Factureringssoftware helpt bedrijven facturen te maken en te verzenden, betalingen bij te houden en op de hoogte te blijven van financiële gegevens. Het kan een van de belangrijkste en soms frustrerende aspecten van het runnen van een bedrijf, namelijk betaald worden, veel gemakkelijker maken. Denk aan de hoeveelheid tijd die een bedrijf doorgaans nodig heeft om facturen op te sporen, berekeningen te controleren of betalingsherinneringen te sturen. Factureringssoftware kan het meeste van dat werk automatiseren, wat een aanzienlijk verschil kan maken, vooral voor kleine bedrijven.

De wereldwijde markt voor facturatie- en factureringssoftware zal naar verwachting groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van ongeveer 7% tussen 2025 en 2034 naarmate meer bedrijven overgaan op automatisering. Hieronder bespreken we wat factureringssoftware doorgaans kost voor een klein bedrijf, wat de vooruitzichten voor het rendement op de investering (ROI) zijn en hoe je een oplossing kiest die het beste bij je bedrijf past.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat doet factureringssoftware?
  
• Waarom hebben kleine bedrijven factureringssoftware nodig?
  
• Welke factoren zijn van invloed op de kosten van factureringssoftware?
  
• Hoe kun je betaalbare factureringssoftware kiezen?
  
• Wat is de ROI van factureringssoftware voor kleine bedrijven?
  
• Hoeveel kost instapsoftware en geavanceerde factureringssoftware?
  

Wat doet factureringssoftware?

Factureringssoftware automatiseert vele aspecten van het betalingsproces, van het genereren van facturen tot belastingaangifte. Hier is een nadere blik.

Facturen maken

Factureringssoftware automatiseert het aanmaken van professionele facturen, die gegevens bevatten zoals de naam van de klant, geleverde producten of diensten, betalingsvoorwaarden en belastingberekeningen. Het bevat vaak sjablonen die je kunt aanpassen met je huisstijl, zoals een logo en bedrijfskleuren.

Betaling volgen

Factureringssoftware houdt bij of facturen zijn betaald, nog openstaan of achterstallig zijn. Het stuurt ook herinneringen naar klanten voor onbetaalde facturen.

Terugkerende betalingen

Factureringssoftware beheert abonnementen of terugkerende facturering voor bedrijven met doorlopende diensten of producten. Het verwerkt ook reguliere betalingen automatisch.

Integratie met andere systemen

Veel factureringsplatforms kunnen worden geïntegreerd met boekhoudsoftware, CRM-systemen (klantrelatiebeheer) en betalingsverwerkers, zodat je je financiën en klantrelaties op één plek kunt beheren.

Belastingbeheer

Factureringssoftware berekent automatisch belastingen zoals belasting over de toegevoegde waarde (btw) of omzetbelasting op basis van lokale wetgeving en past deze toe op facturen. Dit helpt de naleving van de belastingregels te waarborgen en bespaart tijd tijdens het belastingseizoen.

Rapportage en analyse

Factureringssoftware biedt inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf, zoals omzettrends, achterstallige betalingen en cashflowprognoses. Deze gegevens kunnen je helpen weloverwogen beslissingen te nemen en verbeterpunten te identificeren.

Meerdere betaalopties

Het is gebruikelijk dat factureringssoftware verschillende betaalmethoden ondersteunt, zoals creditcards, bankoverschrijvingen en digitale portemonnees.

Waarom hebben kleine bedrijven factureringssoftware nodig?

Factureringssoftware bespaar je tijd door taken te automatiseren, zoals het aanmaken van facturen, het bijhouden van betalingen en het herinneren van klanten aan de betaling. Het houdt je factureringssysteem georganiseerd en houdt de betalingsstatus op facturen bij, zodat je altijd weet wie betaald heeft, wie niet, en welke facturen achterstallig zijn. De software kan je ook een beter inzicht geven in je cashflow, met dashboards en rapporten die laten zien hoeveel geld er binnenkomt. Geautomatiseerde berekeningen zorgen voor nauwkeurigheid van prijzen en belastingtarieven, en met één systeem met al je factuurgegevens is het eenvoudiger om rapporten op te halen bij het indienen van belastingen. Deze voordelen kunnen een grote invloed hebben op de winst van je bedrijf.

Welke factoren zijn van invloed op de kosten van factureringssoftware?

