Als je goederen verkoopt op markten in Zweden, zelfs parttime, opereer je in een streng gereguleerde omgeving. Zowel nieuwe als ervaren handelaren kunnen de specifieke regels met betrekking tot kassa's vaak verkeerd begrijpen. Je moet weten wat telt als een compliant setup, of incidentele pop-up verkopen zijn vrijgesteld en of het type Payments dat je accepteert van invloed is op iets. Het verkeerd stellen van deze vragen kan leiden tot boetes en andere gevolgen.

Hieronder vind je een gedetailleerde uitleg van de kassavoorschriften in Zweden en hoe je hun vereisten kunt volgen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is marktpleinhandel in Zweden?
  
• Wanneer is een kassa vereist voor markthandel?
  
• Zijn mobiele betaalkaarten voldoende om aan de kassaregels te voldoen?
  
• Wat zijn de risico's van het niet gebruiken van een gecertificeerde kassa op een Zweedse markt?
  
• Hoe meld je een kassa aan voor tijdelijk marktgebruik?
  

Wat is marktpleinhandel in Zweden?

In Zweden wordt het verkopen van goederen in openbare ruimtes in plaats van in een permanente winkeletalage beschouwd als “marktpleinhandel”. Deze ruimtes omvatten straatkramen, openluchtmarkten, rommelmarkten, seizoensbeurzen, festivals en tijdelijke evenementen. Als je daar een stand opzet, word je beschouwd als een markthandelaar.

Wanneer is een kassa vereist voor markthandel?

In Zweden vereist Skatteverket (de Zweedse omzetbelasting) dat je een [gecertificeerde kassa] gebruikt (https://skatteverket.se/servicelankar/otherlanguages/inenglishengelska/businessesandemployers/startingandrunningaswedishbusiness/registeringabusiness/startingabusinessinsweden/salesofgoodsontownsquaresandmarkets.4.12815e4f14a62bc048f51e5.html) als je een onderneming runt en betaling persoonlijk aanneemt. Dat geldt zowel voor traditionele etalages als voor markthandelaren die verkopen op kramen, beurzen, festivals en straatkraampjes.

Het accepteren van betaalkaarten of mobiele Payments verandert daar niets aan. De Zweedse belasting regels behandelen betaalkaart en Swish (het mobiele betaling systeem) Payments hetzelfde als contant geld als het gaat om kassa-eisen. Als geld wordt gewisseld op het POS (POS), moet het door een gecertificeerd systeem dat de verkoop registreert en een ontvangstbewijs afgeeft.

Dat gezegd hebbende, zijn er een paar nauwe uitzonderingen; maar ze zijn beperkt, specifiek en nauwlettend in de gaten gehouden. Dit zijn de situaties waarin een onderneming of verkoper geen gecertificeerde kassa hoeft te gebruiken.

Minimale verkoop van contant geld en betaalkaarten

Als je totale inkomsten laag genoeg zijn, kun je worden vrijgesteld. Vanaf 2025 definieert Skatteverket “onbeduidende” verkopen als verkopen die niet meer bedragen dan 235.200 Zweedse kroon (SEK), inclusief belasting toegevoegde waarde (btw), per jaar. Als je een kleine onderneming hebt die elk jaar slechts een paar Payments persoonlijk aanneemt en het totaal onder die limiet blijft, kun je zonder kassa werken. Maar als je een regelmatige verkoper bent, zelfs bij kleine evenementen, is het onwaarschijnlijk dat deze Vrijstelling van toepassing is.

Je kunt je onderneming ook niet segmenteren om compliance te voorkomen. Als je totale omzet (voor alle ondernemingen) de Vrijstelling overschrijdt, is voor al die activiteiten – inclusief kleinschalige groeiende marktverkopen – een gecertificeerde kassa vereist. Zelfs als je aanwezigheid op de markt beperkt is tot slechts enkele zaterdagen per jaar, moet je marktverkoop worden geregistreerd via een erkende kassa wanneer de verkopen uit andere delen van de onderneming de drempel overschrijden.

