Aux États-Unis, la taxe sur les ventes donne l’impression d’être un système unique, mais il s’agit en réalité de nombreux systèmes qui se chevauchent. Chaque État a ses propres taux, seuils, exemptions et calendriers de déclaration ; les entreprises qui vendent dans plusieurs États doivent donc vérifier, pour chacun d’eux, quand et comment la taxe sur les ventes s’applique. La notion de lien économique est ici centrale : il s’agit d’une norme juridique utilisée pour déterminer quand une entreprise doit collecter et reverser la taxe sur les ventes dans un État, même en l’absence de présence physique.

Ci-dessous, nous expliquerons quand la taxe sur les ventes est obligatoire, comment fonctionne le lien, quels produits et clients sont exonérés, et ce qui se passe si vos collectes passées sont incorrectes.

Points clés

• Les lois sur le lien économique signifient que le simple fait de vendre dans un État peut suffire à créer une obligation fiscale ; aucune présence physique n’est requise.

• Les exemptions de taxe sur les ventes s’appliquent à des produits et des clients spécifiques, et varient selon les États.

• Les entreprises qui découvrent un défaut de conformité passé disposent d’une démarche structurée pour régulariser leur situation grâce aux accords de divulgation volontaire.

Quand la taxe sur les ventes devient-elle obligatoire ?

Aux États-Unis, il n’existe pas de taxe sur les ventes au niveau fédéral. Elle est principalement administrée au niveau des États. 45 États ainsi que Washington, DC, en imposent une. Les cinq États qui n’appliquent pas de taxe sur les ventes sont l’Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l’Oregon, bien que l’Alaska autorise ses juridictions locales à imposer leurs propres taxes.

La taxe sur les ventes devient obligatoire dès lors que vous avez un lien dans un État. Il existe deux principaux types de liens :

• Le lien physique : Si vous disposez d’un bureau, d’un entrepôt, d’un salarié ou de stocks dans un État, vous y avez un lien physique. C’était la seule norme en vigueur jusqu’en 2018.

• Le lien économique : L’arrêt South Dakota v. Wayfair de la Cour suprême des États-Unis permet aux États d’exiger des vendeurs hors dudit État de percevoir la taxe sur les ventes en se basant uniquement sur le volume des ventes, sans qu’une présence physique ne soit requise. Depuis, chaque État appliquant une taxe sur les ventes a adopté des lois sur le lien économique, le seuil le plus courant étant fixé à 100 000 $ de ventes ou 200 transactions dans l’État au cours d’une année civile.

Voici d’autres éléments à prendre en compte :

• Centres de traitement des commandes : Le recours à un service tiers de traitement des commandes crée un lien physique dans les États où se trouvent ces entrepôts, même si vous ne vous y êtes jamais rendu.

• Représentants commerciaux et prestataires : Le fait qu’une personne travaille pour votre compte dans un État, même à temps partiel ou sous contrat, peut créer un lien selon la nature de ses fonctions.

• Salons professionnels : Participer et vendre lors d’un salon professionnel peut créer un lien dans certains États, même pour un seul événement.

Quelles sont les conditions d’immatriculation à la taxe sur les ventes ?

Avant de pouvoir légalement collecter la taxe sur les ventes dans un État, vous devez vous immatriculer pour obtenir un permis de taxe sur les ventes auprès de l’autorité fiscale de cet État. Le processus d’immatriculation varie selon les États, mais les informations requises sont les mêmes :

• Identification de l’entreprise : votre numéro d’identification d’employeur (EIN), la raison sociale de votre entreprise et son statut juridique.

• Adresse de l’entreprise : l’adresse de votre siège social et de tout autre établissement situé dans l’État.

• Code du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) : la classification sectorielle de votre entreprise.

• Volume mensuel de ventes estimé : vos prévisions de ventes dans cet État.

• Date de début : la date à laquelle vous prévoyez de commencer à réaliser des ventes taxables.

