Un logiciel de facturation aide les entreprises à créer et envoyer des factures, à suivre les paiements et à tenir à jour leurs registres financiers. Il peut simplifier énormément l'une des tâches les plus importantes et parfois les plus frustrantes de la gestion d'une entreprise : le recouvrement des paiements. Pensez au temps qu'il faut généralement à une entreprise pour relancer ses clients, vérifier ses calculs ou envoyer des rappels de paiement. Un logiciel de facturation peut automatiser la plupart de ces tâches, ce qui représente un gain de temps considérable, en particulier pour les petites entreprises.

Avec la généralisation de l'automatisation dans les entreprises, le marché mondial des logiciels de facturation devrait se développer à un taux de croissance annuel composé d'environ 7 % entre 2025 et 2034. Nous verrons ci-dessous ce que coûte généralement un logiciel de facturation pour une petite entreprise, quelles sont les perspectives de retour sur investissement (ROI) et comment choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Fonctions d’un logiciel de facturation
  
• Raisons pour lesquelles les petites entreprises ont besoin d’un logiciel de facturation
  
• Facteurs affectant le coût d’un logiciel de facturation
  
• Choix d’un logiciel de facturation à prix abordable
  
• Retour sur investissement des logiciels de facturation pour les petites entreprises
  
• Coût d’un logiciel de facturation d’entrée de gamme et d’un logiciel avancé
  

Fonctions d’un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation automatise de nombreux aspects du processus de paiement, de la génération des factures à la déclaration fiscale. En voici un aperçu plus détaillé.

Création de factures

Un logiciel de facturation automatise la création de factures professionnelles, qui comprennent des information telles que le nom du client, les produits ou services fournis, les conditions de paiement et le calcul des taxes. Il inclut souvent des modèles que vous pouvez personnaliser à l'image de votre marque, tels qu'un logo et les couleurs de l'entreprise.

Suivi des paiements

Un logiciel de facturation vérifie l’état de paiement des factures : payé, en attente de paiement ou en retard. Il envoie également des rappels aux clients pour les factures impayées.

Paiements récurrents

Un logiciel de facturation gère les abonnements ou la facturation récurrente pour les entreprises proposant des services ou des produits continus. Il traite également les paiements réguliers automatiquement.

Intégration avec d’autres systèmes

De nombreuses plateformes de facturation s’intègrent aux logiciels de comptabilité, aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) et aux prestataires de services de paiement, ce qui vous permet de gérer vos finances et vos relations avec les clients en un seul et même endroit.

Gestion des taxes

Un logiciel de facturation calcule automatiquement les taxes telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou la taxe sur les ventes en fonction des lois locales et les applique aux factures. Cette fonctionnalité contribue à garantir le respect des réglementations fiscales et permet de gagner du temps pendant les périodes de déclaration fiscale.

Rapports et analyses

Un logiciel de facturation fournit des informations sur la situation financière de votre entreprise, telles que les tendances des revenus, les paiements en retard et les prévisions de flux de trésorerie. Ces données peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées et à identifier les points à améliorer.

Options de paiement multiples

Il est courant que les logiciels de facturation prennent en charge divers moyens de paiement, tels que les cartes de crédit, les virements bancaires et les wallets.

Raisons pour lesquelles les petites entreprises ont besoin d’un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation vous permet de gagner du temps en automatisant des tâches telles que la création de factures, le suivi des paiements et les rappels de paiement aux clients. Il organise votre système de facturation et suit l'état des paiements sur les factures, vous permettant ainsi de toujours savoir qui a payé, qui n'a pas payé et quelles factures sont en retard. Le logiciel peut également vous donner une meilleure visibilité sur vos flux de trésorerie, avec des tableaux de bord et des rapports indiquant les montants entrants. Les calculs automatisés garantissent la précision des prix et des taux de taxe, et le fait d'avoir un système unique avec toutes vos données de facturation facilite l'extraction des rapports lors de la déclaration des taxes. Ces avantages peuvent avoir un impact majeur sur les résultats de votre entreprise.

Facteurs affectant le coût d’un logiciel de facturation

Le coût d'un logiciel de facturation peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs. Les logiciels de base pour la facturation simple sont souvent peu coûteux, voire gratuits. Le prix augmente si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, telles que la facturation récurrente, plusieurs plateformes de paiement, le calcul des taxes ou l'intégration à un logiciel de comptabilité. De nombreuses plateformes de facturation fonctionnent par abonnement, les clients payant selon l'offre qu'ils choisissent, généralement chaque mois ou chaque année. Les offres Premium, qui proposent davantage de fonctionnalités, coûtent plus cher que les offres d'entrée de gamme.

