Abrechnungs-Software hilft Unternehmen, Rechnungen zu erstellen und zu versenden, Zahlungen zu verfolgen und bei Finanzunterlagen auf dem Laufenden zu bleiben. Sie kann einen der wichtigsten und manchmal frustrierendsten Teile der Geschäftsführung – die Bezahlung – viel einfacher machen. Denken Sie an die Zeit, die ein Unternehmen normalerweise benötigt, um Zahlungen einzuholen, Berechnungen zu überprüfen oder Zahlungserinnerungen zu versenden. Abrechnungs-Software kann den Großteil dieser Arbeit automatisieren, was insbesondere für kleine Unternehmen einen erheblichen Unterschied machen kann.

Es wird erwartet, dass der globale Markt für Abrechnung- und Rechnungsstellungs-Software von 2025 bis 2034 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von etwa 7 % wachsen wird, da immer mehr Unternehmen auf Automatisierung umsteigen. Im Folgenden erläutern wir, was Abrechnungs-Software in der Regel für ein kleines Unternehmen kostet, wie hoch der Return on Investment (ROI) voraussichtlich ist und wie Sie eine Lösung auswählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was macht eine Abrechnungs-Software?
  
• Warum brauchen kleine Unternehmen eine Abrechnungs-Software?
  
• Welche Faktoren beeinflussen die Kosten für Abrechnungs-Software?
  
• Wie können Sie eine erschwingliche Abrechnungs-Software auswählen?
  
• Wie hoch ist der ROI von Abrechnungs-Software für kleine Unternehmen?
  
• Wie viel kosten eine Einstiegs- und eine erweiterte Abrechnungs-Software?
  

Was macht eine Abrechnungs-Software?

Abrechnungs-Software automatisiert viele Aspekte des Zahlungsprozesses, von der Rechnungsgenerierung bis hin zur Steuerberichterstattung. Hier ist ein genauerer Blick.

Rechnungserstellung

Abrechnungs-Software automatisiert die Erstellung professioneller Rechnungen, die Details wie den Kundennamen, die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen, die Zahlungsbedingungen und Steuerberechnungen enthalten. Die Software enthält oft Vorlagen, die Sie an Ihr Branding anpassen können, z. B. Logo und Unternehmensfarben.

Nachverfolgung von Zahlungen

Abrechnungs-Software verfolgt, ob Rechnungen bezahlt wurden, noch ausstehen oder überfällig sind. Sie sendet auch Erinnerungen an unbezahlte Rechnungen an Kundinnen und Kunden.

Wiederkehrende Zahlungen

Abrechnungs-Software verwaltet Abonnements oder wiederkehrende Abrechnungen für Unternehmen mit laufenden Dienstleistungen oder Produkten. Auch regelmäßige Zahlungen werden automatisch verarbeitet.

Integration mit anderen Systemen

Viele Abrechnungsplattformen lassen sich in Buchhaltungs-Software, Customer Relationship Management(CRM)-Systeme und Zahlungsabwickler integrieren, sodass Sie Ihre Finanzen und Kundenbeziehungen an einem Ort verwalten können.

Steuerverwaltung

Abrechnungs-Software berechnet automatisch Steuern wie Umsatzsteuer (USt.) oder Sales Tax (Verkaufssteuer) basierend auf lokalen Gesetzen und wendet sie auf Rechnungen an. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung von Steuervorschriften sicherzustellen und spart Zeit während der Steuersaison.

Berichte und Analysen

Abrechnungs-Software bietet Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens, z. B. Umsatztrends, überfällige Zahlungen und Cashflowprognosen. Diese Daten können Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Verschiedene Zahlungsoptionen

Es ist üblich, dass Abrechnungs-Software eine Vielzahl von Zahlungsmethoden unterstützt, z. B. Kreditkarten, Banküberweisungen und Digital Wallets.

Warum brauchen kleine Unternehmen eine Abrechnungs-Software?

Abrechnungs-Software spart Zeit, indem sie Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen, das Verfolgen von Zahlungen und das Erinnern an die Zahlung automatisiert. Es hält Ihr Abrechnungssystem organisiert und verfolgt den Zahlungsstatus von Rechnungen, sodass Sie immer wissen, wer bezahlt hat, wer nicht und welche Rechnungen überfällig sind. Die Software kann Ihnen auch einen besseren Einblick in Ihren Cashflow geben, mit Dashboards und Berichten, die zeigen, wie viel Geld hereinkommt. Automatisierte Berechnungen gewährleisten die Genauigkeit von Preisen und Steuersätzen und ein einziges System mit all Ihren Abrechnungsdaten erleichtert das Abrufen von Berichten bei der Einreichung von Steuern. Diese Vorteile können einen großen Einfluss auf das Endergebnis Ihres Unternehmens haben.

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten für Abrechnungs-Software?

