El impuesto sobre las ventas en EE. UU. parece un sistema único, pero en realidad son muchos sistemas superpuestos. Cada estado tiene sus propias tarifas, umbrales, exenciones y calendarios de presentación, y las empresas que venden entre estados deben determinar para cada uno cuándo y cómo se aplica el impuesto sobre las ventas. La idea del nexo económico es fundamental aquí: es un estándar jurídico utilizado para determinar cuándo una empresa debe cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en un estado, incluso sin presencia física.

A continuación, explicaremos cuándo es obligatorio el impuesto sobre las ventas, cómo funciona el nexo, qué productos y compradores están exentos y qué ocurre si has estado cobrándolo de forma incorrecta.

Destacados

• Las leyes de nexo económico implican que vender en un estado puede ser suficiente para crear una obligación fiscal; no se requiere presencia física.

• Las exenciones del impuesto sobre las ventas se aplican a productos y compradores específicos y varían según el estado.

• Las empresas que descubran incumplimientos pasados deben seguir una ruta estructurada a través de acuerdos de divulgación voluntaria.

¿Cuándo es obligatorio el impuesto sobre las ventas?

En EE. UU., no existe un impuesto sobre las ventas federal. Se administra principalmente a nivel estatal y 45 estados más Washington DC lo aplican. Los cinco estados sin impuesto sobre las ventas son Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón, aunque Alaska sí permite a las jurisdicciones locales imponer sus propios impuestos.

El impuesto sobre las ventas es obligatorio cuando tienes nexo en un estado. Hay dos tipos principales de nexo:

• Nexo físico: si tienes una oficina, un almacén, un empleado o inventario en un estado, tienes nexo físico en él. Este era el único criterio que importaba hasta 2018.

• Nexo económico: la sentencia de Dakota del Sur contra Wayfair del Tribunal Supremo de EE. UU. permite a los estados exigir a los vendedores de fuera del estado que cobren el impuesto sobre las ventas basándose únicamente en el volumen de ventas, sin necesidad de presencia física. Desde entonces, todos los estados con impuesto sobre las ventas han aprobado leyes de nexo económico, siendo el umbral más común $100.000 en ventas o 200 transacciones en un estado dentro de un año natural.

A continuación, se presentan otras cuestiones:

• Centros de gestión logística: el uso de un servicio de gestión logística de terceros crea nexo físico en los estados donde se encuentren esos almacenes, aunque nunca hayas estado allí.

• Representantes de ventas y contratistas: que alguien trabaje en tu nombre en un estado, incluso a tiempo parcial o con contrato, puede crear nexo dependiendo de la naturaleza de su trabajo.

• Ferias comerciales: asistir y vender en una feria comercial puede crear nexo en algunos estados, incluso para un único evento.

¿Cuáles son los requisitos de registro para el impuesto sobre las ventas?

Antes de poder cobrar legalmente el impuesto sobre las ventas en un estado, debes registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en la autoridad fiscal de ese estado. El proceso de registro varía según el estado, pero la información requerida es coherente:

• Identificación de la empresa: tu número de identificación del empleador (EIN), el nombre legal de la empresa y el tipo de entidad.

• Dirección de la empresa: tu sede principal y cualquier ubicación dentro del estado.

• Código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS): la clasificación sectorial de tu empresa.

• Volumen de ventas mensual estimado: previsiones de ventas en ese estado.

• Fecha de inicio: cuándo esperas empezar a realizar ventas sujetas a impuestos.

Por lo general, los estados te permiten registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en línea a través de sus portales del departamento de ingresos. Algunos cobran una pequeña comisión de registro, que oscila entre $10–$100. Tras el registro, recibirás un permiso de impuesto sobre las ventas (a veces denominado permiso de vendedor o certificado de autorización) y una frecuencia de presentación (mensual, trimestral o anual, según tu volumen de ventas o la responsabilidad fiscal esperada en ese estado). Si te estás registrando en varios estados a la vez, el programa Streamlined Sales Tax (SST) ofrece un proceso de registro único que abarca 23 estados miembro, más Tennessee como miembro asociado que está trabajando en la adopción plena.

Hay algo que puede sorprender a las empresas: Alabama, Colorado, Georgia, Kentucky, Luisiana, Oklahoma, Pensilvania, Rhode Island, Dakota del Sur, Tennessee, Vermont y Washington tienen un requisito de «aviso e informe» para los vendedores que no alcanzan el umbral del nexo económico. En lugar de cobrar el impuesto, estás obligado a comunicar la información del comprador al estado y a avisar a los clientes que podrían adeudar el impuesto sobre el uso.

¿Cuáles son las excepciones y las exenciones basadas en umbrales para el impuesto sobre las ventas?

No todo lo que vendes está sujeto a impuestos y las exenciones dependen del estado. Equivocarse en cualquiera de los dos sentidos tendrá un coste.

