Se vendi beni in mercati in Svezia, anche part-time, operi in un ambiente strettamente regolamentato. Sia i trader alle prime armi che quelli esperti possono spesso fraintendere le regole specifiche relative ai registratori di cassa. È necessario sapere cosa si intende per configurazione conforme, se le vendite occasionali tramite pop-up sono esenti e se il tipo di pagamento accettato influisce in qualche modo. Rispondere in modo errato a queste domande può comportare multe e altre conseguenze.

Di seguito è riportata una spiegazione dettagliata delle normative relative ai registratori di cassa in Svezia e delle modalità per conformarsi ai relativi requisiti.

Di cosa parla questo articolo?

• Che cos'è il commercio nelle piazze dei mercati in Svezia?
  
• Quando è necessario un registratore di cassa per il commercio al mercato?
  
• I lettori di carte mobili sono sufficienti per soddisfare le norme relative ai registratori di cassa?
  
• Quali sono i rischi di non utilizzare un registratore di cassa certificato in un mercato svedese?
  
• Come si segnala un registratore di cassa per uso temporaneo sul mercato?
  

Che cos'è il commercio nelle piazze dei mercati in Svezia?

In Svezia, la vendita di beni in spazi pubblici anziché in una vetrina permanente è considerata "commercio nelle piazze dei mercati". Questi spazi includono bancarelle, mercati all'aperto, mercatini delle pulci, fiere stagionali, festival ed eventi temporanei. Se allestisci uno stand in uno di questi mercati, sei considerato un commerciante ambulante.

Quando è necessario un registratore di cassa per il commercio al mercato?

In Svezia, se gestisci un'attività e accetti pagamenti in contanti, la Skatteverket richiede l'uso di un registratore di cassa certificato. Ciò vale sia per i negozi tradizionali che per i commercianti che vendono in stand, fiere, festival e bancarelle di strada.

Accettare pagamenti con carta o dispositivi mobili non cambia nulla. Le norme fiscali svedesi trattano i pagamenti con carta e Swish (il sistema di pagamento mobile) alla stregua dei contanti per quanto riguarda gli obblighi relativi ai registratori di cassa. Se il denaro viene scambiato presso il point of sale (POS), deve passare attraverso un sistema certificato che registra la vendita ed emette una ricevuta.

Detto questo, esistono alcune eccezioni limitate, ma sono specifiche e strettamente controllate. Ecco le situazioni in cui un'attività o un venditore non sono tenuti a utilizzare un registratore di cassa certificato.

Vendite minime di contanti e carte

Se i tuoi ricavi totali sono sufficientemente bassi, potresti essere esente. A partire dal 2025, la Skatteverket definisce “insignificanti” le vendite che non superano 235.200 corone svedesi (SEK), imposta sul valore aggiunto (IVA) inclusa, all'anno. Se gestisci una piccola attività che riceve solo pochi pagamenti in contanti all'anno e il totale rimane al di sotto di tale limite, puoi operare senza un registratore di cassa. Ma se sei un venditore abituale, anche in occasione di piccoli eventi, è improbabile che questa esenzione sia applicabile.

Inoltre, non è possibile segmentare la propria attività per evitare la conformità. Se il totale delle vendite (relative a tutte le attività) supera la soglia di esenzione, tutte le attività, comprese le vendite su piccola scala nei mercati, richiedono un registratore di cassa certificato. Anche se la tua presenza sul mercato è limitata a pochi sabati all'anno, le vendite effettuate al mercato devono essere registrate tramite un registratore di cassa omologato quando le vendite provenienti da altre parti dell'attività superano la soglia.

Hobbisti e venditori privati

Se non svolgi attività commerciale, non sei soggetto ai requisiti per il registratore di cassa. Ad esempio, i privati che vendono occasionalmente oggetti personali (ad esempio, svuotando la soffitta in un mercatino delle pulci) non hanno bisogno di un registratore di cassa, così come non ne hanno bisogno le vendite temporanee di portata limitata (ad esempio, le raccolte fondi organizzate dagli studenti). La domanda principale è se sei impegnato in un'attività economica. Se sei registrato ai fini dell'IVA oppure operi con l'intento di realizzare profitti, anche senza un negozio fisico, sei considerato un'attività e queste esenzioni non si applicano più.

Vendite self-service

Se nessuno è fisicamente presente per gestire le vendite, la regola del registratore di cassa non si applica, indipendentemente dall'importo venduto. Ad esempio, un chiosco in cui i clienti prendono ciò che vogliono e lasciano il pagamento in una scatola è esplicitamente escluso dal requisito.

Vendite fatturate

Se emetti fatture ai clienti anziché accettare pagamenti di persona, queste vendite non devono passare attraverso un registratore di cassa. Questo vale talvolta per i venditori del mercato B2B, quando gli accordi vengono conclusi durante un evento ma il pagamento viene gestito successivamente tramite fattura. Se non viene riscosso denaro in loco e la fattura viene gestita tramite il proprio sistema contabile, non è necessario tenere un registro.

