O software de cobrança ajuda as empresas a criar e enviar faturas, manter categorias de pagamentos e manter a atualização dos registros financeiros. Ele pode tornar uma das partes mais importantes e às vezes frustrantes da administração de uma empresa — receber pagamentos — muito mais fácil. Pense na quantidade de tempo que uma empresa normalmente leva para buscar faturas, calcular verificações duplas ou enviar lembretes de pagamento. O software de cobrança automatiza a maior parte desse trabalho, o que pode fazer uma diferença significativa — especialmente para pequenas empresas.

O mercado global de software de cobrança e faturamento deve crescer a uma taxa composta anual de cerca de 7% de 2025 a 2034 à medida que mais empresas se mudarem para a automação. Abaixo, vamos descrever o que o software de cobrança normalmente custa para uma pequena empresa, qual é a perspectiva de retorno sobre o investimento (ROI) e como escolher uma solução que funcione melhor para sua empresa.

O que há neste artigo?

• O que faz o software de cobrança?
  
• Por que as pequenas empresas precisam do software de cobrança?
  
• Quais fatores afetam o custo do software de cobrança?
  
• Como você pode escolher um software de cobrança acessível?
  
• Qual é o ROI do software de cobrança para pequenas empresas?
  
• Quanto custa o software de cobrança de nível básico e avançado?
  

O que faz o software de cobrança?

O software de cobrança automatiza muitos aspectos do processamento de pagamentos, desde a geração de faturas até a declaração de impostos.

Criação de faturas

O software de cobrança automatiza a criação de faturas profissionais, que incluem detalhes como o nome do cliente, produtos ou serviços fornecidos, termos de pagamento e cálculos de impostos. Muitas vezes inclui modelos que você pode personalizar com sua marca, como um logotipo e cores da empresa.

Acompanhamento de pagamentos

O software de cobrança monitora se as faturas foram pagas, ainda estão pendentes ou estão vencidas e também envia lembretes aos clientes sobre faturas não pagas.

Pagamentos recorrentes

O software de cobrança gerencia assinaturas ou cobranças recorrentes para empresas com serviços ou produtos contínuos, além de processar pagamentos regulares automaticamente.

Integração com outros sistemas

Muitas plataformas de cobrança se integram a software de contabilidade, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e processadores de pagamento, para que você possa gerenciar suas finanças e relacionamentos com clientes em um só lugar.

Gestão fiscal

O software de cobrança calcula automaticamente impostos como imposto sobre valor agregado (IVA) ou imposto sobre vendas estabelecidos pelas leis locais e os aplica às faturas, o que ajuda a garantir a conformidade com os regulamentos tributários e economiza tempo durante a temporada de impostos.

Relatórios e análises

O software de cobrança fornece insights sobre a saúde financeira da sua empresa, como tendências de receitas, pagamentos em atraso e previsões de fluxo de caixa. Esses dados podem ajudar você a tomar decisões informadas e identificar áreas de melhoria.

Várias opções de pagamento

É comum que o software de cobrança aceite diversas formas de pagamento, como cartões de crédito, transferências bancárias e carteiras digitais.

Por que as pequenas empresas precisam de software de cobrança?

O software de cobrança economiza tempo ao automatizar tarefas como criar faturas, rastrear pagamentos e lembrar os clientes sobre o pagamento. Ele mantém seu sistema de cobrança organizado e rastreia o status dos pagamento das faturas, para que você sempre saiba quem pagou, quem não pagou e quais faturas estão vencidas. O software também pode oferecer maior visibilidade do fluxo de caixa, com dashboards e relatórios mostrando quanto dinheiro está recebendo. Cálculos automatizados garantem a precisão dos preços e alíquotas, e ter um único sistema com todos os seus dados de cobrança facilita a obtenção de relatórios na declaração de impostos. Esses benefícios podem ter um grande impacto nos resultados da sua empresa.

