Si vendes bienes en mercados en Suecia, incluso a tiempo parcial, estás operando en un entorno altamente regulado. Tanto los comerciantes nuevos como los experimentados a menudo pueden malinterpretar las reglas específicas sobre las cajas registradoras. Necesitas saber qué cuenta como una configuración conforme, si las ventas temporales ocasionales están exentas y si el tipo de pagos que aceptas afecta en algo. Responder incorrectamente a estas preguntas puede llevar a multas y otras consecuencias.

A continuación, se presenta una explicación detallada de las regulaciones de cajas registradoras en Suecia y cómo seguir sus requisitos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo es el comercio en plazas de mercado en Suecia?
  
• ¿Cuándo se requiere una caja registradora para el comercio en el mercado?
  
• ¿Son suficientes los lectores de tarjetas móviles para cumplir con las reglas de la caja registradora?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de no usar una caja registradora certificada en un mercado sueco?
  
• ¿Cómo registras una caja registradora para uso temporal en el mercado?
  

Cómo es el comercio en plazas de mercado en Suecia?

En Suecia, vender bienes en espacios públicos en lugar de en una tienda permanente se considera «comercio en plazas de mercado». Estos espacios incluyen puestos callejeros, mercados al aire libre, mercadillos, ferias estacionales, festivales y eventos temporales. Si montas un puesto en cualquiera de esos, se te considera un comerciante de mercado.

¿Cuándo se requiere una caja registradora para el comercio en mercados?

En Suecia, si diriges una empresa y recibes pagos en persona, Skatteverket (la agencia tributaria sueca) requiere que utilices una caja registradora certificada. Eso se aplica igualmente a las tiendas tradicionales y a los comerciantes del mercado que venden en puestos, ferias, festivales y puestos callejeros.

Aceptar pagos con tarjeta o móviles no cambia eso. Las reglas fiscales suecas tratan los pagos con tarjeta y Swish (el sistema de pago móvil) de la misma manera que el efectivo en lo que respecta a los requisitos de la caja registradora. Si se intercambia dinero en el punto de venta (POS, por sus siglas en inglés), debe pasar por un sistema certificado que registre la venta y emita un recibo.

Dicho esto, hay algunas excepciones limitadas; pero son específicas, limitadas y están bajo vigilancia. Estas son las situaciones en las que una empresa o vendedor no tiene que usar una caja registradora certificada.

Ventas mínimas en efectivo y con tarjeta

Si tus ingresos totales son lo suficientemente bajos, podrías estar libre de esta obligación. A partir de 2025, Skatteverket define las ventas «insignificantes» como aquellas que no superan 235.200 coronas suecas (SEK), incluyendo el impuesto sobre el valor añadido (IVA), por año. Si diriges una pequeña empresa que solo recibe unos pocos pagos en persona cada año y el total se mantiene por debajo de ese límite, puedes operar sin una caja registradora. Pero si eres un vendedor habitual, incluso en eventos pequeños, es poco probable que esta exención se aplique.

Tampoco puedes segmentar tu negocio para evitar el cumplimiento de la normativa. Si tus ventas totales (a través de todas las actividades comerciales) superan el umbral de exención, entonces todas esas actividades —incluidas las ventas en mercados a pequeña escala— requieren una caja registradora certificada. Incluso si tu presencia en el mercado está restringida a solo unos pocos sábados al año, debes registrar tus ventas en el mercado a través de una caja registradora aprobada cuando las ventas de otras partes del negocio superen el umbral.

Aficionados y vendedores privados

Si no operas como un negocio, no aplican los requisitos de caja registradora. Por ejemplo, los particulares que venden ocasionalmente artículos personales (p. ej., vaciando su ático en un mercadillo) no necesitan una caja registradora; tampoco las ventas temporales en un ámbito limitado (p. ej., recaudación de fondos organizada por estudiantes de escuela). La pregunta principal es si realizas una actividad económica. Si tienes registro para IVA o operas con la intención de obtener ganancias, incluso sin una tienda física, se te considera un negocio, y estas exenciones ya no se aplican.

Ventas de autoservicio

Si no hay nadie presente físicamente para gestionar las ventas, la regla de la caja registradora no se aplica, independientemente de la cantidad vendida. Por ejemplo, un puesto de granja donde los clientes cogen lo que quieren y dejan el pago en una caja está explícitamente excluido del requisito.