De kosten van factureringssoftware kunnen sterk variëren, afhankelijk van verschillende factoren. Basissoftware voor eenvoudige facturatie is vaak goedkoop of zelfs gratis. De prijs stijgt als je geavanceerde functies nodig hebt, zoals terugkerende facturering, meerdere betalingsgateways, belastingberekening of integraties met boekhoudsoftware. Veel factureringsplatforms werken op basis van een abonnement, waarbij klanten betalen op basis van het abonnement dat ze kiezen, meestal maandelijks of jaarlijks. Premium-abonnementen met meer functies kosten meer dan abonnementen op instapniveau.

Hier zijn enkele andere factoren die van invloed zijn op de kosten van factureringssoftware.

Aantal gebruikers

Sommige platforms rekenen kosten op basis van het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de software. Een abonnement voor één gebruiker is goedkoper dan een abonnement dat is ontworpen voor een team.

Schaalbaarheid

Software die is ontworpen voor grotere bedrijven of grote transactievolumes heeft vaak een hoger prijskaartje vanwege de verbeterde capaciteit en betrouwbaarheid.

Opties op maat

Verwacht meer te betalen voor software met de optie voor gepersonaliseerde facturen, merkportalen of op maat gemaakte functies.

Op de cloud gebaseerd versus op locatie

Factureringsoplossingen in de cloud brengen vaak doorlopende abonnementskosten met zich mee, terwijl software op locatie mogelijk hogere initiële kosten met zich meebrengt, maar minder terugkerende kosten.

Integratiemogelijkheden

Software die kan worden geïntegreerd met andere technologie die je gebruikt, zoals boekhoud-, CRM- of voorraadbeheersystemen, kost misschien vooraf meer, maar het kan op de lange termijn geld besparen door het aantal afzonderlijke systemen te verminderen.

Ondersteuning en onderhoud

Premium-klantenondersteuning, regelmatige updates en extra beveiligingsfuncties (zoals fraudedetectie of versleuteling) hebben vaak een hogere prijs.

Kosten voor betaalgateways

Als de software een ingebouwde verwerking van betalingen heeft, kunnen er transactiekosten van toepassing zijn. Deze kosten variëren afhankelijk van de gebruikte betaalmethode (bijvoorbeeld creditcard, ACH-overschrijving).

Branchespecifieke functies

Software die is aangepast voor bepaalde sectoren, zoals Software-as-a-Service (SaaS) -bedrijven met abonnementsfacturering, kost mogelijk meer dan generieke opties.

Hoe kun je betaalbare factureringssoftware kiezen?

Om de juiste factureringssoftware voor de juiste prijs te vinden, moet je zich eerst concentreren op wat het belangrijkst is voor je bedrijf. Verwerk je terugkerende betalingen, abonnementen of facturering op basis van gebruik? Als je je prioriteiten begrijpt, kun je de opties beperken. Naast je specifieke bedrijfsbehoeften moet je rekening houden met het volgende wanneer je deze beslissing neemt:

• Waarde: Denk na over waar je voor betaalt, of het nu gaat om functies die tijd besparen, integraties die administratieve rompslomp verminderen of tools waarmee je sneller betalingen kunt innen. Sommige pay-as-you-go-modellen, waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt, zijn vooral handig als je transactievolume varieert.

• Integratie: Goede factureringssoftware moet naadloos samenwerken met de systemen die je al gebruikt, zoals je betalingsverwerker, CRM of boekhoudsoftware. Als dat niet het geval is, word je geconfronteerd met extra tijd en geld dat je besteedt aan alternatieve oplossingen.

• Aanpassing: Brandingopties, zoals het toevoegen van je logo aan facturen of het aanbieden van een klantenportaal, kunnen ervoor zorgen dat je bedrijf er gepolijster uitziet.

• _Toegankelijkheid: _ Als je de facturering overal wilt beheren, heb je software in de cloud nodig. Een intuïtieve interface kan jou en je team ook tijd besparen.

• Vermogen om te groeien: Zelfs als je klein begint, denk vooruit voor de lange termijn. Kies software die grotere transactievolumes of geavanceerdere factureringsbehoeften aankan voor wanneer de tijd daar is.

Voordat je een abonnement neemt, moet je gratis proefversies gebruiken of pay-as-you-go-abonnementen testen om te bevestigen of een platform geschikt is voor je bedrijf.

Wat is de ROI van factureringssoftware voor kleine bedrijven?