En règle générale, les États vous permettent de vous immatriculer pour obtenir un permis de taxe sur les ventes en ligne, via le portail de leur département des revenus. Certains facturent de modestes frais d’immatriculation, qui varie entre 10 $ et 100 $. Après votre immatriculation, vous recevrez un permis de taxe sur les ventes (parfois appelé permis de vendeur ou certificat d’autorisation) et une fréquence de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon le volume de vos ventes ou le montant estimé de votre impôt à payer dans cet État). Si vous vous immatriculez dans plusieurs États à la fois, le programme Streamlined Sales Tax (SST) propose un processus d’immatriculation unique couvrant 23 États membres, plus le Tennessee en tant que membre associé en cours d’intégration complète.

Un point surprend souvent les entreprises : l’Alabama, le Colorado, la Géorgie, le Kentucky, la Louisiane, l’Oklahoma, la Pennsylvanie, le Rhode Island, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Vermont et l’État de Washington imposent une obligation de « notification et de déclaration » aux vendeurs dont le chiffre d’affaires est inférieur au seuil du lien économique. Au lieu de collecter la taxe, vous êtes tenu de communiquer les informations relatives aux acheteurs à l’État et d’informer vos clients qu’ils peuvent être redevables de la taxe d’utilisation.

Quelles sont les exceptions et les exemptions de taxe sur les ventes basées sur des seuils ?

Tout ce que vous vendez n’est pas taxable, et les exemptions dépendent de chaque État. Vous tromper dans un sens ou dans l’autre vous coûtera cher.

Exemptions par produit

Les produits alimentaires sont exemptés ou taxés à un taux réduit dans tous les États, à l’exception d’Hawaï, de l’Idaho, du Mississippi et du Dakota du Sud. La définition des « produits alimentaires » varie d’un État à l’autre ; les confiseries et les boissons gazeuses en sont fréquemment exclues. Les médicaments sur ordonnance sont exemptés dans pratiquement tous les États, sauf dans l’Illinois, qui applique un taux réduit de 1 %, ainsi qu’à Hawaï et en Caroline du Sud, qui peuvent tous deux taxer les médicaments sur ordonnance vendus aux établissements médicaux et aux hôpitaux. Les vêtements sont exemptés au Minnesota, dans le New Jersey, en Pennsylvanie et au Vermont (sous certaines conditions), mais ils sont taxables dans les autres États. Le matériel agricole et les machines industrielles bénéficient souvent d’exemptions pour éviter de taxer les intrants des entreprises.

Exemptions par client

Si un client présente un certificat de revente valide, vous ne collectez pas la taxe sur les ventes. C’est l’acheteur qui la collectera lorsqu’il revendra le produit au client final. Les organisations à but non lucratif bénéficiant du statut 501(c)(3) peuvent souvent acheter des articles et des services taxables en franchise de taxe, mais elles doivent fournir un certificat d’exemption valide, qui doit être conservé dans les dossiers. Le fait d’accepter un certificat non valide transfère la responsabilité fiscale sur votre entreprise : une vérification est donc indispensable.

Seuils pour les petites entreprises

Tant que vous ne dépassez pas le seuil de lien économique d’un État, vous n’avez aucune obligation d’y collecter la taxe. Par exemple, une entreprise qui réalise 80 000 $ de ventes annuelles au Texas n’a pas dépassé le seuil de 500 000 $ fixé pour les vendeurs à distance et ne doit rien. Toutefois, l’entreprise doit suivre de près ce chiffre, car ce seuil peut être atteint très rapidement. Une fois le seuil franchi, l’immatriculation et la collecte sont obligatoires pour l’avenir, sans effet rétroactif.

Quelles sont les erreurs courantes lors de la collecte de la taxe sur les ventes ?

En général, les erreurs liées à la taxe sur les ventes découlent de la même série d’omissions. Gardez les points suivants à l’esprit :

Supposer que la présence physique est le seul facteur déclenchant un lien fiscal

Le lien économique est la source d’obligations la plus probable pour les entreprises en ligne en pleine croissance. Si vous vendez à l’échelle nationale et pensez que vous ne devez la taxe que dans votre État d’origine, vous faites probablement fausse route.

