Le suivi des dépenses est un aspect important de la gestion des finances d’une petite entreprise. Il peut aider à résoudre les problèmes de trésorerie, auxquels la majorité des petites entreprises à travers le monde ont déclaré être confrontées dans une enquête réalisée en 2023.

Cependant, les petites entreprises peuvent avoir du mal à suivre les dépenses si elles ne disposent pas d’un système solide. Elles doivent être prêtes à gérer les reçus et les factures, à classer les transactions et à rapprocher les comptes sans commettre d’erreurs. Un suivi des dépenses effectué de manière rigoureuse permet de clarifier où va l'argent et d'identifier les dépenses inutiles. Il peut également aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en matière de recrutement, d'investissement dans de nouveaux outils et de planification pour l'avenir.

Dans cet article, nous allons voir en quoi le suivi des dépenses est important pour les petites entreprises, quels sont les défis auxquels elles sont confrontées lorsqu'elles effectuent ce suivi manuellement et comment l'automatisation peut les aider.

Sommaire

• Pourquoi le suivi des dépenses est-il important pour les petites entreprises ?
  
• Comment classer les dépenses des petites entreprises
  
• Quels sont les défis liés au suivi manuel des dépenses ?
  
• Comment Stripe peut-il vous aider en automatisant le suivi de vos dépenses ?
  

Pourquoi le suivi des dépenses est-il important pour les petites entreprises ?

Le suivi des dépenses vous aide à gérer votre entreprise plus efficacement. Il est important, en particulier pour les petites entreprises, de bien maîtriser vos dépenses, car les marges sont serrées et les imprévus peuvent bouleverser tous vos plans. Voici comment le suivi des dépenses peut vous aider.

Identifiez les problèmes avant qu'ils ne deviennent coûteux

Les petites fuites peuvent épuiser vos ressources. Peut-être qu'un fournisseur a discrètement augmenté ses prix, ou que vous avez oublié d'annuler un abonnement coûteux. Le suivi régulier des dépenses vous permet de repérer les dépenses inutiles avant qu'elles ne deviennent un problème plus grave.

Simplifiez vos déclarations fiscales

Les déclarations fiscales peuvent être grandement simplifiées lorsque vos dépenses sont bien organisées. Si vous suivez toutes vos dépenses tout au long de l'année, vous serez probablement prêt lorsque viendra le moment de remplir votre déclaration. Le suivi des dépenses peut également vous aider à profiter des déductions fiscales potentielles.

Triez vos priorités en matière de dépenses

Les dépenses mineures telles que les cafés quotidiens pour l'équipe et les logiciels sous-utilisés peuvent passer inaperçues, surtout lorsque l'entreprise commence à décoller. Le suivi des dépenses vous oblige à examiner réellement vos habitudes de dépenses et à décider ce qui vaut la peine d'être payé.

Prenez des décisions en toute confiance

Qu'il s'agisse d'embaucher un nouvel employé, de moderniser votre équipement ou de lancer un nouveau produit, les décisions importantes peuvent sembler risquées. Mais lorsque vous comprenez réellement votre situation financière, vous pouvez agir en toute confiance. En suivant vos dépenses, vous analysez le passé afin de planifier l'avenir.

Préparez-vous à la croissance

Développer votre entreprise peut s'avérer complexe et coûteux si vous n'êtes pas préparé. Le suivi de vos dépenses vous aide à comprendre votre structure de coûts, à repérer les tendances à exploiter et à prévoir ce dont vous aurez besoin à mesure que vous vous développez. Vous devrez peut-être commander plus de stocks, augmenter votre budget marketing ou embaucher un spécialiste. La tenue de registres détaillés vous permet de vous développer sans risque de vous surendetter.

Réduisez le risque de surprises

Vous ne voulez pas être surpris par une facture imprévue ou avoir du mal à trouver des documents lorsque vous en avez besoin. En suivant vos dépenses de manière cohérente, vous pouvez éviter ce genre de situations. Grâce à une comptabilité détaillée, vous savez exactement où va votre argent et êtes paré à toute éventualité, qu'il s'agisse d'une demande de prêt, d'un audit ou simplement d'un mois difficile.

Comment classer les dépenses des petites entreprises

Il est important de savoir classer vos dépenses par catégorie pour comprendre la santé financière de votre entreprise, préparer vos déclarations fiscales et prendre des décisions éclairées. Voici un aperçu des catégories courantes et de leur utilisation.

Charges d’exploitation

Il s'agit des coûts quotidiens directement liés à l'exploitation de votre entreprise. Leur suivi vous aide à identifier les coûts fixes et variables, ainsi que les moyens de réduire vos frais généraux.

