La gestión de pagos puede ser un proceso complejo para las empresas: los pagos llegan en múltiples formas, las normativas en torno a los pagos pueden cambiar y los clientes esperan comodidad. Se prevé que el valor total de los pagos digitales mundiales aumente a una tasa de crecimiento anual compuesta del 15,9 % entre 2025 y 2029. El resultado es un acto de equilibrio constante para las empresas que quieren aceptar tarjetas de crédito, billeteras digitales, transferencias bancarias y otros sistemas de pago, a veces entre diferentes regiones o monedas. El software de gestión de pagos es la solución de back-end que mantiene a raya estas partes móviles.

El software de gestión de pagos determina cómo fluye el dinero hacia una empresa, cómo se gestionan los reembolsos, cómo se calculan las comisiones y cómo se registra todo para facilitar la contabilidad. Este software puede evitar errores, frenar el fraude y garantizar la satisfacción de los clientes con transacciones rápidas y confiables. A continuación, explicaremos qué puede hacer el software de gestión de pagos por las empresas, cuánto suele costar y cómo Stripe puede ayudar a simplificar la gestión de pagos para las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un software de gestión de pagos?
  
• ¿Por qué necesitan las empresas un software de gestión de pagos?
  
• ¿Qué funciones debe ofrecer un software de gestión de pagos?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe la gestión de pagos?
  
• ¿Cuáles son los costes de un software de gestión de pagos?
  
• ¿Qué sectores se benefician más de un software de gestión de pagos?
  

¿Qué es un software de gestión de pagos?

El software de gestión de pagos rastrea y maneja los fondos entrantes, ya sea de transacciones con tarjeta de crédito, pagos con monedero digital, transferencias bancarias o métodos más especializados. Además de procesar pagos, estas plataformas pueden ayudar a conciliar los ingresos diarios, emitir rembolsos, generar facturas y analizar la evolución de las transacciones a lo largo del tiempo.

El software también recopila información sobre cada transacción, detecta posibles fraudes y envía los datos a sus sistemas de contabilidad o de informes. En comparación con los sistemas manuales, el software de gestión de pagos es una forma sencilla de supervisar el ciclo de vida de los pagos en un único lugar.

¿Por qué necesitan las empresas un software de gestión de pagos?

Para una pequeña startup o una mediana empresa con ingresos moderados, un procesador de pagos estándar puede ser suficiente para gestionar los pagos entrantes. Sin embargo, un mayor volumen de transacciones (por ejemplo, derivado del crecimiento natural o de una nueva línea de productos) puede complicar rápidamente la contabilidad, y los esfuerzos manuales a veces no dan abasto.

El software de gestión de pagos ayuda a las empresas a mantenerse ágiles. El departamento de finanzas tiene un único punto de referencia para entender cómo se mueven los fondos; el servicio de atención al cliente cuenta con datos en tiempo real sobre reembolsos o disputas; y el equipo de dirección puede identificar tendencias en los ingresos, la renta recurrente o las diferencias regionales.

Muchas industrias también tienen obligaciones legales y de cumplimiento normativo con las que una plataforma especializada puede ser de utilidad. Ciertas regiones requieren documentación adicional para impuestos, recargos o protección al consumidor; el software de gestión de pagos puede generar estos registros automáticamente y proporcionar los datos correctos cuando sea necesario. Esto es especialmente relevante para los servicios basados en suscripciones que deben gestionar facturación recurrente con impuestos que varían según la ubicación.

Otra razón por la que las empresas adoptan estas plataformas es su escalabilidad. Para una empresa, tenga 2000 o 20.000 transacciones mensuales, los procesos manuales se pueden reducir rápidamente. Una plataforma de gestión de pagos automatiza las tareas repetitivas y puede gestionar los procesos de pago a escala.

¿Qué funciones debe ofrecer un software de gestión de pagos?

