Se você vender mercadorias em mercados na Suécia, mesmo em meio período, você está operando em um ambiente altamente regulamentado. Novos e experientes comerciantes podem muitas vezes entender mal as regras específicas sobre caixas registradoras. Você precisa saber o que conta como uma configuração compatível, se vendas ocasionais em pop-up estão isentas e se o tipo de pagamentos que você aceita afeta algo. Errar essas perguntas pode levar a multas e outras consequências.

Abaixo está uma explicação detalhada das regulamentações de caixas registradoras na Suécia e como seguir seus requisitos.

O que há neste artigo?

• O que é comércio em praça de mercado na Suécia?
  
• Quando uma caixa registradora é necessária para o comércio de mercado?
  
• Os leitores de cartão em dispositivos móveis são suficientes para atender às regras de caixa registradora?
  
• Quais são os riscos de não usar uma caixa registradora certificada em um mercado sueco?
  
• Como você reporta uma caixa registradora para uso temporário no mercado?
  

O que é comércio em praça de mercado na Suécia?

Na Suécia, vender bens em espaços públicos em vez de em uma loja permanente é considerado "comércio em praça de mercado." Esses espaços incluem barracas de rua, mercados ao ar livre, feiras de antiguidades, feiras sazonais, festivais e eventos temporários. Se você montar um estande em qualquer um desses locais, será considerado um operador de mercado.

Quando uma caixa registradora é necessária para comércio de mercado?

Na Suécia, se você administra uma empresa e recebe pagamentos pessoalmente, o Skatteverket (Agência Tributária Sueca) exige que você use uma caixa registradora certificada. Isso se aplica igualmente a lojas tradicionais e comerciantes de mercado que vendem em estandes, feiras, festivais e barracas de rua.

Aceitar pagamentos com cartão ou dispositivos móveis não muda isso. As regras fiscais suecas tratam pagamentos com cartão e Swish (o sistema de pagamento móvel) da mesma forma que dinheiro quando se trata de requisitos de caixa registradora. Se o dinheiro for trocado no ponto de venda (POS), precisa passar por um sistema certificado que registre a venda e emita um recibo.

Dito isso, existem algumas isenções restritas; mas são limitadas, específicas e monitoradas de perto. Aqui estão as situações em que uma empresa ou vendedor não precisa usar uma caixa registradora certificada.

Vendas mínimas em dinheiro e cartão

Se sua receita total for baixa o suficiente, você pode estar isento. A partir de 2025, o Skatteverket define vendas "insignificantes" como aquelas que não excedem 235.200 coroas suecas (SEK), incluindo imposto sobre valor agregado (IVA), por ano. Se você está administrando uma pequena empresa que recebe apenas alguns pagamentos pessoalmente a cada ano e o total permanece abaixo desse limite, você pode operar sem uma caixa registradora. Mas se você é um vendedor regular, mesmo em pequenos eventos, é improvável que essa isenção se aplique.

Você também não pode segmentar sua empresa para evitar conformidade. Se suas vendas totais (em todas as atividades comerciais) excederem o limite de isenção, então todas essas atividades, incluindo vendas em pequena escala no mercado, exigirão uma caixa registradora certificada. Mesmo que sua presença no mercado esteja restrita a apenas alguns sábados a cada ano, suas vendas no mercado devem ser registradas através de uma caixa registradora aprovada quando as vendas de outras partes do negócio excederem o limite.

Amadores e vendedores particulares

Se você não está operando como uma empresa, você não está sujeito aos requisitos de caixa registradora. Por exemplo, pessoas físicas que vendem casualmente itens pessoais (por exemplo, limpando o sótão em um mercado de antiguidade) não precisam de uma caixa registradora; o mesmo vale para vendas temporárias com escopo limitado (por exemplo, arrecadação de fundos feita por estudantes). A questão principal é se você está envolvido em atividade econômica. Se você está registrado para IVA ou opera com a intenção de obter lucro, mesmo sem uma loja física, você é considerado uma empresa, e essas isenções não se aplicam mais.

Vendas de autoatendimento

Se ninguém estiver fisicamente presente para gerenciar as vendas, a regra da caixa registradora não se aplica, independentemente do valor vendido. Por exemplo, uma barraca de fazenda onde os clientes pegam o que querem e deixam o pagamento em uma caixa está explicitamente excluída do requisito.

