La gestión de pagos puede ser un proceso complejo para las empresas: los pagos llegan en muchas formas, la normativa sobre pagos puede cambiar y los clientes esperan comodidad. Se prevé que el valor total de los pagos digitales mundiales aumente a una tasa de crecimiento anual compuesta del 15.9 % de 2025 a 2029. El resultado es un acto de equilibrio constante para las empresas que quieren aceptar tarjetas de crédito, carteras digitales, transferencias bancarias y más, a veces en diferentes regiones o monedas. El software de gestión de pagos es la solución de backend que mantiene estas partes móviles bajo control.

El software de gestión de pagos determina cómo fluye el dinero hacia una empresa, cómo se gestionan los reembolsos, cómo se calculan las comisiones y cómo se registra todo para facilitar la contabilidad. Puede evitar errores, frenar el fraude y mantener a los clientes satisfechos con transacciones rápidas y confiables. A continuación, explicaremos qué puede hacer el software de gestión de pagos por las empresas, cuánto suele costar y cómo Stripe puede ayudar a simplificar la gestión de pagos para las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un software de gestión de pagos?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un software de gestión de pagos?
  
• ¿Qué funciones debe ofrecer un software de gestión de pagos?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe la gestión de pagos?
  
• ¿Cuáles son los costos de un software de gestión de pagos?
  
• ¿Qué sectores se benefician más del software de gestión de pagos?
  

¿Qué es un software de gestión de pagos?

El software de gestión de pagos rastrea y maneja los fondos entrantes, ya sea de transacciones con tarjeta de crédito, pagos con cartera digital, transferencias bancarias o métodos más especializados. Además de procesar pagos, estas plataformas pueden ayudar a conciliar los ingresos diarios, emitir reembolsos, generar facturas y analizar las tendencias de las transacciones a lo largo del tiempo.

El software también recopila información sobre cada transacción, detecta posibles fraudes y envía datos a tus sistemas contables o de informes. En comparación con los sistemas manuales, el software de gestión de pagos es una forma sencilla de supervisar el ciclo de vida de los pagos en un solo lugar.

¿Por qué las empresas necesitan un software de gestión de pagos?

Para una pequeña startup o una mediana empresa con ingresos moderados, un procesador de pagos estándar puede ser suficiente para gestionar los pagos entrantes. Sin embargo, un mayor volumen de transacciones, por ejemplo, debido al crecimiento natural o a una nueva línea de productos, puede complicar rápidamente la contabilidad, y los esfuerzos manuales a veces no alcanzan para mantener el ritmo.

El software de gestión de pagos ayuda a las empresas a mantenerse ágiles. El equipo de finanzas tiene un único punto de referencia para entender cómo se mueven los fondos, el servicio de atención al cliente dispone de datos en tiempo real sobre reembolsos o disputas y el liderazgo puede identificar tendencias en los ingresos, ingresos recurrentes o diferencias regionales.

Muchos sectores también tienen obligaciones legales y de cumplimiento con las que una plataforma especializada puede ayudar. Algunas regiones requieren documentación adicional para impuestos, recargos o protección al consumidor. El software de gestión de pagos puede generar estos registros automáticamente y proporcionar los datos correctos cuando sea necesario. Esto es especialmente relevante para los servicios basados en suscripción que deben gestionar la facturación recurrente con impuestos que varían según la ubicación.

Otra razón por la que las empresas adoptan estas plataformas es su escalabilidad. Ya sea que una empresa tenga 2,000 o 20,000 transacciones mensuales, los procesos manuales se pueden reducir rápidamente. Una plataforma de gestión de pagos automatiza las tareas repetitivas y puede gestionar los procesos de pago a escala.

¿Qué funciones debe ofrecer un software de gestión de pagos?