Una plataforma sólida de gestión de pagos ofrece una serie de funcionalidades que trabajan en conjunto para gestionar el flujo de fondos, los datos y la información. Estas son algunas de las características que incluye un software de gestión de pagos eficaz:

• Múltiples modos de pago: Por lo general, los clientes prefieren pagar con tarjetas de crédito, tarjetas de débito, monederos digitales u otras opciones de pago locales. Un sistema sólido integra todas estas opciones en un solo lugar.

• Gestión de suscripciones: los pagos recurrentes añaden otra capa de complejidad con cambios de categoría, períodos de prueba y prorrateos. Las funciones de suscripción especializadas hacen el trabajo pesado automáticamente, por lo que se cobra a los clientes con total precisión.

• Facturas y herramientas de facturación: Si necesitas enviar facturas o aceptar pagos de facturas, la plataforma debería permitirte generarlas, hacer un seguimiento del estado de los pagos y perseguir los importes vencidos.

• Análisis e informes: Los equipos con mentalidad de crecimiento necesitan tener acceso a información sobre los ingresos por producto, región o período de tiempo. Algunas plataformas tienen paneles integrados, mientras que otras te permiten exportar datos a tu propia configuración de análisis.

• Seguridad y cumplimiento normativo: Los datos de la tarjeta deben protegerse con cifrado, tokenización y otras medidas de seguridad. El software también debe cumplir con los estándares de seguridad pertinentes y facilitar el cumplimiento de las regulaciones locales.

• Resolución de disputas: los contracargos pueden ser perjudiciales y cuestan dinero a las empresas. Un sistema sólido puede enviar alertas cuando surja una disputa, almacenar pruebas y guiarte a través del proceso de resolución.

• Funciones fáciles de usar para desarrolladores: Las interfaces de programación de aplicaciones (API) o las bibliotecas flexibles pueden permitir a los desarrolladores internos conectar tu sitio.

¿Cómo simplifica Stripe la gestión de pagos?

Stripe aborda un amplio espectro de necesidades empresariales y es conocido por sus API flexibles y una aceptación generalizada en todo el mundo que no hace más que crecer. Estas son algunas de las funciones de Stripe para gestionar pagos:

• Soporte para múltiples métodos de pago: Stripe acepta tarjetas de crédito y débito, monederos digitales, transferencias bancarias y otros métodos de pago en una amplia selección de países. Las empresas pueden atender a clientes de varias regiones sin tener que crear cuentas separadas ni soluciones complicadas.

• Gestión de suscripciones: Stripe Billing gestiona la facturación personalizada y recurrente, con la capacidad de configurar planes mensuales o anuales, gestionar promociones y gestionar el prorrateo cuando cambian los planes de suscripción. Esto es importante para las empresas de software como servicio (SaaS), los servicios basados en suscripciones o cualquier negocio que se ocupe de pagos repetidos.

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: Stripe invierte en tokenización, cifrado y cumplimiento normativo para que las empresas no tengan que crear su propia arquitectura de seguridad. La plataforma cumple con la normativa PCI, lo que ayuda a las empresas a gestionar su riesgo.

• Resolución de conflictos: Los contracargos son uno de los aspectos que más tiempo consume a la hora de gestionar una empresa online. El sistema de Stripe rastrea las disputas, recopila pruebas y simplifica el proceso de representación.

• Prevención del fraude: Stripe Radar, un motor de prevención del fraude basado en machine learning, analiza las transacciones en busca de señales sospechosas y puede automatizar ciertas decisiones.

• Soporte de integración: Stripe admite una gran variedad de lenguajes de programación, plataformas móviles y sistemas de terceros. Esto significa que una empresa puede integrar los pagos en un sitio web o una aplicación personalizados sin estar limitada por la plataforma.

• Vista unificada: Stripe tiene un único Dashboard donde las empresas pueden ver transacciones, reembolsos, disputas, suscripciones y análisis. Tanto si buscas un aumento de los ingresos en una región concreta como si haces un seguimiento de cuántos clientes recurrentes tienes, puedes monitorizarlo todo de un vistazo.

¿Cuáles son los costes de un software de gestión de pagos?

