Omzetbelasting in de VS lijkt één systeem, maar bestaat in feite uit veel overlappende systemen. Elke staat heeft zijn eigen tarieven, drempels, vrijstellingen en aangiftetermijnen, en ondernemingen die over de staatsgrenzen heen verkopen, moeten voor elke staat nagaan wanneer en hoe omzetbelasting van toepassing is. Het concept van economische nexus staat hier centraal: het is een wettelijke norm die wordt gebruikt om te bepalen wanneer een onderneming omzetbelasting moet innen en afdragen in een staat, zelfs zonder fysieke aanwezigheid.

Hieronder leggen we uit wanneer omzetbelasting verplicht is, hoe nexus werkt, welke producten en kopers zijn vrijgesteld, en wat er gebeurt als je de belasting verkeerd hebt geïnd.

Hoogtepunten

• Wetgeving inzake economische nexus houdt in dat verkopen in een staat voldoende kan zijn om een belastingverplichting te creëren; fysieke aanwezigheid is niet vereist.

• Vrijstellingen van omzetbelasting gelden voor specifieke producten en kopers en verschillen per staat.

• Ondernemingen die ontdekken dat ze in het verleden niet aan de regels hebben voldaan, kunnen via vrijwillige openbaarmakingsovereenkomsten een gestructureerd traject volgen.

Wanneer wordt omzetbelasting verplicht?

In de VS is er geen federale omzetbelasting. Deze wordt voornamelijk op staatsniveau geheven, waarbij 45 staten en Washington, DC, deze belasting opleggen. De vijf staten zonder omzetbelasting zijn Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon, hoewel Alaska lokale overheden wel toestaat hun eigen belastingen op te leggen.

Omzetbelasting wordt verplicht als je een nexus hebt in een staat. Er zijn twee belangrijke soorten nexus:

• Fysieke nexus: als je een kantoor, magazijn, werknemer of voorraad in een staat hebt, heb je daar een fysieke nexus. Dit was tot 2018 de enige norm die telde.

• Economische nexus: de uitspraak van het Amerikaanse Hooggerechtshof in de zaak South Dakota v. Wayfair staat staten toe om verkopers van buiten de staat te verplichten om omzetbelasting te heffen, puur op basis van het verkoopvolume, zonder dat er fysieke aanwezigheid nodig is. Elke staat met omzetbelasting heeft sindsdien wetten voor economische nexus aangenomen, met als meest voorkomende drempel $ 100.000 aan omzet of 200 transacties in een staat binnen een kalenderjaar.

Hier zijn nog enkele andere overwegingen:

• Fulfilmentcentra: het gebruik van een externe fulfilmentdienst creëert een fysieke nexus in de staten waar die magazijnen zich bevinden, zelfs als je er nog nooit bent geweest.

• Verkoopmedewerkers en aannemers: als iemand namens jou in een staat werkt, zelfs parttime of op contractbasis, kan dat een nexus creëren, afhankelijk van de aard van hun werk.

• Beurzen: het bijwonen van en verkopen op een beurs kan in sommige staten een nexus creëren, zelfs voor een eenmalig evenement.

Wat zijn de registratievereisten voor omzetbelasting?

Voordat je legaal omzetbelasting mag heffen in een staat, moet je je bij de belastingdienst van die staat registreren voor een omzetbelastingvergunning. De registratieprocedure verschilt per staat, maar de vereiste informatie is overal hetzelfde:

• Ondernemingsgegevens: je Employer Identification Number (EIN), de officiële bedrijfsnaam en het type rechtspersoon.

• Bedrijfsadres: je hoofdvestiging en eventuele andere locaties in de staat.

• NAICS-code (North American Industry Classification System): de brancheclassificatie voor je onderneming.

• Geschatte maandelijkse omzet: prognoses voor de omzet in die staat.

• Startdatum: wanneer je verwacht te beginnen met het genereren van belastbare omzet.

Meestal kun je je in de staten online registreren voor een vergunning voor omzetbelasting via de portalen van hun belastingdienst. Sommige staten vragen een kleine registratievergoeding, die varieert van $ 10–$ 100. Na registratie ontvang je een vergunning voor omzetbelasting (ook wel verkopersvergunning of certificaat van bevoegdheid genoemd) en een aangiftefrequentie (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks, op basis van je omzetvolume of verwachte belastingplicht in die staat). Als je je in meerdere staten tegelijk registreert, biedt het Streamlined Sales Tax (SST)-programma één enkel registratieproces dat 23 lidstaten omvat, plus Tennessee als geassocieerd lid dat werkt aan volledige toetreding.

Er is één ding dat ondernemingen kan verrassen: Alabama, Colorado, Georgia, Kentucky, Louisiana, Oklahoma, Pennsylvania, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Vermont en Washington hebben een “kennisgevings- en rapportageverplichting” voor verkopers die onder de economische nexus-drempel vallen. In plaats van belasting te innen, ben je verplicht om kopersgegevens aan de staat te melden en klanten te informeren dat ze mogelijk gebruiksbelasting verschuldigd zijn.

Wat zijn de uitzonderingen en drempelgebonden vrijstellingen voor omzetbelasting?

Niet alles wat je verkoopt is belastbaar, en de vrijstellingen zijn afhankelijk van de staat. Als je dit in beide richtingen verkeerd inschat, kost je dat geld.

