Die Abwicklung von Zahlungen kann für Unternehmen ein komplexer Prozess sein: Zahlungen treffen in verschiedenen Formen ein, Vorschriften rund um Zahlungen können sich ändern und Kunden erwarten möglichst einfache Zahlungsmöglichkeiten. Der Gesamtwert globaler digitaler Zahlungen wird den Prognosen zufolge im Zeitraum von 2025 bis 2029 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 15,9 % zunehmen. Das Ergebnis ist ein ständiger Balanceakt für Unternehmen, die Kreditkarten, digitale Geldbörsen, Banküberweisungen und mehr akzeptieren möchten – manchmal sogar in verschiedenen Regionen und mit unterschiedlichen Währungen. Eine Zahlungsmanagement-Software ist die Backend-Lösung, die diese Variablen zusammenführt.

Sie bestimmt, wie Kundenzahlungen angenommen, Rückerstattungen gehandhabt und Gebühren berechnet werden und wie das alles für eine möglichst effiziente Buchhaltung aufgezeichnet wird. Sie kann Fehler verhindern, Betrug vorbeugen und mit schnellen, zuverlässigen Transaktionen für zufriedene Kunden sorgen. Im Folgenden erklären wir, was Zahlungsmanagement-Software leisten kann, wie viel sie kostet und wie Stripe dazu beitragen kann, das Zahlungsmanagement für Unternehmen zu vereinfachen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Zahlungsmanagement-Software?
  
• Warum benötigen Unternehmen eine Zahlungsmanagement-Software?
  
• Welche Funktionen sollte eine Zahlungsmanagement-Software bieten?
  
• Wie vereinfacht Stripe das Zahlungsmanagement?
  
• Wie hoch sind die Kosten für eine Zahlungsmanagement-Software?
  
• Welche Branchen profitieren am meisten von Zahlungsmanagement-Software?
  

Was ist Zahlungsmanagement-Software?

Zahlungsmanagement-Software verfolgt und verarbeitet eingehende Zahlungsflüsse, unabhängig davon, ob es sich um Kreditkartentransaktionen, Digital Wallet-Zahlungen, Banküberweisungen oder speziellere Methoden handelt. Neben der Verarbeitung von Zahlungen können diese Plattformen auch beim Abgleich der täglichen Einnahmen, der Ausstellung von Rückerstattungen, der Erstellung von Rechnungen und der Analyse von Transaktionstrends helfen.

Die Software sammelt Informationen über jede Transaktion, erkennt möglichen Betrug und sendet die Daten an Ihre Buchhaltungs- oder Berichtssysteme zurück. Im Vergleich zu manuellen Systemen bietet eine Zahlungsmanagement-Software eine einfache Möglichkeit, den gesamten Zahlungslebenszyklus zentral zu überwachen.

Warum benötigen Unternehmen eine Zahlungsmanagement-Software?

Für ein kleines Start-up oder ein mittelständisches Unternehmen mit mäßigen Umsatzzahlen kann ein gewöhnliches Zahlungsabwicklungssystem ausreichen, um eingehende Zahlungen zu verarbeiten. Doch größere Transaktionsvolumen – zum Beispiel durch natürliches Wachstum oder eine neue Produktlinie – können einfache Buchhaltungssysteme schnell an ihre Grenzen bringen. Der manuelle Aufwand kann mitunter nicht mehr Schritt halten.

Eine Zahlungsmanagement-Software hilft Unternehmen, agil zu bleiben. Die Finanzabteilung hat einen zentralen Bezugspunkt, der alle Geldflüsse zeigt. Der Kundenservice erhält Echtzeitdaten zu Rückerstattungen oder Zahlungsanfechtungen. Führungskräfte erkennen Umsatztrends, die Entwicklung der wiederkehrenden Einnahmen oder auch regionale Unterschiede.

Viele Branchen haben auch Auflagen in Bezug auf Recht und Compliance zu erfüllen, bei denen eine spezialisierte Plattform helfen kann. In bestimmten Regionen sind zusätzliche Unterlagen für Steuern, Zuschläge oder Verbraucherschutz erforderlich. Zahlungsmanagement-Software kann diese Aufzeichnungen automatisch generieren und bei Bedarf die richtigen Daten bereitstellen. Das ist insbesondere für Abonnentmodelle relevant, bei denen je nach Standort unterschiedliche Steuern auf ihre Abonnementgebühren aufgeschlagen werden müssen.

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen sich für diese Plattformen entscheiden, ist ihre Skalierbarkeit. Ob 2.000 oder 20.000 monatliche Transaktionen, die Anzahl der manuellen Prozesse kann rasch reduziert werden. Eine Zahlungsmanagement-Plattform automatisiert sich wiederholende Aufgaben und kann Zahlungsprozesse in großem Umfang verwalten.

Welche Funktionen sollte eine Zahlungsmanagement-Software bieten?