Hobbyisten en particuliere verkopers

Als je niet handelt als een onderneming, ben je niet onderworpen aan kassavereisten. Particulieren die bijvoorbeeld terloops persoonlijke spullen verkopen (bijv. hun zolder leegruimen op een rommelmarkt) hebben geen kassa nodig; tijdelijke verkopen in een beperkte omvang (bijv. fondsenwerving door scholieren) ook niet. De primaire vraag is of je bezig bent met economische activiteit. Als je geregistreerd bent voor btw of opereert met de bedoeling winst te maken—zelfs zonder fysieke winkel—word je beschouwd als een onderneming en zijn deze vrijstellingen niet langer van toepassing.

Selfservice-verkoop

Als er niemand fysiek aanwezig is om de verkoop te beheren, is de kassaregel niet van toepassing, ongeacht het verkochte bedrag. Zo is een boerderijkraam waar klanten nemen wat ze willen en betaling in een doos achterlaten expliciet uitgesloten van de eis.

Gefactureerde verkoop

Als je klanten factuur in plaats van persoonlijk te betaling, hoeven die verkopen niet via een kassa. Dit geldt soms voor B2B-marktverkopers, wanneer deals worden gesloten op een evenement, maar betaling later per factuur wordt afgehandeld. Als er ter plaatse geen geld wordt opgenomen en de factuur wordt beheerd via je boekhoudsysteem, is een kassa is niet vereist.

Deze Vrijstelling werkt alleen als er echt geen onmiddellijke betaling is. Als een klant een betaalkaart of Swish gebruikt om ter plaatse te betalen – zelfs als je van plan bent om later een ontvangstbewijs of samenvatting te sturen – telt dat als een POS transactie en moet het via de kassa.

Bijzondere vrijstellingen

Het is mogelijk om een particuliere Vrijstelling aan te vragen, maar het is niet eenvoudig om in aanmerking te komen. Skatteverket biedt bedrijven de mogelijkheid Vrijstelling aan te vragen als het gebruik van een kassa onredelijk zou zijn. Buitenshuis verkopen wordt niet beschouwd als een geldige reden voor een Vrijstelling, net als een gebrek aan elektriciteit. Het bureau verwacht dat je je aanpast—bijvoorbeeld door een mobiel POS systeem te gebruiken. Tenzij je operatie zeer ongebruikelijk is, moet je ervan uitgaan dat de Standard regels van toepassing zijn.

Zijn mobiele betaalkaarten voldoende om aan de kassaregels te voldoen?

Een mobiel POS systeem—zoals een tablet of kaartlezer—kan in Zweden als kassa worden aangemerkt, maar alleen als het systeem als geheel voldoet aan de specifieke technische eisen die Skatteverket stelt.

Om in aanmerking te komen als een compliant kassa in Zweden, moet je setup:

• Sla de gegevens op een manipulatiebestendige manier op met behulp van een gecertificeerde besturingseenheid
  
• Geef een ontvangstbewijs voor elke transactie
  
• Worden verklaard als conform onder Skatteverket normen door de fabrikant
  

Het accepteren van kaartbetalingen op je telefoon of tablet betekent niet dat je voldoet aan de regels. Waar het om gaat is hoe die transacties worden vastgelegd en beveiligd.

Hoe een gecertificeerde kassa-opstelling eruit ziet

Concreet houdt een conform kassasysteem twee kerncomponenten in:

• Een is een POS systeem dat transacties afhandelt, inventaris volgt en inkomsten uitgeeft. Dit kan een software app zijn die draait op een mobiel apparaat.
  
• De andere is een controle-eenheid die logboek elke transactie in een knoeierijbestendig formaat. Dit kan fysieke hardware zijn of een dienst in de cloud, zolang de fabrikant heeft gecertificeerd dat het voldoet aan de eisen van Skatteverket.
  

