decisión:

• Valor: piensa en lo que estás pagando, ya sea por funciones que ahorran tiempo, integraciones que reducen el trabajo administrativo o herramientas que te ayudan a cobrar pagos más rápido. Algunos modelos de pago por uso, en los que solo pagas por lo que utilizas, son especialmente útiles si tu volumen de transacciones varía.

• Integración: un buen software de facturación debería funcionar sin problemas con los sistemas que ya estás utilizando, como tu procesador de pagos, CRM o software de contabilidad. Si no es así, tendrás que invertir más tiempo y dinero en soluciones alternativas.

• Personalización: las opciones de imagen de marca, como agregar tu logotipo a las facturas u ofrecer un portal de clientes, pueden hacer que tu negocio luzca más profesional.

• Accesibilidad: si deseas gestionar la facturación desde cualquier lugar, necesitarás software basado en la nube. Una interfaz intuitiva también puede ahorrarte tiempo a ti y a tu equipo.

• Capacidad de crecimiento: aunque estés comenzando en pequeño, piensa a largo plazo. Elige un software que pueda manejar un mayor volumen de transacciones o necesidades de facturación más avanzadas cuando llegue el momento.

Antes de comprometerte con una suscripción, utiliza pruebas gratuitas o planes de pago por uso para confirmar si una plataforma funcionará para tu negocio.

¿Cuál es el ROI del software de facturación para pequeñas empresas?

El retorno de la inversión del software de facturación para pequeñas empresas puede ser sustancial. A lo largo de un año, la combinación de ahorro de tiempo, pagos más rápidos, reducción de errores y mejora en la retención de clientes podría equivaler a miles de dólares. Aquí tienes un análisis más detallado del ROI del software de facturación:

• Tiempo ahorrado: automatizar tareas como crear facturas, hacer seguimiento de pagos y enviar recordatorios reduce las horas dedicadas al trabajo administrativo. Si ahorras 5 horas al mes y tu tiempo vale 50 $ por hora, eso significa 250 $ al mes de vuelta en tu bolsillo.

• Pagos más rápidos: el software de facturación ofrece a los clientes formas de pagar utilizando múltiples métodos de pago y asegura que las facturas se envíen a tiempo. Estas funciones pueden reducir retrasos y mejorar el flujo de caja. Si los pagos más rápidos te ayudan a evitar tarifas por pagos tardíos o intereses en una línea de crédito, esos ahorros pueden acumularse rápidamente.

• Menos errores: los errores en la facturación manual, como cargos incorrectos o facturas no enviadas, pueden causar pérdida de ingresos, disputas y daño a tu reputación. Los sistemas automatizados pueden reducir significativamente esos riesgos. Recuperar solo una factura con importe incorrecto a la baja por 500 $ debido a una corrección de error podría justificar el coste del software durante varios meses.

• Retención de clientes: las facturas bien diseñadas y los portales fáciles de usar pueden dejar una impresión positiva en los clientes, quienes tienen más probabilidades de confiar y seguir trabajando con negocios que facilitan un proceso de pago simple y transparente. Retener a un cliente fiel gracias a un proceso de facturación fluido puede traducirse en años de negocios recurrentes.

• Menos necesidades contables: muchos tipos de software de facturación se sincronizan directamente con el software contable. Esta característica puede reducir la necesidad de servicios contables adicionales. Ahorrar 500 $ anualmente en preparación de impuestos o tarifas contables, por ejemplo, puede aumentar directamente tu resultado final.

• Costes de cambio reducidos: el software de facturación a menudo está diseñado para escalar. Ya sea que añadas más clientes o expandas servicios basados en suscripciones, la plataforma adecuada crece contigo. Elegir un software escalable desde el principio puede evitarte un costoso gasto único por migración de sistema.

• Información financiera: los informes detallados que ofrece el software de facturación pueden ayudarte a identificar tendencias, ajustar precios o detectar oportunidades para reducir costes. Detectar y corregir un problema de precio insuficiente del 10 % sobre 100.000 $ en ventas anuales permitiría recuperar 10.000 $.

¿Cuánto cuesta el software de facturación de nivel básico y avanzado?

Las soluciones de facturación de nivel básico pueden variar desde ser gratuitas hasta alrededor de 20 $ por mes. Generalmente vienen con características básicas adecuadas para pequeñas empresas o autónomos, como facturación simple, seguimiento de pagos y personalización limitada.

A medida que tu negocio crece, puede que necesites funciones adicionales y quieras actualizar a soluciones más avanzadas. Stripe Billing ofrece precios flexibles, para que puedas ajustar tu plan conforme cambien las necesidades de tu negocio. Aquí tienes las dos formas en que las empresas pueden pagar por Stripe Billing:

• Modelo de pago por uso: esta opción cobra un pequeño porcentaje del volumen total de facturación sin tarifas recurrentes. Solo pagas por lo que usas.

• Plan de suscripción: Stripe ofrece un plan mensual de suscripción para costes más predecibles. Este cubre hasta 100.000 $ en volumen de facturación por mes y cualquier volumen adicional se cobra con un pequeño porcentaje.

Al decidir entre el modelo de pago por uso y el plan de suscripción, considera el volumen de facturación de tu negocio y la necesidad de prever los gastos. El modelo de pago por uso ofrece flexibilidad para volúmenes fluctuantes, mientras que el plan de suscripción brinda certeza de costes para volúmenes altos y constantes. Además de las tarifas de facturación, también se aplican las tarifas estándar de procesamiento de pagos.