El impuesto sobre las ventas en EE. UU. parece un sistema único, pero en realidad son muchos sistemas superpuestos. Cada estado tiene sus propias tasas, umbrales, exenciones y calendarios de declaración fiscal, y las empresas que venden a través de las fronteras estatales deben determinar, para cada estado, cuándo y cómo se aplica el impuesto sobre las ventas. El concepto de nexo económico es fundamental aquí: es un estándar legal que se utiliza para determinar cuándo una empresa debe cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas en un estado, incluso sin presencia física.

A continuación, explicaremos cuándo el impuesto sobre las ventas es obligatorio, cómo funciona el nexo, qué productos y compradores están exentos, y qué ocurre si has estado cobrando de manera incorrecta.

Aspectos destacados

• Las leyes de nexo económico determinan que el hecho de realizar ventas en un estado puede ser suficiente para crear una obligación fiscal; no se requiere presencia física.

• Las exenciones del impuesto sobre las ventas se aplican a productos y compradores específicos y varían según el estado.

• Las empresas que descubren incumplimientos anteriores tienen a su disposición un procedimiento estructurado a través de los acuerdos de divulgación voluntaria.

¿Cuándo pasa a ser obligatorio el impuesto sobre las ventas?

En EE. UU., no existe un impuesto sobre las ventas federal. Se administra principalmente a nivel estatal, con 45 estados y Washington D.C. que lo aplican. Los cinco estados sin impuesto sobre las ventas son Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón, aunque Alaska sí permite que las jurisdicciones locales impongan sus propios impuestos.

El impuesto sobre las ventas pasa a ser obligatorio cuando tienes nexo en un estado. Existen dos tipos principales de nexo:

• Nexo físico: si tienes una oficina, almacén, empleado o inventario en un estado, tienes nexo físico allí. Este era el único estándar relevante hasta 2018.

• Nexo económico: la decisión de la Corte Suprema de EE. UU. en el caso Dakota del Sur contra Wayfair permite a los estados exigir a los vendedores de otros estados que cobren el impuesto sobre las ventas en función únicamente del volumen de ventas, sin que se requiera presencia física. Desde entonces, todos los estados con impuesto sobre las ventas han promulgado leyes de nexo económico, siendo el umbral más común USD 100,000 en ventas o 200 transacciones en un estado en el transcurso de un año calendario.

A continuación, se detallan otras consideraciones:

• Centros de gestión logística: el uso de un servicio de gestión logística de terceros crea nexo físico en los estados donde se encuentran esos almacenes, incluso si nunca has estado allí.

• Representantes de ventas y contratistas: tener a alguien trabajando en tu nombre en un estado, incluso a tiempo parcial o por contrato, puede crear nexo según la naturaleza de su trabajo.

• Ferias comerciales: asistir y vender en una feria comercial puede crear un nexo en algunos estados, incluso por un solo evento.

¿Cuáles son los requisitos de registro para el impuesto sobre las ventas?

Antes de poder cobrar legalmente el impuesto sobre las ventas en un estado, debes registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas ante la autoridad fiscal de ese estado. El proceso de registro varía según el estado, pero la información requerida es consistente:

• Identificación de la empresa: tu número de identificación del empleador (EIN), el nombre legal de la empresa y el tipo de entidad.

• Dirección de la empresa: tu sede principal y cualquier ubicación dentro del estado.

• Código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS): la clasificación del sector para tu empresa.

• Volumen de ventas mensual estimado: proyecciones de ventas en ese estado.

• Fecha de inicio: cuándo esperas comenzar a realizar ventas sujetas a impuestos.

Por lo general, los estados permiten registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en línea a través de sus portales del departamento de ingresos. Algunos cobran una pequeña comisión de registro, que oscila entre USD 10 y USD 100. Tras el registro, recibirás un permiso de impuesto sobre las ventas (en ocasiones denominado impuesto de vendedor o certificado de autoridad) y una frecuencia de declaración fiscal (mensual, trimestral o anual, según tu volumen de ventas o la responsabilidad fiscal esperada en ese estado). Si te registras en varios estados a la vez, el programa Streamlined Sales Tax (SST) ofrece un proceso de registro único que cubre 23 estados miembros, más Tennessee como miembro asociado que está trabajando para adoptar el programa completo.

Hay algo que puede sorprender a las empresas: Alabama, Colorado, Georgia, Kentucky, Luisiana, Oklahoma, Pensilvania, Rhode Island, Dakota del Sur, Tennessee, Vermont y Washington exigen a los vendedores que no alcancen el umbral de nexo económico cumplir con un requisito de «notificación y declaración». En lugar de cobrar el impuesto, debes brindar la información del comprador al estado y notificar a los clientes que podrían adeudar el impuesto sobre el uso.

¿Cuáles son las excepciones y las exenciones basadas en umbrales para el impuesto sobre las ventas?

No todo lo que vendes está sujeto a impuestos, y las exenciones dependen del estado. Equivocarse en cualquier sentido tendrá un costo.

