Wenn Sie Waren auf Märkten in Schweden verkaufen, auch in Teilzeit, arbeiten Sie in einem streng regulierten Umfeld. Neue, aber auch erfahrene Händler/innen verstehen die spezifischen Regeln für Registrierkassen womöglich oft falsch. Sie müssen wissen, was als konforme Konfiguration zählt, ob gelegentliche Pop-up-Verkäufe ausgenommen sind und ob die Art der Zahlungen, die Sie akzeptieren, Auswirkungen hat. Wenn Sie sich bei diesen Fragen nicht auskennen, kann das zu Geldstrafen und anderen Konsequenzen führen.

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Erklärung der Registrierkassenvorschriften in Schweden und wie man ihre Anforderungen erfüllt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Marktplatzhandel in Schweden?
  
• Wann ist eine Registerkasse für den Handel auf dem Markt erforderlich?
  
• Reichen mobile Kartenlesegeräte aus, um die Vorschriften für Registrierkassen zu erfüllen?
  
• Welche Risiken gibt es, wenn man auf einem schwedischen Markt keine zertifizierte Registrierkasse verwenden?
  
• Wie meldet man eine Registrierkasse für die vorübergehende Nutzung auf dem Markt an?
  

Was ist Marktplatzhandel in Schweden?

In Schweden gilt der Verkauf von Waren im öffentlichen Raum statt in einem stationären Ladengeschäft als „Marktplatzhandel“. Diese Räume umfassen Straßenstände, Märkte unter freiem Himmel, Flohmärkte, saisonale Messen, Festivals und temporäre Veranstaltungen. Wenn Sie an einem dieser Orte einen Stand errichten, gelten Sie als Markthändler/in.

Wann ist eine Registrierkasse für den Handel auf dem Markt erforderlich?

In Schweden ist es eine Vorschrift von Skatteverket (die schwedische Steuerbehörde), dass Sie eine zertifizierte Registrierkasse verwenden, wenn Sie ein Unternehmen führen und persönliche Zahlungen entgegennehmen. Das gilt gleichermaßen für traditionelle Ladengeschäfte und Markthändler/innen, die an Marktbuden, auf Messen, Festivals und an Straßenständen verkaufen.

Das Akzeptieren von Karten- oder mobilen Zahlungen ändert nichts daran. Im schwedischen Steuerrecht werden Karten- und Swish-Zahlungen (das mobile Zahlungssystem) hinsichtlich der Kassenpflichten genauso wie Barzahlungen behandelt. Wenn am Point of Sale (POS) Geld ausgetauscht wird, muss es ein zertifiziertes System durchlaufen, das den Verkauf erfasst und einen Zahlungsbeleg ausstellt.

Es gibt einige wenige Ausnahmen; aber sie sind begrenzt, spezifisch und streng überwacht. Hier sind die Situationen, in denen Unternehmen oder Verkäufer/innen keine zertifizierte Registrierkasse verwenden müssen.

Minimale Bargeld- und Kartenverkäufe

Wenn Ihr Gesamtumsatz niedrig genug ist, sind Sie möglicherweise befreit. Ab 2025 definiert Skatteverket „unbedeutende“ Umsätze als solche, die 235.200 schwedische Kronen (SEK), einschließlich Umsatzsteuer (USt.), pro Jahr nicht überschreiten. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, das nur wenige Zahlungen pro Jahr persönlich entgegennimmt und die Summe unter diesem Grenzbetrag bleibt, können Sie ohne Registrierkasse arbeiten. Wenn Sie aber regelmäßig verkaufen, auch bei kleinen Veranstaltungen, ist es unwahrscheinlich, dass diese Ausnahme zutrifft.

Sie können Ihr Unternehmen nicht zergliedern, um die Einhaltungspflicht zu umgehen. Wenn Ihr Gesamtumsatz (aller Unternehmensaktivitäten) den Grenzwert überschreitet, benötigen Sie für alle diese Aktivitäten – auch für kleine skalierte Marktverkäufe – eine zertifizierte Registrierkasse. Auch wenn Ihre Marktpräsenz auf wenige Samstage im Jahr beschränkt ist, müssen Ihre Marktumsätze über eine zertifizierte Registrierkasse erfasst werden, wenn Umsätze aus anderen Geschäftsbereichen den Grenzwert überschreiten.

