Wohltätige Spenden gibt es in vielen Formen, aber sie sind alle auf die gleiche unsichtbare Infrastruktur angewiesen, um Geld sicher und schnell von Spenderinnen und Spendern zur Organisation zu übermitteln. Der weltweite Markt für gemeinnützige Organisationen hatte im Jahr 2023 einen Wert von 289,25 Milliarden USD und wird bis 2030 voraussichtlich auf 394,42 Milliarden USD wachsen. Angesichts dieses Wachstumspotenzials ist es für gemeinnützige Organisationen wichtig, einen Zahlungsabwickler zu nutzen, der das Senden und Empfangen von Spenden unkompliziert macht.

Die Art und Weise, wie Sie die Zahlungsabwicklung Ihrer Organisation strukturieren, kann sich auf alles von den Konversionsraten bis hin zu den Abgleich-Workflows auswirken und ebenso darauf, wie viel von jeder einzelnen Spende tatsächlich bei Ihnen bleibt. Im Folgenden erklären wir, wie die Zahlungsabwicklung für gemeinnützige Organisationen funktioniert und wie Sie sie für Ihr Team, Ihre Systeme und Ihre Spender/innen optimieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Zahlungsabwicklung für gemeinnützige Organisationen und wie funktioniert sie?
  
• Welche Online-Spenden-Tools sind für gemeinnützige Organisationen am besten geeignet?
  
• Wie können gemeinnützige Organisationen die Kosten für die Zahlungsabwicklung senken?
  
• Welchen Sicherheitsfunktionen sollten gemeinnützige Organisationen Priorität einräumen?
  

Was ist die Zahlungsabwicklung für gemeinnützige Organisationen und wie funktioniert sie?

Die Zahlungsabwicklung für gemeinnützige Organisationen ist das System hinter den Kulissen, das digitale Spenden sicher annimmt, verifiziert und an Ihre Organisation weiterleitet. Die Spenden werden in der Regel per Karte, Banküberweisung oder Digital Wallet getätigt.

Dieser Prozess läuft normalerweise folgendermaßen ab:

• Die Spenderin oder der Spender klickt auf „Spenden“ – oder etwas Ähnliches – und füllt das Online-Spendenformular aus. Dabei werden auch die Zahlungsinformationen angegeben.
  
• Der Zahlungsabwickler kontrolliert die Gültigkeit der Karten- oder Bankdaten und prüft die Transaktion auf Betrug.
  
• Wenn alles korrekt zu sein scheint, leitet der Abwickler die Transaktion weiter. Wenn es ein Problem gibt (z. B. eine falsche Kartenprüfnummer (CVV), eine markierte Karte), hält er die Transaktion an und benachrichtigt die Spenderin bzw. den Spender.
  
• Sobald die Transaktion freigegeben ist, wird sie zur Autorisierung an die Bank oder das Kartennetzwerk der Spenderin bzw. des Spenders weitergeleitet.
  
• Anschließend wird die Transaktion an das Händlerkonto der gemeinnützigen Organisation weitergeleitet, das als vorübergehender Aufbewahrungsort für eingehende Gelder dient.
  
• Die Zahlung, der Name der Spenderin oder des Spenders, die E-Mail-Adresse und alle sonstigen erhobenen Daten werden gespeichert.
  
• Sobald die Abwicklung abgeschlossen ist, wird die Spende abzüglich der Transaktionsgebühren auf das Konto der gemeinnützigen Organisation überwiesen. Das geschieht in der Regel innerhalb weniger Werktage.
  

Welche Online-Spenden-Tools sind für gemeinnützige Organisationen am besten geeignet?

Die besten Spendentools gestalten den Ablauf für Spender/innen möglichst reibungslos, reduzieren den Verwaltungsaufwand und stellen sicher, dass die benötigten Daten an der richtigen Stelle landen. Aber was „das Beste“ ist, hängt ganz davon ab, wie Ihre Organisation arbeitet. Benötigen Sie vorgefertigte Formulare oder individuell erstellte Workflows? Möchten Sie eine gebündelte Fundraising-Suite oder möchten Sie die Zahlungsabwicklung in einen Stack integrieren, den Sie bereits verwenden?

Um diese Fragen zu beantworten, ist es hilfreich, beide Seiten des Spenden-Tech-Stacks zu kennen.

Jedes Online-Spenden-System beinhaltet Folgendes:

• Eine Frontend-Oberfläche: Das ist der Bereich, in dem sich die Spender/innen aufhalten – Ihre Formulare, Fundraising-Seiten und mobilen Abläufe. Damit interagieren die Menschen beim Spenden.
  