Productvrijstellingen

Boodschappen zijn vrijgesteld of worden tegen een verlaagd tarief belast in alle staten behalve Hawaï, Idaho, Mississippi en South Dakota. De definitie van “boodschappen” varieert; snoep en frisdrank vallen er vaak niet onder. Receptgeneesmiddelen zijn vrijgesteld in vrijwel elke staat, behalve Illinois, waar een verlaagd tarief van 1% geldt, en Hawaï en South Carolina, die beide belasting mogen heffen op receptgeneesmiddelen die aan medische instellingen en ziekenhuizen worden verkocht. Kleding is vrijgesteld in Minnesota, New Jersey, Pennsylvania en Vermont (onder bepaalde voorwaarden), maar belastbaar in andere staten. Landbouwmachines en productiemachines komen vaak in aanmerking voor vrijstellingen om belasting op inkomende bedrijfskosten te vermijden.

Vrijstellingen voor kopers

Als een koper een geldig wederverkoopcertificaat laat zien, hoef je geen omzetbelasting te heffen. In plaats daarvan heft de koper deze belasting wanneer hij aan de eindklant verkoopt. Non-profitorganisaties met een 501(c)(3)-status kunnen vaak belastbare artikelen en diensten belastingvrij aanschaffen, maar ze moeten een geldig vrijstellingscertificaat overleggen, dat je moet bewaren. Als je een ongeldig certificaat accepteert, verschuift de aansprakelijkheid naar jouw onderneming, dus controle is noodzakelijk.

Drempels voor kleine ondernemers

Zolang je de economische nexus-drempel van een staat niet overschrijdt, ben je daar niet verplicht om belasting te heffen. Een onderneming die bijvoorbeeld $ 80.000 aan jaarlijkse omzet in Texas genereert, heeft de drempel van $ 500.000 voor verkopers op afstand nog niet overschreden en is niets verschuldigd. Maar de onderneming moet dat cijfer wel in de gaten houden, want de drempel kan snel worden bereikt. Zodra je deze overschrijdt, zijn registratie en heffing verplicht voor de toekomst, niet met terugwerkende kracht.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het innen van omzetbelasting?

Over het algemeen komen fouten met omzetbelasting voort uit dezelfde reeks vergissingen. Houd het volgende in gedachten.

Aannemen dat fysieke aanwezigheid de enige trigger voor nexus is

Economische nexus is de meest waarschijnlijke bron van verplichtingen voor groeiende onlineondernemingen. Als je landelijk verkoopt en ervan uitgaat dat je alleen belasting verschuldigd bent in je thuisstaat, heb je het waarschijnlijk mis.

Het verkeerde tarief toepassen

Het gebruik van het basistarief in plaats van het gecombineerde tarief (staats- plus lokaal) is een veelgemaakte fout. In Louisiana, waar de gecombineerde tarieven gemiddeld 10,11% bedragen, is het verschil aanzienlijk. Tools zoals de omzetbelastingcalculator van Stripe kunnen je helpen het juiste tarief voor elke transactie te bepalen op basis van het adres van de koper.

Geen belasting heffen op digitale producten

Veel ondernemingen gaan er ten onrechte van uit dat software of digitale downloads niet belastbaar zijn. Of dat zo is , hangt af van de staat.

Vrijstellingscertificaten niet controleren

Een certificaat accepteren is noodzakelijk, maar niet voldoende. Je moet controleren of het uit de juiste staat komt, de juiste producten dekt en niet is verlopen. Alabama, Arizona, Californië, Colorado, Connecticut, Florida, Kentucky, Louisiana, Maryland, Missouri, Nevada, New York, Pennsylvania, Rhode Island en Washington vereisen allemaal periodieke verlenging.

Aangiftetermijnen missen

Elke staat hanteert zijn eigen schema. Een onderneming met nexus in 15 staten kan aangiften hebben die op verschillende data in de maand moeten worden ingediend. Te late aangifte leidt doorgaans tot automatische boetes en rente.

Nexusdrempels niet in realtime bijhouden

Een onderneming kan halverwege het jaar een economische nexus-drempel overschrijden en dit pas het volgende jaar realiseren, waarna er al enkele maanden aan niet-geïnde belasting is opgebouwd.

Wat gebeurt er als je geen omzetbelasting int wanneer dat verplicht is?

Elke staat met omzetbelasting kan verkopers op afstand controleren. Na South Dakota v. Wayfair hebben sommige staten die inspanningen agressief uitgebreid. Staten kunnen het volledige niet-geïnde belastingbedrag vaststellen, plus rente vanaf de oorspronkelijke vervaldatum, en er kunnen ook boetes voor te late betaling aan je belastingaanslag worden toegevoegd.

Als je ontdekt dat je in het verleden niet aan de regels hebt voldaan, bieden bijna alle staten een vrijwillige meldingsovereenkomst (VDA) aan als een manier om dit op te lossen. Je meldt je, betaalt achterstallige belastingen en lagere boetes, en krijgt een schone lei. De terugwerkende periode is doorgaans drie tot vier jaar in plaats van de volledige verjaringstermijn. De Multistate Tax Commission heeft een programma waarmee ondernemingen tegelijkertijd VDA’s kunnen indienen in meerdere staten.

Als je klanten te weinig in rekening hebt gebracht door de toepasselijke belasting niet te innen, kun je ze daar niet met terugwerkende kracht voor factureren. De praktische oplossing is meestal dat de onderneming de verschuldigde achterstallige belasting op zich neemt.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor btw-registratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Informeel belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.