• Exemples : loyer, services publics, fournitures de bureau, internet et abonnements à des logiciels
  

Coût des marchandises vendues (CMV)

Le CMV correspond aux dépenses engagées pour fabriquer vos produits. Il a une incidence sur votre marge bénéficiaire brute, vous ne pouvez donc pas analyser avec précision vos prix et votre rentabilité globale sans le calculer.

• Exemples : matières premières, frais généraux de fabrication et coûts directs de main-d’œuvre
  

Marketing et publicité

Cette catégorie englobe les dépenses liées à la promotion de votre entreprise et à l'attraction de nouveaux clients. Connaître votre coût d'acquisition de clients vous aide à évaluer le retour sur investissement de vos efforts de marketing. Le marketing et la publicité peuvent également être des moteurs de croissance.

• Exemples : publicités sur les réseaux sociaux, plateformes de marketing par e-mail, hébergement de sites web, services d'optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) et matériel promotionnel
  

Coûts des employés et des sous-traitants

Cette catégorie comprend les coûts liés à la rémunération de vos employés, qu'ils travaillent à temps plein ou en sous-traitance. Ces coûts peuvent être importants ; suivez-les donc attentivement afin d'évaluer si vous gérez efficacement vos ressources et si vous payez les impôts appropriés.

• Exemples : salaires, primes, factures de freelances, charges sociales et avantages sociaux
  

Frais de déplacement

Tous les coûts liés aux déplacements professionnels doivent être classés dans la catégorie des frais de déplacement. Ce faisant, vous pouvez demander des déductions pour les frais de déplacement légitimes, ce qui peut réduire votre revenu imposable.

• Exemples : vols, hôtels, locations de voitures, repas et frais d’inscription à des conférences
  

Services professionnels

Ces dépenses couvrent toute expertise ou assistance fournie par des tiers. Planifier ces dépenses vous aide à établir un budget pour les situations où vous avez le plus besoin de services professionnels.

• Exemples : frais juridiques, services comptables, honoraires de consultation, assistance informatique
  

Taxes et licences

Il s'agit des coûts obligatoires nécessaires au fonctionnement légal de votre entreprise. Les séparer des autres dépenses vous permet de ne pas manquer d’échéances ou de paiements, et d'éviter les pénalités.

• Exemples : licences commerciales, permis, impôt sur le revenu, taxe de vente
  

Coûts liés aux prêts et au financement

Cette catégorie comprend toutes les dépenses liées à l'emprunt ou à l'obtention de capitaux. Les intérêts et les frais sont souvent des dépenses déductibles et doivent être classés séparément des remboursements du capital.

• Exemples : intérêts sur les prêts, frais bancaires, frais de financement
  

Dépenses diverses

Regroupez les coûts qui ne s’intègrent pas parfaitement dans vos autres catégories, mais utilisez cette classification avec parcimonie afin de ne pas avoir à passer au crible trop de dépenses disparates. Surveillez vos dépenses diverses afin de déterminer si un type particulier se dégage et, le cas échéant, envisagez de créer une nouvelle catégorie.

• Exemples : cadeaux de clients, dons caritatifs et dépenses ponctuelles
  

Quels sont les défis liés au suivi manuel des dépenses ?

Le suivi manuel de toutes vos dépenses est inefficace, sujet aux erreurs humaines et chronophage. Si cette méthode peut fonctionner au tout début, elle devient moins efficace à mesure que votre entreprise se développe. Voici pourquoi le suivi manuel peut poser problème à votre entreprise.

Cela vous fait perdre du temps

Si vous enregistrez chaque transaction manuellement, vous passerez beaucoup de temps à trier les reçus, à prendre des notes et à saisir des données dans des tableurs. C'est du temps que vous pourriez consacrer à la recherche de nouveaux clients, à l'amélioration de votre produit ou à la planification de l'avenir.

Les erreurs sont inévitables

Personne n'est parfait, et les erreurs dans le suivi manuel sont presque inévitables. Une décimale mal placée, des chiffres intervertis ou une dépense mal classée sont autant d'erreurs qui peuvent s'accumuler et devenir un problème plus important, en particulier au moment de rapprocher vos comptes ou de remplir votre déclaration d'impôts.

Les systèmes manuels ne sont pas suffisamment évolutifs

Ce qui peut fonctionner avec quelques transactions ne fonctionnera plus lorsque votre volume d’affaires augmentera. La multiplication des fournisseurs, des achats et des moyens de paiement complexifie les choses, et il est tout simplement impossible de tout gérer sans automatisation.

Il est difficile de rester cohérent

La gestion manuelle de vos dépenses exige de la discipline. Si vous sautez un jour ou deux, vous risquez de vous retrouver face à une pile de reçus non enregistrés et d'avoir du mal à vous souvenir à quoi correspond cette dépense de 72 $ de la semaine précédente.

