Het bijhouden van kosten is een belangrijk aspect van het beheren van de financiën van een kleine onderneming. Het kan helpen bij het aanpakken van cashflowproblemen, die door een meerderheid van de kleine ondernemingen over de hele wereld werden genoemd in een enquête uit 2023.

Kleine ondernemingen kunnen echter moeite hebben om kosten bij te houden als ze geen solide systeem hebben. Ze moeten bonnetjes en facturen beheren, transacties in categorieën indelen en facturen reconciliëren zonder fouten te maken. Als kosten correct worden bijgehouden, kan het verduidelijken waar het geld van een onderneming naartoe gaat en kunnen overbodige kosten in kaart worden gebracht. Ook kunnen ondernemingen hiermee beter onderbouwde beslissingen nemen over het aannemen van werknemers, het investeren in nieuwe tools en het maken van plannen voor de toekomst.

Hieronder bespreken we waarom het bijhouden van kosten belangrijk is voor kleine ondernemingen, met welke uitdagingen ze worden geconfronteerd bij handmatige kostenregistratie en hoe automatisering kan helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is kostenregistratie belangrijk voor kleine ondernemingen?
  
• Kosten van kleine ondernemingen in categorieën indelen
  
• Uitdagingen bij handmatige kostenregistratie
  
• Hoe kan Stripe je helpen door de kostenregistratie te automatiseren?
  

Waarom is kostenregistratie belangrijk voor kleine ondernemingen?

Door kosten bij te houden, kun je je onderneming efficiënter runnen. Vooral voor kleine ondernemingen is het belangrijk om de kosten te beheren, omdat de marges krap zijn en verrassingen van invloed kunnen zijn op alle plannen. Hieronder lees je wat de voordelen zijn van kostenregistratie.

Problemen wegnemen voordat ze kostbaar worden

Kleine lekken kunnen een enorme impact hebben op je resources. Misschien heeft een leverancier stilletjes de prijzen verhoogd of ben je vergeten een duur abonnement op te zeggen. Door kosten regelmatig op een rijtje te zetten voorkom je overbodige uitgaven voordat het probleem erger wordt.

Gemakkelijker omgaan met belastingen

Belastingen kunnen veel gemakkelijker worden als je kosten op orde zijn. Als je precies bijhoudt waaraan je het hele jaar door geld hebt uitgegeven, ben je waarschijnlijk voorbereid wanneer het tijd is om aangifte te doen. Ook kan het je helpen gebruik te maken van mogelijke aftrekposten.

Prioriteit aanbrengen in je bestedingspatroon

Kleine kosten, zoals dagelijkse koffie voor je personeel en nauwelijks gebruikte software, kunnen ondersneeuwen, vooral wanneer de onderneming van de grond begint te komen. Het bijhouden van kosten dwingt je om je bestedingspatroon onder de loep te nemen en te beslissen wat je de moeite waard vindt om voor te betalen.

Beslissingen nemen met vertrouwen

Van het in dienst nemen van een nieuwe medewerker tot het upgraden van apparatuur of het lanceren van een nieuw product, van grote beslissingen kun je wakker liggen. Maar als je precies weet hoe je er financieel voorstaat, kun je met een gerust hart handelen. Bij het bijhouden van kosten kijk je terug om plannen te maken voor wat gaat komen.

Voorbereidingen treffen voor groei

Het opschalen van je onderneming kan complex en kostbaar zijn als je niet bent voorbereid. Door te monitoren wat je uitgeeft, krijg je inzicht in de kostenstructuur, kun je trends herkennen waarop je kunt inspelen en kun je voorspellen wat je nodig hebt wanneer je groeit. Misschien moet je een grotere voorraad aanhouden, je marketingbudget verhogen of een specialist inhuren. Door gedetailleerde gegevens bij te houden, kun je groeien zonder het risico te lopen jezelf voorbij te lopen.

De kans op verrassingen verkleinen

Je wilt niet worden verrast door een onverwachte factuur of moeite hebben om documenten te vinden die je nodig hebt. Wanneer je de kosten consequent bijhoudt, kun je waarschijnlijk voorkomen dat je in die situaties terechtkomt. Met een gedetailleerde administratie weet je precies waar je geld naartoe gaat en ben je op alles voorbereid, of het nu gaat om een aanvraagformulier voor een lening, een audit of gewoon een moeilijke maand.

Kosten van kleine ondernemingen in categorieën indelen

Deel je kosten in categorieën in, want dat is belangrijk om inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van je onderneming, belastingen voor te bereiden en goed onderbouwde beslissingen te nemen. Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende categorieën. Ook leggen we uit hoe je deze kunt gebruiken.

Operationele kosten

Dit zijn de dagelijkse kosten die direct verband houden met het runnen van je onderneming. Houd dit goed bij zodat je onderscheid kunt maken tussen vaste en variabele kosten en manieren kunt vinden om je overhead te verlagen.

