L'imposta sulle vendite negli Stati Uniti sembra un sistema unico, ma in realtà è costituito da molti sistemi che si sovrappongono. Ogni stato ha le proprie aliquote, soglie, eccezioni e scadenze di dichiarazione, e le attività che vendono oltre i confini statali devono verificare per ogni stato quando e come si applica l'imposta sulle vendite. Il concetto di nesso economico è fondamentale in questo contesto: si tratta di un criterio giuridico utilizzato per determinare quando un'attività è tenuta a riscuotere e versare l'imposta sulle vendite in uno stato, anche in assenza di una presenza fisica.

Di seguito spiegheremo quando l'imposta sulle vendite è obbligatoria, come funziona il nesso, quali prodotti e acquirenti ne sono esenti e che cosa accade se hai effettuato la riscossione in modo errato.

In evidenza

• Le leggi sul nesso economico stabiliscono che il semplice fatto di vendere in uno stato può essere sufficiente a far sorgere un obbligo fiscale, non è richiesta alcuna presenza fisica.

• Le esenzioni dall'imposta sulle vendite si applicano a determinati prodotti e acquirenti e variano a seconda dello stato.

• Le attività che rilevano casi di mancata conformità risalenti al passato possono seguire un percorso strutturato attraverso accordi di autodenuncia.

Situazioni in cui l'imposta sulle vendite diventa obbligatoria

Negli Stati Uniti non esiste un'imposta sulle vendite federale. Viene applicata principalmente a livello statale: 45 stati e Washington, DC, ne hanno infatti introdotto una. I cinque stati in cui non vige l'imposta sulle vendite sono Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon, anche se l'Alaska consente alle amministrazioni locali di applicare le proprie imposte.

L'imposta sulle vendite diventa obbligatoria quando hai un nesso in uno stato. Esistono due tipi principali di nessi:

• Nesso fisico: se hai un ufficio, un magazzino, un dipendente o un inventario in uno stato, hai un nexus fisico in quello stato. Fino al 2018 questo era l'unico criterio rilevante.

• Nesso economico: la sentenza della Corte Suprema degli Stati Uniti nel caso South Dakota contro Wayfair consente agli stati di imporre ai venditori con sede fuori dallo stato di effettuare la riscossione dell'imposta sulle vendite basandosi esclusivamente sul volume delle vendite, senza che sia richiesta alcuna presenza fisica. Da allora, ogni stato in cui vige l'imposta sulle vendite ha emanato leggi sul nesso economico, con una soglia più comune pari a 100.000 USD di vendite o 200 transazioni in uno stato nell'arco di un anno solare.

Ecco alcune altre considerazioni:

• Centri logistici: il ricorso a un servizio di logistica gestito da terzi crea un nesso fisico negli stati in cui si trovano tali magazzini, anche se non vi hai mai operato direttamente.

• Rappresentanti di vendita e appaltatori: il fatto che qualcuno lavori per tuo conto in uno stato, anche part-time o con un contratto a progetto, può creare un nesso a seconda della natura del suo lavoro.

• Fiere commerciali: partecipare e vendere a una fiera commerciale può creare un nesso in alcuni stati, anche per un singolo evento.

Requisiti per la registrazione fiscale ai fini dell'imposta sulle vendite

Prima di poter effettuare la riscossione legale dell'imposta sulle vendite in uno stato, devi richiedere un'autorizzazione presso l'autorità fiscale di tale stato. La procedura di registrazione varia da stato a stato, ma i dati richiesti sono gli stessi:

• Dati identificativi dell'attività: il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), la ragione sociale e la forma giuridica.

• Indirizzo dell'attività: la sede principale dell'attività e le eventuali sedi presenti nello stato.

• Codice NAICS (North American Industry Classification System): la classificazione settoriale della tua attività.

• Volume di vendite mensile stimato: previsioni relative alle vendite in quello stato.

• Data di inizio: quando prevedi di iniziare a effettuare vendite soggette a imposta.

In genere, gli stati consentono di richiedere online l'autorizzazione all'imposta sulle vendite tramite i portali dei rispettivi dipartimenti delle entrate. Alcuni prevedono una modesta tassa di registrazione, che varia da 10 a 100 USD. Una volta completata la registrazione, riceverai l'autorizzazione all'imposta sulle vendite (talvolta denominata "permesso di vendita" o "certificato di autorizzazione") e le modalità di dichiarazione (mensili, trimestrali o annuali, in base al volume delle vendite o al debito fiscale previsto in quello Stato). Se ti stai registrando in più stati contemporaneamente, il programma Streamlined Sales Tax (SST) offre un unico processo di registrazione che copre 23 stati membri, più il Tennessee come membro associato che sta lavorando per l'adozione completa.

C'è un aspetto che potrebbe sorprendere le attività: Alabama, Colorado, Georgia, Kentucky, Louisiana, Oklahoma, Pennsylvania, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Vermont e Washington prevedono l'obbligo di "notifica e segnalazione" per i venditori che non raggiungono la soglia del nesso economico. Anziché effettuare la riscossione dell'imposta, si è tenuti a comunicare allo stato i dati dell'acquirente e a informare i clienti della possibile sussistenza di un debito fiscale relativo all'imposta sull'uso.

Eccezioni ed esenzioni basate su soglia per l'imposta sulle vendite

Non tutto ciò che vendi è imponibile e le eccezioni dipendono dallo stato. Commettere un errore in un senso o nell'altro avrà un costo.