Historisch gezien betekende dit dat je een fysiek register moest hebben dat was aangesloten op een aparte besturingseenheid in black box-stijl. Maar besturingseenheden in de cloud vervullen steeds meer dezelfde functie en worden nu officieel erkend zolang ze gecertificeerd zijn.

Waar moet je op letten bij een compliant setup

Als je een mobiel POS systeem gebruikt of evalueert, vraag dan het volgende:

• Maakt het POS systeem Connect met een gecertificeerde control unit die gebouwd is op hardware of de cloud?
  
• Logt het systeem transacties automatisch in een beveiligd formaat?
  
• Worden inkomsten automatisch uitgegeven?
  
• Heb je jouw systeem aangemeld bij Skatteverket?
  

Als er een onderdeel van die keten ontbreekt, is je setup niet compatibel.

Wat zijn de risico's van het niet gebruiken van een gecertificeerde kassa op een Zweedse markt?

Verkopen zonder gecertificeerde kassa is een ernstig compliance probleem met reële gevolgen. Markthandelaren worden aan hetzelfde toezicht onderworpen als fysieke detailhandelaren, en de handhavingsmechanismen zijn goed gedefinieerd en worden actief gebruikt.

Dit zijn de risico's van niet-naleving.
Boetes
Skatteverket kan voor het eerst boetes tot 12.500 SEK uitdelen als:

• Je hebt geen gecertificeerde kassa wanneer er een nodig is
  
• Je hebt het apparaat niet goed aangemeld
  
• Je biedt geen inkomsten aan klanten
  

Als je eerder bent bekeurd en binnen een jaar weer wordt gepakt, verdubbelen de kosten tot 25.000 SEK. Dit kan niet-naleving duur maken.

Omzetbelasting controle

De kassaregels bestaan om verkoop buiten de boeken te voorkomen. Het omzeilen van het systeem suggereert Skatteverket dat je inkomsten onderrapporteert.

Dat vermoeden kan leiden tot:

• Audits in je onderneming records en boekhouding praktijken
  
• Strafrechtelijke onderzoeken voor belasting ontduiking of boekhoudkundige fraude
  

Sancties voor bewezen belasting fraude kunnen bestaan uit aanzienlijke boetes of gevangenisstraffen, afhankelijk van de ernst. De reputatie- en juridische schade weegt ruimschoots op tegen het gedoe van het opzetten van een gecertificeerd systeem.

Onaangekondigde inspecties

Skatteverket hoeft je niet te waarschuwen voordat het je kraam inspecteert, en markten kunnen een voor de hand liggend doelwit zijn voor drop-in compliance checks. Wanneer ambtenaren arriveren, kunnen zij:

• Test aankopen uitvoeren
  
• Vraag om je inkomsten en kassa te zien
  
• Tel je contant geld en vergelijk het met de verkoop records
  
• Bevestig of elke transactie wordt gelogd
  

Als je niet voldoet, kunnen ambtenaren je onmiddellijk een boete opleggen of je vragen om de handel voor een dag stop te zetten, vooral als je geen geldige inkomsten kunt overleggen of als je apparatuur niet wordt gerapporteerd. In ernstigere gevallen kunnen ambtenaren beslag leggen op je register of documenten als onderdeel van een onderzoek.

Reputatieschade:

Als een marktverkoper de regels overtreedt, kunnen sommige evenementen hen verbieden om zichzelf te beschermen tegen toegenomen Skatteverket-controle. Als je een reputatie van niet-naleving opbouwt, kun je de toegang tot enkele van de lucratievere of spraakmakende markten van Zweden helemaal verliezen.

Veel Zweedse klanten verwachten ook een ontvangstbewijs te krijgen – zelfs bij een kleine buitenkraam. Als je er geen kunt (of wilt) leveren, geeft dat een signaal aan de klant dat je onderneming mogelijk niet betrouwbaar is. Hoewel het reputatierisico minder ernstig lijkt dan de juridische gevolgen, kan het je nog steeds klanten kosten.