Vendas faturadas

Se você emitir a fatura aos clientes em vez de receber o pagamento pessoalmente, essas vendas não precisarão passar por uma caixa registradora. Isso às vezes se aplica a vendedores de mercado B2B, quando negócios são feitos em um evento, mas o pagamento é feito por fatura posteriormente. Se nenhum dinheiro for recebido no local e a fatura for gerenciada através do seu sistema contábil, um registro não é necessário.

Essa isenção funciona apenas se não houver realmente um pagamento imediato. Se um cliente usar um cartão ou Swish para pagar no local, mesmo que você planeje enviar um recibo ou resumo mais tarde, isso conta como uma transação POS e deve passar pela caixa registradora.

Isenções especiais

É possível solicitar uma isenção individual, mas não é fácil se qualificar. O Skatteverket permite que as empresas solicitem uma isenção caso o uso de uma caixa registradora não seja razoável. Vender ao ar livre não é considerado um motivo válido para uma isenção, nem a falta de eletricidade. A agência espera que você se adapte,por exemplo, usando um sistema POS para dispositivos móveis. A menos que sua operação seja altamente incomum, você deve assumir que as regras padrão se aplicam.

Os leitores de cartão em dispositivos móveis são suficientes para atender às regras de caixa registradora?

Um sistema POS móvel, como um tablet ou um leitor de cartão, pode se qualificar como uma caixa registradora na Suécia, mas apenas se o sistema como um todo atender aos requisitos técnicos específicos estabelecidos pelo Skatteverket.

Para se qualificar como uma caixa registradora compatível na Suécia, sua configuração deve:

• Armazenar os dados de forma inviolável usando uma unidade de controle certificada
  
• Emitir um recibo para cada transação
  
• Ser declarada como compatível sob os padrões do Skatteverket pelo fabricante
  

Simplesmente aceitar pagamentos com cartão no seu telefone ou tablet não significa que você está em conformidade. O que importa é como essas transações são registradas e protegidas.

Como é uma configuração de caixa registradora certificada

Em termos práticos, uma caixa registradora em conformidade envolve dois componentes principais:

• Um é um sistema POS que lida com transações, rastreia o inventário e emite rendimentos. Isso pode ser um aplicativo de software que roda em um dispositivo móvel.
  
• O outro é uma unidade de controle que registra cada transação em um formato inviolável. Isso pode ser hardware físico ou um serviço baseado em nuvem, desde que o fabricante tenha certificado que atende aos requisitos do Skatteverket.
  

Historicamente, isso significava que você precisava ter uma caixa registradora física conectada a uma unidade de controle separada do tipo caixa preta. Mas as unidades de controle baseadas em nuvem estão cada vez mais cumprindo a mesma função e agora são oficialmente reconhecidas, desde que passem na certificação.

O que procurar em uma configuração em conformidade

Se você está usando ou avaliando um sistema POS móvel, pergunte o seguinte:

• O sistema POS se conecta a uma unidade de controle certificada, construída em hardware ou na nuvem?
  
• O sistema registra automaticamente transações em um formato seguro?
  
• Os recibos são emitidos automaticamente?
  
• Você reportou seu sistema ao Skatteverket?
  

Se qualquer parte dessa cadeia estiver faltando, sua configuração não está em conformidade.

Quais são os riscos de não usar uma caixa registradora certificada em um mercado sueco?

Vender sem uma caixa registradora certificada é um sério problema de conformidade com consequências reais. Os comerciantes de mercado estão sujeitos à mesma fiscalização que os varejistas físicos, e os mecanismos de aplicação são bem definidos e usados ativamente.

Aqui estão os riscos de não conformidade.

ultas

O Skatteverket pode emitir multas de até 12.500 SEK na primeira tentativa se:

• Você não tiver uma caixa registradora certificada quando for necessário
  
• Você não tiver registrado o dispositivo corretamente
  
• Você não estiver oferecendo recibos aos clientes
  

Se você já foi multado anteriormente e for pego novamente dentro de um ano, a tarifa dobra para 25.000 SEK. Isso pode tornar a não conformidade cara.

Fiscalização da agência tributária

As regras da caixa registradora existem para evitar vendas não registradas. Ignorar o sistema sugere ao Skatteverket que você pode estar subreportando a renda.

Essa suspeita pode levar a:

• Auditorias em seus registros empresariais e práticas de contabilidade
  
• Investigações criminais por evasão fiscal ou fraude contábil
  

As penalidades por fraude fiscal comprovada podem incluir multas substanciais ou prisão, dependendo da gravidade. Os danos legais e à reputação superam em muito o incômodo de configurar um sistema certificado.

