Die Sales Tax wirkt in den USA wie ein einheitliches System, besteht aber in Wirklichkeit aus vielen sich überschneidenden Systemen. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Sätze, Schwellenwerte, Ausnahmen und Zeitpläne für die Einreichung. Unternehmen, die über die Grenzen von Bundesstaaten hinweg verkaufen, müssen für jeden Bundesstaat ermitteln, wann und wie die Sales Tax angewendet wird. Die Idee des wirtschaftlichen Nexus ist hier zentral: Es handelt sich um einen rechtlichen Standard, der verwendet wird, um zu ermitteln, wann ein Unternehmen die Sales Tax in einem Bundesstaat erheben und abführen muss, auch wenn keine physische Präsenz besteht.

Im Folgenden erklären wir, wann die Sales Tax verpflichtend ist, wie der Nexus funktioniert, welche Produkte und Käufer/innen ausgenommen sind und was passiert, wenn Sie die Steuern falsch erhoben haben.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus bedeuten, dass der Verkauf in einen Bundesstaat ausreichen kann, um eine Steuerpflicht zu begründen; es ist keine physische Präsenz erforderlich.

• Für bestimmte Produkte und Käufer/innen gelten Ausnahmen von der Sales Tax und diese variieren je nach Bundesstaat.

• Unternehmen, die Verstöße in der Vergangenheit feststellen, haben durch freiwillige Offenlegungsvereinbarungen einen strukturierten Weg für das weitere Vorgehen.

Wann wird die Sales Tax verpflichtend?

In den USA gibt es keine bundesweite Sales Tax. Sie wird hauptsächlich auf Bundesstaatenebene verwaltet, wobei 45 Bundesstaaten und Washington, D.C. eine solche erheben. Die fünf Bundesstaaten ohne Sales Tax sind Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon, obwohl Alaska es lokalen Gerichtsbarkeiten erlaubt, eigene Steuern zu erheben.

Die Sales Tax wird verpflichtend, sobald Sie einen Nexus in einem Bundesstaat haben. Es gibt zwei Hauptarten von Nexus:

• Physischer Nexus: Wenn Sie ein Büro, ein Lager, einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin oder Inventar in einem Bundesstaat haben, haben Sie dort einen physischen Nexus. Dies war der einzige Standard, der bis ins Jahr 2018 ausschlaggebend war.

• Wirtschaftlicher Nexus: Die Entscheidung des US Supreme Court South Dakota v. Wayfair ermöglicht es Bundesstaaten, von Verkäufern/Verkäuferinnen außerhalb des Bundesstaates zu verlangen, dass sie die Sales Tax rein auf Grundlage des Umsatzvolumens erheben, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist. Jeder Bundesstaat mit einer Sales Tax hat seitdem Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus erlassen, wobei der häufigste Schwellenwert bei 100.000 $ Umsatz oder 200 Transaktionen in einem Bundesstaat innerhalb eines Kalenderjahres liegt.

Hier sind einige weitere Besonderheiten, die zu beachten sind:

• Logistikzentren: Die Nutzung eines Logistikdienstes von Drittanbietern schafft einen physischen Nexus in den Bundesstaaten, in denen sich diese Lager befinden, selbst wenn Sie sich dort noch nie aufgehalten haben.

• Vertriebsmitarbeiter/innen und Auftragnehmer/innen: Wenn jemand in Ihrem Namen in einem Bundesstaat arbeitet, auch in Teilzeit oder auf Vertragsbasis, entsteht womöglich je nach Art der Tätigkeit ein Nexus.

• Messen: Die Teilnahme und der Verkauf auf einer Messe kann einen Nexus schaffen, selbst wenn es sich nur um eine einzige Veranstaltung handelt.

Was sind die Anforderungen an die Registrierung für die Sales Tax?

Bevor Sie in einem Bundesstaat rechtmäßig die Sales Tax erheben können, müssen Sie sich bei der Steuerbehörde dieses Bundesstaates für eine Sales Tax-Genehmigung registrieren. Der Prozess der Registrierung unterscheidet sich je nach Bundesstaat, aber die erforderlichen Informationen sind dieselben:

• Unternehmensidentifikation: Ihre Employer Identification Number (EIN), Ihr rechtsgültiger Unternehmensname und Ihre Unternehmensform.

• Unternehmensadresse: Ihr Hauptgeschäftssitz und alle Standorte im Bundesstaat.

