Si vendes bienes en mercados de Suecia, incluso a tiempo parcial, estás operando en un entorno estrictamente regulado. Tanto los comerciantes nuevos como los experimentados a menudo pueden malinterpretar las reglas específicas con respecto a las cajas registradoras. Debes saber qué se considera una configuración que cumple con la normativa, si las ventas emergentes ocasionales están exentas y si el tipo de pagos que aceptas afecta algo. Hacer mal estas preguntas puede dar lugar a multas y otras consecuencias.

A continuación, encontrarás una explicación detallada de la normativa sobre cajas registradoras en Suecia y cómo seguir sus requisitos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el comercio de plaza de mercado en Suecia?
  
• ¿Cuándo se requiere una caja registradora para operar en el mercado?
  
• ¿Son suficientes los lectores de tarjetas móviles para cumplir con las normas de la caja registradora?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de no utilizar una caja registradora certificada en un mercado sueco?
  
• ¿Cómo se informa una caja registradora para uso temporal en el mercado?
  

¿Qué es el comercio de plaza de mercado en Suecia?

En Suecia, la venta de bienes en espacios públicos en lugar de en una tienda permanente se considera “comercio en la plaza del mercado”. Estos espacios incluyen puestos ambulantes, mercados al aire libre, mercados de pulgas, ferias de temporada, festivales y eventos temporales. Si instalas un puesto en cualquiera de ellos, se te considera un comerciante del mercado.

¿Cuándo se requiere una caja registradora para operar en el mercado?

En Suecia, si diriges una empresa y aceptas pagos en persona, Skatteverket (la agencia fiscal sueca) te exige que uses una caja registradora certificada. Eso se aplica por igual a los escaparates tradicionales y a los comerciantes del mercado que venden en puestos, ferias, festivales y puestos ambulantes.

Aceptar pagos con tarjeta o móviles no cambia eso. Las normas impuesto suecas tratan los pagos con tarjeta y Swish (el sistema de pago móvil) de la misma manera que el efectivo cuando se trata de requisitos de caja registradora. Si se intercambia dinero en el punto de venta (sistema POS), debe pasar por un sistema certificado que registre la venta y emita un recibo.

Dicho esto, hay algunas exenciones limitadas, específicas y vigiladas de cerca. Estas son las situaciones en las que una empresa o vendedor no tiene que usar una caja registradora certificada.

Ventas mínimas de efectivo y tarjetas

Si tus ingresos totales son lo suficientemente bajos, es posible que estés exento. A partir de 2025, Skatteverket define las ventas “insignificantes” como aquellas que no superan los 235,200 coronas suecas (SEK), incluido el impuesto al valor agregado (IVA), por año. Si diriges una pequeña empresa que acepta solo unos pocos pagos en persona cada año y el total se mantiene por debajo de ese límite, puedes operar sin una caja registradora. Pero si eres un proveedor habitual, incluso en eventos pequeños, es poco probable que se aplique esta exención.

Tampoco puedes segmentar tu empresa para evitar el cumplimiento de la normativa. Si tus ventas totales (en todas las actividades de la empresa) superan el umbral de exención, todas esas actividades, incluidas las ventas en el mercado a pequeña crecer, requieren una caja registradora certificada. Incluso si tu presencia en el mercado está restringida a solo unos pocos sábados cada año, tus ventas en el mercado deben registrarse a través de una caja registradora aprobada cuando las ventas desde otras partes de la empresa superan el umbral.

Aficionados y vendedores particulares

Si no estás comerciando como empresa, no estás sujeto a los requisitos de la caja registradora. Por ejemplo, los particulares que venden artículos personales de forma casual (por ejemplo, limpiando su ático en un mercadillo) no necesitan una caja registradora; tampoco las ventas temporales en un alcance limitado (por ejemplo, la recaudación de fondos por parte de los estudiantes de la escuela). La pregunta principal es si te dedicas a la actividad económica. Si estás inscrito en el IVA u operas con la intención de obtener ganancias, incluso sin una tienda física, se te considera una empresa, y estas exenciones ya no se aplican.

Ventas de autoservicio

Si no hay nadie físicamente presente para gestionar las ventas, no se aplica la regla de la caja registradora, independientemente del importe vendido. Por ejemplo, un puesto agrícola donde los clientes toman lo que quieren y dejan pago en una caja está explícitamente excluido del requisito.