• Ein Backend-Abwickler: Das ist die Infrastruktur, die das Geld bewegt. Er autorisiert die Transaktion, prüft die Sicherheit, transferiert Gelder und protokolliert den Datensatz.
  

Einige gemeinnützige Organisationen bevorzugen eine gebündelte Lösung: Spendenformulare, Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM), E-Mail-Marketing und Analysefunktionen an einem Ort. Das ist praktisch und alles funktioniert sofort zusammen. Aber diese Plattformen können auch Nachteile mit sich bringen, beispielsweise höhere Transaktionsgebühren, weniger Flexibilität und möglicherweise weniger Kontrolle über die Daten.

Andere Organisationen setzen ihre Systeme aus Lösungen verschiedener Anbieter zusammen: Stripe für die Zahlungsabwicklung, ein individuell gestaltetes Formular oder eine Website, eine CRM-Lösung wie Salesforce oder Bloomerang und eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks. Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden, müssen Sie zwar mehr einrichten, haben aber die volle Kontrolle und zahlen nur für das, was Sie auch nutzen.

Die Wahl hängt letztlich davon ab, wie viel Flexibilität Sie benötigen und welche Systeme Sie bereits nutzen. Es gibt jedoch einige wichtige Eigenschaften einer Zahlungsabwicklungseinrichtung, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen.

Integration in Ihre Website und Ihr CRM

Halten Sie Ausschau nach Tools, die sich direkt mit Ihren bestehenden Systemen verbinden lassen. Die Spendendaten sollten ohne manuelle Eingabe in Ihr CRM oder Ihre Spenderdatenbank einfließen. Wenn Sie z. B. Salesforce verwenden, können die Integrationen oder Partnerplattformen von Stripe die Spendendaten in Echtzeit synchronisieren.

Anpassbare, nutzerfreundliche Formulare

Die Erfahrung der Spender/innen ist wichtig. Sie sollten in der Lage sein, die Seite mit Ihrem Branding zu versehen, die Felder anzupassen und das Spenden auf allen Geräten intuitiv zu gestalten. Die Formulare sollten schnell laden, auf mobilen Geräten sauber funktionieren und Ihnen die Möglichkeit geben, Nachrichten hinzuzufügen oder Gelder bestimmten Zwecken zuzuweisen. Der gehostete Bezahlvorgang von Stripe und die integrierbaren Elemente sind flexibel genug, um sofort ohne Bearbeitung zu funktionieren oder auch weitreichend angepasst zu werden, ganz nach Ihrem Bedarf.

Verschiedene Zahlungsoptionen

Wenn Sie mehr Zahlungsmöglichkeiten anbieten, werden in der Regel auch mehr Spenden abgeschlossen. Sie sollten mindestens alle gängigen Karten und Banküberweisungen akzeptieren können. Idealerweise sollten Sie auch Digital Wallets wie Apple Pay oder Google Pay akzeptieren. Stripe unterstützt alle diese Zahlungsmethoden, wobei bei Lastschriftverfahren niedrigere Transaktionsgebühren anfallen als bei Kartenzahlungen.

Unterstützung für wiederkehrende Spenden

Eine gute Infrastruktur für die Zahlungsabwicklung ist wichtig, um mehr wiederkehrende Spenden zu erhalten. Ihr System sollte Zahlungen zuverlässig monatlich oder jährlich abwickeln, fehlgeschlagene Zahlungen intelligent wiederholen und den Spenderinnen und Spendern die Kontrolle über die Verwaltung ihres Abos geben. Das Kundenportal von Stripe erledigt das reibungslos: Spender/innen können Karten aktualisieren, Spendenbeträge ändern oder die Unterstützung pausieren, ohne Ihr Team zu kontaktieren.

Transparente Preisgestaltung

Achten Sie auf gestaffelte Transaktionsgebühren. Einige Plattformen berechnen sowohl Transaktionsgebühren als auch eine zusätzliche Plattformgebühr, während andere auf Trinkgelder oder monatliche Abos setzen. Stripe bietet für gemeinnützige Organisationen Rabatte auf Transaktionsgebühren an.

Starke Sicherheitsarchitektur

Ihre Tools sollten PCI-konform, verschlüsselt und mit Ausrichtung auf Betrugserkennung entwickelt sein. Stripe verfügt über integrierte Schutzmechanismen wie automatische Kartenvalidierung, Betrugserkennung in Echtzeit und Tokenisierung von sensiblen Daten.