Eine solide Plattform für das Zahlungsmanagement bietet eine Reihe von Funktionen, die zusammenarbeiten, um den Fluss von Geldern, Daten und Informationen zu verwalten. Dazu zählen:

• Verschiedene Zahlungsmethoden: Kunden möchten mit Kreditkarten, Debitkarten, Digital Wallets oder anderen lokalen Zahlungsmöglichkeiten bezahlen. Ein starkes System bietet alle diese Optionen.

• Abonnementverwaltung: Abonnementmodelle mit wiederkehrenden Zahlungen, typischerweise verbunden mit Upgrades, Downgrades, kostenlosen Testphasen und anteilmäßiger Verrechnung, verkomplizieren das Zahlungsmanagement. Spezielle Abonnementfunktionen erledigen diese Arbeit automatisch, sodass die Kundenkonten exakt belastet werden.

• Rechnungen und Abrechnungstools: Wenn Sie Rechnungen versenden oder Rechnungszahlungen annehmen müssen, sollte die Plattform Ihnen die Möglichkeit bieten, diese zu erstellen, den Zahlungsstatus zu verfolgen und überfällige Zahlungen einzufordern.

• Analyse und Berichterstellung: Wachstumsorientierte Teams benötigen Zugriff auf Umsatzeinblicke nach Produkt, Region oder Zeitraum. Einige Plattformen verfügen über integrierte Dashboards, während Sie bei anderen Daten in Ihr eigenes Analyse-Setup exportieren können.

• Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Kartendaten sollten durch Verschlüsselung, Tokenisierung und andere Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Die Software sollte auch relevante Sicherheitsstandards erfüllen und die Einhaltung lokaler Vorschriften erleichtern.

• Streitbeilegung: Rückbuchungen können die Abläufe stören und einiges an Geld kosten. Ein leistungsfähiges System kann Sie warnen, wenn eine Zahlungsanfechtung auftritt, Nachweise speichern und Sie durch den Beilegungsprozess führen.

• Entwicklerfreundliche Funktionen: Mit flexiblen APIs oder Bibliotheken können Ihre Entwickler Zahlungsservices mit Ihrer Website verknüpfen.

Wie vereinfacht Stripe das Zahlungsmanagement?

Stripe bietet Lösungen für ein breites Spektrum an Geschäftsanforderungen und ist bekannt für flexible APIs und weltweite Akzeptanz, die ständig noch weiter wächst. Hier sind einige der Funktionen, die Sie von Stripe zur Verwaltung Ihrer Kundenzahlungen erhalten:

• Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden: Stripe unterstützt Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets, Banküberweisungen und andere Zahlungsmethoden in einer Vielzahl von Ländern. Unternehmen können Kunden in mehreren Regionen bedienen, ohne separate Konten erstellen oder komplizierte Workarounds durchführen zu müssen.

• Abonnementverwaltung: Stripe Billing verarbeitet einzelne und wiederkehrende Rechnungen und bietet die Möglichkeit, Monats- oder Jahrespläne zu konfigurieren, Werbeaktionen durchzuführen und die anteilmäßige Verrechnung zu verwalten, wenn sich Abonnementpläne ändern. Das ist wichtig für Software-as-a-Service-Unternehmen, Mitgliedschaftsdienste und jedes Unternehmen, das mit wiederholten Zahlungen zu tun hat.

• Sicherheit und Compliance: Stripe investiert in Tokenisierung, Verschlüsselung und Konformität, damit Unternehmen keine eigene Sicherheitsarchitektur aufbauen müssen. Die Plattform ist PCI-konform, was Unternehmen beim Risikomanagement hilft.

• Streitbeilegung: Rückbuchungen gehören zu den zeitaufwändigsten Aspekten bei der Führung eines Online-Unternehmens. Das System von Stripe verfolgt Anfechtungen, sammelt Beweise und vereinfacht den Vertretungsprozess.

• Betrugsprävention: Stripe Radar, eine auf maschinellem Lernen basierende Engine zur Betrugsprävention, scannt Transaktionen auf verdächtige Signale und kann bestimmte Entscheidungen automatisieren.

• Unterstützung bei der Integration: Stripe unterstützt eine Vielzahl von Programmiersprachen, mobilen Plattformen und Drittanbietersystemen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Zahlungssysteme in die eigene Website oder App integrieren kann, ohne durch Plattformfunktionen eingeschränkt zu sein.

• Einheitliche Ansicht: Stripe bietet ein zentrales Dashboard, über das Unternehmen Transaktionen, Rückerstattungen, angefochtene Zahlungen, Abonnements und Analysen einsehen können. Ganz gleich, ob Sie nach einer Umsatzsteigerung in einer bestimmten Region suchen oder Ihre Anzahl wiederkehrender Kunden verfolgen, Sie können alles auf einen Blick überwachen.

Wie hoch sind die Kosten für eine Zahlungsmanagement-Software?