Ventas facturadas

Si facturas a los clientes en lugar de aceptar pagos en persona, esas ventas no necesitan pasar por una caja registradora. Esto a veces se aplica a los vendedores del mercado B2B, cuando las ofertas se realizan en un evento, pero el pago se gestiona mediante factura después. Si no se lleva dinero in situ y la factura se gestiona a través de tu sistema contable, no se requiere un registro.

Esta exención funciona solo si realmente no hay pago inmediato. Si un cliente usa una tarjeta o Swish para pagar en el acto, incluso si planeas enviar un recibo o resumen más adelante, eso se considera una transacción del sistema POS y debe pasar por la caja registradora.

Exenciones especiales

Es posible solicitar una exención particular, pero no es fácil calificar. Skatteverket permite a las empresas solicitar una exención si el uso de una caja registradora no sería razonable. Vender al aire libre no se considera una razón válida para una exención, ni tampoco lo es la falta de electricidad. La agencia espera que te adaptes, por ejemplo, usando un sistema POS móvil. A menos que tu operación sea muy inusual, debes asumir que se aplican las reglas estándar.

¿Son suficientes los lectores de tarjetas móviles para cumplir con las normas de la caja registradora?

Un sistema POS móvil, como una tableta o un lector de tarjetas, puede calificar como caja registradora en Suecia, pero solo si el sistema en su conjunto cumple con los requisitos técnicos específicos establecidos por Skatteverket.

Para calificar como una caja registradora conforme a la normativa en Suecia, tu configuración debe:

• Almacenar los datos a prueba de manipulaciones mediante una unidad de control certificada
  
• Emitir un recibo por cada transacción
  
• Ser declarado conforme a los estándares de Skatteverket por el fabricante
  

El simple hecho de aceptar pagos con tarjeta en tu teléfono o tableta no significa que cumplas con la normativa. Lo que importa es cómo se registran y protegen esas transacciones.

Cómo es una caja registradora certificada

En resumen, una caja registradora conforme a la normativa consta de dos componentes básicos:

• Uno es un sistema POS que gestiona transacciones, realiza un seguimiento del inventario y emite ingresos. Esta puede ser una aplicación de software que se ejecuta en un dispositivo móvil.
  
• La otra es una unidad de control que registra cada transacción en un formato a prueba de manipulaciones. Puede ser hardware físico o un servicio establecido en la nube, siempre y cuando el fabricante haya certificado que cumple con los requisitos de Skatteverket.
  

Históricamente, esto significaba que necesitabas tener un registro físico conectado a una unidad de control separada del estilo de una caja negra. Pero las unidades de control establecidas en la nube cumplen cada vez más la misma función y ahora son reconocidas oficialmente siempre y cuando superen la certificación.

Qué buscar en una configuración que cumpla con la normativa

Si estás usando o evaluando un sistema POS móvil, pregunta lo siguiente:

• ¿El sistema POS se conecta a una unidad de control certificada que está diseñada ya sea con hardware o en la nube?
  
• ¿El sistema registra automáticamente las transacciones en un formato seguro?
  
• ¿Se emiten recibos automáticamente?
  
• ¿Has denunciado tu sistema a Skatteverket?
  

Si falta alguna parte de esa cadena, tu configuración no cumple con la normativa.

¿Cuáles son los riesgos de no utilizar una caja registradora certificada en un mercado sueco?

Vender sin una caja registradora certificada es un grave problema de cumplimiento de la normativa con consecuencias reales. Los comerciantes del mercado están sujetos al mismo escrutinio que los minoristas físicos, y los mecanismos de aplicación están bien definidos y se utilizan activamente.

Estos son los riesgos de incumplimiento.

Multas

Skatteverket puede emitir multas de hasta 12 500 coronas suecas por primera vez si:

• No tienes una caja registradora certificada cuando se requiere una
  
• No informaste el dispositivo correctamente
  
• No ofreces ingresos a los clientes
  

Si ya has sido citado y te vuelven a pillar en el plazo de un año, la comisión se duplica hasta alcanzar las 25 000 coronas suecas. Esto puede encarecer el incumplimiento.

Escrutinio de la agencia impuesto

Las reglas de la caja registradora existen para evitar las ventas fuera de los libros. Evitar el sistema sugiere a Skatteverket que podrías estar subdeclarando ingresos.

Esa sospecha puede llevar a:

• Auditorías de los registros de tu empresa y las prácticas de contabilidad
  
• Investigaciones penales por evasión impuesto o fraude contable
  

Las sanciones por fraude impositivo comprobado pueden incluir multas sustanciales o tiempo en la cárcel, dependiendo de la gravedad. El daño reputacional y legal supera con creces la molestia de establecer un sistema certificado.