Questa esenzione è valida solo se non è previsto alcun pagamento immediato. Se un cliente utilizza una carta o Swish per pagare sul posto, anche se prevedi di inviare una ricevuta o un riepilogo in un secondo momento, tale pagamento viene considerato una transazione POS e deve essere registrato nel registratore di cassa.

Esenzioni speciali

È possibile richiedere un'esenzione per persona fisica, ma non è facile qualificarsi. La Skatteverket consente alle attività di richiedere un'esenzione se l'utilizzo di un registratore di cassa sarebbe irragionevole. La vendita all'aperto non è considerata un motivo valido per un'esenzione, così come la mancanza di elettricità. L'agenzia si aspetta che tu ti adatti, ad esempio utilizzando un sistema di soluzioni POS su dispositivo mobile. A meno che la tua operazione non sia estremamente insolita, dovresti presumere che si applichino le regole Standard.

I lettori di carte per dispositivi mobili sono sufficienti per soddisfare le regole del registratore di cassa?

Un sistema POS mobile, come un tablet o un lettore di carte, può essere considerato un registratore di cassa in Svezia, ma solo se il sistema nel suo complesso soddisfa i requisiti tecnici specifici stabiliti dalla Skatteverket.

Per essere considerato un registratore di cassa conforme in Svezia, il tuo dispositivo deve:

• Archiviare i dati in modo antimanomissione utilizzando un'unità di controllo certificata
  
• Emettere una ricevuta per ogni transazione
  
• Essere dichiarati conformi agli standard della Skatteverket dal produttore
  

Accettare semplicemente pagamenti con carta sul telefono o tablet non significa essere conformi. Ciò che conta è come tali transazioni vengono registrate e protette.

Aspetto della configurazione di un registratore di cassa certificato

In termini pratici, un registratore di cassa conforme comporta due componenti fondamentali:

• Una è un sistema POS che gestisce le transazioni, tiene traccia dell'inventario ed emette ricevute. Può trattarsi di un'app software eseguita su un dispositivo mobile.
  
• L'altro è un'unità di controllo che registra ogni transazione in un formato a prova di manomissione. Può trattarsi di un dispositivo fisico o di un servizio basato su cloud, purché il produttore abbia certificato che soddisfa i requisiti della Skatteverket.
  

In passato, ciò significava che era necessario disporre di un registro fisico collegato a un'unità di controllo separata simile a una scatola nera. Tuttavia, le unità di controllo basate su cloud svolgono sempre più spesso la stessa funzione e sono ora ufficialmente riconosciute, purché superino la certificazione.

Cosa cercare in una configurazione conforme

Se stai utilizzando o valutando una soluzione POS per dispositivi mobili, chiedi quanto segue:

• La soluzione POS Connect a un'unità di controllo certificata basata su hardware o cloud?
  
• Il sistema registra automaticamente le transazioni in un formato sicuro?
  
• Le entrate vengono emesse automaticamente?
  
• Hai segnalato il tuo sistema alla Skatteverket?
  

Se manca una parte della catena, la configurazione non è conforme.

Quali sono i rischi di non utilizzare un registratore di cassa certificato in un mercato svedese?

Vendere senza un registratore di cassa certificato è un serio problema di conformità con conseguenze reali. Gli operatori del mercato sono soggetti allo stesso controllo dei commercianti fisici e i meccanismi di applicazione sono ben definiti e utilizzati attivamente.

Ecco i rischi legati alla mancata conformità.

Sanzioni

La Skatteverket può emettere per la prima volta multe fino a 12.500 SEK se:

• Non hai un registratore di cassa certificato quando ne è richiesto uno
  
• Non hai segnalato correttamente il dispositivo
  
• Non offri entrate ai clienti
  

Se sei già stato citato e vieni catturato di nuovo entro un anno, la commissione raddoppia a 25.000 SEK. Ciò può rendere costosa la mancata conformità.

Controllo dell'agenzia fiscale

Le regole sul registratore di cassa esistono per impedire le vendite in nero. Bypassare il sistema suggerisce alla Skatteverket che potresti dichiarare un reddito inferiore a quello effettivo.

Questo sospetto può portare a:

• Audit sui registri della tua attività e sulle pratiche di contabilità
  
• Indagini penali per evasione delle tasse o frode contabile
  

Le sanzioni per frode fiscale comprovata possono includere multe salate o pene detentive, a seconda della gravità. Il danno reputazionale e legale supera di gran lunga la seccatura di istituire un sistema certificato.