Die Kosten für Abrechnungs-Software können je nach mehreren Faktoren stark variieren. Basis-Software für die einfache Rechnungsstellung ist oft kostengünstig oder sogar kostenlos. Der Preis steigt, wenn Sie erweiterte Funktionen benötigen, wie z. B. wiederkehrende Abrechnung, mehrere Zahlungsgateways, Steuerberechnung oder Integrationen mit Buchhaltungs-Software. Viele Abrechnungsplattformen arbeiten auf Abonnementbasis, wobei die Kundschaft auf der Grundlage des gewählten Plans zahlt, in der Regel monatlich oder jährlich. Premium-Pläne mit mehr Funktionen kosten mehr als Einsteigerpläne.

Hier sind einige weitere Faktoren, die sich auf die Kosten für Abrechnungs-Software auswirken.

Nutzeranzahl

Einige Plattformen berechnen Gebühren basierend auf der Anzahl der Nutzer/innen, die auf die Software zugreifen. Ein Plan für eine/n Nutzer/in ist billiger als ein Plan für ein Team.

Skalierbarkeit

Software, die für größere Unternehmen oder hohe Transaktionsvolumina entwickelt wurde, hat aufgrund ihrer verbesserten Kapazität und Zuverlässigkeit oft einen höheren Preis.

Optionen zur Anpassung

Rechnen Sie damit, mehr für Software zu bezahlen, die personalisierte Rechnungen, markeneigene Portale oder maßgeschneiderte Funktionen anbietet.

Cloudbasierte oder On-Premise-Lösung

Cloudbasierte Abrechnungslösungen sind oft mit laufenden Abonnementgebühren verbunden, während On-Premise-Software höhere Vorabkosten, aber weniger wiederkehrende Gebühren haben kann.

Integrationsmöglichkeiten

Software, die sich in andere von Ihnen verwendete Technologien integrieren lässt, z. B. Buchhaltungs-, CRM- oder Bestandsverwaltungssysteme, kostet zwar im Voraus mehr, kann aber auf lange Sicht Geld sparen, indem separate Systeme reduziert werden.

Support und Wartung

Premium-Kundensupport, regelmäßige Updates und zusätzliche Sicherheitsfunktionen (z. B. Betrugserkennung oder Verschlüsselung) haben oft einen höheren Preis.

Gebühren für Zahlungsgateways

Wenn die Software über eine integrierte Zahlungsabwicklung verfügt, können Transaktionsgebühren anfallen. Diese Gebühren variieren je nach verwendeter Zahlungsmethode (z. B. Kreditkarte, ACH-Überweisung).

Branchenspezifische Funktionen

Software, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten ist, z. B. Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen mit Abonnementabrechnung, kann mehr kosten als generische Optionen.

Wie können Sie eine erschwingliche Abrechnungs-Software auswählen?

Um die richtige Abrechnungs-Software zum richtigen Preis zu finden, sollten Sie sich zunächst auf das konzentrieren, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Wickeln Sie wiederkehrende Zahlungen, Abonnements oder nutzungsbasierte Abrechnung ab? Wenn Sie Ihre Prioritäten verstehen, können Sie die Optionen eingrenzen. Abgesehen von Ihren spezifischen Unternehmensanforderungen sollten Sie bei dieser Entscheidung Folgendes berücksichtigen:

• Wert: Denken Sie darüber nach, wofür Sie bezahlen, ob Funktionen, die Zeit sparen, Integrationen, die den Verwaltungsaufwand reduzieren, oder Tools, die Ihnen helfen, Zahlungen schneller zu einziehen. Einige Pay-as-you-go-Modelle, bei denen Sie nur für das bezahlen, was Sie nutzen, sind besonders nützlich, wenn Ihr Transaktionsvolumen variiert.

• Integration: Eine gute Abrechnungs-Software sollte nahtlos mit den Systemen zusammenarbeiten, die Sie bereits verwenden, wie z. B. Ihr Zahlungsabwickler, Ihr CRM-System oder Ihre Buchhaltungs-Software. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie zusätzliche Zeit und Geld für alternative Lösungen aufwenden.

• Anpassung: Brandingoptionen, wie z. B. das Hinzufügen Ihres Logos zu Rechnungen oder das Anbieten eines Kundenportals, können Ihre Unternehmen professioneller erscheinen lassen.

• Barrierefreiheit: Wenn Sie die Abrechnung von überall aus verwalten möchten, benötigen Sie cloudbasierte Software. Eine intuitive Benutzeroberfläche kann Ihnen und Ihrem Team auch Zeit sparen.

• Wachstumsmöglichkeit: Auch wenn Sie klein anfangen, denken Sie langfristig voraus. Wählen Sie eine Software, die ein erhöhtes Transaktionsvolumen oder erweiterte Abrechnungsanforderungen bewältigen kann, wenn die Zeit gekommen ist.

Bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden, sollten Sie kostenlose Testversionen nutzen oder Pay-as-you-go-Pläne testen, um zu bestätigen, ob eine Plattform für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Wie hoch ist der ROI von Abrechnungs-Software für kleine Unternehmen?