Inspecciones sin previo aviso

Skatteverket no necesita avisarte antes de inspeccionar tu puesto y los mercados pueden ser un objetivo obvio para las comprobaciones de cumplimiento de la normativa. Cuando llegan los funcionarios, pueden:

• Realizar compras de prueba
  
• Pedir ver tus ingresos y caja registradora
  
• Contar tu efectivo y compararlo con los registros de ventas
  
• Confirmar si se está registrando cada transacción
  

Si no cumples con la normativa, los funcionarios pueden multarte de inmediato o pedirte que dejes de operar durante el día, especialmente si no puedes presentar ingresos válidos o si no se informa sobre tu equipo. En casos más graves, los funcionarios pueden incautar tu registro o documentos como parte de una investigación.

Daño reputacional

Si se descubre que un proveedor de mercado infringe las reglas, algunos eventos podrían prohibirlo para protegerse de un mayor escrutinio de Skatteverket. Si desarrollas una reputación de incumplimiento, podrías perder el acceso a algunos de los mercados más lucrativos o de mayor perfil de Suecia.

Muchos clientes suecos también esperan que se les ofrezca un recibo, incluso en un pequeño puesto al aire libre. Si no puedes (o no quieres) proporcionar uno, eso indica al cliente que tu empresa podría no ser confiable. Si bien el riesgo reputacional puede parecer menos grave que las consecuencias legales, también puede costarte clientes.

¿Cómo informas una caja registradora para uso temporal en el mercado?

Debes informar tu caja registradora en Skatteverket antes de usarla y también debes estar preparado para manejar las interrupciones del servicio y el mantenimiento de registros. A continuación, te explicamos cómo preparar tu configuración para empresas.

Informes de tu caja registradora

Si tu empresa está sujeta a la normativa de cajas registradoras, debes informar tu caja registradora a Skatteverket antes de usarla para las ventas.

Los informes vinculan la unidad de registro y control específica con tu empresa. Esto es cierto tanto si comercias desde un lugar fijo como desde una mesa plegable en un mercado ambulante. Puedes informar tu registro rápidamente a través de los servicios electrónicos de Skatteverket.

Una vez que hayas informado tu configuración, Skatteverket confirmará recibo en el plazo de una semana y enviará un certificado de registro, generalmente en el transcurso de un mes. Mantén el certificado disponible. Si los inspectores de impuestos visitan tu puesto, es posible que te pidan que lo vean.

Si reemplazas tu caja registradora o dejas de usarla por completo (p. ej., si dejas de vender en el mercado o pasas a facturación únicamente), debes informar el cambio a Skatteverket en un plazo de dos semanas.

Configuración de tu caja registradora

Vender desde una configuración temporal significa que eres responsable de hacer que tu caja registradora funcione, independientemente del entorno. Skatteverket espera que planifiques en consecuencia.

Energía eléctrica

Si el lugar no proporciona electricidad, debes traer tu propia fuente eléctrica, por ejemplo:

• Un dispositivo de sistema POS a batería
  
• Un paquete de baterías externas
  
• Un generador portátil
  

No tienes la obligación de traer un registro de respaldo, pero debes asegurarte de que tu sistema principal funcione todo el día. La falta de energía eléctrica no se considera una excusa válida para el incumplimiento.

Internet

Si tu sistema POS depende de una conexión a Internet (p. ej., una unidad de control establecida en la nube, una impresora de recibos), asegúrate de tener funcionalidades fuera de línea integradas en la aplicación de tu sistema POS o un plan de datos móvil o un punto caliente como respaldo. Los problemas de conectividad no te eximirán de las reglas de la caja registradora.

Uso de tu caja registradora en el lugar

Incluso después de la configuración, el uso adecuado es importante. Los inspectores también revisan los detalles pequeños. Debes presentar un recibo impreso o digital por cada transacción, incluso si el cliente lo rechaza, y el recibo debe mostrar el método de pago utilizado. Tu sistema también debe producir informes Z (resúmenes de final de día). Debes conservar estos informes, junto con todos tus registros contables, durante al menos siete años.

Si tu caja registradora se rompe y no puedes arreglarla el mismo día, debes informar el incidente a Skatteverket. Durante este tiempo, aún puedes operar, pero debes emitir facturas por cada transacción o registrar manualmente cada venta en un libro de recibos o libro mayor específico y ofrecer ingresos escritos a mano a los clientes. No debes ingresar esas ventas en la caja registradora más adelante. Esas ventas registradas manualmente se convierten en parte de tus registros oficiales y deben guardarse en consecuencia.