Exenciones por producto

Los productos de alimentación están exentos o tienen un tipo reducido en todos los estados excepto en Hawái, Idaho, Mississippi y Dakota del Sur. La definición de «productos de alimentación» varía, pues los dulces y los refrescos quedan excluidos con frecuencia. Los medicamentos con receta están exentos en prácticamente todos los estados excepto en Illinois, que aplica un tipo reducido del 1 %, y en Hawái y Carolina del Sur, donde los medicamentos con receta vendidos a centros médicos y hospitales pueden estar sujetos a impuestos. La ropa está exenta en Minnesota, Nueva Jersey, Pensilvania y Vermont (con algunas condiciones), pero está sujeta a impuestos en otros estados. Los equipos agrícolas y la maquinaria de fabricación suelen estar exentos para evitar el pago de impuestos sobre los insumos empresariales.

Exenciones por comprador

Si un comprador presenta un certificado de reventa válido, no cobras el impuesto sobre las ventas. En su lugar, el comprador lo cobrará cuando venda al cliente final. Las entidades sin ánimo de lucro con estatus 501(c)(3) pueden adquirir artículos y servicios libres de impuestos, pero deben proporcionar un certificado de exención válido que debe archivarse. Aceptar un certificado no válido transfiere la responsabilidad a tu empresa, por lo que la verificación es necesaria.

Umbrales para el pequeño comercio

Hasta que superes el umbral de nexo económico de un estado, no tienes ninguna obligación de cobrar el impuestos allí. Por ejemplo, una empresa que genera 80.000 dólares en ventas anuales en Texas no ha superado el umbral de $500.000 establecido para vendedores remotos y no debe nada. Pero la empresa debería hacer un seguimiento de esa cifra, porque el umbral puede alcanzarse rápidamente. Una vez que lo superas, el registro y el cobro son obligatorios a partir de ese momento, no de forma retroactiva.

¿Cuáles son los errores más comunes al cobrar el impuesto sobre las ventas?

Por lo general, los errores en el impuesto sobre las ventas provienen del mismo tipo de descuidos. Ten en cuenta lo siguiente.

Asumir que la presencia física es el único desencadenante del nexo

El nexo económico es la fuente más probable de obligaciones para las empresas online en crecimiento. Si vendes a nivel nacional y asumes que solo debes impuestos en tu estado de origen, probablemente te equivocas.

Aplicar la tarifa incorrecta

Utilizar la tarifa base en lugar de la tarifa combinada (estatal más local) es un error habitual. En Luisiana, donde las tarifas combinadas son de una media del 10,11 %, la diferencia es significativa. Herramientas como la calculadora del impuesto sobre las ventas de Stripe pueden ayudarte a obtener la tarifa correcta para cada transacción según la dirección del comprador.

No cobrar el impuesto sobre productos digitales

Muchas empresas asumen erróneamente que el software o las descargas digitales no están sujetas a impuestos. Si lo están o no depende del estado.

No validar los certificados de exención

Aceptar un certificado es necesario pero insuficiente. Debes verificar que sea del estado correcto, que cubra los productos adecuados y que no haya caducado. Alabama, Arizona, California, Colorado, Connecticut, Florida, Kentucky, Luisiana, Maryland, Misuri, Nevada, Nueva York, Pensilvania, Rhode Island y Washington exigen su renovación periódica.

No cumplir los plazos de presentación

Cada estado gestiona su propio calendario. Una empresa con nexo en 15 estados puede tener declaraciones con vencimiento en fechas diferentes a lo largo del mes. La presentación tardía suele generar penalizaciones automáticas e intereses.

No realizar un seguimiento en tiempo real de los umbrales de nexo

Una empresa puede superar un umbral de nexo económico a mitad de año y no darse cuenta hasta el año siguiente, momento en el que ya se habrán acumulado varios meses de impuestos no cobrados.

¿Qué ocurre si no cobras el impuesto sobre las ventas cuando es obligatorio?

Todos los estados con impuesto sobre las ventas pueden auditar a vendedores remotos. Tras la sentencia de Dakota del Sur contra Wayfair, algunos han redoblado agresivamente esos esfuerzos. Los estados pueden evaluar el importe total del impuesto no cobrado, más los intereses acumulados desde la fecha de vencimiento original, y también se pueden añadir penalizaciones por pago tardío a tu factura fiscal.

Si descubres un incumplimiento pasado, casi todos los estados ofrecen un acuerdo de divulgación voluntaria (VDA, por sus siglas en inglés) como vía de resolución. Te presentas voluntariamente, pagas los impuestos atrasados y las penalizaciones reducidas y empiezas de cero. El período de revisión suele ser de tres a cuatro años en lugar del plazo de prescripción completo. La Comisión Fiscal Multiestatal gestiona un programa que permite a las empresas presentar el VDA simultáneamente en varios estados.

Si has estado cobrando de menos a tus clientes por no recaudar el impuesto aplicable, no puedes facturarles de manera retroactiva. La resolución práctica suele ser que la empresa absorba los impuestos atrasados adeudados.

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