Appliquer un taux erroné

Utiliser le taux de base plutôt que le taux combiné (taux de l’État auquel s’ajoute la taxe locale) est une erreur fréquente. En Louisiane, où les taux combinés atteignent en moyenne 10,11 %, l’écart est significatif. Des outils comme le calculateur de taxe sur les ventes de Stripe peuvent vous aider à obtenir le taux exact pour chaque transaction en fonction de l’adresse du client.

Ne pas collecter la taxe sur les produits numériques

De nombreuses entreprises supposent à tort que les logiciels ou les téléchargements numériques ne sont pas taxables. Leur assujettissement à la taxe dépend en réalité de chaque État.

Ne pas valider les certificats d’exemption

Accepter un certificat est nécessaire, mais insuffisant. Vous devez vérifier qu’il provient du bon État, qu’il couvre les bons produits et qu’il n’est pas expiré. L’Alabama, l’Arizona, la Californie, le Colorado, le Connecticut, la Floride, le Kentucky, la Louisiane, le Maryland, le Missouri, le Nevada, l’État de New York, la Pennsylvanie, le Rhode Island et l’État de Washington exigent tous un renouvellement périodique.

Manquer les échéances de déclaration

Chaque État applique son propre calendrier. Une entreprise ayant établi un lien dans 15 États peut avoir des déclarations à déposer à différentes dates tout au long du mois. Un dépôt tardif entraîne généralement des pénalités automatiques et des intérêts de retard.

Ne pas suivre les seuils de lien en temps réel

Une entreprise peut dépasser un seuil de lien économique en milieu d’année et ne s’en rendre compte que l’année suivante, moment auquel plusieurs mois de taxes non collectées se sont déjà accumulés.

Que se passe-t-il si vous ne collectez pas la taxe sur les ventes alors que vous y êtes tenu ?

Chaque État appliquant une taxe sur les ventes peut auditer les vendeurs à distance. Depuis l’arrêt South Dakota v. Wayfair, certains ont intensifié de manière agressive ces contrôles. Les États peuvent exiger le versement de l’intégralité du montant de la taxe non collectée, majoré des intérêts courus depuis la date d’échéance initiale, et des pénalités pour retard de paiement peuvent également s’ajouter à votre facture fiscale.

Si vous découvrez un défaut de conformité passé, presque tous les États proposent un accord de divulgation volontaire (Voluntary Disclosure Agreement, VDA) comme moyen de résolution. Vous vous manifestez, payez les arriérés de taxes et des pénalités réduites, et vous repartez sur des bases saines. La période de rétroactivité s’étend généralement sur trois à quatre ans, plutôt que sur la totalité du délai de prescription. La Multistate Tax Commission gère un programme permettant aux entreprises de déposer simultanément des VDA dans plusieurs États.

Si vous avez sous-facturé vos clients en ne collectant pas la taxe applicable, vous ne pouvez pas la leur facturer rétroactivement. En pratique, la solution consiste généralement pour l’entreprise à prendre à sa charge les taxes rétroactives dues.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la gestion de la conformité fiscale et vous permet ainsi de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à suivre vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez le seuil d'enregistrement à la TVA en fonction de vos transactions sur Stripe. De plus, l'outil calcule et collecte automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la taxe sur les produits et services (TPS) pour les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

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Stripe Tax peut vous aider comme suit :

• Comprendre où vous immatriculer et percevoir des taxes :  sachez où percevoir les taxes liées à vos transactions Stripe. Après votre immatriculation, activez la perception de taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir des taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration, comme vous pouvez ajouter une fonction de perception des taxes en un clic dans le Dashboard Stripe.

• Vous immatriculer pour le paiement des taxes : laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales mondiales et bénéficiez d’un processus simplifié qui préremplit les informations de votre demande, vous faisant gagner du temps et simplifiant la conformité aux réglementations locales.

• Percevoir automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et perçoit précisément le montant des taxes dues, quel que soit le produit vendu ou le lieu de vente. Cette solution prend en charge des centaines de produits et de services, et s’adapte automatiquement à l’évolution des réglementations fiscales et des changements de taux.

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