O imposto sobre vendas nos EUA parece ser um sistema único, mas, na verdade, trata-se de vários sistemas que se sobrepõem. Cada estado tem suas próprias alíquotas, limites, isenções e prazos de declaração, e as empresas que vendem para outros estados precisam verificar, para cada um deles, quando e como o imposto sobre vendas é aplicado. A ideia de nexo econômico é central aqui: é um padrão jurídico usado para determinar quando uma empresa deve recolher e repassar o imposto sobre vendas em um estado, mesmo sem presença física.

Abaixo, explicaremos quando o imposto sobre vendas é obrigatório, como funciona o nexo, quais produtos e compradores são isentos e o que acontece se você estiver recolhendo de forma incorreta.

Destaques

• As leis de nexo econômico significam que vender em um estado pode ser suficiente para criar uma obrigação fiscal; não é necessária presença física.

• As isenções de imposto sobre vendas se aplicam a produtos e compradores específicos e variam de acordo com o estado.

• Empresas que descobrem não conformidade no passado têm um caminho estruturado a seguir por meio de acordos de divulgação voluntária.

Quando o imposto sobre vendas se torna obrigatório?

Nos EUA, não há imposto sobre vendas federal. Ele é administrado principalmente em nível estadual, com 45 estados e Washington, DC, impondo um. Os cinco estados sem imposto sobre vendas são Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon, embora o Alasca permita que as jurisdições locais imponham seus próprios impostos.

O imposto sobre vendas se torna obrigatório quando você tem nexo em um estado. Existem dois tipos principais de nexo:

• Nexo físico: se você tiver um escritório, armazém, funcionário ou estoque em um estado, você tem nexo físico lá. Esse era o único padrão que importava até 2018.

• Nexo econômico: a decisão do Supremo Tribunal dos EUA no caso South Dakota v. Wayfair permite que os estados exijam que vendedores de fora do estado recolham imposto sobre vendas puramente com base no volume de vendas, sem necessidade de presença física. Desde então, todos os estados com um imposto sobre vendas promulgaram leis de nexo econômico, sendo o limite mais comum de US$ 100.000 em vendas ou 200 transações em um estado durante um ano civil.

Aqui estão algumas outras considerações:

• Centros de execução: o uso de um serviço de execução de terceiros cria nexo físico em quaisquer estados em que esses armazéns estejam localizados, mesmo que você nunca tenha estado lá.

• Representantes de vendas e prestadores de serviços: ter alguém trabalhando em seu nome em um estado, mesmo em meio período ou por contrato, pode criar nexo dependendo da natureza de seu trabalho.

• Feiras comerciais: participar e vender em uma feira comercial pode criar nexo em alguns estados, mesmo para um único evento.

Quais são os requisitos de cadastro para o imposto sobre vendas?

Antes que você possa recolher legalmente o imposto sobre vendas em um estado, você precisa se registrar para obter uma licença de imposto sobre vendas com a autoridade fiscal desse estado. O processo de cadastro varia de acordo com o estado, mas as informações necessárias são consistentes:

• Identificação da empresa: seu EIN (Número de Identificação do Empregador), nome jurídico da empresa e tipo de entidade.

• Endereço da empresa: seu local principal de negócios e quaisquer locais no estado.

• Código NAICS (Sistema de Classificação de Indústrias da América do Norte): a classificação da indústria para sua empresa.

• Volume mensal estimado de vendas: previsões de vendas nesse estado.

• Data de início: quando você espera começar a fazer vendas tributáveis.

Normalmente, os estados permitem que você se cadastre para obter uma licença de imposto sobre vendas online por meio dos portais dos departamentos de receita. Alguns cobram uma pequena tarifa de cadastro, que varia de US$ 10 a US$ 100. Após o cadastro, você receberá uma licença de imposto sobre vendas (às vezes chamada de licença do vendedor ou certificado de autoridade) e uma frequência de declaração (mensal, trimestral ou anual, com base no seu volume de vendas ou responsabilidade fiscal esperada naquele estado). Se você estiver se cadastrando em vários estados de uma vez, o programa SST (Imposto sobre Vendas Simplificado) oferece um único processo de cadastro que abrange 23 estados membros, além do Tennessee como membro associado que está trabalhando para a adoção total.

Há uma coisa que pode surpreender as empresas: Alabama, Colorado, Geórgia, Kentucky, Louisiana, Oklahoma, Pensilvânia, Rhode Island, Dakota do Sul, Tennessee, Vermont e Washington têm um requisito de “notificação e relatório” para vendedores abaixo do limite de nexo econômico. Em vez de recolher imposto, você precisa relatar as informações do comprador ao estado e notificar os clientes de que eles podem dever imposto sobre o uso.

Quais são as exceções e isenções baseadas em limites para o imposto sobre vendas?

Nem tudo que você vende é tributável, e as isenções dependem do estado. Errar em qualquer direção vai custar caro.

Isenções de produtos

Alimentos básicos são isentos ou tributados com alíquota reduzida em todos os estados, exceto Havaí, Idaho, Mississippi e Dakota do Sul. A definição de "alimentos básicos" varia; balas e refrigerantes são frequentemente excluídos. Medicamentos com prescrição são isentos em praticamente todos os estados, exceto Illinois, que cobra uma alíquota reduzida de 1%, e Havaí e Carolina do Sul, que podem cobrar imposto sobre medicamentos com prescrição vendidos a estabelecimentos de saúde e hospitais. Vestuário é isento em Minnesota, Nova Jersey, Pensilvânia e Vermont (com algumas condições), mas tributável em outros estados. Equipamentos agrícolas e maquinário industrial frequentemente se qualificam para isenções, a fim de evitar a tributação de insumos empresariais.