Esenzioni per prodotto

II generi alimentari sono esenti o soggetti a un'aliquota ridotta in tutti gli Stati tranne che in Hawaii, Idaho, Mississippi e South Dakota. La definizione di "generi alimentari" varia, spesso sono esclusi dolciumi e bevande gassate. I farmaci soggetti a prescrizione medica sono esenti praticamente in tutti gli stati tranne che in Illinois, dove si applica un'aliquota ridotta dell'1%, e alle Hawaii e in South Carolina, dove è possibile applicare l'imposta sui farmaci soggetti a prescrizione medica venduti a strutture sanitarie e ospedali. L'abbigliamento è esente in Minnesota, New Jersey, Pennsylvania e Vermont (a determinate condizioni), ma è soggetto a imposta negli altri stati. Le attrezzature agricole e i macchinari di produzione spesso beneficiano di esenzioni per evitare la tassazione dei fattori di produzione delle attività.

Esenzioni per acquirente

Se un acquirente presenta un certificato di rivendita valido, non devi applicare l'imposta sulle vendite. Sarà invece l'acquirente a riscuoterla al momento della vendita al cliente finale. Le organizzazioni non profit con stato 501(c)(3) possono spesso acquistare beni e servizi soggetti a imposta in esenzione fiscale, ma devono fornire un certificato di esenzione valido, che deve essere conservato negli archivi. L'accettazione di un certificato non valido trasferisce la responsabilità alla tua attività, pertanto devi procedere alla verifica.

Soglie per i piccoli venditori

Finché non superi la soglia di nesso economico stabilita da uno stato, non hai alcun obbligo di riscuotere l'imposta in quel territorio. Ad esempio, un'attività che realizza un fatturato annuo di 80.000 USD in Texas non ha superato la soglia di 500.000 dollari fissata per i venditori a distanza e non è tenuta a pagare nulla. Tuttavia, l'attività dovrebbe tenere sotto controllo tale cifra, poiché la soglia può essere raggiunta in breve tempo. Una volta superata, la registrazione e la riscossione dell'imposta sono obbligatorie per il futuro, ma non hanno effetto retroattivo.

Errori comuni nella riscossione dell'imposta sulle vendite

In genere, gli errori relativi all'imposta sulle vendite derivano sempre dalle stesse disattenzioni. Tieni presente quanto segue.

Supposizione che la presenza fisica sia l'unico fattore determinante per il nesso

Il nesso economico è la fonte più probabile di obblighi fiscali per le attività online in espansione. Se vendi a livello nazionale e pensi di dover pagare le tasse solo nel tuo stato di residenza, probabilmente ti stai sbagliando.

Applicazione dell'aliquota errata

Un errore comune è quello di utilizzare l'aliquota di base anziché l'aliquota complessiva (statale più locale). In Louisiana, dove l'aliquota complessiva è in media del 10,11%, la differenza è significativa. Strumenti come il calcolatore dell'imposta sulle vendite di Stripe possono aiutarti a ottenere l'aliquota corretta per ogni transazione in base all'indirizzo dell'acquirente.

Mancata riscossione dell'imposta sui prodotti digitali

Molte attività suppongono erroneamente che il software o i download digitali non siano imponibili. Che lo siano o meno dipende dallo stato.

Omessa verifica dei certificati di esenzione

Accettare un certificato è necessario ma non sufficiente. Devi verificare che provenga dallo stato corretto, che copra i prodotti giusti e che non sia scaduto. Alabama, Arizona, California, Colorado, Connecticut, Florida, Kentucky, Louisiana, Maryland, Missouri, Nevada, New York, Pennsylvania, Rhode Island e Washington richiedono un rinnovo periodico.

Mancato rispetto delle scadenze per la presentazione della dichiarazione

Ogni stato ha il proprio calendario. Un'attività con nesso in 15 stati potrebbe avere scadenze diverse per la presentazione delle dichiarazioni nel corso del mese. La presentazione in ritardo comporta solitamente l'applicazione automatica di sanzioni e interessi.

Mancato monitoraggio in tempo reale delle soglie di nesso fiscale

Un'attività può superare la soglia del nesso economico nel corso dell'anno senza rendersene conto fino all'anno successivo, quando ormai si sono accumulati diversi mesi di imposte non riscosse.

Conseguenze della mancata riscossione dell'imposta sulle vendite quando è obbligatoria

Ogni stato in cui vige l'imposta sulle vendite può sottoporre a verifica fiscale i venditori a distanza. A seguito della sentenza South Dakota contro Wayfair, alcuni stati hanno intensificato notevolmente tali iniziative. Gli Stati possono richiedere il pagamento dell'intero importo dell'imposta non riscossa, maggiorato degli interessi maturati a partire dalla data di scadenza originaria; inoltre, alla tua cartella esattoriale potrebbero essere aggiunte anche sanzioni per il ritardo nel pagamento.

Se riscontri casi di inadempienza risalenti al passato, quasi tutti gli stati offrono un accordo di autodenuncia (VDA) come soluzione. È sufficiente presentarsi, pagare le imposte arretrate e le sanzioni ridotte, e si riparte da zero. Il periodo di riferimento è in genere di tre o quattro anni, anziché l'intero termine di prescrizione. La Multistate Tax Commission gestisce un programma che consente alle attività di presentare contemporaneamente richieste di VDA in più stati.

Se hai addebitato ai clienti importi inferiori al dovuto omettendo la riscossione dell'imposta prevista, non puoi addebitare loro tale importo con effetto retroattivo. La soluzione pratica consiste solitamente nel fatto che l'attività si faccia carico dell'imposta arretrata dovuta.

In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto

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