Los diferentes tipos de software de gestión de pagos varían ampliamente en cuanto a coste. Los proveedores pueden cobrar:

• Una suscripción mensual más una comisión por transacción

• Una comisión por transacción sin cargo mensual

• Tarifas adicionales por funciones avanzadas

Por ejemplo, Stripe normalmente utiliza un modelo de pago por consumo, por lo que pagas un porcentaje y un importe fijo por transacción. Esa puede ser una opción atractiva para las empresas de reciente creación que no quieran comprometerse con grandes tarifas iniciales. Por un importe adicional, Stripe también ofrece funcionalidades avanzadas de facturación, herramientas para la gestión de facturas y protección antifraude especializada.

A la hora de elegir el software, ten en cuenta también los costes no monetarios. La integración del software con tu sitio exige en términos de tiempo y horas de trabajo, capacitación del personal y configuración de procesos administrativos. Una solución bien documentada y fácil de usar para los desarrolladores puede reducir la curva de aprendizaje. Si necesitas contratar consultores o desarrolladores adicionales, eso inflará el coste total.

En última instancia, la decisión suele depender de cómo se alinee la estructura de precios de cada plataforma con el volumen de transacciones y las necesidades de funciones. Es posible que una empresa se sienta cómoda pagando más comisiones por una integración más simple, mientras que otra podría preferir una suscripción mensual si procesa un volumen suficiente como para justificar un coste fijo. Para determinar qué modelo de tarifas es el más adecuado, haz una previsión de las necesidades de transacciones de tus clientes en los próximos 6 a 12 meses y establece qué esquema de tarifas se ajusta a esa previsión.

¿Qué sectores se benefician más del software de gestión de pagos?

Casi cualquier empresa que maneje transacciones en línea puede hacer uso de un sistema de gestión de pagos elegido adecuadamente. Sin embargo, algunos sectores tienden a ver los mayores beneficios de la implementación de este sistema. Entre ellas se encuentran:

• E-commerce y venta minorista directa al consumidor: Las tiendas online apuestan por una aceptación de pagos rápida y fiable. El abandono del carrito es una preocupación frecuente para las empresas, por lo que es clave que sea fácil realizar el pago. Una plataforma de software que acepte muchos métodos de pago y ofrezca una sólida detección de fraudes puede aumentar las ventas completadas.

• Empresas basadas en suscripciones (SaaS, membresía, streaming): Con los servicios recurrentes, los planes pueden cambiar en la mitad del ciclo de facturación, o puede darse el caso de que un cliente suspenda temporalmente una suscripción. Los flujos de trabajo automatizados pueden ayudar en estos escenarios.

• Marketplaces: Las plataformas que conectan a varios proveedores (como las aplicaciones de entrega de comida o los servicios entre particulares) se enfrentan a un laberinto de transferencias, comisiones y pagos fraccionados. El software especializado de gestión de pagos puede enrutar los fondos automáticamente y mantener accesibles los registros de las transacciones.

• Organizaciones sin ánimo de lucro y de recaudación de fondos: Las organizaciones benéficas que dependen de donaciones recurrentes o puntuales y patrocinios corporativos se benefician de un único Dashboard que también permite hacer un seguimiento de todas las donaciones y generar recibos a efectos fiscales. La prevención del fraude también se tiene en cuenta cuando los donantes provienen de diferentes regiones.

• Autónomos y proveedores de servicios: Al principio, los consultores independientes o los profesionales creativos se encargan de la facturación de forma manual, de enviar las facturas por correo electrónico y también de esperar la llegada de las transferencias bancarias. Con el tiempo, ese sistema manual puede causar confusión o retrasos en los pagos. Una plataforma que automatice la facturación y cobre los pagos de varias formas puede ayudar a eliminar parte de este estrés.

• Empresas B2B con necesidades de facturación: Las empresas que venden a otras empresas a menudo suelen requerir condiciones de pago flexibles, o pueden tener la necesidad de procesar facturas de alto volumen. El moderno software de gestión de pagos automatiza el proceso de envío y seguimiento de las facturas, al tiempo que permite a los compradores elegir entre varios métodos de pago.