• Voorbeelden: Huur, nutsvoorzieningen, kantoorbenodigdheden, internet en softwareabonnementen
  

Kosten van verkochte goederen (COGS)

COGS zijn de kosten die worden gemaakt om je producten te produceren. Deze kosten zijn van invloed o je brutowinstmarge, dus je kunt je prijzen en algehele winstgevendheid alleen nauwkeurig analyseren als je deze kosten berekent.

• Voorbeelden: Grondstoffen, productiekosten en arbeidsloon
  

Marketing en reclame

Deze categorie omvat kosten die verband houden met het promoten van je onderneming en het aantrekken van nieuwe klanten. Als je weet wat de kosten zijn voor de acquisitie van klanten, kun je het rendement van je investering in marketinginspanningen evalueren. Marketing en reclame kunnen ook drijvende krachten zijn voor groei.

• Voorbeelden: Advertenties op sociale media, platforms voor e-mailmarketing, websitehosting, diensten voor zoekmachineoptimalisatie (SEO) en promotiemateriaal
  

Kosten voor medewerkers en contractanten

In deze categorie vallen de kosten die gepaard gaan met het betalen van je medewerkers, of ze nu fulltime of op contractbasis werken. Deze kosten kunnen aanzienlijk zijn, dus je moet ze goed bijhouden zodat je kunt nagaan of je resources efficiënt inzet en de juiste belastingen betaalt.

• Voorbeelden: Salarissen, lonen, bonussen, freelance facturen, loonheffingen en secundaire arbeidsvoorwaarden
  

Reiskosten

Alle kosten in verband met zakenreizen moeten worden aangemerkt als reiskosten. Door deze als zodanig in te delen, kun je legitieme reiskosten aftrekken van de belasting, waardoor je belastbaar inkomsten kan dalen.

• Voorbeelden: Vluchten, hotels, autoverhuur, maaltijden en conferentiekosten
  

Zakelijke dienstverlening

Deze kosten dekken eventuele expertise of support van derden. Door deze kosten te plannen, kun je budget reserveren voor omstandigheden waarin je zakelijke dienstverlening het meest nodig hebt.

• Voorbeelden: Juridische kosten, boekhoudkundige diensten, advieskosten en IT-support (informatietechnologie)
  

Belastingen en vergunningen

Dit zijn de verplichte kosten die je onderneming moet maken om legaal te kunnen opereren. Door ze te scheiden van andere kosten, zorg je ervoor dat je geen deadlines of betalingen mist en voorkom je boetes.

• Voorbeelden: Bedrijfslicenties, vergunningen, inkomstenbelasting en omzetbelasting
  

Kosten voor leningen en financiering

Deze categorie omvat alle kosten die verband houden met leningen of de zekerstelling van kapitaal. Rente en vergoedingen zijn vaak aftrekbaar en moeten in een andere categorie worden ingedeeld dan aflossingen van de hoofdsom.

• Voorbeelden: Rente op leningen, bankkosten en financieringskosten
  

Diverse kosten of overige kosten

Gebruik deze categorie voor kosten die niet precies in een van de andere categorieën vallen, maar doe dat met mate zodat je niet met te veel onduidelijke kosten blijft zitten. Let goed op of bij de diverse kosten een bepaald type kosten naar voren komt, en overweeg in dat geval om een nieuwe categorie te maken.

• Voorbeelden: Geschenken aan klanten, donaties aan goede doelen en eenmalige uitgaven
  

Uitdagingen bij handmatige kostenregistratie

Handmatige registratie van al je kosten is inefficiënt, foutgevoelig en tijdrovend. Hoewel je in het begin misschien nog wel wegkomt met deze methode, wordt het minder effectief naarmate je onderneming uitbreidt. Hieronder lees je waarom handmatige kostenregistratie problematisch kan worden voor je onderneming.

Het kost je zeeën van tijd

Als je elke transactie handmatig registreert, ben je veel tijd kwijt aan het sorteren van bonnetjes, het maken van aantekeningen en het invoeren van gegevens in spreadsheets. Dat is tijd die je beter kunt besteden aan het vinden van nieuwe klanten, het optimaliseren van je product of het maken van plannen voor de toekomst.

Fouten zijn onvermijdelijk

Niemand is perfect en het is bijna niet te voorkomen dat je fouten maakt bij handmatige kostenregistratie. Je zet ergens een komma verkeerd, neemt getallen verkeerd over of deelt kosten in de verkeerde categorie in: het zijn allemaal foutjes die zich kunnen opstapelen tot een groter probleem, vooral wanneer het tijd is om je boekhouding te reconciliëren of belastingaangifte te doen.

Handmatige systemen groeien niet goed met je mee

Wat misschien werkt met een handvol transacties, schiet tekort als je volume toeneemt. Meer leveranciers, meer aankopen en meerdere betaalmethoden zorgen voor complexiteit, en het is gewoon niet haalbaar om alles zonder enige automatisering te beheren.