Ventas facturadas

Si facturas a los clientes en lugar de aceptar el pago en persona, esas ventas no necesitan pasar por una caja registradora. Esto a veces se aplica a los vendedores del mercado B2B, cuando se realizan acuerdos en un evento pero el pago se efectúa mediante factura más tarde. Si no se recibe dinero en el sitio y la factura se gestiona a través de tu sistema contable, no se requiere un registro.

Esta exención solo funciona si realmente no hay un pago inmediato. Si un cliente utiliza una tarjeta o Swish para pagar en el momento, incluso si tienes pensado enviar un recibo o resumen más tarde, eso cuenta como una transacción del sistema POS y debe pasar por la caja registradora.

Exenciones especiales

Es posible solicitar una exención particular, pero obtenerla no es sencillo. Skatteverket permite a las empresas solicitar una exención si usar una caja registradora sería irrazonable. Vender al aire libre no se considera una razón válida para una exención, ni la falta de electricidad. La agencia espera que te adaptes, por ejemplo, utilizando un sistema POS móvil. A menos que tu operación sea muy inusual, debes asumir que se aplican las reglas estándar.

¿Son suficientes los lectores de tarjetas móviles para cumplir con las reglas de la caja registradora?

Un sistema POS móvil, como una tableta o un lector de tarjetas, puede considerarse una caja registradora en Suecia, pero solo si el sistema en su conjunto cumple con los requisitos técnicos específicos establecidos por Skatteverket.

Para considerarse una caja registradora conforme en Suecia, tu configuración debe:

• Almacenar los datos de forma inviolable utilizando una unidad de control certificada
  
• Emitir un recibo por cada transacción
  
• Cumplir con los estándares de Skatteverket que declara el fabricante.
  

Simplemente aceptar pagos con tarjeta en tu teléfono o tableta no significa que cumplas con la normativa. Lo que importa es cómo se registran y se aseguran esas transacciones.

Cómo se ve una configuración de caja registradora certificada

En términos prácticos, una caja registradora conforme implica dos componentes principales:

• Uno es un sistema POS que maneja transacciones, rastrea inventario y emite recibos. Esto puede ser una aplicación de software que se ejecuta en un dispositivo móvil.
  
• El otro es una unidad de control que registra cada transacción en un formato inviolable. Esto puede ser hardware físico o un servicio en la nube, siempre que el fabricante haya certificado que cumple con los requisitos de Skatteverket.
  

Históricamente, esto significaba que necesitabas tener un registro físico conectado a una unidad de control separada tipo caja negra. Pero las unidades de control en la nube cumplen cada vez más la misma función y ahora son reconocidas oficialmente siempre que pasen la certificación.

Qué buscar en una configuración conforme

Si utilizas o consideras un sistema POS móvil, pregunta lo siguiente:

• ¿El sistema POS se conecta a una unidad de control certificada basada en hardware o en la nube?
  
• ¿El sistema registra automáticamente las transacciones en un formato seguro?
  
• ¿Los recibos se emiten automáticamente?
  
• ¿Has registrado tu sistema en Skatteverket?
  

Si falta alguna parte de esa cadena, tu configuración no cumple los requisitos.

¿Cuáles son los riesgos de no usar una caja registradora certificada en el mercado sueco?

Vender sin una caja registradora certificada es un problema serio de cumplimiento con consecuencias reales. El comercio en mercados está bajo el mismo escrutinio que el comercio minorista físico, y los mecanismos de aplicación están bien definidos y se utilizan activamente.

Estos son los riesgos de incumplimiento.

Multas

Skatteverket puede imponer multas iniciales de hasta 12.500 SEK si:

• No tienes una caja registradora certificada cuando se requiere
  
• No has informado del dispositivo correctamente
  
• No ofreces recibos a los clientes
  

Si ya has recibido una sanción anteriormente y cometes otra infracción dentro de un año, la multa se duplica a 25.000 SEK. Esto puede hacer que el incumplimiento salga caro.

Control de la agencia tributaria

Las reglas de la caja registradora existen para prevenir ventas no registradas. Eludir el sistema sugiere a Skatteverket que podrías no estar declarando los beneficios.

Esa sospecha puede llevar a:

• Auditorías de tus registros comerciales y prácticas de contabilidad
  
• Investigaciones criminales por evasión fiscal o fraude contable
  

Las sanciones por fraude fiscal comprobado pueden incluir multas sustanciales o tiempo en prisión, dependiendo de la gravedad. El daño reputacional y legal supera con creces la molestia de establecer un sistema certificado.