Hoe meld je een kassa aan voor tijdelijk marktgebruik?

Je moet je kassa aanmelden bij Skatteverket voordat je deze gebruikt, en je moet ook voorbereid zijn op uitval en administratie. Zo maak je je installatie klaar voor onderneming.

Rapporteren van je kassa

Als je onderneming onder het kassareglement valt, moet je je kassa melden bij Skatteverket voordat je deze voor verkoop gebruikt.

Rapportage koppelt de specifieke register- en controle-eenheid aan je onderneming. Dit is waar of je handelt vanaf een vaste locatie of een klaptafel op een straatmarkt. Je kunt je register snel melden via de e-services van Skatteverket.

Zodra je je setup hebt gemeld, zal Skatteverket binnen één week ontvangstbewijs bevestigen en een bewijs van registratie sturen, meestal binnen een maand. Houd het certificaat beschikbaar. Als belasting inspecteurs je kraam bezoeken, kunnen ze vragen om het te zien.

Als je je kassa vervangt of helemaal stopt met het gebruik ervan (bijvoorbeeld als je stopt met de marktverkoop of alleen overschakelt op Invoicing), moet je de wijziging binnen twee weken doorgeven aan Skatteverket.

Het opzetten van je kassa

Verkopen vanuit een tijdelijke opstelling betekent dat je verantwoordelijk bent voor het laten werken van je kassa, ongeacht de omgeving. Skatteverket verwacht dat je dienovereenkomstig plant.

Voeding

Als de locatie geen elektriciteit levert, moet je je eigen Power Source meenemen, zoals:

• Een batterij aangedreven POS apparaat
  
• Een externe batterij
  
• Een draagbare generator
  

Je bent niet verplicht om een back-upregister mee te nemen, maar je moet ervoor zorgen dat je hoofdsysteem de hele dag werkt. Een gebrek aan macht wordt niet beschouwd als een geldig excuus voor niet-naleving.
Internet
Als je POS systeem afhankelijk is van een internetverbinding (bijvoorbeeld een besturingseenheid in de cloud , een ontvangstbewijs printer), zorg er dan voor dat je offline optie ingebouwd heeft in je POS app of een mobiel data plan of hot spot als back-up. Connectiviteitsproblemen winnen je niet vrij van kassaregels.

Je kassa ter plaatse gebruiken

Zelfs na de installatie is juist gebruik belangrijk. Inspecteurs controleren ook kleine details. Je moet voor elke transactie een papieren of digitaal ontvangstbewijs overleggen, zelfs als de klant weigert, en op het ontvangstbewijs moet de gebruikte betalingsmethode staan. Je systeem moet ook Z-rapporten (eindedagsamenvattingen) produceren. Je moet deze rapporten – samen met al je boekhoudkundige gegevens – [ten minste zeven jaar] bewaren (https://skatteverket.se/servicelankar/otherlanguages/inenglishengelska/businessesandemployers/nonswedishbusinesseswithoperationsinsweden/bookkeeping.4.676f4884175c97df4191768.html?q%252525252525253D600%252525252525252Baud%252525252525252Bto%252525252525252Beuro%252525252525252B%25252525252525257C%252525252525252BBityard.com%252525252525252BAave%252525252525252BToken%25253Dundefined%252526bokforing%25253Dutlandska-juridiska-personer%253Dundefined%2526bokforing%253Dutlandska-juridiska-personer).

Als je kassa kapot gaat en je kunt het niet dezelfde dag nog repareren, moet je het incident melden bij Skatteverket. Je mag nog steeds handelen in deze periode, maar je moet ofwel facturen voor elke transactie uitreiken, of elke verkoop handmatig registreren in een speciaal ontvangstbewijs of grootboek en handgeschreven inkomsten aanbieden aan klanten. Je mag die verkopen later niet in de kassa invoeren. Die handmatig gelogde verkopen worden onderdeel van je officiële administratie en moeten dienovereenkomstig worden opgeslagen.