Quais fatores afetam o custo do software de cobrança?

O custo do software de cobrança pode variar muito dependendo de vários fatores. O software básico para o faturamento simples é muitas vezes barato ou até mesmo gratuito. O preço aumenta se você precisar de recursos avançados, como gateways de pagamento recorrentes, múltiplos gateways de pagamento, cálculo de impostos ou integrações com software de plano de contabilidade. Muitas plataformas de cobrança operam por assinatura, com pagamentos baseados em planos mais estabelecidos.

Aqui estão alguns outros fatores que afetam o custo do software de cobrança.

Número de usuários

Algumas plataformas estabelecem cobranças baseadas no número de usuários que acessam o software. Um plano de usuário único será mais barato do que um projetado para uma equipe.

Escalabilidade

Software projetado para empresas maiores ou grandes volumes de transações geralmente tem um preço mais alto devido à sua maior capacidade e confiabilidade.

Opções de personalização

Espere pagar mais por software com a opção de faturas personalizadas, portais com marca ou recursos personalizados.

Estabelecida em nuvem vs. no local

As soluções de cobrança estabelecidas na nuvem geralmente têm tarifas de assinatura contínuas, enquanto os softwares locais podem ter um custo inicial mais alto, mas menos cobranças recorrentes.

Recursos de integração

Software que se integra a outras tecnologias que você usa, como sistemas de contabilidade, CRM ou gerenciamento de estoque, pode custar mais antecipadamente, mas pode economizar dinheiro no longo prazo ao reduzir sistemas separados.

Suporte e manutenção

Suporte ao cliente premium, atualizações regulares e recursos de segurança adicionais (como detecção de fraudes ou criptografia) geralmente têm um preço mais alto.

Tarifas de gateway de pagamento

Se o software for fornecido com processamento de pagamento integrado, tarifas de transação podem ser aplicadas. Essas tarifas variam dependendo da forma de pagamento usada (por exemplo, cartão de crédito, transferência ACH).

Características específicas do setor

Software personalizado para determinados setores, como empresas de software como serviço (SaaS) com cobrança de assinatura, pode custar mais do que opções genéricas.

Como escolher um software de cobrança acessível?

Para encontrar o software de cobrança certo ao preço certo, comece se concentrando no que é mais importante para sua empresa. Você lida com pagamentos recorrentes, assinaturas ou cobranças por uso? Entender suas prioridades ajudará você a restringir as opções. Além das necessidades específicas da sua empresa, veja o que considerar ao tomar essa decisão:

• Valor: pense no que você está pagando, como recursos que economizam tempo, integrações que reduzem o trabalho administrativo ou ferramentas que ajudam a receber pagamentos mais rápido. Alguns modelos de pagamento por consumo, nos quais você paga apenas pelo que usa, são muito úteis quando seu volume de transação varia.

• Integração: um bom software de cobrança deve funcionar perfeitamente com os sistemas que você já está usando, como seu processador de pagamentos, CRM ou software de contabilidade. Se não funcionar, você precisará gastar mais tempo e dinheiro em soluções alternativas.

• Personalização: opções de marca, como adicionar seu logotipo a faturas ou oferecer um portal do cliente, podem fazer com que sua empresa pareça mais refinada.

• Acessibilidade: se você quiser gerenciar a cobrança de qualquer lugar, precisará de um software estabelecido na nuvem.

• Capacidade de crescer: mesmo que você esteja começando pequeno, pense com antecedência no longo prazo. Escolha um software que possa lidar com volumes de transações maiores ou necessidades de cobrança mais avançadas para quando chegar o momento.

Antes de se comprometer com uma assinatura, use avaliações gratuitas ou teste planos conforme o uso para confirmar se uma plataforma funcionará para sua empresa.

Qual é o ROI do software de cobrança para pequenas empresas?