Letztendlich liegt es in Ihrem Interesse, dass Spender/innen von jedem Gerät aus und mit einer Vielzahl von Zahlungsmethoden spenden können. Ihre Lösung sollte Spender- und Transaktionsdaten mit Ihren Systemen synchronisieren und mit Ihrem Wachstum skalierbar sein – und das alles, ohne Ihrem Team unüberschaubaren Arbeitsaufwand abzuverlangen. Stripe eignet sich in dieser Funktion für viele gemeinnützige Organisationen, vor allem für diejenigen, die sich nicht auf eine starre Plattform festlegen wollen, sondern eine flexible und erweiterbare Infrastruktur bevorzugen.

Wie können gemeinnützige Organisationen die Kosten für die Zahlungsabwicklung senken?

Jedes Mal, wenn Ihre gemeinnützige Organisation eine Online-Spende akzeptiert, wird ein Teil dieser Spende verwendet, um die Kosten der Zahlungsabwicklung zu decken. Die genauen Gebühren hängen von der Zahlungsmethode und Ihrem Anbieter ab. Einige Fundraising-Tools erheben zusätzlich zu den Gebühren des Zahlungsabwicklers eine separate Plattformgebühr.

Das ist ein notwendiger Bestandteil des digitalen Fundraisings, aber Sie können dennoch etwas tun, um die Transaktionsgebühren langfristig zu reduzieren. Es lohnt sich zum Beispiel, sich klarzumachen, welche Zahlungsmethoden welche Transaktionsgebühren erheben. Bei bestimmten Kreditkartenanbietern sind die Gebühren höher und bei internationalen Karten und Währungsumrechnungen können weitere Gebühren anfallen. Digital Wallets wie Apple Pay oder Google Pay verwenden in der Regel die Transaktionsgebühr der zugrunde liegenden Karte.

Hier sind einige weitere kleine Änderungen, die Geld sparen können.

Verwenden Sie nach Möglichkeit kostengünstigere Zahlungsmethoden

Karten sind praktisch, aber Zahlungen per Bank sind günstiger – vor allem bei großen oder wiederkehrenden Spenden. Wenn Sie Großspender/innen oder Stiftungspartner betreuen, können Sie die Kosten erheblich senken, indem Sie ihnen Banküberweisungen ermöglichen.

Lassen Sie Spender/innen die Transaktionsgebühren übernehmen

Auf vielen Plattformen können Sie jetzt beim Bezahlvorgang ein Kontrollkästchen hinzufügen, z. B. mit dem Text: „3 % zur Deckung der Transaktionsgebühren hinzufügen“. Ein Großteil der Spender/innen stimmt dem zu, vor allem dann, wenn es als Möglichkeit präsentiert wird, 100 % der Spende dem guten Zweck zukommen zu lassen. Im Laufe der Zeit können Sie auf diese Weise Tausende von Dollar an Nettoumsatz zurückerlangen. Wenn Ihre Plattform diese Option nicht unterstützt, können Sie einen Erhöhungsvorschlag dennoch manuell anbieten.

Vermeiden Sie unnötige Plattformgebühren

Zahlungsabwickler stellen Gebühren pro Transaktion in Rechnung, aber einige Spendenplattformen erheben noch zusätzliche Gebühren. Wenn Ihr Team die Spendenseiten und CRM-Workflows selbst übernehmen kann oder wenn Sie mehr Kontrolle über die Spendenerfahrung haben möchten, müssen Sie nicht unbedingt für gebündelte Dienste bezahlen. Wenn Sie zum Beispiel Stripe direkt nutzen, zahlen Sie nur den Abwicklungstarif für gemeinnützige Organisationen und keine zusätzlichen Gebühren.

Verhandeln oder beantragen Sie Tarife für gemeinnützige Organisationen

Prüfen Sie, ob Ihr Abwickler spezielle Preise für gemeinnützige Organisationen anbietet. Wenn Sie eine Organisation mit hohem Volumen sind, können Sie vielleicht sogar individuelle Preise aushandeln, vor allem, wenn Sie hauptsächlich Debitkartenzahlungen oder große Spenden per Banküberweisung abwickeln.

Optimieren Sie Ihren Tech Stack, um versteckte Kosten zu vermeiden

Einige Abwickler oder Plattformen verlangen zusätzliche Gebühren wie beispielsweise Einrichtungsgebühren, monatliche Gebühren, Gebühren für die PCI-Konformität oder Kontoführungsgebühren. Das kann Ihr Budget schleichend belasten. Bei Stripe gibt es keine Einrichtungsgebühren und keine versteckten monatlichen Gebühren. Sie zahlen nur pro Transaktion.