Hobbyisten und Privatverkäufer/innen

Wenn Sie nicht als Unternehmen handeln, unterliegen Sie keiner Registrierkassenpflicht. So benötigen Privatpersonen, die gelegentlich persönliche Gegenstände verkaufen (z.B. nach dem Ausräumen ihres Dachbodens auf einem Flohmarkt), keine Registrierkasse; ebenso wenig ist eine solche Kasse bei temporären Verkäufen in begrenztem Umfang (z.B. Spendensammlungen von Schülerinnen und Schülern) erforderlich. Die primäre Frage ist, ob Sie eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder mit der Absicht arbeiten, Gewinn zu erzielen – auch ohne physischen Laden – gelten Sie als Unternehmen und diese Befreiungen gelten nicht mehr.

Selbstbedienungsverkauf

Wenn niemand physisch anwesend ist, um den Verkauf abzuwickeln, gilt die Registrierkassenregel nicht – unabhängig von dem Verkaufsbetrag. Beispielsweise ist ein Hofstand, an dem sich Kundinnen und Kunden das nehmen, was sie wollen, und Zahlung in einer Box hinterlegen, ausdrücklich von der Pflicht ausgenommen.

Rechnungsverkauf

Wenn Sie Kundinnen und Kunden Rechnungen stellen und keine persönlichen Zahlungen akzeptieren, müssen diese Umsätze nicht über eine Registrierkasse laufen. Dies gilt in manchen Fällen für B2B-Marktverkäufer, wenn Geschäfte auf einer Veranstaltung abgeschlossen werden, die Zahlung aber später per Rechnung abgewickelt wird. Wenn vor Ort kein Geld eingenommen wird und die Rechnung über Ihr Buchhaltungssystem verwaltet wird, ist keine Registrierkasse erforderlich.

Diese Ausnahme gilt nur, wenn es wirklich keine sofortige Zahlung gibt. Wenn eine Kundin/ein Kunde eine Karte oder Swish verwendet, um vor Ort zu bezahlen – auch wenn Sie später einen Zahlungsbeleg oder eine Zusammenfassung senden möchten – zählt das als POS-Transaktion und muss über die Registrierkasse laufen.

Besondere Ausnahmen

Es ist möglich, eine Ausnahme für Einzelpersonen zu beantragen, aber die Hürde hierfür ist relativ hoch. Skatteverket ermöglicht es Unternehmen, eine Ausnahme zu beantragen, wenn die Verwendung einer Registrierkasse unzumutbar wäre. Der Verkauf im Freien gilt ebenso wenig als triftiger Grund für eine Ausnahme wie eine fehlende Stromversorgung. Die Behörde setzt voraus, dass Sie sich anpassen – beispielsweise durch die Nutzung eines mobilen POS-Systems. Sofern Ihr Betrieb nicht sehr außergewöhnlich ist, sollten Sie davon ausgehen, dass die Standardregeln gelten.

Reichen mobile Kartenlesegeräte, um die Vorschriften für Registrierkassen zu erfüllen?

Ein mobiles POS – wie ein Tablet oder ein Kartenlesegerät – kann in Schweden als Registrierkasse gelten, aber nur, wenn das System insgesamt die von Skatteverket festgelegten spezifischen technischen Anforderungen erfüllt.

Ihre Konfiguration muss folgendermaßen aussehen, um in Schweden als zertifizierte Registrierkasse zu gelten:

• Manipulationssichere Speicherung der Daten mit einer zertifizierten Steuereinheit
  
• Ausstellen eines Zahlungsbelegs für jede Transaktion
  
• Konformität mit den Standards von Skatteverket laut Erklärung des Herstellers
  

Wenn Sie Kartenzahlungen auf Ihrem Telefon oder Tablet akzeptieren, bedeutet das nicht, dass Sie die Vorschriften einhalten. Entscheidend ist, wie diese Transaktionen erfasst und gesichert werden.

So sieht die Konfiguration einer zertifizierten Registrierkasse aus

In der Praxis umfasst eine konforme Registrierkasse zwei Kernkomponenten:

• Die erste ist ein POS-System, das Transaktionen verwaltet, den Bestand verfolgt und Belege ausstellt. Dabei kann es sich um eine Software-App handeln, die auf einem mobilen Gerät läuft.
  
• Die andere ist eine Steuereinheit, die jede Transaktion in einem manipulationssicheren Format erfasst. Dies kann physische Hardware oder ein cloudbasierter Dienst sein, sofern der Hersteller bestätigt hat, dass die Anforderungen von Skatteverket erfüllt sind.
  

In der Vergangenheit bedeutete dies, dass eine physische Registrierkasse benötigt wurde, die mit einer separaten Blackbox-ähnlichen Steuereinheit verbunden war. Cloudbasierte Steuereinheiten erfüllen jedoch zunehmend die gleiche Funktion und sind nun offiziell anerkannt, solange sie die Zertifizierung bestehen.