Voici d’autres facteurs qui ont une incidence sur le coût des logiciels de facturation.

Nombre d’utilisateurs

Certaines plateformes facturent en fonction du nombre d'utilisateurs qui accèdent au logiciel. Une offre pour un seul utilisateur sera moins chère qu'une offre conçue pour une équipe.

Évolutivité

Les logiciels conçus pour les grandes entreprises ou les volumes de transactions élevés présentent souvent un coût plus important en raison de leurs fonctionnalités avancées et de leur fiabilité accrue.

Options de personnalisation

Attendez-vous à payer plus cher pour un logiciel offrant des options de factures personnalisées, de portails à l’image de votre marque ou de fonctionnalités sur mesure.

Solutions dans le cloud ou sur site

Les solutions de facturation dans le cloud s’accompagnent souvent de frais d’abonnement continus, tandis que les logiciels sur site peuvent avoir un coût initial plus élevé mais des frais récurrents généralement moins importants.

Capacités d’intégration

Les logiciels qui s’intègrent à d’autres technologies que vous utilisez, telles que la comptabilité, les systèmes de CRM ou de gestion des stocks, peuvent avoir un coût initial plus élevé, mais ils peuvent produire des économies à long terme en réduisant le nombre de systèmes distincts.

Service d’assistance et de maintenance

Le support client premium, les mises à jour régulières et les fonctionnalités de sécurité supplémentaires (telles que la détection de la fraude ou le chiffrement) ont souvent un prix plus élevé.

Frais liés à la plateforme de paiement

Si le logiciel est fourni avec un traitement des paiements intégré, des frais de transaction peuvent s'appliquer. Ces frais varient en fonction du moyen de paiement utilisé (par exemple, carte de crédit, virement ACH).

Fonctionnalités propres au secteur

Les logiciels personnalisés pour certains secteurs, tels que les entreprises de logiciels en tant que service (SaaS) avec facturation par abonnement, peuvent coûter plus cher que les options génériques.

Choix d’un logiciel de facturation à prix abordable

Pour déterminer le logiciel de facturation adéquat au juste prix, commencez par évaluer ce qui compte le plus pour votre entreprise. Gérez-vous des paiements récurrents, des abonnements ou la facturation à l'usage ? Comprendre vos priorités vous aidera à affiner les options. Au-delà des besoins spécifiques de votre entreprise, voici les éléments à prendre en compte dans cette décision :

• Valeur : évaluez ce que vous obtenez pour le prix, qu’il s’agisse de fonctionnalités permettant de gagner du temps, d'intégrations réduisant les tâches administratives ou d'outils facilitant le recouvrement des paiements. Certains modèles de paiement à l'utilisation, dans lesquels vous ne payez que ce que vous utilisez, sont particulièrement utiles si votre volume de transactions varie.

• Intégration : un bon logiciel de facturation doit fonctionner de manière fluide avec les systèmes que vous utilisez déjà, tels que votre prestataire de services de paiement, votre CRM ou votre logiciel de comptabilité. Dans le cas contraire, vous devrez consacrer plus de temps et de moyens à la recherche de solutions alternatives.

• Personnalisation : les options de marque, telles que l’ajout de votre logo sur les factures ou l’offre d’un portail client, peuvent donner une image plus professionnelle à votre entreprise.

• Accessibilité : si vous souhaitez gérer la facturation où que vous soyez, vous aurez besoin d’un logiciel dans le cloud. Une interface intuitive peut également permettre à votre équipe et à vous-même de gagner du temps.

• Capacité de croissance : même si vous commencez modestement, pensez à long terme. Choisissez un logiciel capable de gérer l’augmentation des volumes de transactions ou des besoins de facturation plus avancés le moment venu.

Avant de souscrire un abonnement, utilisez des essais gratuits ou testez des offres de paiement à l’utilisation pour confirmer si une plateforme fonctionnera pour votre entreprise.