Decken Sie Transaktionsgebühren durch Fremdmittel

Einige gemeinnützige Organisationen wenden sich mit einer konkreten Anfrage an Sponsoren oder Großspender/innen: Helfen Sie uns, die Kosten für die Zahlungsabwicklung für diese Kampagne zu decken. Andere behandeln die Transaktionsgebühren als Teil des Fundraising-Budgets und weisen sie entsprechend zu. Das senkt die Kosten zwar nicht pro Transaktion, kann sie aber auf Organisationsebene ausgleichen.

Welchen Sicherheitsfunktionen sollten gemeinnützige Organisationen Priorität einräumen?

Wenn Spender/innen online spenden, vertrauen sie Ihrer gemeinnützigen Organisation sensible Finanzdaten an. Daher ist die Sicherheit für die Aufrechterhaltung der Glaubwürdigkeit und die Kontinuität des Spendensammelns von zentraler Bedeutung. Wenn Spenderdaten durch eine Sicherheitsverletzung, einen Phishing-Angriff oder ein technisches Versehen gefährdet sind, riskieren Sie Geldstrafen, die Sperrung von Konten, Rufschädigung und Umsatzverluste. Selbst ein kleiner Sicherheitsvorfall kann bei Vorstandsmitgliedern, Aufsichtsbehörden sowie Unterstützerinnen und Unterstützern die Alarmglocken schrillen lassen.

Eine sichere Zahlungseinrichtung sollte Folgendes umfassen:

• Gehostete Spendenformulare, die Kartendaten von Ihren Servern fernhalten
  
• Nach PCI Level 1 zertifizierte Verarbeiter
  
• Integrierte Betrugserkennung und Risikoprüfung in Echtzeit
  
• Transparente Berichte und Logs
  
• Minimale manuelle Bearbeitung von Spenderdaten
  
• Unterstützung bei der Compliance-Dokumentation und der Auditvorbereitung
  

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen, denen gemeinnützige Organisationen Priorität einräumen sollten.

Nutzen Sie einen PCI-Level-1-Anbieter

Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist ein Regelwerk, das von den großen Kreditkartenunternehmen zum Schutz von Kartendaten geschaffen wurde. Wenn Ihre Organisation Spenden per Karte abwickelt, wird die Einhaltung dieses Regelwerks unabhängig davon vorausgesetzt, ob Sie für den Bezahlvorgang eine Seite, ein integrierbares Formular oder eine andere Art des Einzugs verwenden. Die Verwendung eines PCI-Level-1-Anbieters wie Stripe kann diesen Prozess vereinfachen.

Verschlüsseln und tokenisieren Sie Kartendaten

Verschlüsselung chiffriert sensible Daten während der Übertragung. Bei der Tokenisierung werden die Kartennummern durch eindeutige Token ersetzt, sodass selbst bei einer Kompromittierung Ihrer Systeme keine verwertbaren Kartendaten preisgegeben werden. Stripe arbeitet standardmäßig mit beidem.

Aktivieren Sie Tools zum Betrugsvorbeugung

Gemeinnützige Organisationen können Ziel von Kartentest-Angriffen sein, bei denen betrügerische Akteure Spendenformulare verwenden, um gestohlene Karten zu verifizieren. Ihre Zahlungsplattform sollte mindestens einen Adressbestätigungsdienst (AVS) und CVV-Prüfungen unterstützen. Fortgeschrittene Systeme, wie Stripe Radar nutzen KI, um verdächtige Aktivitäten in Echtzeit zu erkennen und zu blockieren.

Sichern Sie den Mitarbeiterzugang und die Datenpraktiken ab

Zur Sicherheit gehören auch Ihre internen Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass nur die richtigen Personen Zugang zu den Zahlungsdaten von Spenderinnen und Spendern haben. Verwenden Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Vermeiden Sie den Versand sensibler Informationen per E-Mail. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen in den grundlegenden Datensicherheitsprotokollen.

Zeigen Sie sichtbare Vertrauenssignale an

Nutzen Sie Vertrauenssignale, damit sich die Spender/innen sicher fühlen, wenn sie ihre Daten weitergeben. Sorgen Sie dafür, dass die Adresse Ihrer Website HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) enthält, damit die Spender/innen wissen, dass ihre Daten geschützt sind. Zeigen Sie auf Ihrer Spendenseite auch Sicherheitshinweise oder Vertrauenssymbole an.

Befolgen Sie die globalen Datenregeln, falls zutreffend

Wenn Sie Spenden aus mehreren Ländern annehmen, müssen Sie die lokalen Datenschutzbestimmungen erfüllen, die regeln, wie personenbezogene Daten (z. B. Namen oder E-Mail-Adressen) erhoben, gespeichert und weitergegeben werden dürfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform Anfragen zum Export und zur Löschung von Daten unterstützt und dass Ihre Datenschutzerklärung diese Verpflichtungen widerspiegelt.