El ciclo del capital circulante muestra cómo fluye el efectivo en tu empresa. El ciclo indica cuánto tiempo permanece tu dinero inmovilizado en inventario, con qué rapidez te pagan los clientes y cuánto margen de maniobra tienes antes de que venzan tus facturas. Estas señales indican la solidez o la tensión de tus operaciones.

A continuación, te explicamos el ciclo del capital circulante, qué lo impulsa y cómo optimizarlo para que tu efectivo rinda más en tu negocio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el ciclo del capital circulante?
  
• ¿Cuáles son las etapas del ciclo del capital circulante?
  
• ¿Cómo se calcula el ciclo del capital circulante?
  
• ¿Por qué es mejor un ciclo de capital circulante más corto para las empresas?
  
• ¿Cuáles son los desafíos de un ciclo de capital circulante largo?
  

¿Qué es el ciclo del capital circulante?

El ciclo del capital circulante es el tiempo que tarda tu empresa en convertir su capital circulante neto total en efectivo. El ciclo registra cuánto tiempo permanece inmovilizado el efectivo en inventario y cuentas por cobrar y la rapidez con la que puedes convertir esa inversión en fondos disponibles.

Este es el flujo básico:

• Realizas compras de inventario o materias primas (a veces a crédito).

• Vendes a los clientes.

• Cobras los pagos.

• Repites el proceso.

El objetivo es mantener ese ciclo lo más corto y estable posible: cuanto más tiempo esté tu dinero inmovilizado en existencias o facturas pendientes de pago, más difícil será cubrir los costes o aprovechar las oportunidades.

Un ciclo corto se traduce en una mayor eficiencia para tu negocio: vendes el inventario rápidamente, cobras los pagos con prontitud y aprovechas las condiciones de pago de los proveedores para mantener el efectivo en tu cuenta durante más tiempo. Un ciclo largo implica que una mayor parte de tu efectivo queda inmovilizado, lo que puede afectar a la liquidez aunque el negocio vaya muy bien.

Algunas empresas operan con un ciclo de capital circulante negativo, lo que significa que reciben el pago de los clientes antes de tener que pagar a los proveedores. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, el ciclo de capital circulante es un objetivo variable que debe supervisarse y gestionarse cuidadosamente para garantizar que se dispone de suficiente efectivo para mantener la actividad empresarial.

¿Cuáles son las etapas del ciclo del capital circulante?

El ciclo de capital circulante es un proceso continuo en tiempo real que determina cuánto tiempo tardará tu empresa en recibir un pago antes de realizar un desembolso. Aunque el ciclo varía según el sector, el patrón subyacente es constante.

Hay tres etapas que definen este ciclo: inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Inventario

Tú compras inventario a crédito, a menudo con condiciones de pago a 30, 60 o 90 días condiciones de pago. El inventario se clasifica como activo corriente cuando se trata de capital circulante, pero cuanto más tiempo permanece sin venderse, más tiempo queda inmovilizado el efectivo. Si tu inventario se renueva rápidamente, tu efectivo queda liberado.

Esta etapa se ve afectada por:

• Tu estrategia de inventario (pedidos puntuales frente a pedidos a granel)

• Tu capacidad para prever la demanda

• La rapidez con la que puedes mover las existencias a través de la producción o la gestión logística

La métrica relevante es el tiempo medio de permanencia en inventario (DIO, por sus siglas en inglés), una medida directa del tiempo que tu dinero permanece en el estante.

Cuentas por cobrar

Una vez vendidos los bienes o servicios, se entra en la etapa de cuentas por cobrar. Se trata del período comprendido entre la realización de la venta y la recepción del pago. Si se vende con condiciones de crédito (30 días, 60 días o más), esta etapa puede prolongarse y dejar el efectivo en suspenso, aunque el trabajo ya se haya realizado.