Inspeções sem aviso prévio

O Skatteverket não precisa avisá-lo antes de inspecionar sua barraca, e os mercados podem ser um alvo óbvio para verificações de conformidade sem aviso prévio. Quando os oficiais chegarem, eles podem:

• Realizar compras teste
  
• Pedir para ver seus recibos e caixa registradora
  
• Contar seu dinheiro e compará-lo com os registros de vendas
  
• Confirmar se cada transação está sendo registrada
  

Se você não estiver em conformidade, os oficiais podem multá-lo imediatamente ou pedir que você pare de vender por um dia, especialmente se você não puder apresentar recibos válidos ou se seu equipamento não estiver registrado. Em casos mais sérios, os oficiais podem apreender sua caixa registradora ou documentos como parte de uma investigação.

Danos à reputação

Se um vendedor de mercado for encontrado quebrando as regras, alguns eventos podem bani-los para se proteger de um aumento na fiscalização do Skatteverket. Se você desenvolver uma reputação de não conformidade, pode perder o acesso a alguns dos mercados mais lucrativos ou de alto perfil da Suécia.

Muitos clientes suecos também esperam receber um recibo, mesmo em uma pequena barraca ao ar livre. Se você não puder (ou não quiser) fornecer um, isso sinaliza ao cliente que seu negócio pode não ser confiável. Embora o risco à reputação possa parecer menos grave do que as consequências legais, ainda pode custar clientes.

Como você reporta uma caixa registradora para uso temporário no mercado?

Você precisa reportar sua caixa registradora ao Skatteverket antes de usá-la, e também precisa estar preparado para lidar com interrupções e manter registros. Aqui está como preparar sua configuração para os negócios.

Reportar sua caixa registradora

Se sua empresa está sujeita às regulamentações da caixa registradora, você deve reportar sua registradora ao Skatteverket antes de usá-la para vendas.

Reportar vincula a registradora específica e a unidade de controle à sua empresa. Isso é verdade tanto se você negocia em um local fixo quanto em uma mesa dobrável em um mercado de rua. Você pode reportar sua registradora rapidamente via e-services do Skatteverket.

Uma vez que você tenha reportado sua configuração, o Skatteverket confirmará o recebimento dentro de uma semana e enviará um certificado de registro, geralmente dentro de um mês. Mantenha o certificado disponível. Se os inspetores fiscais visitarem sua barraca, eles podem pedir para vê-lo.

Se você substituir sua caixa registradora ou parar de usar uma completamente (por exemplo, se você parar as vendas no mercado ou mudar para faturamento apenas), você deve reportar a mudança ao Skatteverket dentro de duas semanas.

Configurar sua caixa registradora

Vender de uma configuração temporária significa que você é responsável por fazer sua caixa registradora funcionar, independentemente do ambiente. O Skatteverket espera que você planeje adequadamente.

Energia

Se o local não fornecer eletricidade, você deve trazer sua própria fonte de energia, como:

• Um dispositivo POS alimentado por bateria
  
• Um pacote de bateria externo
  
• Um gerador portátil
  

Você não é obrigado a trazer uma registradora de backup, mas deve garantir que seu sistema principal funcione o dia todo. A falta de energia não é considerada uma desculpa válida para a não conformidade.

Internet

Se o seu sistema de POS depende de uma conexão com a internet (por exemplo, uma unidade de controle baseada em nuvem, uma impressora de recibos), certifique-se de ter a funcionalidade offline incorporada ao seu aplicativo de POS ou um plano de dados móveis ou ponto de acesso como backup. Problemas de conectividade não o isentam das regras da caixa registradora.

Usar sua caixa registradora no local

Mesmo após a configuração, o uso adequado é importante. Os inspetores verificam pequenos detalhes também. Você deve produzir um recibo em papel ou digital para cada transação, mesmo que o cliente recuse, e o recibo deve mostrar o método de pagamento utilizado. Seu sistema também deve produzir relatórios Z (resumos de fim de dia). Você deve manter esses relatórios, junto com todos os seus registros contábeis, por pelo menos sete anos.

Se a sua caixa registradora quebrar e você não conseguir consertá-la no mesmo dia, deve relatar o incidente ao Skatteverket. Você ainda pode comercializar durante esse tempo, mas deve emitir faturas para cada transação ou registrar manualmente cada venda em um livro de recibos ou livro razão dedicado e oferecer recibos manuscritos aos clientes. Você não deve inserir essas vendas na caixa registradora mais tarde. Essas vendas registradas manualmente tornam-se parte de seus registros oficiais e devem ser salvas adequadamente.