Vous avez toujours un temps de retard

Au moment où vous aurez rattrapé votre retard dans vos saisies manuelles, vos données seront peut-être déjà obsolètes. De telles lacunes peuvent rendre plus difficile la prise de décisions rapides et éclairées, en particulier si votre trésorerie est limitée ou si des opportunités inattendues se présentent.

Le rapprochement est un obstacle

La mise en correspondance de vos registres avec vos relevés bancaires ou vos factures de carte de crédit peut s'avérer fastidieuse et complexe lorsque vous travaillez manuellement. Il peut être frustrant de rechercher les incohérences ou de se rendre compte que vous avez oublié d'enregistrer une transaction importante.

La création de rapports demande des efforts supplémentaires

Les dépenses suivies manuellement ne fournissent pas automatiquement des informations utiles. Si vous souhaitez analyser les tendances, suivre les catégories de dépenses ou préparer un rapport, vous devrez passer des heures supplémentaires à travailler sur des feuilles de calcul. En théorie, cela peut fonctionner, mais dans la pratique, cela représente une charge de travail supplémentaire considérable.

Les documents peuvent facilement se perdre

Les reçus et factures physiques peuvent être perdus ou égarés. Contrairement aux outils numériques, les systèmes manuels ne disposent pas de sauvegardes intégrées et les documents peuvent être perdus définitivement. Ce n'est probablement pas un risque que vous souhaitez prendre avec les finances de votre entreprise.

Cela peut entraîner des problèmes de conformité

Sans registres précis, il est facile de ne pas respecter une échéance taxée, de déclarer vos déductions de façon erronée ou même d’oublier complètement une dépense. Le suivi manuel augmente les risques d’erreurs de conformité coûteuses.

La collaboration est beaucoup plus difficile

Si plusieurs personnes ou équipes gèrent vos dépenses, le suivi manuel des dépenses peut être source de confusion. Le partage des documents physiques ou la centralisation des notes de chacun prend du temps, et des erreurs ou des malentendus sont inévitables.

Comment Stripe peut-il vous aider en automatisant le suivi de vos dépenses ?

Les entreprises peuvent faire appel à un prestataire tel que Stripe pour automatiser le suivi de leurs dépenses et éviter les erreurs coûteuses liées au suivi manuel. Voici comment le suivi automatisé des dépenses de Stripe permet aux entreprises d'élaborer plus facilement leurs stratégies, de réaliser des économies et de rester en conformité.

Enregistrements détaillés des transactions

Stripe enregistre automatiquement chaque paiement, remboursement et frais, et les affiche dans le Dashboard Stripe. Ces enregistrements offrent aux entreprises une vision approfondie de leurs revenus et de leurs coûts, sans les erreurs que vous pourriez introduire manuellement. Par exemple, Stripe ventile les frais de traitement pour chaque transaction, ce qui vous permet d'identifier les possibilités d'économies.

Données exportables

Stripe permet aux utilisateurs d'exporter leurs données de transaction dans des formats compatibles avec les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, Xero et Excel. La combinaison des données de paiement avec vos autres dépenses professionnelles facilite encore davantage le rapprochement.

Rapports et analyses

Les outils de reporting de Stripe génèrent des rapports personnalisés qui présentent les revenus, les remboursements et les frais pour la période de votre choix. Vous pouvez ainsi identifier les fluctuations saisonnières ou les pics inattendus de remboursements ou de contestations de paiement, et élaborer des stratégies pour les éviter. Ces rapports peuvent également vous aider à détailler vos déductions fiscales et à préparer vos déclarations d'impôts.

Prise en charge des devises internationales

Stripe traite les paiements dans plus de 135 devises et s’occupe de la conversion des devises. Il suit également les taux de change et les frais de conversion, afin que vous puissiez exercer vos activités sans avoir à faire de suppositions.

Intégration multisystème

Stripe s'intègre aux plateformes populaires de suivi et de gestion des dépenses pour vous offrir une expérience unifiée avec les outils que vous utilisez déjà. Ces intégrations permettent de faire facilement le lien entre les paiements et vos opérations.

Alertes en temps réel

Stripe vous informe rapidement des transactions inhabituelles, des paiements échoués et des contestations de paiement. Ces notifications rapides vous aident à réagir aux problèmes potentiels avant qu'ils n'affectent vos finances.

Couverture à grande échelle

À mesure que vous traitez davantage de transactions ou que vous pénétrez de nouveaux marchés, le suivi des dépenses devient beaucoup plus compliqué. L'automatisation de Stripe s'adapte à votre activité, que vous traitiez quelques paiements par jour ou des milliers, et permet à vos systèmes financiers de fonctionner sans accroc.