Inspecciones sin previo aviso

Skatteverket no necesita advertirte antes de inspeccionar tu puesto, y los mercados pueden ser un objetivo obvio para controles de cumplimiento inesperados. Cuando lleguen los funcionarios, pueden:

• Realizar compras de prueba
  
• Pedir ver tus recibos y caja registradora
  
• Contar tu efectivo y compararlo con los registros de ventas
  
• Confirmar si se registra cada transacción
  

Si no cumples con esto, los funcionarios pueden multarte de inmediato o pedirte que detengas la venta por el día, especialmente si no puedes presentar recibos válidos o si tu equipo no está registrado. En casos más serios, los funcionarios podrían incautar tu caja registradora o documentos como parte de una investigación.

Daño reputacional

Si se detecta que un vendedor de mercado incumple las normas, algunos eventos podrían prohibirle participar para protegerse de un mayor escrutinio por parte de Skatteverket. Si desarrollas una reputación de incumplimiento, podrías perder el acceso a algunos de los mercados más lucrativos o de alto perfil de Suecia por completo.

Muchos clientes suecos también esperan que se les ofrezca un recibo, incluso en un pequeño puesto al aire libre. Si no puedes (o no quieres) proporcionar uno, eso le señala al cliente que tu negocio podría no ser de fiar. Aunque el riesgo reputacional puede parecer menos grave que las consecuencias legales, aún así puede costarte clientes.

¿Cómo se registra una caja registradora para uso temporal en el mercado?

Tienes que registrar la caja registradora en Skatteverket antes de usarla, y también prepárate para manejar cortes de luz y llevar un buen sistema de registro. Así es como puedes preparar tu configuración para el negocio.

Registro de la caja registradora

Si tu empresa está sujeta a las regulaciones de caja registradora, debes informar de tu registro a Skatteverket antes de usarla para ventas.

El registro vincula la caja registradora específica y la unidad de control a tu negocio. Esto es cierto ya sea que comercies desde una ubicación fija o desde una mesa plegable en un mercado callejero. Puedes informar de tu registro rápidamente a través de los servicios electrónicos de Skatteverket.

Una vez que hayas informado de tu configuración, Skatteverket confirmará el recibo dentro de una semana y enviará un certificado de registro, generalmente dentro de un mes. Ten el certificado a mano. Si los inspectores de impuestos visitan tu puesto, podrían pedir verlo.

Si reemplazas tu caja registradora o dejas de usar una por completo (p. ej., si dejas de vender en el mercado o cambias solo a facturación), debes comunicar el cambio a Skatteverket en un plazo de dos semanas.

Configuración de la caja registradora

Vender desde una configuración temporal significa que eres responsable de hacer que tu caja registradora funcione, independientemente del entorno. Skatteverket espera que planifiques en consecuencia.

Electricidad

Si el sitio no tiene suministro eléctrico, tendrás que llevar una fuente de energía propia, como:

• Un dispositivo POS con batería
  
• Una batería externa
  
• Un generador portátil
  

No tienes que llevar de una caja registradora de repuesto, pero debes asegurarte de que tu sistema principal funcione todo el día. La falta de energía no se considera una excusa válida para el incumplimiento.

Internet

Si tu sistema POS depende de una conexión a internet (p. ej., una unidad de control en la nube, una impresora de recibos), asegúrate de tener capacidad sin conexión incorporada en tu aplicación POS o un plan de datos móviles o un punto de acceso alternativo. Los problemas de conectividad no te eximirán de las reglas de la caja registradora.

Uso de la caja registradora en el sitio

Incluso después de la configuración, el uso adecuado es importante. Los inspectores también revisan pequeños detalles. Debes producir un recibo en papel o digital para cada transacción, incluso si el cliente se niega, y el recibo debe mostrar el método de pago utilizado. Tu sistema también debe producir informes Z (resúmenes de final del día). Debes conservar estos informes, junto con todos tus registros contables, durante al menos siete años.

Si la caja registradora se rompe y no puedes repararla el mismo día, debes informar del incidente a Skatteverket. Aún puedes operar durante este tiempo, pero debes emitir facturas para cada transacción, o registrar manualmente cada venta en un libro de recibos o libro mayor especial y ofrecer recibos escritos a mano a los clientes. No debes ingresar esas ventas en la caja registradora más tarde. Esas ventas registradas manualmente se convierten en parte de tus registros oficiales y deben guardarse en consecuencia.