Het investeringsrendement van factureringssoftware voor kleine bedrijven kan aanzienlijk zijn. In een jaar tijd kan de combinatie van tijdwinst, snellere betalingen, minder fouten en verbeterde klantenbinding duizenden dollars opleveren. Hier volgt een nadere blik op de ROI van factureringssoftware:

• _Tijdwinst: _ Door taken te automatiseren, zoals het aanmaken van facturen, het bijhouden van betalingen en het verzenden van herinneringen, wordt minder tijd besteed aan administratief werk. Als je 5 uur per maand spaart en je tijd $50 per uur waard is, is dat $250 per maand terug in je zak.

• Snellere betalingen: Facturatiesoftware biedt klanten manieren om met meerdere betaalmethoden te betalen en zorgt ervoor dat facturen op tijd worden verzonden. Deze functies kunnen vertragingen verminderen en de cashflow verbeteren. Als snellere betalingen je helpen kosten voor te late betaling of rente op een kredietlijn te vermijden, kunnen die besparingen snel oplopen.

• Minder fouten: Fouten bij handmatige facturering, zoals onjuiste kosten of gemiste facturen, kunnen leiden tot inkomstenderving, geschillen en reputatieschade. Geautomatiseerde systemen kunnen deze risico's aanzienlijk verminderen. Als je slechts één factuur van 500 dollar terugkrijgt die te weinig is gefactureerd vanwege een foutcorrectie, kunnen de softwarekosten maandenlang worden gerechtvaardigd.

• _Klantenbehoud: _ Goed ontworpen facturen en gebruiksvriendelijke portalen kunnen een positieve indruk achterlaten bij klanten, die eerder geneigd zijn om bedrijven te vertrouwen en te blijven samenwerken die hun betalingsproces eenvoudig en transparant maken. Het behouden van één trouwe klant dankzij een soepel facturatieproces kan resulteren in jaren van terugkerende klanten.

• _Minder boekhoudbehoeften: _ Veel soorten factureringssoftware worden rechtstreeks gesynchroniseerd met boekhoudsoftware. Deze functie kan de behoefte aan aanvullende boekhouddiensten verminderen. Als je bijvoorbeeld jaarlijks 500 dollar bespaart op belastingvoorbereidings- of boekhoudkosten, kun je je winst direct verhogen.

• Lagere overstapkosten: Factureringssoftware is vaak gebouwd om schaalbaar te zijn. Of je nu meer klanten toevoegt of uitbreidt naar diensten op basis van abonnementen, het juiste platform groeit met je mee. Je kunt dure eenmalige systeemmigratiekosten vermijden door vanaf het begin te kiezen voor schaalbare software.

• Financiële inzichten: Gedetailleerde financiële inzichten van factureringssoftware kunnen je helpen trends te identificeren, prijzen aan te passen of mogelijkheden te ontdekken om kosten te besparen. Het erkennen en aanpakken van een probleem met een onderprijsstijging van 10% bij een jaarlijkse omzet van $100.000 zou $10.000 opleveren.

Hoeveel kost instapsoftware en geavanceerde factureringssoftware?

Factureringsoplossingen op instapniveau kunnen variëren van gratis tot ongeveer $20 per maand. Ze hebben meestal basisfuncties die geschikt zijn voor kleine bedrijven of freelancers, zoals eenvoudige facturering, het volgen van betalingen en beperkte aanpassingen.

Naarmate je bedrijf groeit, heb je misschien extra functies nodig en wil je een upgrade naar geavanceerdere oplossingen. Stripe Billing biedt flexibele prijzen, zodat je je abonnement kunt aanpassen als de behoeften van je bedrijf veranderen. Dit zijn de twee manieren waarop bedrijven Stripe Billing kunnen betalen:

• Pay-as-you-go-model: Deze optie brengt een klein percentage van je totale factuurvolume in rekening zonder terugkerende kosten. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

• _Abonnementsplan: _ Stripe heeft een maandelijks abonnement voor meer voorspelbare kosten. Dit dekt maximaal $100.000 aan factureringsvolume per maand, en voor elk extra volume wordt een klein percentage in rekening gebracht.

Wanneer je kiest tussen het pay-as-you-go-model en het abonnementsplan, moet je rekening houden met het factureringsvolume van je bedrijf en de behoefte aan voorspelbaarheid van de uitgaven. Het pay-as-you-go-model biedt flexibiliteit voor fluctuerende volumes, terwijl het abonnementsplan kostenzekerheid biedt voor hogere, consistente factureringsbedragen. Naast de factureringskosten zijn ook de standaardkosten voor verwerking van betalingen van toepassing.