Una plataforma de gestión de pagos sólida ofrecerá una gama de funcionalidades que trabajan en conjunto para administrar el flujo de fondos, los datos y la información. Estas son algunas de las características que incluye un software de gestión de pagos eficaz:

• Varios métodos de pago: A menudo, los clientes prefieren pagar con tarjetas de crédito, tarjetas de débito, carteras digitales u otras opciones de pago locales. Un sistema sólido integra todas estas opciones en un solo lugar.

• Gestión de suscripciones: Los pagos recurrentes añaden otra capa de complejidad con cambios a planes superiores o inferiores, periodos de prueba y prorrateos. Las funciones especializadas de suscripción hacen el trabajo pesado de manera automática, por lo que a los clientes se les cobra con precisión.

• Facturas y herramientas de facturación: Si necesitas enviar facturas o aceptar pagos de facturas, la plataforma debería permitirte generarlas, hacer un seguimiento del estado de los pagos y perseguir los importes vencidos.

• Análisis e informes: Los equipos con mentalidad de crecimiento necesitan acceder a información sobre los ingresos por producto, región o período de tiempo. Algunas plataformas tienen paneles integrados, mientras que otras te permiten exportar datos a tu propia configuración de análisis.

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: Los datos de las tarjetas deben protegerse con cifrado, tokenización y otras medidas de seguridad. El software también debe cumplir con los estándares de seguridad pertinentes y facilitar el cumplimiento de las regulaciones locales.

• Resolución de disputas: Los contracargos pueden ser perjudiciales y representan un gasto para las empresas. Un sistema sólido puede enviar alertas cuando surja una disputa, almacenar evidencia y guiarte a través del proceso de resolución.

• Funciones fáciles de usar para desarrolladores: Las interfaces de programación de aplicaciones (API) o las bibliotecas flexibles pueden permitir que los desarrolladores internos conecten tu sitio.

¿Cómo simplifica Stripe la gestión de pagos?

Stripe aborda un amplio espectro de necesidades empresariales y es conocido por sus API flexibles y una presencia de aceptación en todo el mundo que sigue expandiéndose. Estas son algunas de las funciones de Stripe para gestionar pagos:

• Soporte para múltiples métodos de pago: Stripe admite tarjetas de crédito y débito, carteras digitales, transferencias bancarias y otros métodos de pago en una amplia selección de países. Las empresas pueden prestar servicios a clientes de varias regiones sin necesidad de crear cuentas separadas ni soluciones complicadas.

• Gestión de suscripciones: Stripe Billing gestiona la facturación personalizada y recurrente, y puede configurar planes mensuales o anuales, gestionar promociones y administrar el prorrateo cuando cambian los planes de suscripción. Esto es importante para las empresas de software como servicio (SaaS), los servicios basados en membresías o cualquier negocio que se ocupe de pagos repetidos.

• Seguridad y cumplimiento: Stripe invierte en tokenización, cifrado y cumplimiento de la normativa para que las empresas no tengan que crear su propia arquitectura de seguridad. La plataforma cumple con la normativa PCI, lo que ayuda a las empresas a gestionar su riesgo.

• Resolución de disputas: Los contracargos son uno de los aspectos que más tiempo consume en la administración de un negocio en línea. El sistema de Stripe realiza un seguimiento de las disputas, recopila pruebas y simplifica el proceso de representación.

• Prevención de fraude: Stripe Radar, un motor de prevención de fraude basado en machine learning, analiza las transacciones en busca de señales sospechosas y puede automatizar ciertas decisiones.

• Soporte de integración: Stripe es compatible con varios lenguajes de programación, plataformas móviles y sistemas de terceros. Esto significa que una empresa puede integrar pagos en un sitio web personalizado o en una aplicación sin estar limitada por la plataforma.

• Vista unificada: Stripe tiene un único Dashboard en el que las empresas pueden ver transacciones, reembolsos, disputas, suscripciones y análisis. Ya sea que estés buscando un pico de ingresos en una región en particular o haciendo un seguimiento de cuántos clientes recurrentes tienes, puedes monitorear todo de un vistazo.

¿Cuáles son los costos del software de gestión de pagos?