Retour sur investissement des logiciels de facturation pour les petites entreprises

Le retour sur investissement d'un logiciel de facturation peut être substantiel pour les petites entreprises. Sur un an, la combinaison d'un gain de temps, de paiements plus rapides, d'une réduction des erreurs et d'une meilleure fidélisation de la clientèle pourrait représenter des milliers de dollars. Voici un aperçu du retour sur investissement du logiciel de facturation :

• Gain de temps : l’automatisation de tâches telles que la création de factures, le suivi des paiements et l’envoi de rappels réduit les heures consacrées aux tâches administratives. Si vous y consacrez 5 heures de moins par mois et que votre temps est évalué à 50 $ de l’heure, vous économisez 250 $ par mois.

• Paiements accélérés : le logiciel de facturation offre aux clients plusieurs moyens de paiement et garantit que les factures sont émises dans les délais. Ces fonctionnalités peuvent réduire les retards et améliorer les flux de trésorerie. Si des paiements accélérés vous permettent d’éviter les frais de retard ou les intérêts sur une ligne de crédit, ces économies peuvent s’additionner rapidement.

• Moins d’erreurs : les erreurs de facturation manuelle, telles que les paiements incorrects ou les factures manquées, peuvent entraîner des pertes de revenus, des litiges et nuire à votre réputation. Les systèmes automatisés peuvent réduire considérablement ces risques. Le recouvrement d’une seule facture de 500 $ sous-facturée en raison d’une correction d’erreur pourrait justifier le coût du logiciel pendant des mois.

• Fidélisation de la clientèle : des factures bien conçues et des portails faciles à utiliser peuvent laisser une impression positive aux clients, qui sont plus enclins à faire confiance aux entreprises qui simplifient et rendent leur processus de paiement transparent et à continuer à travailler avec elles. La fidélisation d'un client grâce à un processus de facturation fluide peut se traduire par des années de collaboration.

• Réduction des besoins comptables : de nombreux logiciels de facturation se synchronisent directement avec les logiciels comptables. Cette fonctionnalité peut réduire le recours à des services comptables supplémentaires. Économiser 500 $ par an sur les frais de préparation fiscale ou de comptabilité, par exemple, peut directement améliorer vos résultats financiers.

• Réduction des coûts de migration : les logiciels de facturation sont souvent conçus pour évoluer. Si par exemple vous ajoutez davantage de clients ou vous développez votre activité dans des services par abonnement, la plateforme adaptée évolue avec vous. En choisissant un logiciel évolutif dès le départ, vous pourriez éviter des frais exceptionnels liés à la migration du système.

• Informations financières : des informations financières détaillées fournies par un logiciel de facturation peuvent vous aider à identifier des tendances, à ajuster vos tarifs ou à repérer les possibilités de réduction des coûts. Reconnaître et corriger une sous-tarification de 10 % sur un chiffre d'affaires annuel de 100 000 $ permettrait de récupérer 10 000 $.

Coût d’un logiciel de facturation d’entrée de gamme et d’un logiciel avancé

Les solutions de facturation d'entrée de gamme peuvent être gratuites ou coûter environ 20 $ par mois. Elles offrent généralement des fonctionnalités de base adaptées aux petites entreprises ou aux travailleurs indépendants, telles que la facturation simple, le suivi des paiements et une personnalisation limitée.

Avec le développement de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin de fonctionnalités supplémentaires et d'une mise à niveau vers des solutions plus avancées. Stripe Billing propose des tarifs flexibles, ce qui vous permet d'ajuster votre offre en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise. Voici les deux modalités de paiement que les entreprises peuvent choisir pour Stripe Billing :

• Modèle de paiement à l'utilisation : cette option prélève un faible pourcentage de votre volume de facturation total sans frais récurrents. Vous ne payez que ce que vous utilisez.

• Plan d'abonnement : Stripe propose un plan d'abonnement mensuel pour des coûts plus prévisibles. Ce plan couvre jusqu'à 100 000 $ de volume de facturation par mois, et tout volume supplémentaire est facturé à un faible pourcentage.

Lorsque vous choisissez entre le modèle de paiement à l'utilisation et le plan d'abonnement, tenez compte du volume de facturation de votre entreprise et du besoin de prévisibilité des dépenses. Le modèle de paiement à l'utilisation offre une flexibilité pour les volumes fluctuants, tandis que le plan d'abonnement offre une certitude de coût pour des montants de facturation plus élevés et constants. Au-delà des frais de facturation, les frais standard de traitement des paiements s'appliquent également.