Der Return on Investment von Abrechnungs-Software für kleine Unternehmen kann erheblich sein. Über ein Jahr hinweg könnte die Kombination aus Zeitersparnis, schnelleren Zahlungen, Fehlerreduzierung und verbesserter Kundenbindung Tausende von Euro ausmachen. Hier ist ein genauerer Blick auf den ROI von Abrechnungs-Software:

• Zeitersparnis: Die Automatisierung von Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen, das Verfolgen von Zahlungen und das Versenden von Erinnerungen reduziert den Zeitaufwand für Verwaltungsarbeiten. Wenn Sie 5 Stunden pro Monat sparen und Ihre Zeit 50 EUR pro Stunde wert ist, sind das 250 EUR pro Monat.

• Schnellere Zahlungen: Abrechnungs-Software bietet der Kundschaft die Möglichkeit, mit mehreren Zahlungsmethoden zu bezahlen, und stellt sicher, dass Rechnungen pünktlich gesendet werden. Diese Funktionen können Verzögerungen reduzieren und den Cashflow verbessern. Wenn schnellere Zahlungen Ihnen helfen, Gebühren für verspätete Zahlungen oder Zinsen auf einen Kredit zu vermeiden, können sich diese Einsparungen schnell summieren.

• Weniger Fehler: Fehler bei der manuellen Abrechnung, wie z. B. falsche Abbuchungen oder verpasste Rechnungen, können zu verlorenen Umsatz, Anfechtungen und Reputationsschäden führen. Automatisierte Systeme können diese Risiken erheblich reduzieren. Die Fehlerkorrektur von nur einer Rechnung von 500 EUR, die zu niedrig berechnet wurde, könnte die Software-Kosten monatelang rechtfertigen.

• Kundenbindung: Gut gestaltete Rechnungen und nutzerfreundliche Portale können einen positiven Eindruck bei der Kundschaft hinterlassen. Diese vertraut eher einem Unternehmen, das den Zahlungsprozess einfach und transparent gestaltet. Die Bindung einer treuen Kundin bzw. eines Kunden aufgrund eines reibungslosen Abrechnungsprozesses kann zu jahrelangen Wiederholungsgeschäften führen.

• Weniger Buchhaltungsanforderungen: Viele Arten von Abrechnungs-Software synchronisieren sich direkt mit Buchhaltungs-Software. Diese Funktion kann den Bedarf an zusätzlichen Buchhaltungsdiensten reduzieren. Wenn Sie beispielsweise jährlich 500 EUR für Steuervorbereitungs- oder Buchhaltungsgebühren sparen, können Sie Ihr Endergebnis direkt steigern.

• Gesenkte Wechselkosten: Abrechnungs-Software wird oft im Hinblick auf Skalierung entwickelt. Ganz gleich, ob Sie weitere Kundinnen und Kunden gewinnen oder in abonnementbasierte Dienste expandieren, die richtige Plattform wächst mit Ihnen. Sie können teure einmalige Kosten für die Systemmigration vermeiden, indem Sie sich von Anfang an für skalierbare Software entscheiden.

• Finanzeinblicke: Detaillierte Finanzeinblicke aus Abrechnungs-Software können Ihnen helfen, Trends zu erkennen, die Preisgestaltung anzupassen oder Möglichkeiten zur Kostensenkung zu ermitteln. Das Erkennen und Beheben einer Unterbewertung von 10 % bei einem Jahresumsatz von 100.000 EUR würde 10.000 EUR einsparen.

Wie viel kosten eine Einstiegs- und eine erweiterte Abrechnungs-Software?

Einstiegslösungen für die Abrechnung können von kostenlos bis zu etwa 20 USD pro Monat reichen. Sie verfügen in der Regel über grundlegende Funktionen, die für kleine Unternehmen oder Freiberufler/innen geeignet sind, wie z. B. einfache Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung und eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Funktionen und möchten ein Upgrade auf erweiterte Lösungen vornehme. Stripe Billing bietet flexible Preise, sodass Sie Ihren Plan anpassen können, wenn sich Ihre Unternehmensanforderungen ändern. Hier sind die beiden Möglichkeiten, wie Unternehmen für Stripe Billing bezahlen können:

• Pay-as-you-go-Modell: Diese Option berechnet einen kleinen Prozentsatz Ihres gesamten Abrechnungsvolumens ohne wiederkehrende Gebühren. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen.

• Abonnementplan: Stripe bietet einen monatlichen Abonnementplan für besser vorhersehbare Kosten. Dieser deckt ein Abrechnungsvolumen von bis zu 100.000 USD pro Monat ab. Jedes zusätzliche Volumen wird mit einem kleinen Prozentsatz berechnet.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung zwischen dem Pay-as-you-go-Modell und dem Abonnementplan das Abrechnungsvolumen Ihres Unternehmens und den Bedarf an Vorhersehbarkeit der Ausgaben. Das Pay-as-you-go-Modell bietet Flexibilität bei schwankenden Volumina, während der Abonnementplan Kostensicherheit für höhere, konsistente Abrechnungsbeträge bietet. Neben den Abrechnungsgebühren fallen auch die üblichen Zahlungsabwicklungsgebühren an.