Die verschiedenen Arten von Zahlungsmanagement-Software unterscheiden sich stark in ihren Kosten. Es gibt Lösungen mit:

• mit monatlichen Abonnementzahlungen plus transaktionsbasierten Gebühren

• reiner Transaktionsabrechnung ohne monatliches Abonnement

• zusätzlichen Gebühren für erweiterte Funktionen

Beispielsweise nutzt Stripe in der Regel ein Pay-as-you-go-Modell, was bedeutet, dass Sie einen Prozentsatz und einen festen Betrag pro Transaktion zahlen. Dies kann eine attraktive Option für neuere Unternehmen sein, die sich nicht zu hohen Vorabgebühren verpflichten möchten. Gegen einen zusätzlichen Betrag bietet Stripe erweiterte Abrechnungsfunktionen, Rechnungsstellungstools und speziellen Schutz vor Betrug.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Software auch die nicht monetären Kosten. Die Integration in Ihre Website, die Schulung von Mitarbeitern und die Einrichtung von Backoffice-Prozessen sind mit Zeit und Arbeit verbunden. Eine Lösung, die gut dokumentiert und entwicklerfreundlich ist, kann die Lernkurve verkürzen. Wenn Sie zusätzliche Berater oder Entwickler einstellen müssen, werden die Gesamtkosten in die Höhe getrieben.

Letztendlich hängt die Entscheidung oft davon ab, wie die Preisstruktur der einzelnen Plattformen zu Ihrem Transaktionsvolumen und Ihren Funktionsanforderungen passt. Ein Unternehmen mag für eine einfachere Integration lieber mehr Gebühren zahlen, während ein anderes ein monatliches Abonnement bevorzugt, wenn das Volumen so groß ist, dass die Fixkosten dadurch gerechtfertigt sind. Um zu ermitteln, welches Preismodell am besten geeignet ist, prognostizieren Sie Ihren Transaktionsbedarf für die nächsten 6 bis 12 Monate und prüfen Sie, welches Preisschema mit dieser Prognose übereinstimmt.

Welche Branchen profitieren am meisten von einer Zahlungsmanagement-Software?

Fast jedes Unternehmen, das Online-Transaktionen abwickelt, kann von einem gut gewählten Zahlungsmanagementsystem profitieren. Aber es gibt einige Sektoren, die besonders große Vorteile daraus ziehen. Dazu gehören:

• E-Commerce und Direktvertrieb: Online-Shops setzen auf eine schnelle und zuverlässige Zahlungsannahme. Kaufabbrüche sind ein häufiges Problem, daher ist ein einfacher Bezahlvorgang von entscheidender Bedeutung. Eine Softwareplattform, die viele Zahlungsmethoden akzeptiert und eine starke Betrugsprüfung bietet, kann die Zahl der abgeschlossenen Verkäufe steigern.

• Abonnementbasierte Unternehmen (SaaS, Mitgliedschaft, Streaming): Bei wiederkehrenden Diensten kann es vorkommen, dass Kunden in der Mitte des Abrechnungszyklus ihren Tarifplan wechseln oder das Abonnement pausieren. Automatisierte Workflows können in diesen Szenarien hilfreich sein.

• Marktplätze: Plattformen, die mehrere Anbieter miteinander verbinden (z. B. Essensliefer-Apps oder Peer-to-Peer-Dienste), sehen sich mit einem Labyrinth aus Auszahlungen, Provisionen und Teilzahlungen konfrontiert. Mit einer speziellen Zahlungsmanagement-Software werden Gelder automatisch weitergeleitet und Transaktionsdaten zugänglich gemacht.

• Gemeinnützige Organisationen und Fundraising-Dienste: Wohltätigkeitsorganisationen, die auf einmalige oder wiederkehrende Spenden oder Sponsoring aus der Wirtschaft angewiesen sind, profitieren von einem zentralen Dashboard, das auch alle Spenden verfolgen und Belege für Steuerzwecke generieren kann. Betrugsprävention ist auch wichtig, besonders wenn die Spender aus verschiedenen Regionen kommen.

• Freiberufler und Dienstleister: Unabhängige Berater oder Kreativberufe wickeln die Abrechnung möglicherweise zunächst manuell ab, indem sie Rechnungen per E-Mail verschicken und auf Banküberweisungen warten. Im Laufe der Zeit kann dieses manuelle System zu Verwirrung oder verspäteten Zahlungen führen. Eine Plattform, die die Rechnungsstellung automatisiert und Zahlungen auf vielfältige Weise einzieht, kann dem entgegenwirken.

• B2B-Unternehmen mit speziellen Rechnungsanforderungen: Unternehmen, die an andere Unternehmen verkaufen, benötigen oft flexible Zahlungsbedingungen oder müssen große Rechnungen verarbeiten. Eine moderne Zahlungsmanagement-Software automatisiert den Versand und die Nachverfolgung von Rechnungen und ermöglicht es Käufern, aus mehreren Zahlungsmethoden zu wählen.