El costo de los diferentes tipos de software de gestión de pagos varía ampliamente. Los proveedores pueden cobrar:

• Una suscripción mensual más una comisión por transacción

• Una comisión por transacción sin cargo mensual

• Comisiones adicionales por funciones avanzadas

Por ejemplo, Stripe suele utilizar un modelo de pago por consumo: pagas un porcentaje y un importe fijo por transacción. Esa puede ser una opción atractiva para las empresas más nuevas que no quieren comprometerse con grandes tarifas por adelantado. Por un importe adicional, Stripe también ofrece funcionalidades avanzadas de facturación, herramientas de facturación y protección especializada contra fraudes.

A la hora de elegir un software, debes considerar también los costos no monetarios. Hay tiempo y trabajo involucrados en la integración del software con tu sitio, la capacitación del personal y la configuración de procesos administrativos. Una solución bien documentada y fácil de usar para los desarrolladores puede reducir la curva de aprendizaje. Si necesitas contratar consultores o desarrolladores adicionales, el costo total aumentará.

En última instancia, la decisión suele depender de cómo se alinee la estructura de precios de cada plataforma con el volumen de transacciones y las necesidades de funcionalidades. Una empresa podría sentirse cómoda pagando más comisiones por una integración más sencilla, mientras que otra podría preferir una suscripción mensual si procesa un volumen suficiente para justificar un costo fijo. Para determinar qué modelo de precios es el más adecuado, estima tus necesidades de transacciones en los próximos 6 a 12 meses y fíjate qué esquema de precios se alinea con esa previsión.

¿Qué sectores se benefician más del software de gestión de pagos?

Casi todas las empresas que manejan transacciones en línea pueden hacer uso de un sistema de gestión de pagos bien elegido. Sin embargo, algunos sectores tenderían a ver los mayores beneficios de la implementación de este sistema. Entre ellos se encuentran:

• Comercio electrónico y venta minorista directa al consumidor: Las tiendas online confían en la aceptación de pagos rápida y fiable. El abandono del carrito es una preocupación frecuente para las empresas, por lo que una confirmación de compra fácil es clave. Una plataforma de software que acepte muchos métodos de pago y proporcione una sólida detección del fraude puede aumentar las ventas completadas.

• Empresas basadas en suscripciones (SaaS, membresía, streaming): Con los servicios recurrentes, los planes pueden cambiar a mitad del ciclo de facturación o un cliente puede suspender una suscripción. Los flujos de trabajo automatizados pueden ayudar en estos escenarios.

• Marketplaces: Las plataformas que conectan a varios proveedores (como las aplicaciones de entrega de comida o los servicios peer-to-peer) se enfrentan a un laberinto de transferencias, comisiones y pagos fraccionados. Un software especializado en gestión de pagos puede enrutar los fondos automáticamente y mantener accesibles los registros de transacciones.

• Organizaciones sin fines de lucro y de recaudación de fondos: Las organizaciones benéficas que dependen de donaciones recurrentes, donaciones únicas o patrocinios corporativos se benefician de un único panel de control que también puede hacer un seguimiento de todas las donaciones y generar recibos a efectos fiscales. La prevención del fraude también es un factor a tener en cuenta cuando los donantes provienen de diferentes regiones.

• Trabajadores independientes y proveedores de servicios: Al principio, los consultores independientes o los profesionales creativos pueden gestionar la facturación de forma manual enviando facturas por correo electrónico y esperando las transferencias bancarias. Con el tiempo, ese sistema manual puede causar confusión o retrasos en los pagos. Una plataforma que automatice la facturación y cobre los pagos de múltiples maneras puede ayudar a eliminar parte de este estrés.

• Empresas B2B con necesidades de facturación: Las empresas que venden a otras empresas a menudo requieren condiciones de pago flexibles o pueden necesitar procesar facturas grandes. El moderno software de gestión de pagos automatiza el proceso de envío y seguimiento de las facturas, a la vez que les permite a los compradores elegir entre varios métodos de pago.