Worauf bei einer konformen Konfiguration zu achten ist

Wenn Sie ein mobiles POS-System verwenden oder bewerten, fragen Sie Folgendes:

• Verbindet sich das POS mit einer zertifizierten Steuereinheit, die entweder auf Hardware oder einer Cloud basiert?
  
• Erfasst das System automatisch Transaktionen in einem sicheren Format?
  
• Werden Belege automatisch ausgestellt?
  
• Haben Sie Ihr System bei Skatteverket angemeldet?
  

Wenn ein Teil dieser Kette fehlt, ist Ihre Konfiguration nicht konform.

Welche Risiken gibt es, wenn man auf einem schwedischen Markt keine zertifizierte Registrierkasse verwenden?

Der Verkauf ohne zertifizierte Registrierkasse ist ein ernstes Compliance-Problem, das tatsächliche Folgen hat. Markthändler/innen unterliegen der gleichen Kontrolle wie stationäre Einzelhändler und die Durchsetzungsmechanismen sind klar definiert und werden aktiv genutzt.

Das sind die Risiken bei Nichteinhaltung.

Geldstrafen

Skatteverket kann erstmalig Geldbußen von bis zu 12.500 SEK aussprechen, wenn Folgendes zutrifft:

• Sie haben keine zertifizierte Registrierkasse, wenn eine benötigt wird
  
• Sie haben das Gerät nicht richtig angemeldet
  
• Sie bieten Ihren Kundinnen/Kunden keine Belege an
  

Wenn Sie bereits mit einem Bußgeld belegt wurden und innerhalb eines Jahres wieder erwischt werden, verdoppelt sich die Gebühr auf 25.000 SEK. Dies kann die Nichteinhaltung teuer machen.

Prüfung durch die Steuerbehörde

Die Kassenregeln bestehen, um eine Nebenbuchhaltung zu verhindern. Die Umgehung des Systems lässt Skatteverket vermuten, dass Sie möglicherweise zu niedrige Einkünfte angeben.

Dieser Verdacht kann zu Folgendem führen:

• Prüfung Ihrer Geschäftsunterlagen und Buchhaltungspraktiken
  
• Strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung oder Bilanzfälschung
  

Bei nachgewiesenem Steuerbetrug können erhebliche Geldstrafen oder Gefängnisstrafen, je nach Schweregrad, verhängt werden. Der Reputations- und rechtliche Schaden übersteigt bei weitem den Aufwand, ein zertifiziertes System aufzubauen.

Unangekündigte Prüfungen

Skatteverket muss Sie nicht im Vorfeld darüber informieren, dass es Ihren Stand überprüfen wird und Märkte sind womöglich ein offensichtliches Ziel für unangekündigte Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften. Wenn Beamte eintreffen, können sie Folgendes tun:

• Testkäufe durchführen
  
• Sich nach Ihren Belegen und Ihrer Registrierkasse erkundigen
  
• Ihr Bargeld zählen und es mit Verkaufsunterlagen abgleichen
  
• Prüfen, ob jede Transaktion protokolliert wird
  

Wenn Sie die Vorschriften nicht einhalten, können Beamte Sie umgehend mit einer Geldstrafe belegen oder Sie auffordern, den Handel für den Tag einzustellen – insbesondere, wenn Sie keine gültigen Belege vorlegen können oder Ihre System nicht angemeldet ist. In schwerwiegenderen Fällen könnten Beamte Ihre Registrierkasse oder Ihre Dokumente im Rahmen einer Untersuchung beschlagnahmen.

Reputationsschaden

Sollten Marktverkäufer/innen gegen die Regeln verstoßen, könnten einige Veranstaltungen ihnen den Handel untersagen, um sich selbst vor einer verstärkten Prüfung durch Skatteverket zu schützen. Wenn Sie sich die Reputation erarbeitet haben, dass Sie Vorschriften nicht einhalten, wird Ihnen womöglich der Zugang zu einigen lukrativeren oder bekannteren Märkten in Schweden vollständig untersagt.

Viele schwedische Kundinnen/Kunden erwarten auch, dass ihnen ein Zahlungsbeleg angeboten wird – selbst an einem kleinen Stand im Freien. Wenn Sie nicht in der Lage (oder nicht willens) sind, einen Beleg bereitzustellen, signalisiert dies der Kundin/dem Kunden, dass Ihr Unternehmen möglicherweise nicht vertrauenswürdig ist. Das Reputationsrisiko mag zwar weniger schwerwiegend erscheinen als die rechtlichen Folgen, kann Sie aber dennoch Kundinnen/Kunden kosten.

Wie meldet man eine Registrierkasse zur vorübergehenden Nutzung auf dem Markt an?