Ispezioni senza preavviso

La Skatteverket non è tenuta ad avvisarti prima di ispezionare la tua bancarella e i mercati possono essere un obiettivo ovvio per controlli a campione. Quando arrivano i funzionari, possono:

• Condurre acquisti di test
  
• Chiedere di vedere le tue entrate e il registratore di cassa
  
• Contare la tua liquidità e confrontarla con i documenti di vendita
  
• Conferma se ogni transazione è stata registrata
  

Se non sei in regola, i funzionari possono multarti immediatamente o chiederti di interrompere l'attività per la giornata, soprattutto se non sei in grado di esibire ricevute valide o se le tue attrezzature non sono state registrate. Nei casi più gravi, i funzionari potrebbero sequestrare il tuo registro o i tuoi documenti nell'ambito di un'indagine.

Danni alla reputazione

Se un venditore ambulante viene sorpreso a violare le regole, alcuni eventi potrebbero vietargli l'accesso per proteggersi da un maggiore controllo da parte della Skatteverket. Se sviluppi una reputazione di non conformità, potresti perdere l'accesso ad alcuni dei mercati più redditizi o di alto profilo della Svezia.

Molti clienti svedesi si aspettano inoltre di ricevere una ricevuta, anche in una piccola bancarella all'aperto. Se non sei in grado (o non sei disposto) a fornirne uno, ciò segnala al cliente che la tua attività potrebbe non essere affidabile. Sebbene il rischio reputazionale possa sembrare meno grave delle conseguenze legali, può comunque costarti dei clienti.

Come si segnala un registratore di cassa per uso temporaneo sul mercato?

È necessario registrare il registratore di cassa presso la Skatteverket (agenzia delle entrate svedese) prima di utilizzarlo ed è inoltre necessario essere preparati a gestire eventuali interruzioni di servizio e alla tenuta dei registri. Ecco come preparare la configurazione per l'attività.

Reportistica del registratore di cassa

Se la tua attività è soggetta alle normative sui registratori di cassa, devi segnalare il tuo registro alla Skatteverket prima di utilizzarlo per le vendite.

La reportistica collega il registro e l'unità di controllo specifici alla tua attività. Questo vale sia per il commercio da una località fissa che per un tavolo pieghevole in un mercato di strada. Puoi segnalare rapidamente il tuo registro tramite i servizi elettronici di Skateverket.

Una volta segnalata la configurazione, la Skatteverket confermerà la ricevuta entro una settimana e invierà un certificato di registrazione, in genere entro un mese. Tieni il certificato disponibile. Se gli ispettori fiscali visitano il tuo banco, potrebbero chiederti di mostrarlo.

Se sostituisci il registratore di cassa o smetti di utilizzarlo (ad esempio, se interrompi la vendita al dettaglio o passi alla sola fatturazione), devi segnalare la modifica alla Skatteverket entro due settimane.

Configurazione del registratore di cassa

Vendere da una postazione temporanea significa che sei responsabile del funzionamento del registratore di cassa, indipendentemente dall'ambiente. La Skatteverket si aspetta che tu pianifichi di conseguenza.

Problemi di alimentazione

Se la sede non fornisce l'elettricità, è necessario portare una propria fonte di alimentazione, ad esempio:

• Un dispositivo POS alimentato a batteria
  
• Un pacco batteria esterno
  
• Un generatore portatile
  

Non è necessario portare un registro di backup, ma è necessario assicurarsi che il sistema principale funzioni correttamente per l'intera giornata. La mancanza di energia elettrica non è considerata una giustificazione valida per il mancato rispetto delle norme.

Internet

Se il tuo sistema POS dipende da una connessione Internet (ad esempio, un'unità di controllo basata su cloud, una stampante per ricevute), assicurati di disporre di funzionalità offline integrate nell'app POS o di un piano dati mobile o di un hotspot come backup. I problemi di connettività non ti esonerano dal rispetto delle norme relative ai registratori di cassa.

Utilizzo del registratore di cassa in loco

Anche dopo la configurazione, l'uso corretto è importante. Gli ispettori controllano anche i piccoli dettagli. È necessario emettere una ricevuta cartacea o digitale per ogni transazione, anche se il cliente la rifiuta, e la ricevuta deve riportare il metodo di pagamento utilizzato. Il tuo sistema dovrebbe produrre anche report Z (riepiloghi di fine giornata). Devi conservare questi report, insieme a tutti i registri contabili, per almeno sette anni.

Se il registratore di cassa si rompe e non riesci a risolvere il problema il giorno stesso, devi segnalare l'incidente alla Skatteverket. Durante questo periodo è comunque consentito effettuare transazioni commerciali, ma è necessario emettere fatture per ogni transazione oppure registrare manualmente ogni vendita in un registro o libretto dedicato e fornire ai clienti ricevute scritte a mano. Non devi inserire tali vendite nel registratore di cassa in un secondo momento. Le vendite registrate manualmente diventano parte dei tuoi registri ufficiali e devono essere salvate di conseguenza.