O retorno sobre o investimento de software de cobrança para pequenas empresas pode ser substancial. Ao longo de um ano, a combinação de economia de tempo, pagamentos mais rápidos, redução de erros e melhoria na retenção de cliente pode chegar a milhares de dólares. Veja a seguir o ROI do software de cobrança:

• Tempo economizado: a automatização de tarefas como criação de faturas, acompanhamento de pagamentos e envio de lembretes reduz as horas de trabalho administrativo. Se você economiza 5 horas por mês e seu tempo vale US$ 50 por hora, você paga US$ 250 por mês.

• Payments mais rápidos: o software de cobrança oferece aos clientes maneiras de pagar usando várias formas de pagamento e garante que as faturas sejam emitidas no prazo. Esses recursos podem reduzir atrasos e melhorar o fluxo de caixa. Se os pagamentos mais rápidos ajudam a evitar taxas de pagamento atrasado ou juros sobre uma linha de crédito, essas economias podem aumentar rapidamente.

• Menos erros: erros na cobrança manual, como cobranças incorretas ou faturas perdidas, podem levar à perda de receitas, contestações e danos à sua reputação. Sistemas automatizados podem reduzir significativamente esses riscos. Recuperar apenas uma fatura com valor insuficiente de US$ 500 devido a uma correção de erro pode justificar o custo do software por meses.

• Retenção de clientes: faturas bem projetadas e portais fáceis de usar podem deixar uma impressão positiva nos clientes, que são mais propensos a confiar e continuar trabalhando com empresas que tornam seu pagamento processado simples e transparente.

• Menos necessidades contábeis: muitos tipos de software de cobrança sincronizam diretamente com o software de contabilidade. Esse recurso pode reduzir a necessidade de serviços contábeis adicionais. Economizar US$ 500 por ano em taxas de preparação de impostos ou contabilidade, por exemplo, pode aumentar diretamente os resultados.

• Redução dos custos de alternância: o software de cobrança é criado para dimensionamento. Se você está adicionando mais clientes ou expandindo para serviços estabelecidos por assinatura, a plataforma certa cresce com você. Você pode evitar um custo de migração única de sistema caro escolhendo um software dimensionável desde o início.

• Insights financeiros: insights financeiros detalhados do software de cobrança podem ajudar você a identificar tendências, ajustar preços ou identificar oportunidades de redução de custos. Reconhecer e resolver um problema de 10% de subpreço em US$ 100.000 em vendas anuais recuperaria US$ 10.000.

Quanto custa um software de cobrança de nível básico e avançado?

As soluções de cobrança de nível básico podem variar de grátis a cerca de US$ 20 por mês. Elas normalmente vêm com recursos básicos adequados para pequenas empresas ou freelancers, como faturamento simples, acompanhamento de pagamentos e personalização limitada.

À medida que sua empresa cresce, você pode precisar de recursos adicionais e precisar de uma atualização para soluções mais avançadas. O Stripe Billing oferece preços flexíveis, para que você possa ajustar seu plano conforme as necessidades da sua empresa mudarem. Veja as duas maneiras pelas quais as empresas podem pagar pelo Stripe Billing:

• Modelo de pagamento por uso: esta opção cobra uma pequena porcentagem do seu volume total de cobrança sem tarifas recorrentes. Você paga apenas pelo que usa.

• Plano de assinatura: a Stripe tem um plano de assinatura mensal para custos mais previsíveis. Isso cobre até US$ 100.000 em volume de cobrança por mês, e qualquer volume adicional tem cobrança de uma pequena porcentagem.

Ao decidir entre o modelo de pagamento por consumo e o plano de assinatura, considere o volume de cobrança da sua empresa e a necessidade de previsibilidade de despesas. O modelo de pagamento por consumo oferece flexibilidade para volumes flutuantes, enquanto o plano de assinatura fornece segurança de custo para valores de cobrança mais altos e consistentes. Além das tarifas de cobrança, também são aplicadas tarifas padrão processamento de pagamento.