Esta etapa se ve afectada por:

• La rapidez y la precisión con las que facturas

• Las condiciones de pago que ofreces (y aplicas)

• La eficacia con la que realizas el seguimiento de los pagos atrasados

• Los métodos de pago que aceptas (por ejemplo, transferencia en tiempo real frente a cheque)

Cuanto más dure esta etapa, más tiempo tendrás que soportar la carga financiera de esa venta. La métrica a tener en cuenta es el período medio de cobro (DSO, por sus siglas en inglés), que es el tiempo medio que tardan en pagarte.

Cuentas por pagar

Esta última etapa se refiere al plazo que tienes para pagar a los proveedores o vendedores. Una buena gestión de las cuentas por pagar significa hacer un uso completo e inteligente de las condiciones de crédito que has negociado sin comprometer las relaciones ni incurrir en sanciones.

Esta etapa se ve afectada por:

• Ampliación de las condiciones de pago (dentro de lo razonable)

• Uso de la automatización de cuentas por pagar (AP) para pagar a tiempo (ni antes ni después)

• Sincronización de las cuentas por pagar con los ingresos de efectivo para facilitar la liquidez

La métrica relevante es el período medio de pago (DPO, por sus siglas en inglés), es decir, el tiempo medio que se tarda en pagar a los proveedores. Cuanto mayor sea esta métrica (sin comprometer las relaciones con los proveedores), más efectivo retendrás durante más tiempo.

¿Cómo calculas el ciclo del capital circulante?

El ciclo del capital circulante está determinado por estos factores:

• Cuánto tiempo permanece el inventario antes de venderse

• La rapidez con la que recibes el pago tras una venta

• Cuánto tiempo esperas antes de pagar tus facturas

Fórmula: Ciclo de capital circulante = Días de inventario + Días de cuentas por cobrar – Días de cuentas por pagar

Cada una de esas entradas refleja una parte importante de cómo se mueve el dinero en tu negocio. A continuación, te indicamos cómo calcularlas:

Días de inventario (DIO)

Esto te indica el tiempo medio que permanece tu inventario en stock antes de venderse.

Fórmula: DIO = (Promedio de inventario/Coste de los bienes vendidos [COGS]) × 365

Por ejemplo, si tienes 50.000 $ en inventario y tu COGS anual es de 300.000 $:

• (50.000/300.000) × 365 ≈ 61 días
  

Eso significa que tu efectivo estará bloqueado en el inventario durante aproximadamente dos meses antes de pasar a la siguiente etapa.

Días de cuentas por cobrar (DSO)

Mide el tiempo que se tarda en cobrar un pago tras una venta. El reloj comienza a contar cuando se factura a un cliente y esa venta se convierte en una cuenta por cobrar.

Fórmula: DSO = (Promedio de cuentas por cobrar/Ingresos netos) × 365

Por ejemplo, con 200.000 $ en cuentas por cobrar y 1,2 millones de $ en ingresos anuales:

• (200.000/1.200.000) × 365 ≈ 61 días
  

De media, tardas aproximadamente dos meses en convertir una venta en dinero en efectivo.

Días de cuentas por pagar (DPO)

Mide el tiempo que tardas en pagar a los proveedores.

Fórmula: DPO = (Promedio de cuentas por pagar/COGS) × 365

Por ejemplo, si debes 150.000 $ y tu COGS anual es de 600.000 $:

• (150.000/600.000) × 365 ≈ 91 días
  

Por lo tanto, tardas unos tres meses en pagar a los proveedores.

Si tus pagos se prolongan más allá del tiempo que tardas en vender el inventario y cobrar los pagos, tu ciclo de capital circulante se tornará negativo. Eso significa que, en la práctica, los clientes están financiando tus operaciones; muchos minoristas y empresas de suscripción de éxito operan de este modo. Sin embargo, se necesita disciplina y precisión para mantenerlo.

¿Por qué es mejor un ciclo de capital circulante más corto para las empresas?

Un ciclo de capital circulante más corto te permite recuperar el efectivo más rápidamente, lo que mejora la liquidez, reduce los costes financieros y ofrece mayor flexibilidad a tu negocio.