Isenções para compradores

Se um comprador apresentar um certificado de revenda válido, você não recolhe o imposto sobre vendas. Em vez disso, o comprador o recolherá ao vender ao cliente final. ONGs com status 501(c)(3) geralmente podem adquirir itens e serviços tributáveis sem pagar imposto, mas precisam fornecer um certificado de isenção válido, que deve ser mantido em arquivo. Aceitar um certificado inválido transfere a responsabilidade para sua empresa, portanto a verificação é necessária.

Limites para pequenos vendedores

Enquanto você não superar o limite de nexo econômico de um estado, não há obrigação de recolher imposto lá. Por exemplo, uma empresa que faz US$ 80.000 em vendas anuais no Texas não superou o limite de US$ 500.000 estabelecido para vendedores remotos e não deve nada. No entanto, a empresa deve monitorar esse valor, porque o limite pode ser atingido rapidamente. Depois de superá-lo, o cadastro e a cobrança passam a ser obrigatórios a partir desse momento, sem retroatividade.

Quais são os erros comuns ao recolher o imposto sobre vendas?

Geralmente, os erros de imposto sobre vendas vêm do mesmo conjunto de descuidos. Tenha o seguinte em mente.

Presumir que a presença física é o único gatilho de nexo

O nexo econômico é a fonte mais provável de obrigações para empresas online em crescimento. Se você está vendendo nacionalmente e presumindo que deve imposto apenas em seu estado de origem, provavelmente está enganado.

Aplicar a alíquota errada

Usar a alíquota base em vez da alíquota combinada (estadual mais local) é um erro comum. Em Louisiana, onde as alíquotas combinadas têm média de 10,11%, a diferença é significativa. Ferramentas como a calculadora de imposto sobre vendas da Stripe podem ajudar você a obter a alíquota correta para cada transação com base no endereço do comprador.

Não recolher em produtos digitais

Muitas empresas presumem incorretamente que software ou downloads digitais não são tributáveis. Se eles são, depende do estado.

Falhar ao validar certificados de isenção

Aceitar um certificado é necessário, mas insuficiente. Você precisa verificar se é do estado certo, se abrange os produtos certos e se não expirou. Alabama, Arizona, Califórnia, Colorado, Connecticut, Flórida, Kentucky, Louisiana, Maryland, Missouri, Nevada, Nova York, Pensilvânia, Rhode Island e Washington exigem renovação periódica.

Perder os prazos de declaração

Cada estado tem seu próprio cronograma. Uma empresa com nexo em 15 estados pode ter declarações devidas em datas diferentes ao longo do mês. O envio com atraso da declaração normalmente aciona multas e juros automáticos.

Não acompanhar os limites de nexo em tempo real

Uma empresa pode exceder um limite de nexo econômico no meio do ano e não perceber até o ano seguinte, momento em que vários meses de imposto não recolhido se acumularam.

O que acontece se você não recolher o imposto sobre vendas quando necessário?

Todos os estados que cobram imposto sobre vendas podem fiscalizar vendedores à distância. Após o caso South Dakota v. Wayfair, alguns estados intensificaram significativamente esses esforços. Os estados podem avaliar o valor total do imposto não recolhido, mais os juros acumulados a partir da data de vencimento original, e multas por pagamento em atraso também podem ser adicionadas à sua conta de impostos.

Se você descobrir não conformidade no passado, quase todos os estados oferecem um VDA (Acordo de Divulgação Voluntária) como caminho para a resolução. Você se apresenta, paga os impostos atrasados e multas reduzidas, e fica com a ficha limpa. O período de revisão geralmente é de três a quatro anos, em vez do estatuto de limitações completo. A Comissão Tributária Multiestadual administra um programa que permite que as empresas enviem VDAs simultaneamente em vários estados.

Se você tem cobrado a menos dos clientes por não recolher o imposto aplicável, não poderá cobrar isso retroativamente. A resolução prática geralmente é a empresa absorver o imposto atrasado devido.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax simplifica a conformidade fiscal, permitindo que sua empresa se concentre no crescimento. Ele ajuda a acompanhar obrigações fiscais e envia alertas quando o limite de imposto sobre vendas (GST) definido nas transações é ultrapassado. Além disso, ele calcula e recolhe automaticamente impostos como imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) e GST, tanto para serviços digitais quanto para bens físicos, nos Estados Unidos e em mais de 100 países.

Comece a recolher impostos globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou utilizando a interface de programação de aplicativos (API).

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar e recolher impostos: visualize onde é necessário recolher impostos com base nas transações Stripe. Após o cadastro, ative a cobrança em um novo estado ou país em segundos. É possível iniciar a cobrança adicionando uma linha de código à integração existente ou com um clique no Dashboard da Stripe.

• Cadastrar-se para pagar impostos: permita que a Stripe gerencie seus registros fiscais globais por meio de um processo simplificado, com dados de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com exigências locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza a venda. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e se mantém atualizado com regras fiscais e mudanças de alíquotas.

• Simplificar as declarações: o Stripe Tax se integra de forma contínua com parceiros de declaração, garantindo que suas declarações globais sejam precisas e entregues no prazo. Deixe essa etapa com nossos parceiros e concentre-se no crescimento do seu negócio.

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