Sie müssen Ihre Registrierkasse bei Skatteverket anmelden, bevor Sie sie verwenden können. Sie müssen zudem auf Ausfälle vorbereitet sein und Aufzeichnungen führen. So bereiten Sie Ihre Konfiguration für den geschäftlichen Betrieb vor.

Anmelden Ihrer Registrierkasse

Wenn Ihr Unternehmen den Registrierkassenvorschriften unterliegt, müssen Sie Ihre Registrierkasse vor der Verwendung für den Verkauf bei Skatteverket anmelden.

Reporting verknüpft die spezifische Registrierkasse und Steuereinheit mit Ihrem Unternehmen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie von einem festen Standort oder einem Klapptisch auf einem Straßenmarkt aus verkaufen. Sie können Ihre Registrierkasse schnell über den E-Service von Skatteverkets anmelden.

Sobald Sie Ihre Konfiguration gemeldet haben, bestätigt Skatteverket den Eingang innerhalb einer Woche und sendet Ihnen in der Regel innerhalb eines Monats eine Bescheinigung über die Registrierung zu. Bewahren Sie das Zertifikat griffbereit auf. Wenn Steuerprüfer Ihren Stand besuchen, verlangen sie vielleicht, dass Sie es vorlegen.

Wenn Sie Ihre Registrierkasse austauschen oder gar nicht mehr verwenden (z.B. wenn Sie den Marktverkauf einstellen oder auf Zahlung ausschließlich über Rechnung umstellen), müssen Sie diese Änderung innerhalb von zwei Wochen an Skatteverket melden.

Einrichtung Ihrer Registrierkasse

Verkaufen von einem temporären Standort aus bedeutet, dass Sie dafür verantwortlich sind, dass Ihre Registrierkasse funktioniert – unabhängig von der Umgebung. Skatteverket erwartet, dass Sie entsprechend planen.

Stromversorgung

Wenn es am Veranstaltungsort keine Stromversorgung gibt, müssen Sie Ihre eigene Quelle mitbringen, wie z.B.:

• Ein batteriebetriebenes POS-Gerät
  
• Ein externer Akkupack
  
• Ein tragbarer Generator
  

Sie müssen keine Backup-Registrierkasse mitbringen, aber Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Hauptsystem den ganzen Tag funktioniert. Fehlender Strom gilt nicht als valide Entschuldigung für die Nichteinhaltung.

Internet

Wenn Ihr POS-System auf eine Internetverbindung angewiesen ist (z.B. ein cloudbasiertes Steuergerät, ein Belegdrucker), müssen Sie sicherstellen, dass Sie Offline-Funktionen in Ihrer POS-App haben oder einen mobilen Datentarif oder Hotspot als Backup nutzen können. Sie sind nicht aufgrund von Verbindungsproblemen von den Vorschriften für Registrierkassen befreit.

Ihre Registrierkasse vor Ort nutzen

Auch nach der Konfiguration kommt es auf den richtigen Gebrauch an. Prüfer überprüfen auch kleine Details. Sie müssen für jede Transaktion entweder einen Zahlungsbeleg in Papierform oder digital vorlegen, auch wenn die Kundin/der Kunde dies ablehnt; auf dem Zahlungsbeleg muss die verwendete Zahlungsmethode angegeben sein. Ihr System sollte auch Z-Berichte (Tagesabschlusszusammenfassungen) erstellen. Sie müssen diese Berichte – zusammen mit all Ihren Buchhaltungsunterlagen – [mindestens sieben Jahre] aufbewahren (https://skatteverket.se/servicelankar/otherlanguages/inenglishengelska/businessesandemployers/nonswedishbusinesseswithoperationsinsweden/bookkeeping.4.676f4884175c97df4191768.html?q%252525252525253D600%252525252525252Baud%252525252525252Bto%252525252525252Beuro%252525252525252B%25252525252525257C%252525252525252BBityard.com%252525252525252BAave%252525252525252BToken%25253Dundefined%252526bokforing%25253Dutlandska-juridiska-personer%253Dundefined%2526bokforing%253Dutlandska-juridiska-personer).

Wenn Ihre Registrierkasse kaputt geht und Sie sie nicht am selben Tag reparieren können, müssen Sie den Vorfall Skatteverket melden. Während dieser Zeit dürfen Sie weiterhin Handel betreiben, müssen jedoch entweder Rechnungen für jede Transaktion ausstellen oder jeden Verkauf manuell in einem speziellen Kassenbuch oder Hauptbuch protokollieren und den Kundinnen/Kunden handschriftliche Belege anbieten. Sie dürfen diese Umsätze später nicht mehr in die Registrierkasse eingeben. Diese manuell protokollierten Verkäufe werden Teil Ihrer offiziellen Unterlagen und müssen entsprechend gespeichert werden.