Así es como funciona:

Mayor liquidez

Cuanto menos tiempo esté inmovilizado tu efectivo en inventario o facturas, más tendrás a tu disposición. Eso te permite estar en una mejor posición para cubrir los gastos operativos, responder rápidamente a las oportunidades y soportar ralentizaciones o retrasos inesperados. Un ciclo más ajustado mantiene más efectivo en circulación, en lugar de inmovilizado en cuentas por cobrar o existencias sin vender.

Menores costes financieros

Cuando se reduce tu déficit de tesorería, dependes menos de la financiación externa, como líneas de crédito o préstamos a corto plazo. Esto te permite pagar menos intereses y comisiones y reducir tu dependencia del capital externo.

Más flexibilidad y control

El dinero en efectivo que se mueve rápidamente te ofrece varias opciones. No tienes que esperar a las ventas anteriores para financiar tu próximo paso. En cambio, puedes invertir en crecimiento con confianza, reinvertir las ganancias con mayor rapidez y adaptarte más rápido si cambian las condiciones del mercado. Un ciclo más rápido aporta agilidad a tu negocio.

Menor riesgo operativo

Cuanto más tiempo esté inmovilizado tu efectivo, más vulnerable serás a las interrupciones. Un retraso en el pago de un cliente, un aumento en los costes de las materias primas o un retraso en un envío afectan más cuando ya estás al límite. Un ciclo corto te proporciona más margen para absorber el riesgo.

¿Cuáles son los desafíos de un ciclo de capital circulante largo?

Un ciclo de capital circulante largo implica que tu dinero permanece inmovilizado durante más tiempo, ya sea en inventario o a la espera de facturas pendientes. Con el tiempo, ese lastre puede crear problemas en casi todas las áreas de tu negocio.

Así es como te afecta:

Dificultades de liquidez

Cuando tardas demasiado en convertir tus activos en efectivo, te ves obligado a financiar la diferencia. Sigues teniendo que pagar a tus proveedores, aunque tengas que esperar semanas o meses para cobrar las ventas. Tu cuenta de resultados puede parecer sólida, pero la liquidez puede reducirse rápidamente. Esa diferencia ejerce presión sobre tu capacidad para cumplir con tus obligaciones a corto plazo.

Dependencia de la financiación externa

Para permanecer a flote durante un ciclo lento, muchas empresas recurren a préstamos a corto plazo, líneas de crédito o financiación de facturas. Aunque estas herramientas son útiles, tienen un coste. Los intereses y las comisiones erosionan los márgenes, la fuerte dependencia del endeudamiento reduce la flexibilidad financiera y cualquier interrupción en el acceso a la financiación puede convertirse rápidamente en una crisis.

Mayores costes operativos y exposición al riesgo

Cuanto más tiempo permanece inmovilizado el efectivo, más cuesta gestionarlo. El inventario que no se mueve rápidamente ocupa espacio y aumenta los costes de almacenamiento. Los productos perecederos o estacionales corren el riesgo de deteriorarse o quedar obsoletos. Los retrasos en los pagos de los clientes aumentan el riesgo de impagos de cuentas por cobrar que nunca se cobrarán. Y el seguimiento de las facturas vencidas añade gastos generales a tus equipos financieros y operativos. En cada una de estas situaciones, acabas gastando más mientras esperas a que llegue el efectivo.

Retrasos en el pago

Cuando el efectivo escasea, las empresas suelen empezar a retrasar los pagos. Esto puede dar lugar a la pérdida de descuentos por pronto pago, comisiones por demora o sanciones o incluso a deteriorar las relaciones con los proveedores y reducir el poder de negociación. Lo que comienza como un problema de plazos por tu parte puede extenderse y afectar a tu cadena de suministro, tus asociaciones y tu reputación.

Limitación del crecimiento

Si el efectivo está inmovilizado en operaciones, no está disponible para nuevas líneas de productos, planes de expansión, contratación y marketing. Aunque observes una fuerte demanda, un ciclo de efectivo lento puede impedirte aprovecharla. El crecimiento se ralentiza si no puedes financiarlo.

Mayor vulnerabilidad a la disrupción

Un ciclo largo te deja expuesto. Si la demanda cae, un cliente incumple sus pagos o los costes de suministro se disparan, dispones de menos capital circulante para amortiguar el golpe.