Consistentie is moeilijk vol te houden

Het handmatig afhandelen van je kosten vereist discipline. Als je een dag of twee overslaat, zie je misschien door de bomen het bos niet meer en heb je moeite om te bedenken waarvoor die betaling van EUR 72 van vorige week ook alweer was.

Je loopt altijd achter de feiten aan

Tegen de tijd dat je weer bij bent, zijn je gegevens mogelijk al verouderd. Dergelijke lacunes kunnen het moeilijker maken om snel te reageren met weloverwogen beslissingen, vooral als de cashflow krap is of er zich onverwachte kansen voordoen.

Reconciliatie is een hindernis

Het koppelen van je gegevens aan bankafschriften of betaalkaarten is vervelend en complex wanneer je handmatig werkt. Het kan frustrerend zijn om discrepanties op te sporen of erachter te komen dat je bent vergeten een belangrijke deal te registreren.

Rapporteren kost extra moeite

Handmatig bijgehouden kosten worden niet automatisch omgezet in bruikbare inzichten. Als je trends wilt analyseren, kostencategorieën wilt bijhouden of een rapport wilt opstellen, kost je dat extra uren werken aan spreadsheets. Dat kan in theorie prima zijn, maar in de praktijk is het veel extra werk.

Informatie kan gemakkelijk verloren gaan

Fysieke bonnetjes en facturen kunnen zoekraken. In tegenstelling tot digitale tools hebben handmatige systemen geen ingebouwde back-ups en kan informatie definitief verloren gaan. Dat risico wil je waarschijnlijk niet nemen met de financiën van je onderneming.

Er kunnen nalevingsproblemen optreden

Zonder nauwkeurige gegevens mis je gemakkelijk een deadline voor de btw-aangifte, maak je fouten met aftrekposten of zie je een kostenpost helemaal over het hoofd. Handmatige kostenregistratie vergroot de kans op kostbare nalevingsfouten.

Samenwerking is veel moeilijker

Als meerdere mensen of teams je kosten beheren, kan dat voor meer verwarring zorgen bij het handmatig bijhouden van kosten. Het delen van fysieke informatie of het samenvoegen van ieders notities kost tijd, en fouten of miscommunicatie zijn onvermijdelijk.

Hoe kan Stripe je helpen door de kostenregistratie te automatiseren?

Ondernemingen kunnen samenwerken met een dienstverlener zoals Stripe om de kostenregistratie te automatiseren. Zo voorkom je kostbare fouten die kunnen optreden bij handmatige registratie. Hieronder lees je hoe de geautomatiseerde kostenregistratie van Stripe het voor ondernemingen gemakkelijker maakt om strategieën te bedenken, geld te besparen en aan de regelgeving te blijven voldoen.

Gedetailleerde transactiegegevens

Stripe registreert automatisch elke betaling, terugbetaling en kostenpost. Alles is te zien op het Stripe-dashboard. Deze gegevens geven ondernemingen een diepgaand inzicht in hun inkomsten en kosten zonder de fouten die je mogelijk maakt bij handmatige registratie. Stripe splitst bijvoorbeeld de verwerkingskosten voor elke transactie op, zodat je precies kunt zien waar mogelijkheden liggen om te besparen.

Exporteerbare gegevens

Stripe stelt gebruikers in staat om transactiegegevens te exporteren in indelingen die compatibel zijn met boekhoudsoftware zoals QuickBooks, Xero en Excel. Door betalingsgegevens te combineren met andere zakelijke kosten wordt de reconciliatie nog eenvoudiger.

Rapportage en analyse

De rapportagetools van Stripe genereren aangepaste rapporten met inkomsten, terugbetalingen en kosten voor elke periode die je kiest. Je ziet precies waar seizoensgebonden fluctuaties of onverwachte pieken in terugbetalingen of chargebacks optreden en kunt een strategie bedenken om deze te voorkomen. Deze rapporten zijn ook handig bij het specificeren van aftrekposten voor de belasting en het voorbereiden van belastingaangiften.

Ondersteuning van internationale valuta

Stripe verwerkt betalingen in meer dan 135 valuta en handelt de valutaomwisseling af. Verder houdt Stripe wisselkoersen en conversiekosten bij, zodat jij er geen omkijken meer naar hebt.

Integratie met meerdere systemen

Stripe kan worden geïntegreerd met populaire platforms voor het bijhouden en beheren van kosten. Dat zorgt voor een gebundelde ervaring met de tools die je al gebruikt. Deze integraties overbruggen de kloof tussen betalingen en de bedrijfsvoering.

Real-time waarschuwingen

Stripe brengt je snel op de hoogte van ongebruikelijke transacties, mislukte betalingen of chargebacks. Dankzij deze snelle feedback kun je reageren op mogelijke problemen voordat ze van invloed zijn op je financiën.

Dekking op maat

Naarmate je meer transacties verwerkt of nieuwe markten aanboort, wordt het bijhouden van kosten veel ingewikkelder. De automatisering van Stripe groeit met je mee, of je nu enkele of duizenden betalingen per dag verwerkt, en zorgt ervoor dat je financiële systemen soepel blijven werken.