• North American Industry Classification System (NAICS)-Code: Die Branchenklassifizierung für Ihr Unternehmen.

• Geschätztes monatliches Umsatzvolumen: Umsatzprognosen für diesen Bundesstaat.

• Startdatum: Wann Sie voraussichtlich mit steuerpflichtigen Verkäufen beginnen.

In der Regel können Sie sich in den Bundesstaaten online über die Portale ihres Department of Revenue für eine Sales Tax-Genehmigung registrieren. Einige erheben eine kleine Gebühr für die Registrierung, die zwischen 10 $ und 100 $ liegt. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Sales Tax-Genehmigung (manchmal auch als Verkäufererlaubnis oder Certificate of Authority bezeichnet) und eine Vorgabe zur Einreichungsfrequenz (monatlich, vierteljährlich oder jährlich, basierend auf Ihrem Umsatzvolumen oder der erwarteten Steuerpflicht in dem jeweiligen Bundesstaat). Wenn Sie sich in mehreren Bundesstaaten gleichzeitig registrieren, bietet das Streamlined Sales Tax-Programm (SST) einen zentralen Registrierungsprozess, der 23 Mitgliedsstaaten abdeckt – plus Tennessee als assoziiertes Mitglied, das derzeit eine vollständige Einführung des Programms anstrebt.

Unternehmen können womöglich von einer Sache überrascht werden: Alabama, Colorado, Georgia, Kentucky, Louisiana, Oklahoma, Pennsylvania, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Vermont und Washington haben eine Benachrichtigungs- und Meldepflicht für Verkäufer/innen unterhalb des Schwellenwerts für den wirtschaftlichen Nexus. Anstatt Steuern zu erheben, müssen Sie dem Bundesstaat Informationen zu den Käuferinnen und Käufern melden und Kundinnen und Kunden darüber benachrichtigen, dass sie möglicherweise Use Tax zahlen müssen.

Welche Befreiungen und schwellenwertbasierten Befreiungen gelten für die Sales Tax?

Nicht alles, was Sie verkaufen, ist steuerpflichtig, und die Befreiungen hängen vom jeweiligen Bundesstaat ab. Fehler – egal in welche Richtung – können Sie teuer zu stehen kommen.

Produktausnahmen

Lebensmittel sind in allen Bundesstaaten außer Hawaii, Idaho, Mississippi und South Dakota von der Steuer befreit oder werden mit einem ermäßigten Steuersatz besteuert. Die Definition von „Lebensmitteln“ variiert; Süßigkeiten und Limonade sind häufig ausgeschlossen. Verschreibungspflichtige Medikamente sind in fast allen Bundesstaaten steuerbefreit, außer in Illinois, wo ein ermäßigter Steuersatz von 1 % gilt, sowie in Hawaii und South Carolina, die beide Steuern auf verschreibungspflichtige Medikamente erheben können, die an medizinische Einrichtungen und Krankenhäuser verkauft werden. Kleidung ist in Minnesota, New Jersey, Pennsylvania und Vermont (unter bestimmten Bedingungen) von der Steuer befreit, in anderen Bundesstaaten fallen hierfür jedoch Steuern an. Landwirtschaftliche Geräte und Produktionsmaschinen sind häufig von der Steuer befreit, um die Besteuerung von Betriebsmitteln zu vermeiden.

Ausnahmen für Käufer/innen

Wenn ein Käufer/eine Käuferin ein gültiges Wiederverkaufszertifikat vorlegt, erheben Sie keine Sales Tax. Stattdessen wird der Käufer/die Käuferin diese erheben, wenn er oder sie an den Kunden/die Kundin verkauft. Gemeinnützige Organisationen mit dem Status 501(c)(3) können oft steuerpflichtige Artikel und Dienstleistungen steuerfrei erwerben, müssen jedoch ein gültiges Befreiungszertifikat vorlegen, das aufbewahrt werden muss. Die Annahme eines ungültigen Zertifikats verlagert die Haftung auf Ihr Unternehmen, weshalb eine Überprüfung erforderlich ist.

Schwellenwerte für kleine Handelsunternehmen

Solange Sie den Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus eines Bundesstaates nicht überschreiten, sind Sie nicht verpflichtet, dort Steuern zu erheben. Ein Unternehmen, das beispielsweise in Texas einen Jahresumsatz von 80.000 USD erzielt, hat den für Fernverkäufer/innen festgelegten Schwellenwert von 500.000 USD nicht überschritten und schuldet nichts. Das Unternehmen sollte diese Zahl jedoch im Auge behalten, da der Schwellenwert schnell erreicht werden kann. Sobald Sie diesen überschreiten, sind die Registrierung und die Erhebung für die Zukunft verpflichtend, nicht jedoch rückwirkend.