Exenciones por producto

Los productos alimenticios están exentos o se gravan a una tasa reducida en todos los estados, excepto en Hawaii, Idaho, Mississippi y Dakota del Sur. La definición de «productos alimenticios» varía; los dulces y las bebidas gaseosas suelen quedar excluidos. Los medicamentos con receta están exentos en prácticamente todos los estados, salvo en Illinois, que aplica una tasa reducida del 1 %, y en Hawaii y Carolina del Sur, donde se puede cobrar impuesto sobre los medicamentos con receta vendidos a instalaciones médicas y hospitales. La ropa está exenta en Minnesota, Nueva Jersey, Pensilvania y Vermont (con algunas condiciones), pero está sujeta a impuestos en otros estados. El equipo agrícola y la maquinaria de manufactura suelen calificar para exenciones para evitar cobrar impuestos a los insumos empresariales.

Exenciones por comprador

Si un comprador presenta un certificado de reventa válido, no se cobra el impuesto sobre las ventas. En cambio, el comprador lo cobrará cuando realice una venta al cliente final. Las organizaciones sin fines de lucro con estado 501(c)(3) pueden adquirir artículos y servicios sujetos a impuestos de forma exenta, pero deben proporcionar un certificado de exención válido, que debe conservarse en el archivo. Aceptar un certificado no válido transfiere la responsabilidad a tu empresa, por lo que la verificación es necesaria.

Umbrales para pequeños vendedores

Hasta que superes el umbral de nexo económico de un estado, no tienes obligación de cobrar allí. Por ejemplo, una empresa que genera $80,000 en ventas anuales en Texas no superó el umbral de $500,000 establecido para vendedores remotos y no debe nada. Sin embargo, la empresa debe monitorear esa cifra, porque el umbral puede alcanzarse rápidamente. Una vez que lo superas, el registro y el cobro son obligatorios a partir de ese momento, no de manera retroactiva.

¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de cobrar el impuesto sobre las ventas?

Por lo general, los errores relacionados con el impuesto sobre las ventas provienen del mismo conjunto de descuidos. Ten en cuenta lo siguiente.

Asumir que la presencia física es el único desencadenante de nexo

El nexo económico es la fuente más probable de obligaciones fiscales para las empresas en línea en crecimiento. Si vendes a nivel nacional y das por sentado que solo debes impuestos en tu estado de origen, probablemente estés equivocado.

Aplicar la tasa incorrecta

Usar la tasa base en lugar de la tasa combinada (estatal más local) es un error frecuente. En Luisiana, donde las tasas combinadas promedian el 10.11 %, la diferencia es significativa. Herramientas como la calculadora de impuesto sobre las ventas de Stripe pueden ayudarte a obtener la tasa correcta para cada transacción en función de la dirección del comprador.

No cobrar impuestos sobre productos digitales

Muchas empresas asumen erróneamente que el software o las descargas digitales no están sujetos a impuestos. Si lo están o no, depende del estado.

No validar los certificados de exención

Aceptar un certificado es necesario pero insuficiente. Debes verificar que corresponda al estado correcto, cubra los productos correctos y no haya vencido. Alabama, Arizona, California, Colorado, Connecticut, Florida, Kentucky, Luisiana, Maryland, Misuri, Nevada, Nueva York, Pensilvania, Rhode Island y Washington requieren renovación periódica.

No cumplir con los plazos de declaración fiscal

Cada estado tiene su propio calendario. Una empresa con nexo en 15 estados puede tener declaraciones con vencimiento en distintas fechas a lo largo del mes. La presentación tardía generalmente activa penalidades automáticas e intereses.

No monitorear los umbrales de nexo en tiempo real

Una empresa puede superar un umbral de nexo económico a mitad de año y no darse cuenta hasta el año siguiente, momento en el que ya se han acumulado varios meses de impuestos no cobrados.

¿Qué ocurre si no cobras el impuesto sobre las ventas cuando es obligatorio?

Todos los estados con impuesto sobre las ventas pueden auditar a los vendedores remotos. Tras el caso Dakota del Sur contra Wayfair, algunos han ampliado agresivamente esos esfuerzos. Los estados pueden evaluar el monto total del impuesto no cobrado, más los intereses acumulados desde la fecha de vencimiento original, y también se pueden añadir sanciones por pago tardío a tu factura fiscal.

Si descubres un incumplimiento anterior, casi todos los estados ofrecen un acuerdo de divulgación voluntaria (VDA) como vía de resolución. Te presentas, pagas los impuestos atrasados y sanciones reducidas, y obtienes un nuevo comienzo. El período de revisión es típicamente de tres a cuatro años, en lugar del plazo completo de prescripción. La Comisión Fiscal Multiestatal administra un programa que permite a las empresas presentar varios VDA simultáneamente en distintos estados.

Si has estado cobrando de menos a los clientes, ya que no les cobraste el impuesto correspondiente, no puedes facturarles retroactivamente. La solución práctica es que la empresa absorba el impuesto atrasado adeudado.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda de forma automática los impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto de bienes físicos como digitales, en todos los estados de los EE. UU. y en más de 100 países.

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• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud, ahorrando tiempo y simplificando el cumplimiento de la normativa local.

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