Was sind häufige Fehler beim Erheben der Sales Tax?

In der Regel resultieren Fehler bei der Sales Tax aus den gleichen Versäumnissen. Behalten Sie Folgendes im Hinterkopf.

Die Annahme, dass die physische Präsenz der einzige Auslöser für einen Nexus ist

Ein wirtschaftlicher Nexus ist die wahrscheinlichere Quelle steuerlicher Verpflichtungen für wachsende Online-Unternehmen. Wenn Sie landesweit verkaufen und davon ausgehen, dass Sie nur in Ihrem Heimatbundesstaat Steuern schulden, liegen Sie wahrscheinlich falsch.

Anwendung des falschen Satzes

Die Verwendung des Basissatzes anstelle des kombinierten Satzes (Bundesstaat plus Kommunalebene) ist ein häufiger Fehler. In Louisiana, wo die kombinierten Sätze durchschnittlich 10,11 % betragen, ist der Unterschied signifikant. Tools wie der Sales Tax-Rechner von Stripe können Ihnen helfen, basierend auf der Adresse des Käufers/der Käuferin den korrekten Satz für die jeweilige Transaktion zu ermitteln.

Keine Erhebung bei digitalen Produkten

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass Software oder digitale Downloads nicht steuerpflichtig sind. Dies hängt jedoch vom Bundesstaat ab.

Versäumnis bei der Validierung von Befreiungszertifikaten

Die Akzeptanz eines Zertifikats ist notwendig, allerdings nicht ausreichend. Sie müssen überprüfen, ob es aus dem richtigen Bundesstaat stammt, die richtigen Produkte abdeckt und nicht abgelaufen ist. In Alabama, Arizona, Kalifornien, Colorado, Connecticut, Florida, Kentucky, Louisiana, Maryland, Missouri, Nevada, New York, Pennsylvania, Rhode Island und Washington ist eine regelmäßige Erneuerung des Zertifikats erforderlich.

Versäumen von Fristen für die Einreichung

Jeder Bundesstaat hat seinen eigenen Zeitplan. Ein Unternehmen mit einem Nexus in 15 Bundesstaaten muss womöglich an verschiedenen Daten im Laufe des Monats Erklärungen einreichen. Eine verspätete Einreichung löst in der Regel automatisch Strafen und Zinsen aus.

Fehlende Nachverfolgung von Nexus-Schwellenwerten in Echtzeit

Ein Unternehmen kann Mitte des Jahres einen Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus überschreiten und dies erst im folgenden Jahr bemerken – bis zu diesem Zeitpunkt haben sich womöglich bereits nicht erhobene Steuern für mehrere Monate angesammelt.

Was passiert, wenn Sie die Sales Tax nicht wie vorgeschrieben erheben?

Jeder Bundesstaat mit Sales Tax kann Fernverkäufer/innen prüfen. Nach South Dakota v. Wayfair haben einige Bundesstaaten diese Bemühungen enorm ausgeweitet. Die Bundesstaaten können den vollen Betrag der nicht erhobenen Steuer zuzüglich der seit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum anfallenden Zinsen nachträglich erheben; außerdem können Ihrem Steuerbescheid auch Strafen für verspätete Zahlungen hinzugefügt werden.

Wenn Sie einen Verstoß in der Vergangenheit feststellen, bieten fast alle Bundesstaaten eine freiwillige Offenlegungsvereinbarung als Lösung an. Sie melden sich, zahlen die Steuern und die reduzierten Strafen nach und erhalten im Gegenzug eine weiße Weste. Der Rückblickzeitraum beträgt in der Regel drei bis vier Jahre anstelle der vollständigen Verjährungsfrist. Die Multistate Tax Commission unterhält ein Programm, mit dem Unternehmen gleichzeitig freiwillige Offenlegungsvereinbarungen in mehreren Bundesstaaten einreichen können.

Wenn Sie Kundinnen und Kunden zu wenig berechnet haben, weil Sie die geltenden Steuern nicht erhoben haben, können Sie ihnen diese nicht rückwirkend in Rechnung stellen. Die praktische Lösung besteht in der Regel darin, dass das Unternehmen die geschuldeten Steuernachzahlungen übernimmt.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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